نظرة عامة على تسجيل الوقت والحضور
بإمكان عمال تسجيل الوقت إدخال أنواع مختلفة من تسجيلات الوقت، على سبيل المثال، بدء العمل وانتهاء العمل وتسجيل الأنشطة غير المباشرة وتسجيل الغياب. يوضح هذا المقال التسجيلات وحسابها والموافقة عليها واستخدام سير العمل لإضافة البنية والموافقة التلقائية على عملية الموافقة على الجداول الزمنية.
التسجيلات
في الشركات التي تستخدم وقت العمل والحضور، يجب على العاملين تسجيل الوقت الذي يقضونه في العمل، بالإضافة إلى حضورهم. قد تطلب بعض الشركات فقط من العمال تسجيل أوقات تسجيل الدخول والخروج. في شركات أخرى، قد يطلب من العمال أيضا تسجيل استهلاك الوقت في الأنشطة الفعلية التي يؤدونها وفترات الراحة التي يأخذونها. وفيما يلي المستخدمين المستهدفين للوقت والحضور:
- العاملون المطالبون بتسجيل الوقت والحضور على فترات منتظمة، على سبيل المثال يوميًا أو أسبوعيًا أو كل أسبوعين.
- المشرفون والمديرون وموظفي الرواتب الذين يقومون بحساب واعتماد وتحويل تسجيلات العمال لمزيد من المعالجة.
إشعار
إذا قمت بتشغيل التوقيت والحضور إلى جانب تنفيذ التصنيع، فسيتم تسجيل كافة التسجيلات في أنشطة المشروع، والمشاريع، والأنشطة غير المباشرة، وأكواد الغياب، والوقت الإضافي والمرن، ويتم استخدامها لحساب الرواتب في كلتا الوحدتين.
عمال تسجيلات الوقت
لتتمكن من تسجيل الوقت والغياب، يجب إعداد العاملين كعمال لتسجيل وقت في الشركة التي يعملون فيها.
بعد الإعداد، يمكن للعمال إدخال أنواع مختلفة من التسجيلات.
تسجيل وقت الحضور والانصراف عند الوصول إلى العمل أو مغادرته.
استهلك الوقت والصنف في وظائف الإنتاج.
الوقت المستخدم على جهاز في صالة الإنتاج، إذا تم تحديد الجهاز كمورد.
إشعار
يمكن تعيين تسجيلات الوقت التي تم إجراؤها على جهاز محدد في صالة العمل لعامل تلقائيًا، إذا اختار العامل العمل كمساعد للجهاز عندما يبدأ في مزاولة وظيفة الإنتاج.
تسجيلات الوقت في المشاريع وأنشطة المشروع.
تسجيل رسوم المشاريع واستهلاك الصنف من خلال دفاتر يوميات رسوم المشاريع المعنية ودفاتر يومية أصناف المشاريع.
الغياب المخطط.
الغياب عند الوصول متأخرًا للعمل أو تركه قبل الموعد المقرر.
فترات راحة العمل التي تم نسجيلها يدوياً أو تم حسابها تلقائياً بواسطة النظام.
الأنشطة غير المباشرة، وهي أنشطة غير منتجة قد يشارك فيها العامل خلال يوم العمل. تتضمن أمثلة هذه الأنشطة الاجتماعات أو تنظيف مساحة العمل الخاصة بهم.
الوقت الإضافي، الذي يمكن تسجيله كساعات إضافية أو وقت مرن أو وقت إضافي.
إضافة تسجيل الانصراف
إذا نسي عامل الانصراف في نهاية يوم العمل الخاصة به، فإنه يمكن إضافة تسجيل مفقود بتشغيل وظيفة دُفعة. وسيقوم النظام بمقارنة وقت الحضور ووقت الانصراف وفقًا لملف التعريف المقترن بالعامل، ويقوم تدريجيًا بإدخال تسجيل الانصراف المفقود لمطابقة وقت الانتهاء في ملف التعريف تلقائيًا. كلُّ من تسجيلات الحضور والانصراف حيوية لعملية الحساب اللاحقة واعتماد تسجيلات الوقت قبل أن يتم تحويلها إلى الرواتب.
حساب التسجيلات
عندما يتم لعامل تسجيل تعيين مجموعة حساب مرتبطة عادةً بتحويل أو فريق أو مجموعة عمل معينة. يقوم مدير الفريق أو المشرف عادةً بالتحقق من صحة التسجيلات التي قام بها العاملون، و لذلك يكون هو أيضًا الشخص المسؤول عن تشغيل الحساب لمجموعات الحساب ذات الصلة على أساس يومي. كجزء من العملية الحسابية، يتمكن مدير الفريق أو المشرف من:
- تصحيح التسجيلات الخاطئة. على سبيل المثال، تغيير أكواد التحويل وضبط الملاحظات المتعلقة بوظائف الإنتاج.
- إضافة التسجيلات المفقودة. على سبيل المثال، أنشئ تسجيلات الانصراف وأنشئ حركات الغياب.
- حذف التسجيلات غير الصحيحة.
لأن وقت التسجيل يجب أن يطابق ملف تعريف وقت العامل قبل حساب التسجيلات، يجب عليك تجاوز ملف تعريف وقت العمل لأي عامل لديه استثناء في ملف تعريف وقت العمل القياسي الخاص به. إذا كان ملف تعريف العامل وردية النهار، ووافق العامل على العمل وردية ليل بدون أجر عمل إضافي، يجب على مدير الفريق أو المشرف تجاوز ملف التعريف الافتراضي للعامل لحساب وقت العمل بمعدل ليلي قياسي وليس كعمل إضافي. كما ستعرض العملية الحسابية خطأً، إذا كان تسجيل الغياب مفقودًا. ويجب إضافته قبل إكمال العملية الحسابية.
اعتماد التسجيلات
كما تقوم بتعيين مجموعة حساب إلى عامل تسجيل وقت، يجب عليك تعيين مجموعة اعتماد أيضًا. وعادةً ما ستكون المجموعة خاصة بفريق أو وردية أو مجموعة عمل. ويجب عليك اعتماد أوقات التسجيلات التي تم حسابها بشكل صحيح – وهذا يعني القيام بحساب دون أخطاء – قبل أن يمكن إنشاء أصناف الدفع التي يمكن نقلها بعد ذلك إلى نظام رواتب. سيقوم مسؤول الرواتب عادةً بتنفيذ اعتماد التسجيلات، وقبل الاعتماد يكون قادرًا على:
- تجاوز اتفاقيات الدفع لفرادى العمال.
- إضافة أقساط يدوية.
- أدخل المعلومات الإضافية المتعلقة بتسجيلات الغياب.
إشعار
إذا تم حساب الوقت الإضافي لعمال بعينهم، فإنه يمكن تحديد الوقت الإضافي لمهام معينة أثناء اليوم. ويكون ذلك مناسبًا إذا تم حساب تكلفة الوظيفة بناءً على دفع عامل.
اعتماد التسجيلات باستخدام سير العمل
يمكنك إعداد عملية موافقة على سير عمل تلقائياً باعتماد التسجيلات التي تمتثل لقواعد سير العمل، مع ترك الانحرافات فقط لمعالجتها يدويًا. وفي حالة تنشيط اعتماد سير العمل، يقوم مدير الفريق أو المشرفون بإرسال التسجيلات المحسوبة للموافقة. وستُنشئ عملية سير العمل الاعتمادات والمهام المناسبة، ثم تقوم بتعيينها للمستخدمين والأدوار المناسبة كما هو محدد في سير العمل. هناك اثنان من اعتمادات سير العمل لوقت العمل والحضور.
| سير العمل | الغرض | نوع التسجيل |
|---|---|---|
| إجمالي أيام الوقت والحضور | يقوم سير العمل بالتحقق من صحة التسجيلات مقابل العدد المتوقع من ساعات العمل لهذا اليوم مثلاً. | |
| تسجيل دفتر يومية الوقت والحضور | يقوم سير العمل بالتحقق من صحة كل نوع تسجيل لتاريخ التسجيل. | الوقت والحضور • الحضور • الانصراف • الغياب • فترة الراحة • كود التحويل • المشروع • نشاط المشروع وظائف إنتاج الأنشطة غير المباشرة • قائمة الانتظار قبل • الإعداد • العملية • التداخل • النقل • قائمة الانتظار بعد • بدء المساعدة • إيقاف المساعدة |
تحويل التسجيلات المعتمدة
بعد اعتماد التسجيلات، يمكن نقلها إلى وظيفة رواتب دورية. ويتم ترحيل تسجيل محول لنشاط أو مهمة تتصل، على سبيل المثال، بأمر إنتاج أو مشروع. يتم إنشاء حركات الرواتب لكل عامل بناءً على التسجيلات.
إلغاء التسجيلات المحوَّلة
يمكن إجراء مهمة إلغاء الحركات – استعادتها مرة أخرى – حتى وقت تشغيل تحويل الدفع لفترة الرواتب. ويعني هذا أنه تم تحويل بيانات كشف الرواتب إلى ملف خارجي. عند إلغاء التسجيلات، يتم سحب كافة التسجيلات ومقابلة أية حركات تم ترحيلها في أوامر إنتاج أو مشاريع ومن ثم جعلها محايدة.
إشعار
يمكن استيراد ملف خارجي إلى نظام رواتب.
التسجيلات في بطاقات الوقت الإلكترونية
يستطيع العاملون بمهام الوظائف والذين لا يتطلبون ملاحظات فورية، كما هو الحال بالنسبة لوظائف الإنتاج، ولكنهم يعملون في أنشطة المشاريع، الاستفادة من استخدام بطاقة الوقت الإلكترونية. وتوفر بطاقات الوقت الإلكترونية المرونة لإدخال التسجيلات في أي وقت وبالطريقة الأفضل لجدول الأعمال الخاص بك – (يوميًا أو أسبوعيًا أو عند وجود حضور في المكتب مرة أخرى بعد غيابه). ولاستخدام بطاقات الوقت الإلكترونية أو هؤلاء العمال، عليك يجب تحديد "استخدم بطاقة الوقت" في تفاصيل العامل. تعمل بطاقات الوقت الإلكترونية على تمكين العامل من تسجيل:
- التاريخ
- نوع التسجيل
- مرجع الوظيفة، مثل مشروع أو أمر إنتاج أو نشاط غير مباشر
- تعريف الوظيفة
- استهلاك الوقت
- رسوم المشروع
- أصناف المشروع