إقفال نهاية السنة لأمر الشراء
توضح هذه المقالة الخطوات المطلوبة والإعداد لتشغيل عملية نهاية العام لأمر الشراء.
تتيح عملية نهاية السنة لأمر الشراء للمؤسسات التي تستخدم وحدة الموازنة فتح أوامر الشراء أثناء إقفال نهاية السنة. أثناء هذا التحويل، يتم إصدار موازنة سنة الإقفال (أو عكسها) في سجلات الموازنة، ويتم إنشاء بنود جديدة في الفترة المفتوحة التالية. يتم تحديث تواريخ المحاسبة وتواريخ التوزيع المالي في أمر الشراء.
إذا قمت بتسجيل أعباء أوامر الشراء في دفتر الأستاذ العام، بما في ذلك أوامر الشراء للمشاريع، فيمكنك إنشاء قيود إغلاق في دفتر الأستاذ العام ومقابل حجوزات الموازنة في نهاية كل سنة مالية. ومع بداية السنة المالية الجديدة، يمكنك إنشاء مدخلات مفتوحة لتسجيل الالتزامات وحجوزات الموازنة بشكل صحيح. تضمن هذه الإدخالات تسجيل الحجوزات الخاصة بأعباء أمر الشراء بشكل صحيح في البيانات المالية لنهاية السنة وفي مراقبة الميزانية. لمزيد من المعلومات، راجع حول أعباء أوامر الشراء.
بالنسبة للمشاريع، فإن الحساب الذي يتم تعيين التوزيعات إليه في السنة المالية الجديدة هو الحساب المحدد في صفحة عملية نهاية سنة أمر الشراء في الوحدة النمطية لدفتر الأستاذ العام. ليس الحساب المحدد في صفحة إعداد ترحيل دفتر الأستاذ في وحدة إدارة المشاريع والمحاسبة .
بالنسبة لمؤسسات القطاع العام التي تستخدم حجوزات الموازنة العامة، انتقل إلى إنهاء حجز موازنة عامة (القطاع العام) وترحيل معلومات حجز الموازنة العامة إلى سنة مالية جديدة (القطاع العام).
ملاحظة
لا تتوفر حجوزات الموازنة العامة إلا في حالة تمكين مفتاح تكوين القطاع العام.
وفي حالة طلب شراء تم عمل فاتورة جزئية له، يتم إقفال المبلغ الذي تمت فوترته فقط ثم إعادة فتحه في السنة المالية التالية.
يعد إقفال أعباء أوامر الشراء وإقفال السنة المالية عمليتين منفصلتين. عادة ما يتم إغلاق أعباء أوامر الشراء قبل إغلاق السنة المالية. تعرف على المزيد حول كيفية إقفال سنة مالية في إقفال نهاية السنة.
ملاحظة
يمكن أيضاً لكيانات القطاع العام الفرنسي إنشاء التزامات أو تحديثها في السنة المالية الجديدة. تعرف على المزيد في (FRA) حول الالتزامات (القطاع العام) و (FRA) معالجة أعباء والتزامات أمر الشراء في نهاية السنة (القطاع العام).
المتطلبات الأساسية
قبل أن تبدأ عملية نهاية سنة أمر الشراء، يجب إعداد المتطلبات الأساسية التالية.
تمكين مراقبة الموازنة
يتم تمكين مراقبة الموازنة غالباً عند إنشاء الالتزامات لطلبات الشراء. لا يلزم تمكين رقابة الموازنة لاستخدام هذه العملية. ومع ذلك، لا يتم إنشاء إدخالات سجل الموازنة إلا إذا تم تمكين رقابة الموازنة.
لا يمكن استخدام خيار المعالجة وترحيل موازنة نهاية السنة إلا في حالة تمكين رقابة الموازنة. تعرف على المزيد في نظرة عامة علىرقابة الموازنة.
تمكين عملية الالتزام
يجب تمكين عملية الأعباء قبل أن يتم تسجيل أعباء أوامر الشراء في دفتر الأستاذ العام، وقبل أن تتمكن من تشغيل عملية أمر الشراء في نهاية العام بنجاح. لمزيد من المعلومات، انظر ثقل أوامر الشراء.
إعداد تعريفات الترحيل
في صفحة تعريفات الترحيل قم بإعداد تعريفات الترحيل التالية في وحدة الشراء كما هو مطلوب:
- نهاية سنة طلب الشراء - يستخدم تعريف الترحيل هذا لعكس الالتزامات وحجوزات الموازنة الكبيرة لطلبات الشراء في السنة المالية التي ينتهي، ولبدء مدخلات إقفال نهاية السنة في دفتر الأستاذ العام.
- التزامات طلب الشراء - يعرف تعريف الترحيل هذا كيفية تسجيل الحسابات الملتزم بها في دفتر الأستاذ العام. كما يتم استخدامه في السنة المالية الجديدة لعكس إدخالات إقفال نهاية العام وإعادة إنشاء الأعباء في دفتر الأستاذ العام.
تعرف على المزيد في تعريفات النشر.
تعيين تعريفات الترحيل إلى أنواع ترحيل الحركة
استخدم صفحة تعريفات ترحيل المعاملات لتعيين تعريفات ترحيل لتعريفات ترحيل المعاملات التي تتوافق معها. يمكنك أيضًا تحديد المعايير التي يجب أن تستوفيها المعاملات الناشئة قبل أن يتم استخدام تعريف ترحيل محدد.
حدد أنواع ترحيل الحركات التالية في وحدة الشراء ، ثم اتبع الخطوات الموجودة في صفحة تعريفات الترحيل :
- إقفال نهاية السنة لأمر الشراء – حدد تعريف الترحيل الذي تم إنشاؤه لنهاية سنة أمر الشراء.
- أمر الشراء – حدد تعريف الترحيل المستخدم لالتزامات أمر الشراء.
خيارات معالجة نهاية العام
حدد إحدى خيارات معالجة نهاية السنة التالية لإقفال التزامات طلب الشراء في السنة المالية المنتهية ولإعادة الالتزام بها في السنة المالية الجديدة.
ملاحظة
يتم استخدام خيار معالجة نهاية العام الذي تحدده للالتزامات على كافة أوامر الشراء المحددة. إذا تم تمكين مفتاح التكوين فيمكنك تجاوز تحديدك واستبدال خيار معالجة مختلف في نهاية العام بأموال معينة تحددها في صفحة الأموال.
| خيار | خطوات الإقفال والافتتاحية التي تحدث لالتزامات طلب شراء |
|---|---|
| معالجة الموازنة وعدم تحويلها للمرحلة التالية | خطوات الإقفال:
الخطوات الافتتاحية:
|
| معالجة الموازنة وتحويلها للمرحلة التالية | ملاحظة: يتوفر هذا الخيار في حالة تمكين مراقبة الموازنة. خطوات الإقفال:
الخطوات الافتتاحية:
|
الاستعداد لعملية أمر الشراء في نهاية العام
ملاحظة
قبل أن تتمكن من تشغيل عملية نهاية سنة أمر الشراء، يجب تمكين معلمة تضمين المبلغ المرحل في علامة تبويب أموال الموازنة المتاحة في تكوين رقابة الموازنة.
لتمكين استرداد أوامر الشراء أثناء عملية نهاية سنة أمر الشراء، يجب استيفاء الشروط التالية:
- تحتوي أوامر الشراء على حالة "مؤكد "، أو تحتوي على قيم موازنة محجوزة (التزام).
- أمر الشراء مفتوح أو مفوتر جزئيًا.
- اكتمل سير عمل الموافقة على أمر الشراء.
- لا توجد مسودة فواتير لأمر الشراء. في حالة وجود فاتورة مسودة، يجب حذفها أو ترحيلها قبل بدء عملية نهاية السنة.
- حالة الشراء هي متأخرات من الطلب أو مستلم.
- ويكون آخر حدث محاسبي لأمر الشراء في السنة المالية التي يتم تحديدها أثناء نهاية سنة أمر الشراء. على سبيل المثال، إذا تم تحديد عام 2023 ، فيجب أن يكون التاريخ المحاسبي لآخر حدث محاسبي في عام 2023. وبخلاف ذلك، يتم استبعاد أمر الشراء.
- كل من فترة السنة المالية الحالية وفترة السنة المالية التالية مفتوحة.
تحديد طلبات شراء وإدارة معالجة نهاية سنة طلبات الشراء
الانتقال إلى دفتر الأستاذ>العام، إقفال>السنة المالية الدورية>، عملية نهاية السنة لأمر الشراء.
في الجزء السفلي، حدد استرداد أوامر الشراء.
في مربع حوار الاستعلام الذي يظهر، حدد معايير أوامر الشراء التي تريد تضمينها في معالجة نهاية السنة. تشمل المعايير التاريخ ونطاق التاريخ وحساب المورد ونوع أمر الشراء ورصيد أمر الشراء والأبعاد المالية. عند الانتهاء، حدد موافق.
في صفحة عملية نهاية سنة أمر الشراء، يعرض الجزء السفلي نتائج الاستعلام. لتضمين أوامر شراء محددة فقط من نتائج الاستعلام في معالجة نهاية السنة، حدد خانة الاختيار تضمين لكل منها. لتضمين كافة أوامر الشراء من نتائج الاستعلام، حدد تضمين الكل. لمسح تحديد كافة أوامر الشراء، حدد استبعاد الكل. يتم إلغاء التزامات أوامر الشراء المحددة في السنة المالية المنتهية. ستتوفر المبالغ المرهونة بعد ذلك في السنة المالية الجديدة.
تلميح
يمكنك عرض تفاصيل أمر الشراء عن طريق تحديد عرض أمر الشراء. يمكنك أيضًا اختيار عرض مجلة دفتر الأستاذ الفرعي لعرض إدخالات الإغلاق والفتح في نهاية العام التي سيتم إنشاؤها لأوامر الشراء الفردية.
في الحقل خيار نهاية السنة، حدد كيفية معالجة أعباء أوامر الشراء.
إذا حددت معالجة وترحيل الميزانية خيار نهاية العام، حدد رمز الميزانية الأصلي. يستخدم هذا الرمز لتسويات موازنات التي يتم عملها في إقفال السنة المالية. يجب عدم تحديد سير عمل للكود المحدد. وإلا، فستتوقف معالجة نهاية السنة للحصول على الموافقات على سير العمل.
إذا حددت معالجة وترحيل الميزانية خيار نهاية العام، حدد اختر رمز الميزانية المرحّلة. يستخدم هذا الرمز لتسويات الموازنة التي يتم عملها في السنة المالية الجديدة. يجب عدم تحديد سير عمل للكود المحدد. وإلا، فستتوقف معالجة نهاية السنة للحصول على الموافقات على سير العمل.
راجع القيم الافتراضية في حقلي التقويم والسنة المالية . يمكنك تغيير السنة المالية المحددة مباشرة في هذه الصفحة. ومع ذلك، لتغيير التقويم المالي المحدد، يجب عليك استخدام صفحة دفتر الأستاذ .
يمكنك تحديد اسم التقويم لفتح صفحة التقويمات المالية. هناك، يمكنك عرض وصف للتقويم المالي. يمكنك أيضا عرض السنوات المالية المضمنة في التقويم المالي.
راجع القيم الافتراضية لحقول معلمات الإقفال، وقم بإجراء أي تغييرات مطلوبة.
- يحدد الحقل 1تاريخ المحاسبة اليوم الأخير من السنة المالية. لا يمكنك تغيير القيمة.
- حقل النوع معين عادة على التشغيل لفترة يمكن استخدامها لتسجيل المعاملات المحاسبية. إذا كنت تستخدم فترة إغلاق لفصل إدخالات الإغلاق، فيمكنك تحديد اغلاق.
- إذا قمت بتحديد اغلاق حسب النوع، حدد فترة الإغلاق المراد استخدامها.
راجع قيم حقول معلمات الفتح. لا يمكن تغيير هذه القيم.
- يحدد الحقل 1تاريخ المحاسبة اليوم الأول من السنة المالية الافتتاحية.
- يحدد حقل الفترة الفترة الأولى التي لديها نوع من تشغيل في السنة المالية الافتتاحية. يستخدم هذا النوع من الفترات لتسجيل معاملات المحاسبة.
عندما تصبح جاهزًا لتشغيل عملية نهاية العام لأمر الشراء، حدد العملية.
إذا تلقيت أي رسائل، فقم بإجراء التصحيحات المطلوبة. بعد ذلك، قم بتشغيل العملية مرة أخرى لأوامر الشراء المتأثرة.
هام
قم بمراجعة إدخالات سجل الموازنة التي تم إنشاؤها في السنوات المالية السابقة والحالية للتأكد من دقة عملية إغلاق التزامات نهاية العام. يمكنك عرض إدخالات سجل الميزانية في صفحة إدخالات سجل الميزانية .