Vytvoření poštovních schránek místností a vybavení Microsoftu 365

Pokud máte konferenční místnost, firemní vozidlo nebo vybavení, které potřebují používat všichni pracovníci, musíte najít způsob, jak si budou moct tyto prostředky rezervovat. Nejlepší způsob, jak to udělat, je vytvořit poštovní schránku místnosti nebo vybavení v Microsoftu 365 pro každý prostředek. Můžete ji vytvořit pro konferenční místnost v přízemí, multimediální zařízení nebo stěhovací vůz.

Když poštovní schránku místnosti nebo vybavení vytvoříte, může si ji každý pracovník společnosti rezervovat pro schůzky nebo události v Outlooku. Informace o tom, jak takovou poštovní schránku používat a jak ji nastavit, najdete na následujících dvou kartách. Tady jsou některé časté otázky k poštovním schránkám místností a vybavení.

Používání poštovních schránek místností a vybavení

Když chcete poštovní schránky místností nebo vybavení používat, otevřete Outlook na počítači nebo se přihlaste k Outlooku na webu. Naplánujte novou událost a přidejte k ní místnost nebo vybavení stejným způsobem, jako kdybyste zvali jiné zaměstnance nebo zákazníky. Tak je rezervujete.

1. Otevřete Outlook na počítači.

2. Na kartě Domů zvolte Nové položky a pak v rozevíracím seznamu vyberte Schůzka .

   

   Nebo v Kalendáři jednoduše zvolte Nová schůzka.

3. Do pole Povinné zadejte kromě účastníků, které chcete pozvat, název konferenční místnosti nebo vybavení, které chcete rezervovat.

   Nebo vyberte Povinné a potom v seznamu poklikejte na konferenční místnost nebo vybavení. Potom vyberte OK.

   

4. Do řádku Název zadejte účel rezervace nebo schůzky.

5. Změňte hodnotu v poli Místo konání nebo ji nechte, jak je.

6. Změňte Čas zahájení a Čas ukončení. Nebo vyberte Celý den. Pokud chcete, aby se událost nebo rezervace opakovala, vyberte nahoře Opakování.

   

7. Napište zprávu popisující účel, a pokud je potřeba, připojte soubory.

8. Pokud chcete ostatním umožnit, aby se připojili online nebo volali na schůzku, vyberte v horní části schůzku Teams .

9. Pokud chcete mít jistotu, že místnost, vybavení a pozvaní lidé jsou k dispozici, vyberte v řádku nabídek Pomocník pro plánování . Potom vyberte v kalendáři dostupný čas.

   

   Tip

   Modrá barva v plánovacím kalendáři znamená, že místnost nebo vybavení jsou rezervované (obsazené). Vyberte v kalendáři bílou (neobsazenou) oblast.

10. Až budete hotovi, vyberte Odeslat.

Nastavení poštovních schránek místností a vybavení

Pokud chcete nastavit poštovní schránku místnosti nebo vybavení, přejděte na Centrum pro správu Microsoftu 365. (Budete k tomu potřebovat oprávnění správce.) Vytvořte poštovní schránku a dejte všem vědět, že si ji můžou začít rezervovat pro schůzky a události.

1. V Centru pro správu přejděte na stránku Místnosti s prostředky>& vybavení .

2. Vyberte + Přidat prostředek.

3. Vyplňte pole pro místnost nebo vybavení:

   

   • Místnost nebo Vybavení: Typ poštovní schránky, kterou chcete vytvořit

   • Název: Popisný název nebo krátký popis

   • E-mail: E-mailový alias místnosti nebo vybavení. Toto je nutné kvůli odeslání žádosti o místnost nebo vybavení.

   • Kapacita: Počet lidí, kteří se vejdou do místnosti nebo můžou současně používat zařízení

   • Místo konání: Číslo místnosti nebo umístění místnosti v budově nebo oblasti

   • Telefonní číslo: Telefonní číslo samotné místnosti. Toto se liší od telefonního čísla schůzky vygenerovaného při používání Microsoft Teams.

4. Vyberte Uložit.

Poznámka

Abyste udrželi poštovní schránky místností a vybavení zabezpečené, zablokujte k těmto poštovním schránkám přihlášení. Další informace najdete v článku Zablokování přihlášení k účtu se sdílenou poštovní chránkou.

Časté otázky k poštovním schránkám místností a vybavení

Jak poznám, kdy je místnost nebo vybavení k dispozici?

Otevřete Outlook a vytvořte novou schůzku. Přidejte k ní místnost nebo vybavení (jako by to byla osoba). Když zvolíte Pomocník pro plánování, uvidíte živé zobrazení kalendáře s dostupností místnosti nebo vybavení. Pokud je hodinový úsek čistý, je k dispozici, pokud je modrý, je rezervovaný.

Jak žádost o místnost nebo vybavení zruším?

Otevřete událost, kterou jste v Outlooku naplánovali, a potom odeberte místnost nebo vybavení z události stejným způsobem, jako by to byl účastník. Místnost si pak budou moct rezervovat ostatní.

Musí někdo každou žádost o místnost nebo vybavení přijmout nebo odmítnout?

Ne, žádosti nemusí nutně někdo přijímat nebo odmítat. Můžete se rozhodnout, jestli chcete, aby se místnost nebo vybavení rezervovaly automaticky nebo aby je spravoval někdo v organizaci.

Potřebuje poštovní schránka místnosti nebo poštovní schránka vybavení licenci na produkt?

Ne. I když většina lidí ve vaší organizaci potřebuje licenci k používání Microsoftu 365, nemusíte přiřazovat licenci poštovní schránce místnosti nebo poštovní schránce vybavení, pokud poštovní schránka prostředku nemusí mít velikost větší než 50 GB, nebo v případě, že některé funkce nejsou potřeba (zásady uchovávání informací ze zabezpečení a dodržování předpisů nebo Přidržte Exchange Online) nebo v případě, že poštovní schránka prostředku nepotřebuje online Archive připojená.

Potřebuji vlastníka, který by měl rezervování místností a vybavení na starosti?

Ne, nemusíte nikoho pověřit, aby měl na starosti poštovní schránku místnosti nebo poštovní schránku vybavení.