نشر تسميات الاستبقاء وتطبيقها في التطبيقات

  • مقالة
  • قراءة خلال 11 دقائق

إرشادات ترخيص Microsoft 365 للامتثال للأمان&.

ملاحظة

يتم دعم هذا السيناريو لجميع تكوينات تسمية الاستبقاء، بما في ذلك السجلات التنظيمية.

استخدم المعلومات التالية لمساعدتك في نشر تسميات الاستبقاء، ثم تطبيقها على المستندات ورسائل البريد الإلكتروني.

تساعدك تسميات الاستبقاء على الاحتفاظ بما تحتاجه وحذف ما لا تحتاجه على مستوى العنصر (مستند أو بريد إلكتروني). كما يتم استخدامها للإعلان عن عنصر كسجل كجزء من حل إدارة السجلات لبيانات Microsoft 365.

يعد إتاحة تسميات الاستبقاء للأشخاص في مؤسستك حتى يتمكنوا من تصنيف المحتوى عملية من خطوتين:

  1. إنشاء تسميات الاستبقاء.

  2. نشر تسميات الاستبقاء باستخدام نهج تسمية الاستبقاء.

رسم تخطيطي للأدوار والمهام للتسميات.

استخدم الإرشادات التالية لخطوتي المسؤول.

تلميح

إذا لم تكن عميل E5، فاستخدم الإصدار التجريبي من حلول Microsoft Purview لمدة 90 يوما لاستكشاف كيفية مساعدة قدرات Purview الإضافية لمؤسستك في إدارة احتياجات أمان البيانات والامتثال. ابدأ الآن في مركز الإصدارات التجريبية مدخل التوافق في Microsoft Purview. تعرف على تفاصيل حول شروط التسجيل والإختبر.

قبل البدء

لدى المسؤول العام لمؤسستك أذونات كاملة لإنشاء تسميات الاستبقاء ونهجها وتحريرها. إذا لم تقم بتسجيل الدخول كمسؤول عام، فشاهد معلومات الأذونات لإدارة السجلات أو إدارة دورة حياة البيانات، اعتمادا على الحل الذي تستخدمه.

تأكد من إنشاء تسميات الاستبقاء التي تريد تطبيقها على العناصر.

كيفية نشر تسميات الاستبقاء

حدد قبل إنشاء نهج تسمية الاستبقاء الخاص بك ما إذا كان سيكون تكيفيا أو ثابتا. لمزيد من المعلومات، راجع نطاقات النهج التكيفية أو الثابتة للاحتفاظ بها. إذا قررت استخدام نهج تكيفي، فيجب عليك إنشاء نطاق واحد أو أكثر من النطاقات التكيفية قبل إنشاء نهج تسمية الاستبقاء، ثم تحديدها أثناء عملية إنشاء نهج تسمية الاستبقاء. للحصول على الإرشادات، راجع معلومات التكوين للنطاقات التكيفية.

  1. في مدخل التوافق في Microsoft Purview، انتقل إلى أحد المواقع التالية:

    • إذا كنت تستخدم إدارة السجلات:

      • حلول>إدارة>> السجلات علامة التبويب >نهج التسمياتنشر التسميات

    • إذا كنت تستخدم إدارة دورة حياة البيانات:

      • حلول> إدارة >دورة حياة البياناتMicrosoft 365> علامة التبويب >نهج التسمياتنشر التسميات

    ألا ترى الحل الخاص بك على الفور في جزء التنقل؟ حدد أولا إظهار الكل.

  2. اتبع المطالبات لإنشاء نهج تسمية الاستبقاء. كن حذرا في الاسم الذي تختاره للنهج، لأنه لا يمكن تغيير هذا بعد حفظ النهج.

  3. استخدم الارتباط لتحديد تسميات الاستبقاء للنشر، ثم حدد التالي.

  4. بالنسبة إلى صفحة اختيار نوع نهج الاستبقاء المراد إنشاؤها ، حدد Adaptive أو Static، اعتمادا على الاختيار الذي قمت به من الإرشادات قبل البدء . إذا لم تكن قد أنشأت بالفعل نطاقات موائمة، يمكنك تحديد Adaptive ولكن نظرا لعدم وجود أي نطاقات موائمة للتحديد، فلن تتمكن من إنهاء المعالج باستخدام هذا الخيار.

  5. اعتمادا على النطاق المحدد:

    • إذا اخترت Adaptive: في صفحة Choose adaptive policy scopes and locations ، حدد Add scopes وحدد واحدا أو أكثر من النطاقات التكيفية التي تم إنشاؤها. ثم حدد موقعا واحدا أو أكثر. تعتمد المواقع التي يمكنك تحديدها على أنواع النطاقات المضافة. على سبيل المثال، إذا أضفت نوع نطاق من المستخدم فقط، فستتمكن من تحديد بريد Exchange الإلكتروني وليس مواقع SharePoint.

    • إذا اخترت ثابت: في صفحة اختيار المواقع ، قم بتبديل أي موقع من المواقع أو إيقاف تشغيله. لكل موقع، يمكنك تركه في الوضع الافتراضي لتطبيق النهج على الموقع بأكمله، أو تحديد تضمين واستبعاد

    للحصول على معلومات حول خيارات الموقع، راجع المواقع.

لتحرير نهج تسمية استبقاء موجود (نوع النهج هو Publish)، حدده، ثم حدد الخيار Edit لبدء تكوين تحرير نهج الاستبقاء .

عندما تصبح تسميات الاستبقاء متاحة للتطبيق

إذا قمت بنشر تسميات الاستبقاء إلى SharePoint أو OneDrive، فستظهر هذه التسميات عادة للمستخدمين لتحديدها في غضون يوم واحد. ومع ذلك، اسمح بما يصل إلى سبعة أيام.

إذا قمت بنشر تسميات الاستبقاء إلى Exchange، فقد يستغرق ظهور تسميات الاستبقاء هذه للمستخدمين ما يصل إلى سبعة أيام. كما هو الحال مع جميع إعدادات الاستبقاء ل Exchange، يجب أن تحتوي علبة البريد على 10 ميغابايت على الأقل من البيانات.

رسم تخطيطي للوقت الذي تسري فيه التسميات المنشورة.

إذا لم تظهر التسميات بعد سبعة أيام، فتحقق من حالة نهج التسمية عن طريق تحديدها من صفحة نهج التسمية في مدخل التوافق في Microsoft Purview. إذا رأيت (خطأ) مضمنا في الحالة وفي تفاصيل المواقع، فشاهد رسالة تفيد بأن نشر النهج أو محاولة إعادة نشر النهج يستغرق وقتا أطول من المتوقع، فحاول تشغيل الأمر Set-AppRetentionCompliancePolicy أو Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell لإعادة محاولة توزيع النهج:

  1. الاتصال بالأمان & توافق PowerShell.

  2. قم بتشغيل أحد الأوامر التالية:

    • بالنسبة لمواقع النهج رسائل قناة Teams الخاصةورسائل مستخدم Yammerورسائل مجتمع Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution

    • بالنسبة لجميع مواقع النهج الأخرى، مثل علب بريد Exchangeومواقع الاتصال الكلاسيكية ومواقع الاتصال في SharePoint ورسائلقناة Teams وما إلى ذلك:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution

كيفية التحقق من حالة تسميات الاستبقاء المنشورة في Exchange

في Exchange Online، يتم توفير تسميات الاستبقاء للمستخدمين النهائيين من خلال عملية يتم تشغيلها كل سبعة أيام. باستخدام PowerShell، يمكنك معرفة وقت آخر تشغيل لهذه العملية وبالتالي تحديد متى سيتم تشغيلها مرة أخرى.

  1. الاتصال ب powerShell Exchange Online.

  2. قم بتشغيل هذه الأوامر.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties

    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)

    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

في النتائج، تظهر الخاصية ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) متى قام النظام بمعالجة علبة البريد الخاصة بك آخر مرة. إذا لم يحدث ذلك منذ الوقت الذي أنشأت فيه النهج، فلن تظهر التسميات. لفرض المعالجة، قم بتشغيل Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

إذا لم تظهر التسميات في Outlook على ويب وكنت تعتقد أنها يجب أن تكون كذلك، فتأكد من مسح ذاكرة التخزين المؤقت في المستعرض (CTRL+F5).

كيفية تطبيق تسميات الاستبقاء المنشورة

استخدم الأقسام التالية لمعرفة كيفية تطبيق تسميات الاستبقاء المنشورة في التطبيقات:

بالإضافة إلى ذلك، عند استخدام Microsoft Syntex ونشر تسميات الاستبقاء إلى مواقع SharePoint، يمكنك تطبيق تسمية استبقاء على نموذج فهم المستند بحيث يتم تسمية المستندات المحددة تلقائيا.

بعد تسمية المحتوى، راجع المعلومات التالية لفهم متى يمكن إزالة التسمية المطبقة أو تغييرها: تسمية استبقاء واحدة فقط في كل مرة.

تطبيق تسميات الاستبقاء يدويا

يمكن للمستخدمين النهائيين، بالإضافة إلى المسؤولين، تطبيق تسميات الاستبقاء يدويا من المواقع التالية:

  • Outlook و Outlook على ويب

  • OneDrive

  • SharePoint

  • موقع مجموعة Microsoft 365 ل Teams

استخدم الأقسام التالية لفهم كيفية تطبيق تسميات الاستبقاء.

تطبيق تسميات الاستبقاء في Outlook

لتسمية عنصر في عميل Outlook لسطح المكتب، حدد العنصر. على علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، انقر فوق تعيين نهج، ثم اختر تسمية الاستبقاء.

زر تعيين النهج.

يمكنك أيضا النقر بزر الماوس الأيمن فوق عنصر، والنقر فوق تعيين نهج في قائمة السياق، ثم اختيار تسمية الاستبقاء. عند تحديد عناصر متعددة، يمكنك استخدام هذا الأسلوب لتعيين نفس تسمية الاستبقاء لعناصر متعددة في وقت واحد.

بعد تطبيق تسمية الاستبقاء، يمكنك عرض تسمية الاستبقاء هذه والإجراءات التي تتخذها في أعلى العنصر. إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على تسمية استبقاء مطبقة لها فترة استبقاء مقترنة، يمكنك أن ترى في لمحة سريعة عند انتهاء صلاحية البريد الإلكتروني.

تطبيق تسمية استبقاء افتراضية على مجلد Outlook

يمكنك تطبيق تسميات الاستبقاء على مجلدات Outlook كتسمية افتراضية يمكن توريثها بواسطة الرسائل الموجودة في هذا المجلد. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد، وحدد Properties، وعلامة التبويب Policy ، وحدد تسمية الاستبقاء التي تريد استخدامها كتسمية استبقاء افتراضية لهذا المجلد.

عند استخدام تسمية استبقاء قياسية كتسمية افتراضية لمجلد Outlook:

  • تم تطبيق تسمية الاستبقاء هذه على جميع العناصر غير المسماة في المجلد.

  • يتدفق التوريث إلى أي مجلدات فرعية وترث العناصر التسمية من أقرب مجلد لها.

  • تحتفظ العناصر المسماة بالفعل بتسمية الاستبقاء الخاصة بها، ما لم يتم تطبيقها بواسطة تسمية افتراضية مختلفة.

  • إذا قمت بتغيير أو إزالة تسمية الاستبقاء الافتراضية للمجلد: يتم أيضا تغيير أو إزالة تسميات الاستبقاء الموجودة المطبقة على العناصر الموجودة في هذا المجلد فقط إذا تم تطبيق هذه التسميات بواسطة تسمية افتراضية.

  • إذا قمت بنقل عنصر بتسمية استبقاء افتراضية من مجلد إلى مجلد آخر بتسمية استبقاء افتراضية مختلفة: يحصل العنصر على تسمية الاستبقاء الافتراضية الجديدة.

  • إذا قمت بنقل عنصر بتسمية استبقاء افتراضية من مجلد إلى مجلد آخر بدون تسمية استبقاء افتراضية: تتم إزالة تسمية الاستبقاء الافتراضية القديمة.

عند تطبيق التسميات التي ليست تسميات استبقاء قياسية ولكنها تضع علامة على العناصر كسجلات (أو سجلات تنظيمية)، يمكن تغيير هذه التسميات أو إزالتها يدويا فقط.

تطبيق تسميات الاستبقاء في Outlook على ويب

لتسمية عنصر في Outlook على ويب، انقر بزر الماوس الأيمن فوق العنصر >تعيين نهج> اختر تسمية الاستبقاء. بخلاف Outlook لسطح المكتب، لا يمكنك استخدام هذا الأسلوب إذا قمت بتحديد عناصر متعددة.

تعيين قائمة النهج في Outlook على ويب.

بعد تطبيق تسمية الاستبقاء، يمكنك عرض تسمية الاستبقاء هذه والإجراءات التي تتخذها في أعلى العنصر. إذا تم تصنيف رسالة بريد إلكتروني ولديها فترة استبقاء مقترنة، يمكنك معرفة وقت انتهاء صلاحية البريد الإلكتروني في لمحة.

التسمية المعينة للبريد الإلكتروني في Outlook على ويب.

كما هو الحال مع إصدار سطح المكتب من Outlook على ويب، يمكنك أيضا تطبيق تسميات الاستبقاء على المجلدات. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد، وحدد تعيين نهج، وغير استخدام نهج المجلد الأصل إلى تسمية الاستبقاء التي تريد استخدامها كتسمية استبقاء افتراضية لهذا المجلد.

تطبيق تسميات الاستبقاء في OneDrive وSharePoint

يتم دعم تطبيق تسميات الاستبقاء يدويا في التجربة الجديدة فقط، وليس التجربة الكلاسيكية.

لتسمية مستند (بما في ذلك ملفات OneNote) في OneDrive أو SharePoint، حدد العنصر > في الزاوية العلوية اليسرى، واختر فتح أيقونة جزء المعلومات في جزء التفاصيل.>تطبيق تسمية> الاستبقاء اختر تسمية الاستبقاء.

يمكنك أيضا تطبيق تسمية استبقاء على عنصر قائمة أو مجلد أو مجموعة مستندات، ويمكنك تعيين تسمية استبقاء افتراضية لمكتبة مستندات.

تطبيق قائمة التسميات لعنصر في SharePoint.

بعد تطبيق تسمية استبقاء على عنصر، يمكنك عرضه في جزء التفاصيل عند تحديد هذا العنصر.

التسمية المطبقة المعروضة في جزء التفاصيل.

بالنسبة إلى SharePoint، ولكن ليس OneDrive، يمكنك إنشاء طريقة عرض للمكتبة التي تحتوي على عمود التسميات أو العنصر هو عمود سجل . تتيح لك طريقة العرض هذه رؤية تسميات الاستبقاء المعينة لجميع العناصر والعناصر التي هي سجلات في لمحة سريعة. ومع ذلك، لاحظ أنه لا يمكنك تصفية طريقة العرض حسب العنصر هو عمود سجل . للحصول على إرشادات حول كيفية إضافة أعمدة، راجع إظهار الأعمدة أو إخفائها في قائمة أو مكتبة.

تطبيق تسميات الاستبقاء باستخدام مجموعات Microsoft 365

عند نشر تسميات الاستبقاء إلى موقع مجموعات Microsoft 365، تظهر تسميات الاستبقاء في موقع فرق SharePoint ولكنها غير مدعومة من قبل أي عميل بريد إلكتروني لعلب بريد المجموعة. تجربة تطبيق تسمية استبقاء في الموقع مطابقة لتلك الخاصة بالمستندات في SharePoint.

يمكن للمستخدمين أيضا تطبيق تسميات الاستبقاء مباشرة في Teams، من علامة التبويب ملفات :

تطبيق تسمية استبقاء في قناة Teams، علامة التبويب ملفات.

تطبيق تسمية استبقاء افتراضية على كافة المحتويات في مكتبة SharePoint أو مجلد أو مجموعة مستندات

يتطلب هذا الأسلوب نشر تسميات الاستبقاء إلى نهج تسمية الاستبقاء.

بالإضافة إلى السماح للأشخاص بتطبيق تسمية استبقاء على المستندات الفردية، يمكنك أيضا تطبيق تسمية استبقاء افتراضية على مكتبة أو مجلد أو مجموعة مستندات SharePoint. في هذا السيناريو، يمكن أن ترث المستندات الموجودة في هذا الموقع تسمية الاستبقاء الافتراضية المحددة. على الرغم من تطبيق نفس التسمية، سيتم الاحتفاظ بكل مستند وحذفه بشكل منفصل، وفقا لبداية إعداد فترة الاستبقاء في التسمية.

بالنسبة لمكتبة المستندات، يتم تكوين التسمية الافتراضي في صفحة إعدادات المكتبة لمكتبة مستندات. عند اختيار تسمية الاستبقاء الافتراضية، يمكنك أيضا اختيار تطبيقها على العناصر الموجودة في المكتبة.

على سبيل المثال، إذا كان لديك تسمية استبقاء للمواد التسويقية، وكنت تعرف أن مكتبة مستندات معينة تحتوي على هذا النوع من المحتوى فقط، يمكنك جعل تسمية استبقاء المواد التسويقية التسمية الافتراضية لجميع المستندات في تلك المكتبة.

تطبيق خيار التسمية على صفحة إعدادات المكتبة.

سلوك التسمية عند استخدام تسمية افتراضية ل SharePoint

بالنسبة لتسميات الاستبقاء القياسية التي تطبقها كتسمية استبقاء افتراضية لمكتبة أو مجلد أو مجموعة مستندات:

  • سيتم تطبيق تسمية الاستبقاء هذه على جميع العناصر الجديدة غير المسماة في الحاوية.

  • بالنسبة للمجلدات، يتدفق التوريث إلى أي مجلدات فرعية وعناصر ترث التسمية من أقرب مجلد لها.

  • إذا حددت خيار تطبيق التسمية الافتراضية على العناصر الموجودة: تحتفظ العناصر المسماة بالفعل بتسمية الاستبقاء الخاصة بها، ما لم يتم تطبيقها بواسطة تسمية افتراضية مختلفة.

  • إذا قمت بتغيير تسمية الاستبقاء الافتراضية للحاوية: يتم تغيير تسميات الاستبقاء الموجودة المطبقة على العناصر الموجودة في تلك الحاوية فقط إذا حددت خيار تطبيق التسمية الافتراضية على العناصر الموجودة وتم تطبيق هذه التسميات بواسطة تسمية افتراضية.

  • إذا قمت بإزالة تسمية الاستبقاء الافتراضية للحاوية: تحتفظ العناصر بتسمياتها.

  • إذا قمت بنقل عنصر مع تسمية استبقاء افتراضية مطبقة من حاوية إلى حاوية أخرى: يحتفظ العنصر بتسمية الاستبقاء الافتراضية الحالية الخاصة به، حتى إذا كان الموقع الجديد يحتوي على تسمية استبقاء افتراضية مختلفة. فقط إذا قمت بتغيير التسمية الافتراضية لهذا الموقع الجديد، يمكن للعنصر المنقول توريث التسمية الافتراضية من موقعه الحالي.

عند تطبيق التسميات التي ليست تسميات استبقاء قياسية ولكنها تضع علامة على العناصر كسجلات (أو سجلات تنظيمية)، يمكن تغيير هذه التسميات أو إزالتها يدويا فقط.

تطبيق تسمية استبقاء تلقائيا على البريد الإلكتروني باستخدام القواعد

في Outlook، يمكنك إنشاء قواعد لتطبيق تسمية استبقاء.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تطبق تسمية استبقاء معينة على جميع الرسائل المرسلة إلى أو من مجموعة توزيع معينة.

لإنشاء قاعدة، انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنصر >قواعد>إنشاء> قواعدخيارات متقدمة> تطبيقنهج>الاستبقاء.

معالج القواعد مع خيار لتطبيق نهج الاستبقاء.

على الرغم من أن واجهة المستخدم تشير إلى نهج الاستبقاء، إلا أن تسميات الاستبقاء الخاصة بك هي التي تظهر هنا ويمكن تحديدها، وليس نهج الاستبقاء الخاصة بك.

تحديث تسميات الاستبقاء ونهجها

إذا قمت بتحرير تسمية استبقاء أو نهج تسمية استبقاء، وتم تطبيق تسمية الاستبقاء أو النهج بالفعل على المحتوى، فسيتم تطبيق الإعدادات المحدثة تلقائيا على هذا المحتوى بالإضافة إلى المحتوى المحدد حديثا.

لا يمكن تغيير بعض الإعدادات بعد إنشاء التسمية أو النهج وحفظها، والتي تتضمن:

  • أسماء تسميات الاستبقاء ونهجها ونوع النطاق (التكيفي أو الثابت) وإعدادات الاستبقاء باستثناء فترة الاستبقاء. ومع ذلك، لا يمكنك تغيير فترة الاستبقاء عندما تستند فترة الاستبقاء إلى وقت تسمية العناصر.
  • خيار وضع علامة على العناصر كسجل.

حذف تسميات الاستبقاء

لحذف تسمية استبقاء، يجب تطبيق جميع الشروط الثلاثة:

  • التسمية غير مضمنة في أي نهج لتسمية الاستبقاء
  • لم يتم تكوين التسمية للاستبقاء المستند إلى الحدث
  • لم يتم تكوين التسمية لوضع علامة على العناصر كسجلات تنظيمية

عند استيفاء جميع هذه الشروط:

  • يمكنك دائما حذف تسمية استبقاء لا تضع علامة على العناصر كسجلات (يشار إليها أحيانا باسم "تسمية الاستبقاء القياسية"). ينجح الحذف حتى إذا تم تطبيق التسمية على العناصر، ثم تتم إزالة تسمية الاستبقاء من هذه العناصر.

  • يمكنك حذف تسمية استبقاء تحدد العناصر كسجلات فقط إذا لم يتم تطبيق التسمية على العناصر. إذا تم تطبيق التسمية على العناصر، يفشل الحذف وتشاهد ارتباطا إلى مستكشف المحتوى لتحديد العناصر المسماة. قد يستغرق الأمر ما يصل إلى يومين حتى يعرض مستكشف المحتوى العناصر المسماة. في هذا السيناريو، قد يتم حذف تسمية الاستبقاء دون إظهار الارتباط إلى مستكشف المحتوى.

تأمين النهج لمنع التغييرات

إذا كنت بحاجة إلى التأكد من أنه لا يمكن لأي شخص إيقاف تشغيل النهج أو حذف النهج أو جعله أقل تقييدا، فشاهد استخدام تأمين الاحتفاظ لتقييد التغييرات على نهج الاستبقاء ونهج تسمية الاستبقاء.

استكشاف أخطاء نهج تسمية الاستبقاء وإصلاحها

إذا لم تعمل نهج تسمية الاستبقاء كما هو متوقع أو رأيت أخطاء تتعلق بهذه النهج، فاستخدم موارد استكشاف الأخطاء وإصلاحها التالية:

الخطوات التالية

لمساعدتك في تعقب التسميات المطبقة من نهج تسمية الاستبقاء المنشورة:

الاستبقاء المستند إلى الحدث هو سيناريو آخر مدعوم لتسميات الاستبقاء. لمزيد من المعلومات، راجع بدء الاستبقاء عند حدوث حدث.