إقفال نهاية السنة

توضح هذه المقالة الإعداد والخطوات المطلوبة لتشغيل عملية إقفال نهاية السنة في دفتر الأستاذ العام.

في نهاية السنة المالية، يجب تشغيل عملية إقفال نهاية السنة لتحويل الأرصدة الافتتاحية إلى السنة الجديدة. ستقوم معظم المؤسسات بتشغيل عملية إقفال نهاية السنة عدة مرات. ينقل التشغيل الأول الأرصدة إلى السنة المالية الجديدة. ويمكن معالجة إقفال نهاية السنة مرة أخرى، وتكراره كما تقتضي الحاجة، لنقل الأرصدة من إدخالات التسوية إلى السنة المالية الجديدة.

خلال عملية إقفال نهاية السنة، يتم إنشاء نوعين من الحركات المحتملة. يتم دائمًا إنشاء حركة افتتاحية‬ وتُستخدم لإنشاء الأرصدة الافتتاحية في السنة المالية الجديدة. تُظهر الحركة الافتتاحية أرصدة حساب دفتر الأستاذ للميزانية العمومية في السنة المالية الجديدة وأرصدة من حساب دفتر الأستاذ للأرباح والخسائر في حساب دفتر الأستاذ للأرباح المحتجزة في السنة المالية الجديدة. يتم إنشاء حركة الإقفال‬ اختياريًا لكي تصبح أرصدة حسابات الأرباح والخسائر بقيمة صفر في السنة المالية الجاري إقفالها.

التحضير لتشغيل إقفال نهاية السنة

قبل تشغيل عملية إقفال نهاية السنة، تحقق من صحة الإعدادات الخاصة بما يلي:

في صفحة الحساب الرئيسي:

• تحقق من أن الحقل نوع الحساب الرئيسي تم تعيينه بشكل صحيح لكل حساب رئيسي. يحدد نوع الحساب الرئيسي لتحديد ما إذا كان سيتم نقل رصيد الحساب الرئيسي كرصيد افتتاحي أو إغلاقه في الأرباح المحتجزة في الحركة الافتتاحية.
• يمكن نقل رصيد الحساب الرئيسي‬ لتحويل رصيد الحساب الرئيسي إلى حساب رئيسي جديد أثناء إقفال نهاية السنة. أدخل الحساب الرئيسي الجديد في حقل الحساب الافتتاحي. عادة، يتم استخدام هذا الحقل للحسابات الرئيسية للميزانية العمومية عندما يتم إلغاء تنشيط الحساب الرئيسي ويتم استخدام حساب رئيسي جديد للسنة المالية الجديدة.

في صفحة محددات دفتر الأستاذ العام‬ ضمن إقفال السنة المالية:

• يُستخدم الخيار حذف إدخالات نهاية العام عند إعادة إقفال السنة لتحديد ما إذا كان يجب حذف الحركة الافتتاحية التي يقوم النظام بإنشائها من إقفال سنة سابقة عند إعادة تشغيل إقفال نهاية السنة الماضية مرة أخرى. إذا تم تعيين هذا الخيار إلى نعم، يتم حذف حركات الإقفال الافتتاحية والاختيارية السابقة ويتم إنشاء حركة إقفال أو افتتاحية جديدة استنادًا إلى الأرصدة الحالية. أما إذا تم تعيين هذا الخيار إلى لا، تبقى حركات الإقفال الاختيارية والافتتاحية السابقة ويتم إنشاء حركة إقفال أو افتتاحية إضافية لنقل الأرصدة من تسوية الحركات التي تم ترحيلها بعد إقفال نهاية السنة السابقة.
• يُستخدم الخيار إنشاء حركات إقفال أثناء التحويل‬ لإنشاء حركات إقفال في السنة المالية الجاري إقفالها لكي تصبح أرصدة كل الحسابات الرئيسية بقيمة 0 (صفر). إذا تم تعيين هذا الخيار إلى نعم، فسيتم إنشاء الحركة الافتتاحية وحركة الإقفال. أما إذا تم تعيين هذا الخيار إلى لا، فسيتم إنشاء الحركة الافتتاحية فقط في السنة المالية التالية لنقل الأرصدة. وتبقى أرصدة الحسابات الرئيسية في نهاية السنة المالية.
• يُستخدم الخيار تعيين حالة السنة المالية إلى مقفلة بشكل دائم‬ لتعيين السنة المالية إلى حالة مقفلة بشكل دائم. استخدم هذا الخيار بعناية، لأنه لا يمكن إعادة فتح الفترات التي لها حالة إغلاق دائم. لذلك، لا يمكن ترحيل التعديلات إلى السنة المالية. من المستحسن تعيين هذا الخيار إلى لا.
• يجب إزالة الخيار يجب ملء رقم الإيصال. مطلوب إيصال الآن عند تشغيل عملية إغلاق نهاية السنة. في ذلك الوقت، يتم إدخال رقم الإيصال يدويا.

في صفحة التقويم المالي:

• يجب أن تكون السنة المالية التالية موجودة قبل تشغيل إقفال نهاية السنة. وإلا، لا يمكن إنشاء أرصدة البداية في الفترة الافتتاحية.

في صفحة تقويم دفتر الأستاذ‬:

• اختياري: يمكن تعيين كل فترة مالية للسنة المالية الجاري إقفالها إلى قيد الانتظار‬ لمنع إدخال حركات جديدة. عندما يتم التعرف على إدخالات التسوية، يمكن إعادة فتح الفترات "قيد الانتظار" لترحيل إدخالات التسوية، حتى لو تم تشغيل عملية إقفال نهاية السنة.

في صفحة إعداد قالب إقفال نهاية السنة:

• عند تشغيل ميزة تحسينات نهاية السنة دفتر الأستاذ العام يتم فصل عملية إعداد قالب إقفال نهاية السنة من عملية تشغيل إغلاق نهاية السنة. يمكن تعريف القالب في صفحة إعداد قالب إقفال نهاية السنة (دفتر الأستاذ العام > إعداد دفتر الأستاذ العام > إعداد قالب إقفال نهاية السنة)، أو يمكن الوصول إليه من عملية إغلاق نهاية السنة.

تحديد قوالب إقفال نهاية السنة

بعد اكتمال التكوين، يمكن تشغيل عملية إقفال نهاية السنة. في صفحة إعداد قالب إقفال نهاية السنة يمكن تحديد قالب لمجموعة الكيانات القانونية التي سيتم تشغيل عملية إقفال نهاية السنة لها. وسيُعاد استخدام القالب في كل عمليات إقفال نهاية السنة، ولكن يمكن تعديله إذا طرأ تغيير على مؤسستك.

أولاً، قم بتعيين حقل اسم المجموعة للقالب، وحدد التقويم المالي. يجب أن يعرّف اسم المجموعة مجموعة الكيانات القانونية المضمنة. عند تحديد مجموعات الكيانات القانونية، تذكر أنه لا يمكن تضمين الكيانات القانونية في نفس المجموعة إلا إذا تم تحديد التقويم المالي نفسه لها. على سبيل المثال، يمكن إعداد القوالب استنادًا إلى الجغرافيا، مع مجموعات منفصلة يتم إنشاؤها للكيانات القانونية في أمريكا الشمالية والكيانات القانونية في أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا (EMEA) والكيانات القانونية في آسيا والمحيط الهادئ (APAC).

بعد ذلك، يمكن إضافة الكيانات القانونية إلى القالب. يمكن إضافة الكيانات القانونية بتحديد تدرج هرمي تنظيمي أو بتحديد الكيانات القانونية. إذا تم تحديد تدرج هرمي تنظيمي، فستُضاف إلى القالب فقط الكيانات القانونية ضمن التدرج الهرمي التي تستخدم التقويم المالي المحدد. إذا كنت تستخدم كيانات قانونية لإضافتها إلى القالب، فيمكن إضافة فقط الكيانات القانونية ذات التقويم المالي نفسه. ويعتبر التقويم المالي نفسه مطلوبًا لأن تشغيل إقفال نهاية السنة يتم عن طريق تحديد سنة مالية، بإمكانها أن تكون مختلفة من تقويم إلى تقويم.

بعد إضافة الكيانات القانونية، حدد الحسابات الرئيسية للأرباح المحتجزة لكل كيان قانوني.

تُستخدم علامة تبويب البعد المالي لتحديد الأبعاد المالية التي سيتم استخدامها في الحركة الافتتاحية. لاحظ أن الإعداد الذي تحدده يسري فقط على الكيان القانوني المحدد في شبكة الكيانات القانونية. يجب أن تكرر الإعداد لكل كيان قانوني في الشبكة.

يُستخدم الخيار تحويل أبعاد الميزانية العمومية لتحديد ما إذا كان يجب الاحتفاظ بالأبعاد المالية على الحركات التي تم ترحيلها إلى حسابات الميزانية العمومية على الحركة الافتتاحية. من المستحسن تعيين هذا الخيار إلى نعم. لا يؤثر إعداد أبعاد الميزانية العمومية على الأرصدة الموجودة في حسابات دفتر الأستاذ للأرباح المحتجزة. يتم تحديد هذه الأرصدة من خلال أبعاد الربح والخسارة التي يتم تعريفها في القسم التالي. على سبيل المثال، كانت السنة المالية 2019 هي السنة الأولى التي تم إغلاقها، وتم استخدام الخيار إغلاق الكل لتحديد أبعاد مركز التكلفةوالقسم للإقفال. في هذه الحالة، تم إنشاء حساب أرباح محتفظ به منفصل لكل مجموعة من قسم ومركز تكلفة. عند تشغيل إغلاق نهاية السنة للسنة المالية 2020، تظل الأرباح المحتفظ بها من العام السابق كما تم ترحيلها تماما، حتى إذا تم تعيين تحويل أبعاد الميزانية العمومية إلى لا. لا يتم تغيير الأرصدة التي يتم ترحيلها إلى الأرباح المحتجزة من إغلاق نهاية العام السابق.

يُستخدم الخيار تحويل أبعاد الأرباح والخسائر لتحديد الأبعاد المالية على الحركات المرحلة إلى حساب الأرباح والخسائر التي ستنقل إلى الحساب الرئيسي للأرباح المحتجزة. أولاً، حدد الأبعاد المالية ذات الصلة بالكيان القانوني المحدد. وقد تشتمل هذه الأبعاد المالية على أي أبعاد مالية تم ترحيلها خلال السنة، حتى لو لم يكن البعد المالي جزءًا من بنية حساب نشطة. بعد ذلك، حدد كل بعد باختيار الإعداد إغلاق واحد‬ أو إغلاق الكل‬. والخيار الافتراضي هو إغلاق الكل. يحافظ هذا الخيار على قيم البعد المالي الأصلية للحركات المرحلة ويستخدمها لإنشاء الأرصدة الافتتاحية لحساب الأرباح المحتجزة. سيتم إنشاء أرصدة افتتاحية منفصلة للأرباح المحتجزة لكل مجموعة فريدة من قيم الأبعاد المالية. إذا تم تحديد إغلاق واحد فسيتم تلخيص كل الحركات المرحلة مع هذا البعد المالي في رصيد بدء الأرباح المحتجزة لقيمة البعد المالي التي تم إدخالها في الحقل بعد إغلاق واحد. على سبيل المثال، افترض أنه تم ترحيل كل الحركات للسنة المالية مع بنية الحساب الحساب الرئيسي - القسم. على البعد المالي القسم في القالب، سيكون الإعداد إغلاق واحد محددًا، ويمثل الرقم 100 القيمة التي تم إدخالها. إذا كان الدخل الإجمالي لكل الحركات التي تم ترحيلها إلى الأقسام 200 أو 300 أو 400 هو 100,000 ر.س.، سيتم إنشاء رصيد افتتاحي واحد للأرباح المحتجزة - 100. إذا حددت إغلاق واحد وتركت قيمة البعد المالي فارغة، فسيتم ترحيل كل الحركات إلى الأرباح المحتجزة حيث قيمة هذا البعد فارغة.

تشغيل عملية إقفال نهاية السنة

بعد إنشاء قوالب إقفال نهاية السنة، يمكنك بدء عملية إغلاق نهاية السنة في صفحة إغلاق نهاية السنة (دفتر الأستاذ العام > إقفال الفترة > إقفال نهاية السنة). قبل تشغيل إغلاق نهاية السنة، يمكنك إضافة قوالب إغلاق نهاية السنة الجديدة أو تعديل القوالب الموجودة عن طريق تحديد إعداد قالب إقفال نهاية السنة لفتح صفحة الإعداد للقوالب.

حدد قالب إغلاق نهاية السنة، ثم حدد تشغيل إغلاق نهاية السنة في جزء الإجراءات. حدد كل الكيانات القانونية أو مجموعة فرعية لها من القالب الذي تقوم بتشغيل إقفال نهاية السنة له. إذا كنت تقوم بتشغيل إقفال نهاية السنة للمرة الأولى في سنة مالية، من المحتمل أن تختار جميع الكيانات القانونية لإنشاء أرصدة البدء لجميع الكيانات القانونية. وإذا كنت قد قمت في السابق بتشغيل إقفال نهاية السنة، فيمكنك اختيار تشغيل العملية فقط للكيانات القانونية التي تم ترحيل إدخالات تسوية لها.

بعد ذلك حدد السنة المالية التي ترغب في تشغيل عملية إقفال نهاية السنة لها. إذا كان هناك أكثر من فترة إغلاق للفترة الأخيرة من السنة المالية، يصبح الحقل اسم الفترة متاحا. يمكنك بعد ذلك تحديد فترة الإغلاق لاستخدامها في ترحيل حركة الإغلاق، إذا تم تحديد الإعداد لإنشاء حركة الإغلاق.

بعد ذلك، أدخل رقم إيصال. سيتم استخدام رقم الإيصال نفسه لجميع الكيانات القانونية المحددة لعملية إقفال نهاية السنة. ولا يتم إنشاء رقم الإيصال باستخدام تسلسل رقمي.

افتراضيًا، يتم تشغيل عملية إقفال نهاية السنة بشكل افتراضي في الوضع الدفعي. لذلك، بعد بدء تشغيل فإنه يمكنك العودة إلى الأنشطة الأخرى.

نظرا لأن بنية الحساب يمكن أن تتغير خلال السنة المالية، فلا يمكن دائما تحديد بنية الحساب ذات الصلة. لذلك، لا تلتزم عملية إقفال نهاية السنة ببنية الحساب. عند إنشاء الحركات الافتتاحية، سيتم نقل الأرصدة مع الأبعاد المالية كما تم تعريفها في قالب إقفال نهاية السنة. قد تتضمن إدخالات أرصدة البدء أبعادًا مالية لم تعد موجودة في بنية الحساب الحالية ومجموعات المقاطع التي لم تعد صالحة في بنية الحساب الحالية. إذا أرادت مؤسستك استبعاد بعد مالي لرصيد بدء الأرباح المحتجزة، فعليك تحديد البعد المالي إلى إغلاق واحد وترك قيمة البعد فارغة.

بعد إتمام العملية، يتم إنشاء سجل لكل تركيبة من كيان قانوني وسنة مالية. سوف ترى فقط معلومات للكيانات القانونية التي لديهم إذن للوصول إليها. يتضمن كل سجل تاريخ النظام ووقته عند تشغيل العملية، وارتباط مباشر بالإيصالات التي تم إنشاؤها لإغلاق نهاية السنة.

إذا قمت بإعادة تشغيل إغلاق نهاية السنة، سترى سجلا واحدا أو عدة سجلات لكل تركيبة من كيان قانوني وسنة مالية، استنادا إلى إعداد حذف إدخالات نهاية السنة الحالية عند إعادة إقفال السنة في صفحة معلمات دفتر الأستاذ العام:

• في حالة تعيين هذا الخيار على نعم، يتم حذف إيصال إقفال نهاية السنة السابقة. يتم وضع علامة على السجل كـ معكوس ، وختمه بالتاريخ والوقت اللتي تم فيه الإلغاء. بالإضافة إلى ذلك، تتم إزالة الارتباط برقم الإيصال. عند اكتمال إقفال نهاية السنة، سيتم إنشاء سجل جديد للإيصال الجديد الذي تم إنشاؤه.
• إذا تم تعيين الخيار إلى لا، يبقى السجل لإغلاق نهاية العام السابق، مع الارتباط إلى الإيصال. في كل مرة يتم فيها إعادة تشغيل إغلاق نهاية العام، سيتم إنشاء سجل جديد، مع ارتباط بالقسائم الجديدة.

عكس عملية إقفال نهاية السنة

في صفحة إغلاق نهاية السنة يمكنك عكس إغلاق نهاية السنة. حدد سجل تركيبة كيان قانوني وسنة مالية يجب عكسها، ثم حدد عكس إغلاق نهاية السنة. تقوم عملية الإلغاء بحذف كل إيصالات الفتح والإغلاق التي تم إنشاؤها للسنة المالية. يتم وضع علامة على السجل كـ معكوس ، وختمه بالتاريخ والوقت اللتي تم فيه الإلغاء. بالإضافة إلى ذلك، تتم إزالة الارتباط برقم الإيصال. مثل عملية إقفال نهاية السنة، يتم تشغيل عملية العكس في الوضع الدفعي.

يتيح لك مربع الاختيار إظهار المعكوس المتوفر فوق الشبكة إخفاء أو إظهار السجلات لعمليات إغلاق نهاية السنة المعكوسة. بعد تشغيل عملية عكس إغلاق نهاية العام قد تضطر إلى تحديد خانة الاختيار إظهار المعكوس لرؤية السجل. يمكنك تعيين عوامل تصفية إضافية لعرض معلومات أخرى.

لمزيد من المعلومات، راجع إقفال دفتر الأستاذ العام في نهاية الفترة و إقفال السنة المالية‬.