ترجمة حل Excel الحالي إلى نموذج بيانات جديد
العقبة الرئيسية للمستخدمين الذين يقومون بترجمة العملية الخاصة بهم من جدول بيانات Excel إلى تطبيق اللوحة هو نموذج البيانات. أصبح الأشخاص معتادين علي اعتبار البيانات بطريقة معينة؛ ومع ذلك، قد لا يعمل هذا الأسلوب مع التقنية الأحدث. على سبيل المثال، فِي سيناريو هذه الوحدة، تقوم بتتبع المصروفات التي لديك معلومات لكل تقرير مصروفات رحلة ولكل مصروفات فردية. قد تميل إلى وضع كافة المعلومات معاً فِي جدول واحد لأن التقرير موجود فِي جدول بيانات واحد. ومع ذلك، لن يؤدي هذا الأسلوب إلى تحسين هذا الحل الخاص.
ومن الطرق التي يمكن استخدامها هو إنشاء هذا التقرير فِي جدول واحد:
اسم الجدول: تقرير المصروفات
الأعمدة:
Traveler First Name
Traveler Last Name
Traveler Email
وجهة الرحلة
تاريخ المغادرة
تاريخ الوصول
المصروفات
الفئة
جدول الحسابات
تاريخ الحركة
المبلغ
الإجمالي
قد يعمل هذا الأسلوب؛ ومع ذلك، فإنك ستقوم بتكرار نفس المعلومات، مثل اسم المسافر، وعنوان البريد الإلكتروني، وتفاصيل الرحلة. بدلاً من ذلك، يمكنك جعل المعلومات التي تبقى ثابتة فِي موضع التركيز فِي السطر، كما يلي:
اسم الجدول: تقرير المصروفات
الأعمدة
Traveler First Name
Traveler Last Name
البريد الإلكتروني للمسافر
وجهة الرحلة
تاريخ المغادرة
تاريخ الوصول
المصروفات 1
الفئة 1
جدول الحسابات 1
تاريخ الحركة 1
المبلغ 1
المصروفات 2
الفئة 2
جدول الحسابات 2
تاريخ الحركة 2
المبلغ 2
المصروفات 3
الفئة 3
جدول الحسابات 3
تاريخ الحركة 3
المبلغ 3
الإجمالي
لا يقوم إعداد البيانات هذا بتكرار المعلومات، لكنه لا يزال يحتوي على مشكلة. والآن، يتم تحديد عدد عناصر المصروفات التي يمكنك سردها فِي تقرير واحد. على الرغم من إضافة عدة أعمدة لتغطية عناصر المصروفات، إلا أنك لا تزال مقيداً، مما سيؤدي إلى إنشاء جدول يمكن أن يكون مربكاً ويصعب العمل معه.
بدلاً من ذلك، ضع فِي الاعتبار الإعداد التالي:
اسم الجدول: تقرير المصروفات
الأعمدة:
معرّف تقرير المصروفات
Traveler First Name
Traveler Last Name
البريد الإلكتروني للمسافر
وجهة الرحلة
تاريخ المغادرة
تاريخ الوصول
الإجمالي
اسم الجدول: تفاصيل تقرير المصروفات
الأعمدة:
معرّف تقرير المصروفات
المصروفات
الفئة
جدول الحسابات
تاريخ الحركة
المبلغ
ومن خلال تقسيم تقرير المصروفات إلى جدولين، فإنك قد قمت بإنشاء إعداد بيانات نظيف لا يقوم بتكرار المعلومات أو تحديد عدد عناصر المصروفات التي يمكنك إضافتها. يمكنك ربط الجداول معاً باستخدام حقل المعرّف الخاص بالجدول الرئيسي، والذي يمكنك تخزينه فِي جدول التفاصيل. تُعرف علاقات الجدول هذه باسم علاقات الأصل والتابع. جدول تقرير المصروفات هو الأصل الذي يحتوي على سجل أو صنف واحد لكل تقرير، والجدول الخاص بتفاصيل تقرير المصروفات هو التابع، والذي يحتوي على العديد من السجلات لكل تقرير.
عند تسميتها بالعلاقات الأصل/التابع يساعد فِي إظهار كيفية ارتباط هذه الجداول، قد تكون على دراية بالمصطلحات الأخرى لتصنيف العلاقات، مثل علاقة واحد إلى متعدد (1: N)، واحد إلى واحد (1:1)، أو متعدد إلى متعددة (M:N). في هذا المثال، لديك علاقة واحد إلى متعدد، حيث يرتبط سجل واحد موجود فِي جدول تقرير المصروفات بعدد من السجلات الموجودة فِي جدول تفاصيل تقرير المصروفات. يمكن أن يساعد الإشارة إلى العلاقات بهذه الطريقة على تمييز كيفية ارتباط الجداول ببعضها البعض عندما تقوم بإنشاء نموذج بيانات أكبر.
كما يتوسع الحل الخاص بك، يمكنك إضافة مزيد من الجداول بعلاقات مختلفة لتوسيع الأداء الوظيفي فِي التطبيق الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج كافة الجداول إلى عمود الهوية، يشار إلى بعضها أحياناً باسم المفتاح الأساسي. تعرض اللقطة التالية مثالاً لما قد يبدو عليه نموذج البيانات المكتمل.
وتوضح الصورة السابقة أنه تمت إضافة جدول أحد المستخدمين. تم إجراء هذه الإضافة بحيث لا يحتاج المستخدم إلى إدخال المعلومات التي سيعرفها النظام بالفعل. علاوة على ذلك، لا يحتاج المستخدم إلى إدخال المعلومات الخاصة بهم عندما يكون لديهم تقرير مصروفات جديد. وقد تم إضافة حقل الحالة أيضاً بحيث يمكن للمسافرين معرفة مرحلة عملية الاعتماد التي يوجد بها تقرير المصروفات الخاص بهم. يمكنك توسيع المزيد لتضمين جدول الموافقات لتعقب وقت وتاريخ المعتمدين المختلفين أو إضافة المزيد من أنواع المصروفات، ولكن لن يتم تغطية هذه التفاصيل أثناء هذا المسار التعليمي.