تعرّف على إدارة السجلات

  • مقالة

إرشادات ترخيص Microsoft 365 للامتثال للأمان &

نظام إدارة السجلات، المعروف أيضا باسم إدارة السجلات والمعلومات، هو حل للمؤسسات لإدارة السجلات التنظيمية والقانونية والسجلات المهمة للأعمال. تساعدك إدارة السجلات ل Microsoft Purview على تحقيق الالتزامات القانونية لمؤسستك، وتوفر القدرة على إثبات الامتثال للوائح، وتزيد من الكفاءة مع التصرف المنتظم في العناصر التي لم تعد مطلوبة للاحتفاظ بها أو لم تعد ذات قيمة أو لم تعد مطلوبة لأغراض العمل.

استخدم الإمكانات التالية لدعم حل إدارة السجلات لبيانات Microsoft 365:

  • تسمية العناصر كسجل. إنشاء تسميات الاستبقاء وتكوينها لوضع علامة على العناصر كسجل يمكن بعد ذلك تطبيقه من قبل المستخدمين أو تطبيقها تلقائيا عن طريق تحديد المعلومات الحساسة أو الكلمات الأساسية أو أنواع المحتوى.

  • ترحيل متطلبات الاستبقاء وإدارتها باستخدام خطة الملف. باستخدام خطة ملف، يمكنك إحضار خطة استبقاء موجودة إلى Microsoft 365، أو إنشاء خطة جديدة لقدرات الإدارة المحسنة.

  • تكوين إعدادات الاستبقاء والحذف باستخدام تسميات الاستبقاء. تكوين تسميات الاستبقاء مع فترات الاستبقاء والإجراءات استنادا إلى عوامل مختلفة تتضمن تاريخ آخر تعديل أو إنشاء.

  • ابدأ فترات استبقاء مختلفة عند حدوث حدث مع الاستبقاء المستند إلى الحدث.

  • مراجعة التصرف والتحقق من صحته مع مراجعات التصرفوإثبات حذف السجلات.

  • تصدير معلومات حول جميع العناصر التي تم التخلص منها باستخدام خيار التصدير.

  • قم بتعيين أذونات محددة لوظائف إدارة السجلات في مؤسستك للحصول على حق الوصول الصحيح.

باستخدام هذه الإمكانات، يمكنك دمج جداول ومتطلبات الاستبقاء الخاصة بمؤسستك في حل إدارة السجلات الذي يدير الاستبقاء وإعلان السجلات والتصرف، لدعم دورة الحياة الكاملة للمحتوى الخاص بك.

بالإضافة إلى الوثائق عبر الإنترنت، قد تجد أنه من المفيد تنزيل مجموعة مع الأسئلة المتداولة من ندوة الإنترنت لإدارة السجلات. لم يعد تسجيل ندوة الإنترنت الفعلية متوفرا.

تلميح

إذا لم تكن عميل E5، فاستخدم الإصدار التجريبي من حلول Microsoft Purview لمدة 90 يوما لاستكشاف كيفية مساعدة قدرات Purview الإضافية لمؤسستك في إدارة احتياجات أمان البيانات والامتثال. ابدأ الآن في مركز الإصدارات التجريبية مدخل التوافق في Microsoft Purview. تعرف على تفاصيل حول شروط التسجيل والإختبر.

السجلات

عند الإعلان عن عنصر ما كسجل باستخدام تسمية استبقاء:

يمكنك استخدام تسميات الاستبقاء لوضع علامة على العناصر كسجل أو سجل تنظيمي. يتم شرح الفرق بين هذين الاثنين في القسم التالي. يمكنك إما نشر هذه التسميات بحيث يمكن للمستخدمين والمسؤولين تطبيقها يدويا على العناصر، أو للتسميات التي تضع علامة على العناصر كسجل، يمكنك تطبيق هذه التسميات تلقائيا.

باستخدام تسميات الاستبقاء للإعلان عن السجلات، يمكنك تنفيذ استراتيجية واحدة ومتسقة لإدارة السجلات عبر بيئة Microsoft 365.

مقارنة القيود للإجراءات المسموح بها أو المحظورة

استخدم الجدول التالي لتحديد القيود التي يتم وضعها على العناصر نتيجة لتطبيق تسمية استبقاء قياسية، وتسميات الاستبقاء التي تضع علامة على العناصر كسجل أو سجل تنظيمي.

تحتوي تسمية الاستبقاء القياسية على إعدادات وإجراءات الاستبقاء ولكنها لا تضع علامة على العناصر كسجل أو سجل تنظيمي.

ملاحظة

للاكتمال، يتضمن الجدول أعمدة لسجل مؤمن وغير مؤمن، والذي ينطبق على SharePoint وOneDrive، ولكن ليس Exchange. تستخدم القدرة على تأمين سجل وإلغاء تأمينه إصدار السجل غير المعتمد لعناصر Exchange. لذلك بالنسبة لجميع عناصر Exchange التي تم وضع علامة عليها كسجل، فإن السلوك يعين إلى العمود Record - lockedوالعمود Record - unlocked غير ذي صلة.

العمل تسمية الاستبقاء سجل - مؤمن سجل - غير مؤمن السجل التنظيمي
تحرير المحتويات يسمح حظر يسمح حظر
تحرير الخصائص، بما في ذلك إعادة التسمية يسمح مسموح به 1 يسمح حظر
حذف مسموح به 2 حظر حظر حظر
نسخ يسمح يسمح يسمح يسمح
الانتقال داخل الحاوية 3 يسمح يسمح يسمح يسمح
التنقل عبر الحاويات 3 يسمح مسموح به إذا لم يتم إلغاء تأمينه أبدا حظر حظر
فتح/قراءة يسمح يسمح يسمح يسمح
تغيير التسمية يسمح مسموح به - مسؤول الحاوية فقط حظر حظر
إزالة التسمية يسمح مسموح به - مسؤول الحاوية فقط حظر حظر

الحواشي السفليه:

1 يسمح بتحرير خصائص سجل مؤمن بشكل افتراضي ولكن يمكن حظرها بواسطة إعداد مستأجر فيإعدادات> إدارة سجلات إدارة> مدخل التوافق في Microsoft Purview >Recordsتسميات >الاستبقاءالسماح بتحرير خصائص السجل.

2 يمكن حظر حذف العناصر المسماة في SharePoint وOneDrive كإعداد مستأجر فيإعدادات> إدارة >سجلات إدارة مدخل التوافق في Microsoft Purview>Recordsتسميات> الاحتفاظبحذف العناصر.

عند تطبيق تسمية استبقاء على عنصر قائمة يحتوي على مرفق مستند، لا يرث هذا المستند إعدادات الاستبقاء ويمكن حذفه من عنصر القائمة. في المقابل، إذا تم الإعلان عن عنصر القائمة هذا كسجل مع تسمية استبقاء، فسيرث مرفق المستند إعدادات الاستبقاء ولا يمكن حذفه.

3 تتضمن الحاويات مواقع SharePoint وحسابات OneDrive وعلب بريد Exchange.

هام

الفرق الأكثر أهمية للسجل التنظيمي هو أنه بعد تطبيقه على المحتوى، لا يمكن لأي شخص، ولا حتى مسؤول عام، إزالة التسمية.

تحتوي تسميات الاستبقاء المكونة للسجلات التنظيمية أيضا على قيود المسؤول التالية:

  • لا يمكن جعل فترة الاستبقاء أقصر بعد حفظ التسمية، بل يتم تمديدها فقط.
  • لا تدعم نهج التسمية التلقائية هذه التسميات، ويجب تطبيقها باستخدام نهج تسمية الاستبقاء.

بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن تطبيق تسمية تنظيمية على مستند تم سحبه في SharePoint.

بسبب القيود والإجراءات التي لا رجعة فيها، تأكد من أنك حقا بحاجة إلى استخدام السجلات التنظيمية قبل تحديد هذا الخيار لتسميات الاستبقاء الخاصة بك. للمساعدة في منع التكوين العرضي، لا يتوفر هذا الخيار بشكل افتراضي ولكن يجب تمكينه أولا باستخدام PowerShell. يتم تضمين الإرشادات في تعريف السجلات باستخدام تسميات الاستبقاء.

التحقق من صحة السجلات التي تم ترحيلها

إذا كنت تقوم بترحيل الملفات إلى SharePoint أو OneDrive وتحتاج مؤسستك إلى إدارة هذه العناصر كسجلات، فقد تحتاج إلى التحقق من عدم تغيير الملفات والاحتفاظ بحالة الثبات الخاصة بها. على سبيل المثال، أنت تستخدم حل ترحيل وتحتاج إلى تلبية متطلبات سلسلة الحضانة. قد لا تكون خصائص الملفات النموذجية وأساليبها المستخدمة غالبا لهذا النوع من التحقق من الصحة، مثل حجم الملف أو تجزئة الملف، كافية لأن SharePoint يقوم تلقائيا بتحديث بيانات التعريف لملف عند تحميله.

بدلا من ذلك، للتحقق من صحة الملفات التي تم ترحيلها، يمكنك استخدام قيمة الخاصية vti_writevalidationtoken ، وهي تجزئة XOR مشفرة ب base64 للملف قبل تعديله بواسطة SharePoint. استخدم الخطوات التالية:

  1. قم بإنشاء تجزئة XOR للملف الأصلي باستخدام خوارزمية QuickXorHash. لمزيد من المعلومات، راجع قصاصة برمجية خوارزمية QuickXorHash.

  2. ترميز Base64 لتجزئة XOR. لمزيد من المعلومات، راجع وثائق أسلوب Base64Encode.

  3. بعد ترحيل الملف، قم باسترداد قيمة الخاصية vti_writevalidationtoken من الملف الذي تم تحميله.

  4. قارن القيمة التي تم إنشاؤها في الخطوة 2 بالقيمة التي تم استردادها في الخطوة 3. يجب أن تتطابق هاتين القيمتين. إذا فعلوا ذلك، فقد تحققت من أن الملف لم يتغير.

إرشادات التكوين

راجع بدء استخدام إدارة السجلات. تحتوي هذه المقالة على معلومات حول الاشتراكات والأذونات والارتباطات إلى إرشادات التكوين الشاملة لسيناريوهات إدارة السجلات.