Doporučení ke shromažďování a kontrole údajů o nákladech

  • Článek

Platí pro toto doporučení kontrolního seznamu optimalizace nákladů služby Azure Well-Architected Framework:

CO:03 Shromážděte a zkontrolujte data o nákladech. Shromažďování dat by mělo zaznamenávat denní náklady. V sestavách nákladů zahrnují náklady vzniklé (měřené), předplacené náklady (amortizované), trendy a prognózy. Zúčastněné strany by měly pravidelně kontrolovat výdaje oproti rozpočtu a modelu nákladů. Automatizujte upozornění, která aktivují oznámení při klíčových prahových hodnotách a detekují anomálie, které indikují odchylky od směrných hodnot trendů.

Tato příručka popisuje doporučení pro shromažďování a kontrolu dat o nákladech na vaše úlohy. Shromážděte data o nákladech, abyste získali ucelený přehled o vašich úlohách a zajistili optimalizaci útraty. Shromažďování dat zahrnuje všechny indikátory optimalizace nákladů, jako jsou fakturační data, využití prostředků a vzory využití.

Shromážděná data umožňují pochopit náklady na rozhodování o architektuře a obchodní faktory, jako jsou náklady na uživatele nebo jednotku. Z těchto dat získáte jasnější představu o tom, kam peníze putuje a jak optimalizovat útratu. Neshromažďování a kontrola dat o nákladech může vést k překročení rozpočtu, chybějícímu směrnému plánu útraty a nedostatečnému pochopení finančního stavu cloudových úloh.

Definice

Období Definice
Hranice fakturace Rozsah toho, co obsahuje faktura.
Chargeback Účetní model, ve kterém účtujete oddělením za využití úloh a přijímáte od nich platby.
Využití prostředků Velikost kapacity prostředků, kterou úloha využívá.
Zobrazit zpět Účetní model, ve kterém zobrazujete oddělením náklady na využití úloh a neobdržíte od nich platbu.

Klíčové strategie návrhu

Shromažďování dat je nezbytné pro identifikaci příležitostí pro úsporu nákladů, účtování (zpětné zobrazení a vratky) a pro efektivní využití prostředků. Je nutné určit prioritu shromažďování a kontroly dat o nákladech ze všech relevantních zdrojů. Shromážděná data byste měli centralizovat, aby se zjednodušily analýzy a pravidelné kontroly, přiřazovat vlastníky prostředků a tam, kde je to možné, automatizovat výstrahy.

Shromažďování dat o nákladech

Efektivní správa nákladů na cloudové úlohy vyžaduje komplexní přehled o souvisejících výdajích, od výpočetních prostředků až po využití sítě. Shromážděná data poskytují podrobný přehled o tom, kde a jak se prostředky využívají. Umožňuje identifikovat nefektivnost, kvalifikovaně se rozhodovat o přidělování prostředků a nakonec optimalizovat náklady, abyste měli jistotu, že vaše investice bude co nejlepší.

Povolení shromažďování dat Shromažďování dat by mělo zahrnovat všechny zdroje nákladů na úlohy, jako jsou výpočetní prostředky, úložiště, využití sítě a všechny další služby nebo funkce, které úloha používá. Data by měla obsahovat fakturovaná a měřená data. Fakturovaná data jsou skutečná. Odráží skutečné fakturované výdaje. Měřená data představují prediktivní formu dat na základě fakturačních plánů služeb. I když jsou denní řezy měřených dat stále cenné, považují se za dobré odhady , nikoli za přesné údaje. Rozpoznání rozdílů mezi fakturovanými a měřenými daty v těchto komponentách může poskytnout větší přesnost při finančním plánování a analýze.

Použijte všechny dostupné metody shromažďování. Pokud chcete shromažďovat data o nákladech, použijte všechny dostupné nástroje a metody, které máte k dispozici, jako je monitorování nákladů poskytovatele služeb a nástroje pro monitorování nákladů na úlohy. I když tyto nástroje obvykle nabízejí podrobné přehledy o rozpisech nákladů, trendech využití a návrhy optimalizace, nemusí zachytávat všechno. Seznamte se s jejich výchozími možnostmi, jako jsou slovníky dat a taxonomie.

Navrhněte vlastní zobrazení, pokud se vyžadují pro vaši konkrétní úlohu. Pokud váš poskytovatel služeb kromě nativních nástrojů nabízí rozhraní API, můžete je využít, aby se data nákladů načítala programově. Rozhraní API usnadňují automatizované generování sestav nákladů a bezproblémově se integrují se stávajícími systémy pro správu. Nezapomeňte, že cílem je shromáždit podrobnosti o nákladech ze všech možných zdrojů. Ať už to znamená načítání dat přes rozhraní API, ruční zadávání nákladů nebo synchronizaci s finančními systémy, je důležité zajistit centralizovaný a komplexní přehled nákladů.

Centralizace dat o nákladech Centralizovaná data o nákladech umožňují snadnější správu a analýzu těchto dat. Zajišťuje jednotné zobrazení všech nákladů na úlohy prostřednictvím společného datového schématu a umožňuje lepší strategie optimalizace nákladů. Potřebujete zkombinovat data o využití a data by měla přitékat do centrální analytické jímky. Můžete použít nástroj pro správu nákladů poskytovaný vaším poskytovatelem cloudu nebo integrovat data s řešeními pro správu nákladů třetích stran. Cílem je mít nízkonákladové řešení, které bude snadno dostupné autorizovaným zúčastněným stranám a poskytuje robustní možnosti analýzy dat.

Kompromis: Uchovávání dat o nákladech po delší období umožňuje historickou analýzu a identifikaci trendů. Ukládání dat ale může být nákladné. Pokud chcete minimalizovat náklady, ukládejte starší data jako agregované datové body bez členitosti novějších dat. Na základě potřeby analýzy také určete nejlepší dobu uchovávání.

Seskupte data

Seskupování dat umožňuje získat lepší přehled o efektivní správě nákladů. Náklady můžete rozdělit na základě různých dimenzí, jako jsou oddělení nebo projekty, což vám umožní přesně alokovat náklady příslušným zúčastněným stranám. Seskupení dat podporuje transparentnost, odpovědnost a povědomí o nákladech.

Seskupte data o nákladech do smysluplných kategorií, jako jsou zdroje, služby, prostředí, oblasti, oddělení, projekty nebo týmy. Například pochopení rozpisu nákladů na úrovni prostředků a služeb vám může pomoct činit informovaná rozhodnutí o přidělení, škálování nebo dokonce vyřazení prostředků z provozu. Když seskupíte data o nákladech podle prostředí, jako je produkční prostředí, zotavení po havárii nebo kontrola kvality, může vám to pomoct identifikovat nesrovnalosti v nákladech a optimalizovat využití prostředků na základě konkrétních potřeb každého prostředí. Když seskupujete data úloh, zvažte následující doporučení:

  • Shromážděte data o využití a komponentách. Shromážděte podrobné informace o využití a nákladech na jednotlivé komponenty ve vaší úloze. Tato data můžete analyzovat z různých úhlů a získat přehled o rozpisu nákladů.

  • Podívejte se na různé dimenze. Denní výdaje můžete rozdělit podle technických dimenzí (například typů zdrojů nebo kategorií služeb), dimenzí organizace zdrojů (například oddělení nebo týmů) a dimenzí obchodního modelu (například projektů nebo nákladových center). Tento rozpis umožňuje analyzovat náklady na základě dimenzí, které jsou pro váš konkrétní problém nebo scénář nejdůležitější.

  • Použití metadat Metadata se dají použít k seskupování dat a vytváření smysluplných sestav nákladů. Umožňuje identifikovat oblasti s vysokými náklady a implementovat opatření odpovědnosti nebo strategie optimalizace nákladů na úrovni oddělení nebo projektu. Pomocí metadat můžete navrhnout mechanismus pro seskupení nákladů způsobem, který odráží základní obchodní model vaší aplikace. Například označování prostředků pomocí identifikátorů tenantů místo sdílených prostředků ve víceklientských řešeních. Klíčovými přehledy může být možnost převést data o nákladech na základě cenového modelu vaší aplikace.

Generování sestav nákladů

Po shromáždění dat o nákladech je potřeba je použít ke generování sestav nákladů. Sestavy nákladů poskytují přehled o útratě a usnadňují analýzu vzorců útraty úloh. Můžete určit oblasti, ve kterých je potřeba optimalizovat náklady, a kvalifikovaně se rozhodnout, jak optimalizovat útratu. Sestavy nákladů umožňují přidělovat náklady různým týmům, oddělením nebo projektům. Toto přidělení pomáhá porozumět distribuci a usnadňuje přesné vratky nebo showback.

Vyřešte běžné scénáře. Při generování sestav nákladů na úlohy chcete mít možnost řešit běžné problémy s náklady. Shromažďování dat v oblastech společného zájmu pomáhá zajistit, aby potřebné datové sady, jako jsou náklady, metriky a využití, byly interpretovány společně. Mezi běžné oblasti zájmu patří:

  • Podrobné náklady: Sestavy nákladů by měly obsahovat informace o množství přiděleném uživateli a nákladech na zařízení.

  • Využití prostředků: Sestavy nákladů by měly pomoct vyhodnotit, jestli jsou aktuální prostředky plně využité, a identifikovat potenciální úspory.

  • Alternativní řešení: Sestavy nákladů by měly porovnat náklady a potenciální úspory při přechodu na nové řešení. Měly by rovněž vyhodnotit proveditelnost přechodu na dynamické řešení.

  • Návratnost investic: Sestavy nákladů by měly pomoct určit, jaké procento výnosů jde do provozu systému. Pokud systém nezvýší výnosy, měly by se měřit další metriky NÁVRATNOSTI.

  • Vzorce útraty: Sestavy nákladů by měly analyzovat vzorce útraty a identifikovat trendy a vzory nákladů v průběhu času. Vzorce výdajů pomáhají při rozhodování o optimalizaci nákladů a plánování rozpočtu.

Zarovnejte se s účetními standardy. Sestavy nákladů by měly vyhovovat interním účetním standardům. Mezi běžné systémy patří showback a chargeback. Funkce Showback je o viditelnosti a vrácení peněz je o odpovědnosti.

  • Showback označuje poskytování přehledu nákladů v celé organizaci, aniž byste účtovali náklady na cloud jednotlivým týmům nebo oddělením. Sestavy nákladů můžete použít k vygenerování příkazů showback, které ukazují náklady vzniklé jednotlivým týmům nebo oddělením. Například marketingový tým využil 15 000 USD, zatímco technickému oddělení vznikly náklady ve výši 25 000 USD za kombinované výdaje na úlohy ve výši 40 000 USD. Showback poskytuje každému oddělení rozpis nákladů, což každému týmu umožňuje kontrolovat a optimalizovat spotřebu prostředků. Tyto sestavy poskytují transparentnost a umožňují zúčastněným stranám porozumět jejich využití a souvisejícím nákladům.

  • Vrácení peněz zahrnuje fakturaci nákladů na příslušný cloud v interních týmech nebo odděleních na základě jejich skutečného využití. Chargeback má dvě omezující vlastnosti. Vy můžete účtovat poplatky ostatním a jiní vám můžou účtovat poplatky na základě spotřeby prostředků a vykreslovaných služeb. Vaše úloha například používá centralizované služby zabezpečení. Za jeden měsíc vám bezpečnostní tým účtoval za své služby 10 000 USD. Prodejním a marketingovým oddělením jste ale naúčtovaly 7 000 USD a 8 000 USD za používání vaší úlohy. Všechny transakce zpětného vratky, kredity i debety, jsou integrované do centralizované jímky dat o nákladech. Vrácení peněz zajišťuje, že se všechny výdaje vyúčtují a začlení do finančního řízení vaší organizace. Poskytuje ucelený pohled a podporuje optimalizaci mezipartmentálních nákladů.

Poskytování komplexních sestav Sestavy nákladů by měly obsahovat náklady na cloudové služby a dodavatele. Sestava by měla obsahovat náklady vzniklé (fakturované), předplacené náklady (amortizované), trendy, prognózy, kredity a odchylky nákladů. V systémech showback i chargeback by sestavy nákladů měly obsahovat následující prvky:

  • Vzniklé náklady: Vzniklé náklady se týkají skutečných nákladů nabíhajících na základě měřeného využití. Tyto náklady se počítají na základě spotřeby prostředků nebo služeb v rámci konkrétního fakturačního období.

  • Předplacené náklady: Předplacené náklady jsou výdaje zaplacené předem a jsou rozložené do určitého časového období. Tyto náklady se obvykle amortizují nebo přidělují rovnoměrně po dobu trvání předplaceného období.

  • Trendy: Analýza trendů nákladů zahrnuje zkoumání historických dat za účelem identifikace vzorů a změn ve výdajích v průběhu času. Tato analýza vám pomůže pochopit, jak se náklady mění, a identifikovat případné základní faktory.

  • Prognózy: Prognózy nákladů předpovídají budoucí výdaje na základě historických dat a trendů, což vám umožní odhadnout budoucí náklady a odpovídajícím způsobem plánovat. Prognózy se dají generovat pomocí různých technik, jako jsou algoritmy strojového učení.

  • Kredity: Poskytovatelé služeb často poskytují kredity (bezplatné využití) na služby. Sestavy nákladů by měly obsahovat zůstatek kreditů a využití, aby správně porozuměly potřebám útraty.

  • Odchylka nákladů: Odchylka nákladů v sestavě nákladů odkazuje na rozdíl mezi skutečnými náklady a očekávanými nebo rozpočtovými náklady. Pomůže vám identifikovat odchylky od plánovaných nákladů a pochopit jejich důvody.

Přiřazení vlastníků prostředků

Každá nákladová položka by měla mít jako vlastníka prostředku přímo zodpovědnou osobu (DRI). Přiřazením vlastníka prostředku ke každé nákladové položce se zajistí jasná odpovědnost za přidružené náklady. Pomáhá určit, kdo je zodpovědný za správu a optimalizaci využití a nákladů na konkrétní prostředky nebo služby. Vlastníci prostředků jsou důležití pro:

  • Alokace nákladů: Přiřazení vlastníka zdroje ke každé nákladové položce umožňuje přesné alokaci nákladů. Vlastníci zdrojů zajišťují přisuzování nákladů příslušným týmům, oddělením nebo projektům a usnadňují finanční transparentnost a řízení rozpočtu.

  • Komunikace: Přiřazování vlastníků prostředků podporuje efektivní komunikaci a spolupráci v rámci týmu úloh a organizace. Usnadňuje diskuze o správě nákladů, podporuje sdílení osvědčených postupů a umožňuje vlastníkům prostředků spolupracovat na společné optimalizaci nákladů.

  • Rozhodování: Vlastníci prostředků hrají zásadní roli při rozhodování souvisejícím se zřizováním, škálováním a optimalizací prostředků. Mají potřebné přehledy a vlastnictví, aby mohli činit informovaná rozhodnutí, která jsou v souladu s obchodními cíli a cíli optimalizace nákladů. Vlastníci prostředků můžou aktivně monitorovat a analyzovat náklady spojené s jejich prostředky. Můžou identifikovat příležitosti k úsporám nákladů, optimalizovat využití prostředků a rozhodovat se za účelem řízení a snížení nákladů.

Kontrola dat o nákladech

Pravidelně se zúčastněnými stranami kontrolujte výdaje oproti rozpočtu a modelu nákladů. Pravidelné kontroly pomáhají identifikovat trendy nákladů, odlehlé hodnoty a oblasti pro optimalizaci. Do těchto kontrol je důležité zapojit zúčastněné strany, jako jsou finanční týmy, provozní týmy a pracovníky s rozhodovací pravomocí, aby bylo možné podpořit iniciativy optimalizace nákladů. Kontroly zajišťují, že náklady odpovídají očekáváním, a v případě potřeby umožňují úpravy. Monitorujte změny ve vzorcích využití, upravte přidělení prostředků podle potřeby a implementujte opatření pro úsporu nákladů na základě průběžné analýzy dat nákladů.

Analýza dat o nákladech

Zkontrolujte data nákladů shromážděná z vaší úlohy a získejte přehled o vzorcích útraty. Kontroly můžou zahrnovat analýzu využití prostředků, identifikaci nákladových faktorů a pochopení rozdělení nákladů mezi různé komponenty úloh. Měli byste si také všimnout nárůstu a snížení nákladů, například nákladů na využití výpočetních prostředků a přenosů sítě. Hledejte oblasti, ve kterých můžete optimalizovat náklady, aniž byste museli obětovat výkon nebo funkce. Můžete například identifikovat nevyužité prostředky, instance opravňující práva nebo funkce šetřící náklady poskytované vaším poskytovatelem cloudu.

Kontrola možností architektury

Při zkoumání rozhodnutí o architektuře vaší úlohy je nezbytné zaměřit se na dopad na náklady. Využití alternativních vzorů nebo nabídek nativních pro cloud může vést k významným úsporám nákladů. Výběr platformy jako služby (PaaS) nebo softwaru jako služby (SaaS) před infrastrukturou jako službou (IaaS) může být úspornější. S PaaS jsou náklady na infrastrukturu nejen součástí cen služby, ale platforma také zjednodušuje zřizování a správu těchto prostředků v rámci sjednocených nákladů. Například nasazení virtuálního počítače nižší úrovně jako jump boxu může přinést dodatečné náklady na úložiště, správu serveru a konfiguraci veřejných IP adres. Naproti tomu PaaS tyto složitosti zpracovává a nabízí konsolidované náklady, které často zahrnují rozšířené zabezpečení.

Automatizace upozornění na náklady

Implementace automatizovaných upozornění může aktivovat oznámení rozpočtu při splnění klíčových prahových hodnot. Tato upozornění se dají nastavit tak, aby informovala zúčastněné strany a drisy, když náklady překročí předdefinované limity nebo když dojde k významným odchylkám od očekávaných vzorců útraty. Upozornění na rozpočet a upozornění na prognózy jsou dva různé typy upozornění na náklady, které se používají k automatizaci upozornění na náklady.

Použijte upozornění na rozpočet. Upozornění rozpočtu umožňují nastavit částku rozpočtu a definovat prahové hodnoty skutečných nákladů. Když skutečné náklady překročí zadané prahové hodnoty, aktivují se upozornění na rozpočet. Tato upozornění vám pomůžou sledovat útratu a upozorňovat vás, když se blížíte rozpočtu nebo ho překročíte. Upozornění na rozpočet jsou založená na skutečných nákladech, které jste získali. Útrata za úlohy má tendenci se lišit. Upozornění byste měli nastavit minimálně pro cílový rozpočet na očekávané náklady (100 procent), ideální útratu (90 procent) a nižší než ideální útratu (110 procent).

Použijte upozornění prognózy. Upozornění na prognózy poskytují rozšířená oznámení, když je pravděpodobné, že trendy útraty překročí váš rozpočet. Tyto výstrahy se generují na základě předpovědí předpokládaných nákladů. Když předpokládané náklady překročí stanovenou prahovou hodnotu, aktivují se upozornění prognózy. Upozornění na prognózy vám pomůžou předvídat potenciální překročení nákladů, abyste mohli přijímat proaktivní opatření pro kontrolu útraty. Upozornění prognózy byste měli nastavit na 110 procent cílového rozpočtu.

Použití detekce anomálií Detekce anomálií pomáhá identifikovat neočekávané nebo neobvyklé vzory v datech o nákladech a umožňuje rychle detekovat a řešit nákladové anomálie. Využijte techniky detekce anomálií k identifikaci odchylek od směrných plánů trendů, jako jsou neočekávané špičky nebo pokles nákladů, a proveďte příslušná opatření. Měli byste vyladit detekci anomálií, abyste zachytili výkyvy, kterým vaše omezení útraty nemůžou nebo jim občas nezabrání.

Na základě analýzy nákladových anomálií určete nezbytná opatření k řešení situace. Akční plány můžou zahrnovat optimalizaci využití prostředků, změnu velikosti virtuálních počítačů, implementaci Azure Policy ovládacích prvků nebo úpravu rozpočtů. Je důležité sladit míry řízení nákladů s obchodními hodnotami a získat potřebná schválení pro úpravy rozpočtu.

Implementujte automatizované procesy pro identifikaci a řešení odchylek nákladů v reálném čase. Mezi možnosti patří automatické škálování prostředků, automatizace vypínání nebo vytvoření pracovních postupů pro šetření a zmírnění nákladových anomálií. Stanovte klíčové ukazatele výkonu (KPI) pro měření přesnosti prognóz nákladů, srovnání nákladů a rozpočtu, počtu neočekávaných anomálií a doby reakce na upozornění prognóz. Pravidelně kontrolujte prognózy, sledujte odchylky a zajistěte soulad s očekáváními rozpočtu.

Riziko: Automatizace shromažďování a kontroly údajů o nákladech může ušetřit čas a úsilí. Spoléhat se ale výhradně na automatizaci může přehlédnout určité příležitosti optimalizace nákladů, které vyžadují ruční kontrolu a analýzu. Nalezení správné rovnováhy mezi automatizací a ruční kontrolou je zásadní.

Usnadnění Azure

Shromažďování a seskupování dat o nákladech: Azure poskytuje služby, jako jsou analýza nákladů a Azure Advisor, které pomáhají sledovat a analyzovat výdaje a využití Azure. Tyto služby zaznamenávají data potřebná k přesnému výpočtu nákladů. Pomocí značek Azure můžete seskupit náklady tak, aby byly v souladu s různými obchodními jednotkami, technickými prostředími a nákladovými odděleními. Značky poskytují viditelnost potřebnou k tomu, aby mohly firmy spravovat a přidělovat náklady napříč různými skupinami.

Generování sestav nákladů: Analýza nákladů nabízí přizpůsobitelné sestavy, které poskytují přehled o vzniklých nákladech, předplacených nákladech, trendech a prognózách. Tyto sestavy lze přizpůsobit vašim konkrétním požadavkům a poskytnout komplexní přehled o vašich nákladech.

Kontrola údajů o nákladech: Microsoft Power BI vám může pomoct se shromažďováním a kontrolou dat o nákladech. Power BI poskytuje komplexní řešení pro shromažďování, kontrolu a analýzu dat o nákladech. Umožňuje efektivně získávat přehledy, sledovat trendy a optimalizovat náklady. Integruje se se službou Cost Management a umožňuje importovat data o nákladech do Power BI.

V případě menších nákladových datových sad můžete pomocí rozhraní API pro podrobnosti využití získat programové načítání nezpracovaných a negregovaných dat nákladů odpovídajících vašemu vyúčtování Azure.

Kontrola možností návrhu architektury: Azure poskytuje širokou škálu prostředků PaaS. Tady je několik příkladů, kdy můžete zvážit možnosti PaaS:

Úkol Použití
Hostování webového serveru Azure App Service místo nastavování serverů SLUŽBY IIS.
Indexování a dotazování heterogenních dat Azure Cognitive Search místo ElasticSearch.
Hostování databázového serveru Azure nabízí mnoho možností SQL a no-SQL, jako jsou Azure SQL Database a Azure Cosmos DB.
Zabezpečený přístup k virtuálnímu počítači Azure Bastion místo virtuálních počítačů jako jump boxů.
Zabezpečení sítě Azure Firewall místo virtuálních síťových zařízení.

Automatizace upozornění: Služba Cost Management umožňuje nastavit automatizovaná upozornění a akce na základě prahových hodnot útraty nebo rozpočtů. Tato upozornění můžou aktivovat oznámení zúčastněným stranám, když náklady překročí předdefinované limity nebo se odchylují od očekávaných vzorů. Pomocí analýzy nákladů byste měli zobrazit anomálie nákladů a reagovat na ně. Tato funkce může upozornit na neočekávané špičky nebo pokles nákladů, což umožňuje včasné šetření a akce.

Kontrolní seznam pro optimalizaci nákladů

Projděte si kompletní sadu doporučení.

Kontrolní seznam pro optimalizaci nákladů