nejčastější dotazy k Microsoft Bookings

Microsoft Bookings je aplikace Microsoft 365, která usnadňuje plánování a správu schůzek. Bookings zahrnuje webový rezervační kalendář a integruje se s Outlookem, aby optimalizoval kalendář vašich zaměstnanců. Zákazníci tak můžou flexibilně rezervovat čas, který jim nejlépe vyhovuje. Automatizované e-maily s oznámením omezují počet nezobňování a organizace šetří čas díky omezení opakovaných úkolů plánování. Bookings vám pomůže snadno provádět virtuální schůzky přes Skype nebo Microsoft Teams. Bookings také pomáhá spravovat každodenní plánování prostřednictvím webové aplikace Bookings nebo v Teams. Bookings je navržená tak, aby splňovala potřeby více částí jakékoli organizace.

Bookings je k dispozici s následujícími předplatnými:

• Office 365:A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 a G5.
• Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium. Bookings není k dispozici jako samostatná aplikace. Outlook Web App nebo Outlook na webu musí být povolené, aby bylo možné používat Bookings.

Licence Bookings poskytuje všechny funkce, včetně vytváření a správy kalendářů. Uživatelé můžou zobrazovat a upravovat existující kalendáře, když jsou tito uživatelé přidaní jako zaměstnanci v roli správce nebo čtenáře.

Bookings je online služba, takže nemusíte nic stahovat. Stačí přejít na výběr aplikace ve webovém prostředí Microsoftu 365.

Vaši zákazníci uvidí Bookings kalendář, který publikujete online pro služby, časy a zaměstnance, které zvolíte.

Po přidání dostanou zaměstnanci e-mail s žádostí o přijetí nebo odmítnutí žádosti. Můžou otevřít stejný e-mail a vybrat Odmítnout, aby je nebylo možné rezervovat.

Každý, kdo má licenci na podporované předplatné nebo je přidaný jako zaměstnanec v rolích Správce nebo Čtenář, má přístup k Bookings ve výběru aplikace v rámci webového prostředí Microsoftu 365.

Ano. Poskytujeme vám způsob, jak vložit kalendář Bookings na váš web prostřednictvím prvku iFrame. Kód pro vložení odkazu se nachází na kartě Bookings stránky v aplikaci Bookings.

Ano. Odkaz na vaši rezervační stránku poskytujeme na kartě Stránka rezervace ve webové aplikaci. Stačí, když tento odkaz poskytnete zákazníkům nebo klientům a zobrazí se jim nejnovější informace o dostupnosti pro vaši firmu. Alternativně můžete stránku rezervace sdílet na sociálních sítích nebo dokonce použít funkci vložení k jejímu hostování v prvku iFrame. Máte také možnost řídit, kdo bude mít na stránku přístup. Můžete to udělat tak, že zakážete přímé indexování vyhledávacích webů a omezíte přístup jenom na uživatele ve vaší organizaci.

Správci můžou Bookings v Centrum pro správu Microsoftu 365 vypnout, pokud chtějí. Postupujte podle těchto pokynů.

Zákazník může také zakázat přístup k Bookings pro určité oprávněné licence ve svém tenantovi. Můžou buď použít zásadu skupiny k omezení licencí, nebo implementovat zásadu poštovní schránky Outlook Web Appu (OWA), která omezuje, kdo může vytvářet nové Bookings kalendáře.

Pokud pomocí zásady poštovní schránky aplikace OWA zakážete přístup k Bookings, budou mít všichni uživatelé Bookings licenci, ale když se pokusí o přístup k aplikaci, budou úspěšní jenom v případě, že jsou součástí zásad nebo pokud byli přidáni do existujícího Bookings kalendáře jako zaměstnanci. Podrobnosti najdete tady v části Povolit vytváření Bookings kalendářů jenom vybraným uživatelům.

Ne, v Bookings není žádná podpora plateb.

Ano, Bookings je přizpůsobitelný a dá se použít pro různé scénáře. Při nastavování Bookings kalendáře je možné přizpůsobit řadu aspektů webové stránky plánování, informací o vaší firmě, podrobností o zaměstnancích, typů služeb a zásad plánování.

Odlehčená verze Bookings je teď dostupná jako aplikace v Teams. Další informace najdete v tématu Přehled aplikace Bookings v Teams. Ve webové aplikaci se objeví funkce přímých odkazů a po nastavení můžete každodenní používání Bookings provádět, aniž byste museli opustit Teams. Toky informací napříč platformami

Bookings je ideální řešení pro podnikové i malé firmy v různých odvětvích. Mezi případy použití patří:

• Finanční služby

  • Konzultace
  • bankovní a pojišťovací služby
  • daňové podání

• Lidské zdroje (HR)

  • pohovory s kandidáty
  • onboarding
  • pomoc s výhodami
  • školení a semináře

• Zdravotní péče

  • návštěvy pacientů
  • Spolupráce zprostředkovatele s poskytovatelem
  • konzultace s pojištěním

• Státní & veřejný sektor

  • soudní jednání a soudní řízení
  • veřejné služby
  • schůzky oddělení

• Vzdělávání --K-12

  • konference rodičů a učitelů
  • školní radnice
  • návštěvy studentů a poradců

• Education - Vyšší Ed

  • úřední hodiny
  • Doučování
  • služby pro studenty
  • registrace na zkoušku

• Maloobchod

  • asistované nákupy
  • plánování dodavatelů
  • služby návrhu

• Obecné potřeby podniku a malé firmy

  • schůzky se zákazníky a klienty
  • technická podpora
  • právní recenze
  • Zařízení

Svého současného poskytovatele si můžete ponechat, ale Bookings odešle všechna oznámení na e-mail použitý ve vašem účtu Microsoft 365.

Ano. Zaměstnance můžete přidat do libovolného e-mailu. I když si s nimi někdo rezervuje schůzku, dostane e-mailové potvrzení a pozvánku do kalendáře.

Ano. Pomocí jednoho účtu můžete vytvořit a spravovat více Bookings kalendář. Můžete mezi nimi přepínat pomocí kurzoru vedle názvu firmy ve webové aplikaci Bookings.

Ne. Bookings je výhradně cloudová aplikace. Ve federovaných nebo hybridních prostředích se nepodporuje.

Každý nový kalendář Bookings vytvoří odpovídající poštovní schránku v Exchangi a související položku v Microsoft Entra ID, kde je položka uvedená jako nelicencovaný uživatel.

Pokud chcete odstranit kalendář Bookings, musíte odstranit přidruženou poštovní schránku v Systému Exchange. Viz Odstranění poštovní schránky Exchange.

Jedinými lidmi, kteří mají přístup k Bookings kalendářům, které vytvoříte (prostřednictvím webové aplikace), je každý, kdo byl přidán jako pedagog, a to buď v roli správce, nebo v roli čtenáře. Správci tenanta uvidí seznam všech Bookings poštovních schránek v Exchangi a Microsoft Entra ID.

Online schůzky jsou dostupné v rámci Bookings při používání klientů Skypu nebo Microsoft Teams. Online schůzky je možné povolit na úrovni služby a vámi zvolený klient schůzky (Skype nebo Teams) bude ve výchozím nastavení nastavený pro rezervovaného pedagoga. Pokud se chcete připojit k online schůzkám, každá nová událost má k události připojený jedinečný odkaz na schůzku. Možnosti připojení jsou součástí události a v potvrzovací e-maily pro zákazníka.

Nastavení s názvem Maximální doba předstihu určuje nejdál dopředu (měřeno ve dnech), kdy je možné provést rezervaci. Mezi minimální dobou předstihu (minimální doba v hodinách pro rezervace a zrušení) a maximální dobou předstihu musí být alespoň 24 hodin. Maximální dobu předstihu je možné nastavit na jeden den, pokud je minimální doba předstihu nastavená na 0 hodin. To znamená, že zákazník může zrušit rezervaci až do okamžiku, kdy začne, a zákazníci si můžou rezervace naplánovat jenom v případě, že schůzka spadá do následujícího dne.

Všechny časy jsou ve výchozím nastavení v obchodním časovém pásmu (vaše místní časové pásmo). V tomto časovém pásmu se zobrazí jakékoli nastavení, které nakonfigurujete pro kalendář Bookings, například pracovní doba. Stránka Samoobslužná služba umožňuje zobrazit všechny časy schůzek v časovém pásmu koncového uživatele, které je možné v případě potřeby vypnout. Pokud možnost Vždy zobrazovat časové úseky v časovém pásmu firmy zůstane na kartě Bookings stránce nezaškrtnutá, zobrazí se uživatelům, kteří stránku navštíví, časové úseky ve vlastních místních časových pásmech.

V Bookings není k dispozici žádné nastavení časového pásma pro zaměstnance. Časové pásmo zaměstnanců a pracovní doba jsou v pracovním časovém pásmu.

E-mailové adresy se řídí a spravují na úrovni nastavení Microsoftu 365 a závisí na nastavení konfigurace domény. Další informace najdete tady.

Sms zprávy jsou v současné době dostupné v Severní Amerika a k doručování ZPRÁV se používá účet Skype nebo Twilio.

Potvrzení rezervace se odešle do doručené pošty poskytovatele služeb i zákazníka. Potvrzovací e-mail obsahuje *.ics soubor přílohu, kterou pak můžete přidat do kalendáře uživatele se všemi relevantními podrobnostmi o události.

Ne, aktuálně Bookings události se dají upravovat jenom z webového portálu Bookings.

E-maily se aktivují na základě nastavení na kartě Služby ve webové aplikaci Bookings. Rezervace provedená zákazníkem na stránce Samoobslužná služba nebo na kartě Kalendář ve webové aplikaci Bookings aktivuje e-mail s potvrzením a připomenutím. Totéž se stane, když někdo provede změnu rezervace prostřednictvím tlačítka Spravovat rezervaci v potvrzovací e-mailu nebo ve webové aplikaci. E-maily s připomenutím se odesílají v zadaném časovém období před událostí, jak je podrobně popsáno na kartě Služby ve webové aplikaci Bookings.

Ano, máme funkci skupinové rezervace, která umožňuje více lidem rezervovat stejnou schůzku najednou (například pro třídu fitness). Tato funkce je podrobně popsaná tady.

Ano. Na kartě Stránky Rezervace ve webové aplikaci je zaškrtávací políčko: Vyžadovat účet Microsoft 365 nebo Office 365 od mé organizace k rezervaci. Zaškrtnutím tohoto políčka omezíte přístup k samoobslužné stránce jenom na uživatele ve vašem tenantovi. Ke kalendáři Bookings, který se nachází ve webové aplikaci pro vytvoření a správu, mají přístup jenom osoby přidané na stránku jako zaměstnanci s rolemi správce nebo čtenáře.

Nejnovější data propojená s vaší domovskou stránkou se načtou při každém načtení webové aplikace. Další informace o typu informací sledovaných Bookings najdete v tomto článku podpory.

Čas vypnutí záznamu ve webové aplikaci Bookings aktivuje e-mail s oznámením pro zaměstnance. Pokud jsou někteří zaměstnanci s oznámením zmatení, doporučujeme, abyste do poznámek nebo názvu Time-Off oznámení přidali další podrobnosti, abyste lépe informovali zaměstnance o tom, co se děje na straně správce.

Procesem by bylo použít Graph API k získání podrobností o poštovní schránce a pak tyto podrobnosti použít k vytvoření nové poštovní schránky. Dokumentace k rozhraní API je tady.

Všichni Bookings zaměstnanci přiřazení k roli Správce si můžou stáhnout hodnoty oddělené tabulátory (. TSV) se všemi rezervacemi provedenými během posledních 120 dnů. Bookings sestavy si můžete stáhnout v nástroji . Formulář TSV na kartě Domů na stránce Bookings. Rozhraní API Bookings je také možné použít ke shromažďování těchto dat pro více přizpůsobené a konkrétnější účely. Další informace najdete v tématu Informace o vytváření sestav pro Bookings.

Ano, můžete buď vytvořit samostatné kalendáře Bookings pro každou službu, nebo můžete přejít na kartu Služby a vybrat Podrobnosti o službě. Na stránce Rezervace služby se zobrazí pouze adresa URL pro danou konkrétní službu. Pak můžete tuto adresu URL sdílet, což je pro danou konkrétní službu.

Doporučujeme povolit zaškrtávací políčko Souhlas s používáním dat o zákaznících na stránce Rezervace a přizpůsobit ho tak, aby správně vyjadřoval požadavky vaší organizace na zveřejnění nebo souhlas. Další možností je přidat do služby vlastní pole, které obsahuje odkaz na formulář souhlasu. Potom vyžadovat, aby si zákazníci před vytvořením schůzky potvrdili vyplněný formulář. Adresu URL formuláře souhlasu můžete také přidat jako další poznámky v potvrzovací a upomínce e-mailu.

Možnost, aby zákazníci při rezervaci vybrali konkrétní zaměstnance, je možné zcela odebrat zrušením výběru možnosti Povolit zákazníkům vybrat konkrétní osobu pro rezervaci na stránce Rezervace nebo v části Služby. Bookings automaticky přiřadí k rezervaci náhodně dostupného pedagoga na základě dostupnosti personálu.

Rezervace může podporovat velké množství návštěvníků a rezervací najednou. Pokud na stránce dochází k velkému objemu provozu, uživatelům se zobrazí chyba "Server zaneprázdněn". Dostupnost události se aktualizuje při načtení stránky a při rezervaci. Pokud se stejnou schůzku pokouší rezervovat více lidí najednou, Bookings umožní rezervaci tohoto času jenom jedné osobě. Ostatním potenciálním zákazníkům se zobrazí zpráva s oznámením, že najdou jiný čas.

Bookings je aplikace Microsoft 365, což znamená, že všechna data jsou uložená na platformě Microsoft 365 a v Exchangi. Bookings se řídí všemi zásadami úložiště dat nastavenými Microsoftem, které jsou stejné jako všechny aplikace Microsoftu 365. Bookings používá sdílené poštovní schránky v Exchange k ukládání podrobností o zákazních, zaměstnaných, službách a událostech. Zásady dodržování předpisů pro sdílené poštovní schránky v Systému Exchange platí také pro Bookings poštovní schránky. Všechna zákaznická data (včetně informací poskytnutých zákazníky při rezervaci) se zachytávají v Bookings a ukládají se v aplikaci, a proto se ukládají v rámci Exchange. Microsoft Bookings používá stejné zásady jako Microsoft 365, které najdete tady.

Každý kalendář Bookings se udržuje nezávisle na sobě. Po kliknutí na stříšku na domovské stránce neexistuje žádné konsolidované zobrazení kromě rozevíracího seznamu hledání.

Přístup k webové aplikaci Bookings zahrnuje ověřování prostřednictvím běžného ověřování Microsoft Entra. Stránka Samoobslužná rezervace může být k dispozici všem uživatelům pomocí odkazu na webovou stránku. Pokud je však vybráno nastavení Vyžadovat účet Microsoft 365 nebo Office 365 od mé organizace k rezervaci, bude stránka omezena pro použití pouze v rámci tenanta Microsoft 365 (pomocí ověřování Microsoft Entra).

Ano, protože Bookings je součástí Exchange, umožňujeme zákazníkům stahovat vlastní data, ke kterým mají přístup, rozhraní Graph API a Exchange Web Services API.

Existuje možnost definovat, na kterou e-mailovou adresu zákazník posílá své odpovědi. Toto nastavení je na kartě Informace o zaměstnání. Samotný název Bookings poštovní schránky lze také změnit v systému Exchange prostřednictvím obvyklých procesů přejmenování poštovní schránky exchange.

Tato funkce už pro dodržování předpisů GDPR existuje. Stránka Rezervace obsahuje pole pro vlastní souhlas přímo v části s podrobnostmi o publikování. Stačí toto políčko zaškrtnout a napsat vlastní zprávu o souhlasu, která se zobrazí jako povinné pole na stránce Samoobslužná služba. Datum a čas, kdy zákazník udělí souhlas, se zaznamená.

Tento oddíl nepodporuje formát rtěný text, ale pod oddíl informace o zaměstnání je možné přidat odkazy, které se zobrazí těsně pod zaškrtávacím políček pro vyjádření souhlasu.

Pomocí následujícího příkazu můžete načíst informace o všech Bookings poštovních schránkách a uživatelích, kteří k nim mají přístup.

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize: Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity, User, AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}

Pokud systém neobsahuje e-mailové informace zákazníka, neexistuje způsob, jak by se potvrzovací e-mail zákazníkovi doručil. E-mailovou adresu můžete nastavit jako povinné pole, což můžete udělat na kartě Služby v Bookings. Pokaždé, když v Bookings vytvoříte novou službu, nastaví se ve výchozím nastavení pole e-mail zákazníka jako povinné pole.

Zaměstnanci jsou v těchto scénářích přiřazováni náhodně ze všech zaměstnanců, kteří jsou k dispozici v době rezervace schůzky. V současné době neexistuje žádný způsob, jak zajistit rovnoměrné rozdělení náhodně přiřazených schůzek mezi všechny zaměstnance nebo limitovat počet přiřazených schůzek pro každého zaměstnance. Pokud existuje vyrovnávání zatížení, které je potřeba provést napříč zaměstnanci po mnoha náhodných zadáních, můžete to provést ručně na kartě Kalendář na stránce Bookings.

Při rezervaci události s povolenými sms zprávami se zákazníkům zobrazí výzva, aby při každé rezervaci zaškrtnuli políčko pro přihlášení. Zákazníci můžou také přímo odpovědět na zprávu SMS (poskytovatele SMS), že chtějí zprávy ukončit, a pak se na toto telefonní číslo neodesílají žádné další sms zprávy. Pokud se zákazník odhlásí z příjmu textových zpráv od poskytovatele, nikoli od samotného Bookings, nebude už v budoucnu dostávat ZPRÁVY SMS, a to ani v případě, že se přihlásí ze stránky Bookings.

Pokud se zobrazí chyba Kalendář tohoto pedagoga nejde synchronizovat, obsahuje tato část několik postupů řešení potíží, které vám pomůžou chybu vyřešit.

Pokud hledáte informace o synchronizaci kalendáře zaměstnanců, přečtěte si článek Přidání pedagogů do Bookings. Ujistěte se, že na stránce s podrobnostmi o pedagogech je zaškrtnuté políčko Události v kalendáři ovlivňují dostupnost .

Aby se Bookings správně synchronizovaly s kalendáři pedagogů, musí každý zaměstnanec sdílet svůj kalendář. Každý zaměstnanec musí při sdílení vlastního kalendáře postupovat podle těchto pokynů.

1. Přihlaste se k Microsoftu 365 a pak ve spouštěči aplikací vyberte Outlook .

2. V horní části stránky vyberte Sdílet>kalendář.

   

3. V části Lidé uvnitř vaší organizace vyberte rozevírací seznam vedle položky Moje organizace a pak vyberte Může zobrazit, když mám čas.

   Poznámka

   Toto nastavení sdílí informace o volném čase s Bookings a dalšími uživateli ve vaší organizaci. Neobsahuje žádné další informace.

   

4. Vyberte Hotovo.

Pokud zaměstnanec opustil vaši společnost a vy jste ho odebrali z vaší organizace Microsoft 365 nebo Office 365, budete ho muset odebrat z Bookings. Nebudou se zobrazovat v kalendáři, aby si u nich zákazníci mohli rezervovat schůzky.

1. Přihlaste se k Microsoftu 365 a přejděte na Bookings>Staff.

2. Najeďte kurzorem myši na jméno pedagoga. Napravo od sloupce Telefon se zobrazí ikony pro úpravy a odstranění.

3. Vyberte ikonu Odstranit .

4. V potvrzovací poli vyberte OK.

Pokud chcete zkontrolovat, jestli máte víc kalendářů, vyberte v nabídce vlevo šipku rozevíracího seznamu vedle názvu vaší společnosti a pak vyberte Otevřít. Pokud máte jenom jeden kalendář, zobrazí se jenom možnost přidat kalendář rezervace. Tento příklad ukazuje, že existuje druhý kalendář s názvem Contoso CO.

Jedná se o přechodnou chybu, ke které obvykle dochází kvůli nestabilnímu připojení k internetu. Tyto problémy se obvykle vyřeší samy po několika minutách.

Pokud se tato chyba zobrazuje i po delší době nebo se zobrazuje často, kontaktujte podporu.

Jedná se o známý problém a náš produktový tým v současné době zkoumá původní příčinu. Pokud narazíte na tento problém, můžete ho zmírnit pomocí těchto kroků.

1. Vyberte Upravit službu pro ovlivněnou službu.

2. Přejděte na kartu Oznámení .

3. Zrušte zaškrtnutí políčka Kromě potvrzovací e-mailu poslat zákazníkovi pozvánku na schůzku.

   

4. Uložte změny.

Pokud problém přetrvává i po provedení těchto kroků, požádejte o další pomoc tým podpora Microsoftu.

Další zdroje informací

• Microsoft Bookings rozšiřuje dostupnost v blogu o podnicích.

• Video How Microsoft Bookings Works

• Začínáme používat Microsoft Bookings

• Zapnutí nebo vypnutí Microsoft Bookings

• Individuální nebo hromadné přidávání uživatelů

• Přidání zaměstnanců do Bookings

• Komponenty rozhraní API pro automatizaci po definování šablony

• Adresa URL pro Bookings Kalendář pro zobrazení

• zásady dodržování předpisů Bookings

• Přizpůsobení a publikování vaší rezervační stránky

• Konfigurace poštovní schránky tenanta

• Bookings skupiny

• Bookings metrik a sledování aktivit

• Veřejná roadmapa M365