Nastavení pracovních postupů pro rozpočtování

Článek
08/03/2018

Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Některé organizace vyžadují, aby dokumenty rozpočtování, jako jsou položky registru rozpočtu a rezervace účelových položek rozpočtu, byly schváleny jiným uživatelem, než tím, který je zadal. Za účelem nastavení schvalovacího procesu můžete vytvořit pracovní postup rozpočtování. Můžete také nastavit jiné procesy k aktualizaci zůstatků rozpočtu bez zásahu uživatele nebo aby uživatel zkontrolovat informace v dokumentu rozpočtování.

Workflow představuje obchodní proces. Definuje, jakým způsobem dokument prochází systémem a určuje, kdo musí zpracovat úkol nebo schválit dokument. Používání systému workflowu v organizaci má několik výhod:

Konzistentní procesy: Můžete definovat schvalovací proces pro specifické dokumenty, například nákupní požadavky a vyúčtování výdajů. Používáním systému workflowu lze zajistit, aby byly dokumenty zpracovávány a schvalovány jednotným a efektivním způsobem.
Viditelnost procesů: –Můžete sledovat stav, historii a výkonnostní metriku konkrétní instance workflowu. To umožňuje určit, zda je potřeba provést změny workflowu ke zvýšení efektivity.
Centralizovaný seznam pracovních položek: Uživatelé mohou zobrazit centralizovaný seznam pracovních položek k zobrazení úkolů workflowu a schválení, která mají přiřazena. Seznam pracovních položek je k dispozici na stránkách Pracovní plocha role v klientovi Microsoft Dynamics AX a na portálu Enterprise Portal.

Workflowy rozpočtování

Tyto informace použijte k nastavení a povolení konfigurací pracovního postupu pro dokumenty rozpočtování. V závislosti na typu dokumentu můžete vyžadovat ruční schválení, schválení pracovního procesu nebo schválení vyžadovat nemusíte.

Pokud nastavíte pracovní postup pro položky účtu rozpočtu, pracovní postup musí být součástí jiného pracovního postupu pro položky rejstříku rozpočtu. Pokud všechny položky účtu rozpočtu v položce rejstříku rozpočtu lze schválit jako skupinu, můžete použít Workflow položky registru rozpočtu. Pokud řádky položek účtu rozpočtu vyžadují jiná schválení pracovního postupu, je třeba použít Workflow účetní položky rozpočtu, chcete-li vytvořit jiné konfigurace pracovního postupu. Můžete například použít jednu konfiguraci Workflow účetní položky rozpočtu ke kontrole a schválení vysoké částky a jinou konfiguraci Workflow účetní položky rozpočtu ke kontrole a schválení nízké částky.

Pracovní postupy položky registru rozpočtu můžete přidružit k některému z kódů rozpočtu, které již byly vytvořeny k identifikaci typů rozpočtu. Po přiřazení pracovního postupu ke kódu rozpočtu vyžadují všechny položky rejstříku rozpočtu, které používají tento kód rozpočtu, před aktualizací zůstatků rozpočtu schválení pracovního postupu. Další informace naleznete v tématu Definování kódů rozpočtů.

Po vytvoření konfigurace pracovního postupu pro dokument rozpočtování se další ovládací prvky zobrazí v horní části formuláře, pokud je dokument uložen. Patří mezi ně žlutý informační panel a tlačítko Odeslat nebo nabídka Akce. Další informace lze najít v tématu Odeslání dokumentu a Akce workflowu.

Poznámka

Po odeslání položky registru rozpočtu ke schválení pracovního procesu nebudou některá tlačítka ve formuláři Položka registru rozpočtu k dispozici. Když je položka registru rozpočtu nebo účtu položka účtu rozpočtu schválena, možnosti v nabídkách Aktualizovat a Převod jsou k dispozici. Další ovládací prvky a pole ve formuláři nemusí být k dispozici. Pokud upravíte položky rejstříku rozpočtu, který byl schválen, položka registru rozpočtu musí být znovu odeslána do pracovního postupu. Po aktualizaci zůstatků rozpočtu nelze změnit položku registru rozpočtu.

Přehled pracovního postupu v Microsoft Dynamics AX viz Přehled systému pro workflow a Koncepty workflowu.

Schválení pracovního postupu můžete použít pro následující typy dokumentů rozpočtování.

Položky nabídky rozpočtování	Typ dokumentu
Plány rozpočtu Poznámka Tento ovládací prvek je k dispozici pouze v případě, že je nainstalována aplikace Microsoft Dynamics AX 2012 R2 nebo AX 2012 R3.	Plán rozpočtu
Položka registru rozpočtu	Položka registru rozpočtu
Položky rozpočtového účtu	Položka rozpočtového účtu
Commitments	Závazek
General budget reservations	Rezervace účelových položek rozpočtu

Novinky nebo změny pro Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3 a opravy hotfix KB3047235 pro rezervaci účelových položek rozpočtu

Před nastavením procesu plánování rozpočtu musíte nastavit pracovní postupy rozpočtování pro plány v rozpočtu. Konfigurace pracovního postupu plánu rozpočtu, kterou jste vytvořili, slouží k odeslání plánů rozpočtu a jejich pracovních listů a zdůvodnění k revizi a schválení v každé fázi procesu plánování rozpočtu. Proces plánování rozpočtu definuje pořadí fází plánování rozpočtu a přidruží procesu organizační hierarchii rozpočtu. Při konfiguraci pracovního postupu můžete přiřadit uživatele k úkolu pracovního postupu na základě rozpočtu organizace, role zabezpečení nebo skupiny uživatelů.

Při konfiguraci procesu plánování rozpočtu lze přidružit ID pracovního postupu rozpočtování ke každému pracovnímu postupu rozpočtového plánování. Po odeslání plánu rozpočtu do pracovního postupu a dokončení přiřazení uživatelem se plán rozpočtu přesune do další fáze plánování rozpočtu pomocí elementu fáze přechodu v konfiguraci pracovního postupu rozpočtování.

Můžete vytvářet tyto typy pracovního procesu:

V následující tabulce jsou uvedeny typy pracovních procesů, které můžete vytvořit v části Rozpočtování.

Typ	Tento typ slouží k tomuto
Workflowy plánu rozpočtu Poznámka Tento ovládací prvek je k dispozici pouze v případě, že je nainstalována aplikace Microsoft Dynamics AX 2012 R2 nebo AX 2012 R3.	Vytvoření pracovních postupů revize a schvalování plánů rozpočtu. Pracovní postupy plánu rozpočtu musí obsahovat element fáze přechodu pro každý přechod, který přesune plán rozpočtu do další fáze plánování rozpočtu. Například pracovní postup pro proces plánování rozpočtu, který má tři fáze, vyžaduje dva prvky fáze přechodu k připojení tří prvků schválení, které jsou spojeny se třemi fázemi plánování rozpočtu. Další informace naleznete v tématu „Pracovní postupy“ Informace o konfiguraci a nastavení plánování rozpočtu. Schválit plán rozpočtu – Vytvořte element schválení pro plány rozpočtu. Aktivovat přidružený plán rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu k aktivaci plánu rozpočtu, který je přidružen k nadřazenému plánu rozpočtu. Přechod fáze plánu rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu k provedení fáze přechodu pro plán rozpočtu. Přidělení fáze plánování rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu k provedení přidělení fáze plánu rozpočtu, která používá plán přidělení pro předběžný scénář plánování rozpočtu. Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností. Provést revizi dokončených přidružených plánů rozpočtu – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat dokončené plány rozpočtu, které jsou přidruženy k nadřazenému plánu rozpočtu. Zkontrolovat plán rozpočtu – Vytvořte úkol pro uživatele ke kontrole rozpočtových plánů.
Workflow účetní položky rozpočtu	Vytvořte pracovní postupy kontroly a schválení pro položky účtu rozpočtu. Použijte prvek Workflow účetní položky rozpočtu k zahrnutí pracovních postupů položky účtu rozpočtu v pracovním postupu položky registru rozpočtu. Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro položky účtu rozpočtu: Schválit účetní položku rozpočtu – Vytvořte element schválení pro položky účtu rozpočtu. Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností. Zkontrolovat účetní položku registru – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat přesnost položky účtu rozpočtu.
Workflow položky registru rozpočtu	Vytvořte pracovní postupy kontroly a schválení pro položky registru rozpočtu. Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro pracovní postupy položky registru rozpočtu: Schválit položku registru rozpočtu – Vytvořte element schválení pro položky registru rozpočtu. Aktualizovat rozpočtové zůstatky registru rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu aktualizace zůstatků rozpočtu. Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností. Workflow účetní položky rozpočtu – Zahrnuje typ Workflow účetní položky rozpočtu. Zkontrolovat položku registru rozpočtu – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat přesnost položky registru rozpočtu.
Commitments approval	Vytvořte pracovní postupy schvalování pro závazky. Po nastavení a aktivaci pracovního postupu závazku jej musí všechny závazky použít. Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro pracovní postupy schválení závazku: Commitment approval – Vytvořte element schválení pro závazky. Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností. Commitment task – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat přesnost závazku.
General budget reservations	Vytvořte workflowy schválení pro rezervaci účelových položek rozpočtu. Po nastavení tohoto workflowu je nutné jej před použitím přiřadit k typu rezervace. Všechny rezervace účelových položek rozpočtu stejného typu používají stejný workflow. Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro workflow schválení rezervace účelových položek rozpočtu: Commitment approval - Vytvoří element schválení pro rezervaci účelových položek rozpočtu. Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností. Commitment task – Vytvoří uživateli úkol zkontrolovat přesnost rezervace účelových položek rozpočtu.

Workflowy plánu rozpočtu

Poznámka

Tento ovládací prvek je k dispozici pouze v případě, že je nainstalována aplikace Microsoft Dynamics AX 2012 R2 nebo AX 2012 R3.

Vytvoření pracovních postupů revize a schvalování plánů rozpočtu. Pracovní postupy plánu rozpočtu musí obsahovat element fáze přechodu pro každý přechod, který přesune plán rozpočtu do další fáze plánování rozpočtu. Například pracovní postup pro proces plánování rozpočtu, který má tři fáze, vyžaduje dva prvky fáze přechodu k připojení tří prvků schválení, které jsou spojeny se třemi fázemi plánování rozpočtu. Další informace naleznete v tématu „Pracovní postupy“ Informace o konfiguraci a nastavení plánování rozpočtu.

Schválit plán rozpočtu – Vytvořte element schválení pro plány rozpočtu.
Aktivovat přidružený plán rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu k aktivaci plánu rozpočtu, který je přidružen k nadřazenému plánu rozpočtu.
Přechod fáze plánu rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu k provedení fáze přechodu pro plán rozpočtu.
Přidělení fáze plánování rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu k provedení přidělení fáze plánu rozpočtu, která používá plán přidělení pro předběžný scénář plánování rozpočtu.
Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností.
Provést revizi dokončených přidružených plánů rozpočtu – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat dokončené plány rozpočtu, které jsou přidruženy k nadřazenému plánu rozpočtu.
Zkontrolovat plán rozpočtu – Vytvořte úkol pro uživatele ke kontrole rozpočtových plánů.

Workflow účetní položky rozpočtu

Vytvořte pracovní postupy kontroly a schválení pro položky účtu rozpočtu. Použijte prvek Workflow účetní položky rozpočtu k zahrnutí pracovních postupů položky účtu rozpočtu v pracovním postupu položky registru rozpočtu.

Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro položky účtu rozpočtu:

Schválit účetní položku rozpočtu – Vytvořte element schválení pro položky účtu rozpočtu.
Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností.
Zkontrolovat účetní položku registru – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat přesnost položky účtu rozpočtu.

Workflow položky registru rozpočtu

Vytvořte pracovní postupy kontroly a schválení pro položky registru rozpočtu.

Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro pracovní postupy položky registru rozpočtu:

Schválit položku registru rozpočtu – Vytvořte element schválení pro položky registru rozpočtu.
Aktualizovat rozpočtové zůstatky registru rozpočtu – Vytvořte automatickou úlohu aktualizace zůstatků rozpočtu.
Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností.
Workflow účetní položky rozpočtu – Zahrnuje typ Workflow účetní položky rozpočtu.
Zkontrolovat položku registru rozpočtu – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat přesnost položky registru rozpočtu.

Commitments approval

Vytvořte pracovní postupy schvalování pro závazky. Po nastavení a aktivaci pracovního postupu závazku jej musí všechny závazky použít.

Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro pracovní postupy schválení závazku:

Commitment approval – Vytvořte element schválení pro závazky.
Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností.
Commitment task – Vytvořte uživateli úkol zkontrolovat přesnost závazku.

General budget reservations

Vytvořte workflowy schválení pro rezervaci účelových položek rozpočtu. Po nastavení tohoto workflowu je nutné jej před použitím přiřadit k typu rezervace. Všechny rezervace účelových položek rozpočtu stejného typu používají stejný workflow.

Tento typ workflowu obsahuje standardní prvky pracovního postupu a prvky, které lze použít pro workflow schválení rezervace účelových položek rozpočtu:

Commitment approval - Vytvoří element schválení pro rezervaci účelových položek rozpočtu.
Ovládací prvky toku – Vytvořte standardní prvky pracovního postupu k rozdělení rozhodnutí a činností.
Commitment task – Vytvoří uživateli úkol zkontrolovat přesnost rezervace účelových položek rozpočtu.

Vytvořit workflow

Pracovní postup vytvoříte takto.

Klepněte na tlačítko Rozpočtování > Nastavení > Workflowy rozpočtování.
V části Podokno akcí klepněte na tlačítko Nový.
Vyberte typ pracovního postupu, který chcete vytvořit.
Klepněte na možnost Vytvořit workflow. Zobrazí se editor pracovního postupu. Navrhněte pracovní postup přetažením prvků pracovního postupu na plátno.
Proveďte konfiguraci každého prvku pracovního postupu. Další informace naleznete v tématu Konfigurace pracovního postupu prvky.
Opakováním kroků 2 až 5 můžete vytvořit další pracovní postupy pro rozpočtování.

Vypočtená pole a výrazy

Následující kalkulovaná pole a výrazy jsou určeny pro použití se schváleními pracovních postupů rozpočtování. Pro každý workflow můžete nastavit podmínky, které obsahují vypočítaná pole a výrazy.

Kalkulované pole	popis
Výsledky kontroly rozpočtu	Výsledky kontroly rozpočtu. Možné výsledky jsou Kontrola rozpočtu úspěšně dokončena, Kontrola rozpočtu dokončena s varováním, Kontrola rozpočtu se nezdařila a Nebyla provedena kontrola rozpočtu. Toto pole je k dispozici pro konfigurace Workflow účetní položky rozpočtu a Workflow položky registru rozpočtu.
Bylo porušeno pravidlo převodu.	Ohodnoťte porušení pravidla převodu rozpočtu. Možné hodnoty jsou Ano nebo Ne. Pokud je porušeno pravidlo převodu rozpočtu a hodnota je nastavena na Ano, pracovní postup lze přiřadit uživateli, který může schvalovat převody rozpočtu, když je porušeno pravidlo převodu rozpočtu. Toto pole je k dispozici pro konfigurace Workflow účetní položky rozpočtu a Workflow položky registru rozpočtu.
Částka v měně transakce	Částka transakce v zúčtovací měně. Toto pole je k dispozici pro konfigurace Workflow účetní položky rozpočtu a Workflow položky registru rozpočtu. Poznámka Když se Částka v měně transakce používá pro přenos, musíte zahrnout druhou podmínku a ignorovat všechny záporné částky. Příklad: Kde Položky rozpočtového účtu.Částka v měně transakce je menší než 100 000 A Položky rozpočtového účtu.Částka v měně transakce je větší než 0

Výsledky kontroly rozpočtu

Výsledky kontroly rozpočtu. Možné výsledky jsou Kontrola rozpočtu úspěšně dokončena, Kontrola rozpočtu dokončena s varováním, Kontrola rozpočtu se nezdařila a Nebyla provedena kontrola rozpočtu.

Toto pole je k dispozici pro konfigurace Workflow účetní položky rozpočtu a Workflow položky registru rozpočtu.

Bylo porušeno pravidlo převodu.

Ohodnoťte porušení pravidla převodu rozpočtu. Možné hodnoty jsou Ano nebo Ne. Pokud je porušeno pravidlo převodu rozpočtu a hodnota je nastavena na Ano, pracovní postup lze přiřadit uživateli, který může schvalovat převody rozpočtu, když je porušeno pravidlo převodu rozpočtu.

Toto pole je k dispozici pro konfigurace Workflow účetní položky rozpočtu a Workflow položky registru rozpočtu.

Částka v měně transakce

Částka transakce v zúčtovací měně.

Toto pole je k dispozici pro konfigurace Workflow účetní položky rozpočtu a Workflow položky registru rozpočtu.

Poznámka

Když se Částka v měně transakce používá pro přenos, musíte zahrnout druhou podmínku a ignorovat všechny záporné částky. Příklad:

Kde Položky rozpočtového účtu.Částka v měně transakce je menší než 100 000
A Položky rozpočtového účtu.Částka v měně transakce je větší než 0

Typy účastníků

Prvek pracovního postupu můžete přiřadit následujícím skupinám účastníků.

Skupina uživatelů	popis
Účastníci správce rozpočtu	Přiřaďte element pracovního postupu uživateli, který je definován jako správce rozpočtu v konfiguraci ovládacího prvku rozpočtu. Správce rozpočtu může schválit položky registru rozpočtu. Další vedoucí rozpočtu pro hodnoty finanční dimenze lze definovat pomocí pravidla kontroly rozpočtu. Další informace naleznete v tématu Konfiguraci kontroly rozpočtu (formulář).
Účastníci organizace rozpočtu Poznámka Tento ovládací prvek je k dispozici pouze v případě, že je nainstalována aplikace Microsoft Dynamics AX 2012 R2 nebo AX 2012 R3.	Přiřaďte element pracovního postupu k účastníkovi rozpočtu organizace. Účastníci rozpočtu organizace jsou k dispozici pouze pro pracovní postupy plánování rozpočtování.
Účastnící role zabezpečení	Přiřaďte prvek workflowu roli zabezpečení v aplikaci Microsoft Dynamics AX.
Účastníci skupiny uživatelů	Přiřaďte prvek workflowu skupině uživatelů v aplikaci Microsoft Dynamics AX.