Pokladní hotovost pro východní Evropu a Rusko

Tento článek uvádí informace o funkci pokladní hotovosti, která umožňuje uživatelům v Estonsku, Litvě, České republice, Maďarsku, Lotyšku, Polsku a Rusku provádět hotovostní operace v systému.

Funkci pokladní hotovosti můžete používat k automatizaci provozů pro příjmy a výdaje v hotovosti, vytváření primárních dokumentů a tisku souvisejících sestav. Funkce pokladní hotovosti umožňuje provádět následující operace:

• Účtovat příjmy a výdaje dostupných finančních aktiv.
• Vytvářet a ukládat běžné hotovostní formuláře: hotovostní refundační doklady, hotovostní výdajové doklady a deník registrace pokladních dokladů.
• Určovat maximální peněžní částky, která je povolena pro operace se zákazníky, dodavateli atd.
• Vyjadřovat hotovostní operace v různých měnách v systému.
• Převádět částky pokladních operací v cizích měnách na zúčtovací měnu, a zajistit tak účetní vykazování.
• Generovat sestavu pokladní hotovosti a sestavu pokladníka.

Předpoklady

Před použitím funkce pokladní hotovosti je nutné provést následující požadované úkoly:

• Nastavit účty hotovostní zálohy.
• Nastavit účetní profily pro hotovost.
• Nastavit číselné řady pro číslování hotovostních dokladů.
• Nastavit výchozí hodnoty a parametry pro parametry pokladny a banky.
• Nastavit názvy hotovostních deníků v hlavní knize.

Nastavit účty hotovostní zálohy.

Pokud chcete nastavit hotovost, otevřete složku Pokladna a banka>Bankovní účty>Pokladní účty a zadejte následující informace.

Pole	popis
Hotovost	Zadejte kód pro označení pokladního účtu (hotovost).
Jméno	Zadejte popis pokladního účtu.
Měna	Vyberte výchozí kód měny pro hotovostní transakce.
Skupina číselné řady	Pokud se musí číslování pokladních dokladů lišit od číslování, které je určeno v parametrech, zadejte kód.
Více měn	Zaškrtněte toto políčko k povolení měn, které se liší od zúčtovací měny k zaúčtování.
Záporná hotovost	Zaškrtněte toto políčko, pokud chcete povolit záporné peněžní zůstatky v jakékoliv měně.

Pokud chcete nastavit pravidla pro kontrolu zůstatku na pokladním účtu, vyberte pokladní účet a poté v podokně akcí na kartě Pokladní účet klepněte ve skupině Limit zůstatku na Limit zůstatku. Zadejte následující informace.

Pole	popis
Typ měny	Vyberte typ měny: Zúčtovací měna – použijte základní firemní kód měny. Označená měna – použijte kód měny, který se liší od základního firemního kódu měny.
Měna	Pokud jste vybrali Označená měna v poli Typ měny, vyberte kód měny. Toto pole není k dispozici, pokud jste vybrali Zúčtovací měna v poli Typ měny.
Typ limitu zůstatku	Vyberte jednu z dostupných hodnot: Maximální – Nemělo by být povoleno, aby zůstatek v hotovosti překročil částku limitu zůstatku pro pokladní účet (horní mez). Minimální – Nemělo by být povoleno, aby zůstatek v hotovosti klesl pod částku limitu zůstatku pro pokladní účet (dolní mez).
Zkontrolovat limit salda	Vyberte, co se má dít během procesu schvalování pokladních dokladů, jestliže je překročena částka pro Limit zůstatku pro pokladní účet: Přijmout – Limit je možné překročit. Upozornění: – Limit může být překročen, ale uživatel obdrží zprávu s upozorněním. Pokladní doklad je potvrzen nebo schválen. Chyba – Limit nelze překročit. Uživatel obdrží chybovou zprávu a pokladní doklad není potvrzen nebo schválen. Další informace o procesu schvalování pokladních dokladů naleznete v části „Schvalování platebních transakcí“ a zaúčtování dále v tomto tématu.
Limit salda	Zadejte limit zůstatku na pokladním účtu. Částka by měla být v měně, kterou jste zadali.

Nastavení účetních profilů pro hotovost

Účetní profily pro hotovost definují zaúčtování do hlavní knihy. Chcete-li nastavit účetní profil pro hotovost, přejděte na položky Pokladnaa banka>Nastavení>Účetní profily pro hotovost a vyberte nebo vytvořte účetní profil. Zadejte následující informace.

Pole	popis
Platné pro	Vyberte, zda se účetní profil týká konkrétního pokladního účtu všech pokladních účtů: Tabulka – Pokud je řádek účetního profilu pro pokladní účet, tento řádek slouží k zaúčtování hotovostní transakce. Všechny – neexistuje žádný řádek účetního profilu pro pokladní účet.
Hotovost	Pokud jste vybrali Tabulka v poli Platné pro, zadejte pokladní účet. Toto pole zůstane prázdné, pokud jste vybrali Vše v poli Platné pro.
Účet hlavní knihy	Zadejte číslo účtu hlavní knihy, který chcete použít jako souhrnný účet pro pokladní účet.

Nastavení číselných řad pro pokladní doklady

Chcete-li nastavit číselné řady pro pokladní doklady, přejděte na Pokladna a banka>Nastavení>Parametry pokladny a banky. Na kartě Číselná řada zadejte kódy číselných řad pro tyto doklady: Hotovostní refundační doklady, Hotovostní výdajové doklady, Opravný hotovostní doklad, Vyrovnání kurzových rozdílů a Číslo výpisu hotovosti.

Nastavení výchozích hodnot a parametrů pro parametry pokladny a banky

Chcete-li nastavit výchozí hodnoty pro parametry Pokladna a banka pro funkci pokladní hotovosti, přejděte na Pokladna a banka>Nastavení>Parametry pokladny a banky. Na kartě Hotovost zadejte následující informace:

Pole	popis
Hotovost	Vyberte výchozí pokladní účet v denících.
Účtování hotovosti	Zadejte výchozí účetní profil pro hotovost, který se používá, pokud není zadán žádný jiný účetní profil.
Kontrola použitých dokladů	Vyberte, co se stane, pokud budou při kontrole čísla pokladního dokladu nalezena duplicitní čísla: Zamítnout duplikaci Zamítnout kopie v rámci fiskálního roku Akceptovat duplicity Upozornit v případě duplicit
Zkontrolovat limit operací	Určete, co se stane při překročení limitu pro operace s protistranami: Přijmout – Limit je možné překročit. Upozornění: – Limit může být překročen, ale uživatel obdrží zprávu s upozorněním. Operace je zaúčtována. Chyba – Limit nelze překročit. Uživatel obdrží chybovou zprávu a operace není zaúčtována.
Metoda ověření	Vyberte metodu ověření, která slouží ke kontrole množství překročení limitu pro operace: Operace – ověření se provádí na transakci Dohoda – ověření se provádí na transakci, která má specifikovanou dohodu s protistranou.
Limit operací	Zadejte maximální částku povolenou pro operace, které mají protistrany v hotovosti.
Zaúčtování k dřívějšímu datu	Zaškrtněte toto políčko pro povolení peněžních transakcí, které mají být zaúčtovány před posledním datem peněžní transakce.
Dimenze	Zadejte rozměry v polích Kód oddělení, Analytický kód a Účel kódu. Tyto informace se projeví ve formuláři Tisk pokladních dokladů.
Použít stav potvrzení	Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete během procesu schvalování pokladních dokladů použít další stav, Potvrzeno. (Další informace naleznete v části „Schválení a zaúčtování platebních transakcí“.)

Nastavení názvů hotovostních deníků v hlavní knize

Chcete-li vytvořit deník pro zaúčtování platební transakce, přejděte na Hlavní kniha>Nastavení deníku>Názvy deníku a vytvořte nový záznam. V poli Typ deníku zadejte Hotovost. Definujte další výchozí parametry deníku podle potřeby.

Denní pokladní operace prostřednictvím deníku dokladů

Chcete-li vytvořit pokladní doklad prostřednictvím deníku dokladu, přejděte na Řízení hotovosti a banky>Platební transakce>Deník a vytvořte nový deník. V podokně akcí klikněte na Řádky. Přidejte nový řádek a zadejte následující informace.

Pole	popis
Datum	Zadejte datum pro transakce.
Účet	Vyberte pokladní účet. Ve výchozím nastavení je pokladní účet specifikován podle parametrů Hotovost a řízení banky.
popis	Zadejte vysvětlující text pro použití s transakcí.
Má dáti Dal	Zadejte částku pokladního dokladu do jednoho z těchto polí: Má Dáti – toto pole slouží k registraci přijaté hotovosti a hotovostního refundačního dokladu. Dal – toto pole slouží k registraci přijaté hotovosti a hotovostního refundačního dokladu.
Typ protiúčtu Protiúčet	Vyberte typ a číslo protiúčtu.
Měna	Vyberte kód měny pro transakci.
Doklad	Toto pole je vyplněno automaticky na základě nastavení deníku.
Číslo objednávky	Pokud není nastavena žádná číselná řada pro pokladní účet, toto pole je vyplněno automaticky na základě číselné řady, která je určena v parametrech. V tomto poli můžete podle potřeby ručně zadat číslo objednávky. Aby se zabránilo nekonzistentnímu číslování pokladních dokladů, platí následující kontrola: číslo pokladního dokladu, který má starší datum operace, nemůže být vyšší než číslo pokladního dokladu, které má pozdější datum operace. Pokud tuto kontrolu nepožadujete, zaškrtněte políčko Zaúčtování k dřívějšímu datu v parametrech pokladny a banky.
Stav schválení	Stav první transakce je Žádný. Informace o tom, jak nastavit stav transakce, naleznete v části „Schválení a zaúčtování platebních transakcí“.
Typ dokumentu	Toto pole na kartě Pokladní doklad kartu je vyplněno automaticky na základě množství, které jste zadali pro pokladní doklad: Hotovostní refundační doklad – tato hodnota se používá, pokud jste zadali množství do pole Má Dáti pro pokladní účet. Hotovostní výdajový doklad – tato hodnota se používá, pokud jste zadali množství do pole Dal pro pokladní účet. Oprava – zadali jste zápornou částku do pole Má Dáti nebo Dal pro pokladní účet.
Skupina prodejní daně	Zadejte skupinu DPH pro výpočet daní z operace.
Skupina DPH zboží	Zadejte skupinu DPH položky pro výpočet daní z operace.
Důvod	Na kartě Pokladní doklad zadejte text popisující předmět transakce. Tento text bude vytištěn na formuláři zprávy o hotovostním dokladu.
Datum dokumentu	Zadejte popis, číslo a datum primárního dokladu, který je důvodem pro transakci (například sestavy záloh, faktura nebo objednávka).
Typ prodejního zástupce	Toto pole může mít následující hodnoty: Pracovník – Vyhledávání Zástupce obsahuje seznam zaměstnanců, pokud je pole Protiúčet nastaveno na Hlavní kniha nebo Banka, nebo seznam kontaktních osob protistrany, pokud je pole Protiúčet nastaveno na Odběratel nebo Dodavatel. Při nastavování zástupců přejděte na Základní>Nastavení>Kontakty>Kontaktní osoba. Ostatní – vyhledávací hodnota Zástupce obsahuje seznam jiných klientů. Pokud chcete nastavit příjemce, kteří nejsou uvedeni v tabulce Zákazníci nebo Dodavatelé, přejděte na Hlavní kniha>Příjemci. Tento typ je dostupný pouze pro Lotyšsko. (Měl by být povolen klíč konfigurace CSELatvia.) Dodavatel – vyhledávací hodnota Zástupce obsahuje seznam dodavatelů. Při nastavování dodavatelů přejděte na položky Závazky>Dodavatelé. Zákazník – vyhledávací hodnota Zástupce obsahuje seznam zákazníků. Při nastavování zákazníků přejděte na položky Pohledávky>Zákazníci.
Zástupce	Vyberte zástupce typu, který je uveden v poli Typ zástupce.
Jméno osoby	Toto pole je vyplněno automaticky na základě hodnot v poli Protiúčet a Zástupce. Tyto informace se projeví ve formuláři pro tisk pokladních dokladů.
Průkaz totožnosti	Toto pole je vyplněno automaticky na základě dat průkazu totožnosti kontaktní osoby (zástupce). Pokud je hodnota v poli Typ protiúčtu nastavena na Držitel zálohy a hodnota v poli Protiúčet pole je nastavena na číslo zaměstnance, lze od zaměstnance nebo pro něho provést peněžní příjmy a výdaje. V tomto případě je pole Průkaz totožnosti vyplněno automaticky s využitím dat z průkazu totožnosti z tabulky Zaměstnanec (účtování zaměstnanců>Tabulka zaměstnanců).
Účel	V tabulce Účel definujte jeden nebo více kódů místa určení částky transakce. Vyberte kód místa určení v poli Účel a zadejte vysvětlení do pole Text transakce. Do pole Částka zadejte částku v měně transakce. V poli Procento% se zobrazuje poměr cílové částky k celkové částce transakce vyjádřený v procentech.
Zůstatek	Zbývající částka, která je vypočtena. Všimněte si, že celá částka transakce musí být přiřazena ke kódům místa určení.
Úřední osoby	Na kartě Úředníci zadejte názvy a názvy pro odpovědné osoby: ředitel, hlavní účetní a pokladní. Hodnoty Pozice jsou určeny nastavením úředníků na kartě Obecné a Hlavní kniha stránky Úředníci (Základní>Nastavení>Kontakty>Úředníci).
Záloha	Toto políčko zaškrtněte, pokud je daná transakce zálohová.
Účetní profil	Zadejte krátký název hotovostního účtu. Ve výchozím nastavení se používá účetní profil, který je určen v parametrech pokladny a banky.
Účetní profil protiúčtu	Zadejte profil zaúčtování vybraného protiúčtu.
Celková částka	Ve skupině polí Celková částka v dolní části stránky je v poli Refundace uveden součet, který se vypočte pro všechny hotovostní refundační doklady, které jsou zadány v aktuálním deníku, a v poli Úhr. se zobrazuje součet pro všechny hotovostní výdajové doklady.

Při kontrole položky deníku v podokně akcí klepněte na Ověřit.

Denní pokladní operace prostřednictvím hlavního deníku

Chcete-li vytvořit platební transakce prostřednictvím hlavního deníku, přejděte na Hlavní kniha>Položky deníku>Hlavní deníky a vytvořte nový deník. V podokně akcí klikněte na Řádky. Přidejte nový řádek a zadejte následující informace.

Pole	popis
Datum	Zadejte datum pro transakce.
Typ účtu	Vyberte Pokladní hotovost.
Účet	Vyberte číslo pokladního účtu.
Text transakce	Zadejte vysvětlující text pro použití s transakcí.
Má dáti Dal	Zadejte částku pokladního dokladu do jednoho z těchto polí: Má Dáti – toto pole slouží k registraci přijaté hotovosti a hotovostního refundačního dokladu. Dal – toto pole slouží k registraci přijaté hotovosti a hotovostního refundačního dokladu.
Typ protiúčtu Protiúčet	Vyberte typ a číslo protiúčtu.
Měna	Vyberte kód měny pro transakci.

Na kartě Fakturace můžete zadat účetní profily pro vybraný účet a protiúčet. Pokud je registrovaná transakce placením zálohy, vyberte zaškrtávací políčko Zálohy na kartě Platba. Ve skupině polí Zástupce vyplňte pole stejně jako u řádků deníku dodacích listů, které chcete vytisknout v sestavě Hotovost. Při kontrole položky deníku v podokně akcí klepněte na Ověřit.

Schválení a zaúčtování hotovostní transakce

Pro hotovostní transakce mohou být použity následující stavy: žádný, potvrzeno, schváleno a odmítnuto. Parametr Použít stav potvrzení na pevné záložce Schválení karty Hotovost v okně Pokladna a banka>Nastavení>Parametry pokladny a banky umožňuje aktivovat další dva stavy: Potvrzeno a Odmítnuto. Potvrzení je vhodné, když jsou vydávány pokladní doklady a hotovostní příjmy a výdaje, které jsou sdíleny mezi dvěma zaměstnanci: účetní a pokladní. Funkce Resetovat stav změní stav aktuální transakce. Schváleno se změní na Potvrzeno a Potvrzeno se změní na Žádné. Položky pokladního deníku lze upravit, pouze pokud je stav žádný. Hotovostní transakce mohou být odmítnuty pouze v případě, že je stav transakce potvrzeno. Odmítnuté platební doklady jsou k dispozici v sestavě Deník registrace pokladních dokladů, ale neprojeví se v sestavě Pokladní kniha. K potvrzení transakce vyberte odpovídající řádek deníku dokladů a klepněte na tlačítko Schválení dokumentů>Potvrzení. Číslo objednávky je generováno podle určené číselné řady. Stav transakce se změní na potvrzeno a již nemůžete upravit řádek deníku. Pokladní zůstatek účtu se nezmění. Pokud chcete pokladní doklad odmítnout, klikněte na tlačítko Schválení dokumentů>Odmítnout. Tato možnost je k dispozici pouze pro dokumenty, které mají stav potvrzeno. Ke schválení transakce vyberte odpovídající řádek deníku dokladů a klikněte na tlačítko Schválení dokumentů>Schválit. Stav Schváleno znamená, že peněžní prostředky byly přijaty nebo použity. Zůstatek hotovosti se změní. Platební transakci lze zaúčtovat. Pokud chcete zrušit stav Schváleno obnovit stav na Žádný, klikněte na tlačítko Schválení dokumentů>Resetovat stav. Zaúčtovat lze pouze schválené hotovostní transakce. Když chcete zaúčtovat deník, klikněte na Zaúčtovat>Zaúčtovat.

Tisk platební slevy

Pokud chcete vytisknout pokladní doklad, vyberte řádek deníku dokladů a v podokně akcí klikněte na tlačítko Tisk>Sestava pokladního dokladu. Systém generuje tiskový formulář pro hotovostní refundační doklad nebo hotovostní výdajový doklad, podle toho, zda je zadána částka v poli MD nebo Dal pro vybraný řádek:

• Pokud je částka v poli MD: pokladní refundační doklad
• Pokud je částka v poli Dal: hotovostní výdajový doklad

Řádky deníku dokladů, které mají stav potvrzeno, schváleno nebo odmítnuto lze vytisknout. Můžete také vytisknout pokladní doklady objednávek v Řízení hotovosti a banky>Dotazy a sestavy>Pokladní doklad.

Periodické úlohy

Následující úkoly lze provést v okně Řízení hotovosti a banky>Pravidelné úlohy.

Periodická úloha	popis
Zkontrolovat limit salda	Zkontrolujte zůstatek na vybraném hotovostním účtu v určený den a zobrazte výsledek v informační zprávě. Ve výpočtu zůstatku lze počítat pouze schválené transakce. Transakce, které jsou označeny jako Pro mzdy nejsou zohledněny.
Přepočet salda hotovosti	Pomocí této úlohy se ujistěte, že zůstatky hlavní knihy pro pokladní účty odpovídají zůstatku hotovosti.
Vytvoření výpisu hotovosti (pro pouze Polsko)	Vytvořte sestavu hotovosti. Číslo sestavy hotovosti se generuje na základě číselné řady nastavené pro číslo sestavy. V dialogovém okně pole pro úkol, v poli Datum, zadejte poslední datum, pro které by měla být započítána platební transakce pro platební sestavu. Pomocí funkce filtr na kartě Záznamy pro zahrnutí zadejte další kritéria omezující výběr hotovostních transakcí. Tato kritéria mohou zahrnovat čísla platebního účtu a kódy měn. V poli Vytvořit podle vyberte uživatele, který bude za vytvoření sestavy zodpovědný. Chcete-li zobrazit platební sestavu, která je vytvořená, použijte tlačítko Pokladní sestavy na stránce Pokladní účty.
Hotovost – vyrovnání kurzových rozdílů FIFO a LIFO (pouze Polsko)	Vypočítejte úpravu směnného kurzu dle polské normy. Pomocí funkce filtr na kartě Záznamy pro zahrnutí zadejte platební účet, pro který chcete úlohu použít. Zaškrtněte políčko Přepočet, chcete-li provést úplný přepočet rozdílu úpravy směnného kurzu pro všechna otevřená období. Zde je způsob úpravy kurzových rozdílů při použití metody FIFO a LIFO: Metoda FIFO – systém vyhledá výdajovou transakci, která má starší datum transakce (menší číslo objednávky) a vyrovná se s příjmovou transakcí, která má starší datum transakce (menší číslo objednávky). Metoda LIFO – systém vyhledá výdajovou transakci, která má pozdější datum transakce (větší číslo objednávky) a vyrovná se s příjmovou transakcí, která má pozdější datum transakce (větší číslo objednávky). Vyrovnaná částka se projeví v poli Měna vyrovnání na stránce Platební transakce. Pokud existuje rozdíl v úpravě směnného kurzu, částka se projeví v poli Částka úpravy směnného kurzu a vygeneruje se typ dokumentu Rozdíl směnného kurzu v tabulce Platební transakce. Účty hlavní knihy pro transakce zisků a ztrát jsou nastaveny v tabulce Měna (finanční zisk a finanční ztráta směnného kurzu).
Přecenění cizí měny – hotovost	Použijte tento úkol pro zajištění dostatečného zůstatku ve výchozí měně v den vykazování, kdy jsou zadány operace v cizích měnách. Pomocí funkce filtr na kartě Záznamy pro zahrnutí zadejte platební účet, pro který chcete úlohu použít. V dialogovém okně pro úkol použijte pole Z měny a Na měnu polí k zadání měn transakce. Systém porovná částky v měně, která byla převedena pomocí směnného kurzu ke zvolenému datu částku ve výchozí měně. Rozdíl mezi oběma částkami (s výjimkou předchozího vyrovnání kurzových rozdílů) je vypočítaný kurzový rozdíl. Tato úloha vytvoří schválenou platební transakci typu vyrovnání kurzových rozdílů. Transakce hlavní knihy je vytvořena pomocí účtu hlavní knihy pro hotovost a účtu hlavní knihy, který je zadán v poli Nerealizovaný zisk nebo Nerealizovaná ztráta v tabulce Měna.

Dotazy a sestavy

Dotaz nebo sestava	popis
Zobrazení hotovostních transakcí	Pro řádek listu deníku použijte tlačítko dotazy v podokně akcí k zobrazení transakcí hlavní knihy, zůstatek hotovosti a dalších informací.
Hotovostní transakce	Pokud chcete zobrazit platební transakce, přejděte na Řízení hotovosti a banky>Dotazy a sestavy>Platební transakce. Pomocí funkce Filtr na kartě Záznamy pro zahrnutí zadejte další kritéria omezující výběr hotovostních transakcí.
Registrační deník (pro Estonsko, Rusko)	Sestava v okně Řízení hotovosti a banky>Dotazy a sestavy>Deník registrace odráží všechny hotovostní refundační a hotovostní výdajové doklady, které byly vydány.
Pokladní kniha (pro Lotyšsko, Litvu, Rusko)	Sestava v okně Řízení hotovosti a banky>Dotazy a sestavy>Sestava pokladní knihy odráží skutečné peněžní fond pohyby (příjmy a výdaje).