Běžná nastavení zásad uchovávání informací a zásad popisků uchovávání informací

  • Článek

Pokyny k licencování Microsoftu 365 pro dodržování předpisů zabezpečení &

Mnoho nastavení pro uchovávání informací je společné pro zásady uchovávání informací i zásady popisků uchovávání informací. Následující informace vám pomůžou nakonfigurovat tato nastavení tak, aby proaktivně uchovávejte obsah, odstraňovali obsah nebo obojí – obsah uchovávejte a pak ho odstraňovali.

Scénáře, které podporují tyto zásady uchovávání, najdete tady:

Nastavení, která jsou specifická pro jednotlivé scénáře, jsou vysvětlena v příslušné dokumentaci.

Přehled informací o zásadách uchovávání informací a o tom, jak uchovávání informací funguje v Microsoftu 365, najdete v tématu Informace o zásadách uchovávání informací a popiscích uchovávání informací.

Tip

Pokud nejste zákazníkem E5, využijte 90denní zkušební verzi řešení Microsoft Purview a zjistěte, jak můžou další funkce purview pomoci vaší organizaci spravovat požadavky na zabezpečení dat a dodržování předpisů. Začněte hned v centru zkušebních verzí Portál dodržování předpisů Microsoft Purview. Přečtěte si podrobnosti o podmínkách registrace a zkušebních verzích.

Rozsahy – adaptivní a statické

Pokud nejste obeznámeni s adaptivními a statickými obory a pokud chcete vybrat, který z nich se má použít při konfiguraci zásady uchovávání, přečtěte si téma Rozsahy adaptivních nebo statických zásad pro uchovávání.

Pokud jste se rozhodli, jestli použít adaptivní nebo statický obor, použijte k jeho konfiguraci následující informace:

Tip

Pokud máte zásady, které používají statické obory, a chcete je převést na adaptivní obory, ponechte stávající zásady při vytváření nových zásad, které používají adaptivní obory se stejným nastavením uchovávání informací. Než zakážete nebo odstraníte staré zásady se statickými obory, ověřte, že tyto nové zásady cílí na správné uživatele, weby a skupiny.

Informace o konfiguraci pro statické obory

Pokud se rozhodnete použít statické obory, musíte se pak rozhodnout, jestli chcete použít zásadu na všechny instance pro vybrané umístění (celé umístění), nebo jestli chcete zahrnout nebo vyloučit konkrétní instance (konkrétní zahrnutí nebo vyloučení).

Zásada, která se vztahuje na celá umístění

S výjimkou Skype pro firmy je výchozí, že všechny instance pro vybraná umístění se automaticky zahrnou do zásad, aniž byste je museli zadávat jako zahrnuté.

Například Všechny poštovní schránky pro umístění e-mailu Exchange . S tímto výchozím nastavením budou do zásad zahrnuty všechny existující poštovní schránky uživatelů a všechny nové poštovní schránky vytvořené po použití zásady automaticky zdědí zásady.

Zásady se specifickými zahrnutími nebo vyloučeními

Mějte na paměti, že pokud použijete volitelnou konfiguraci k vymezení rozsahu nastavení uchovávání informací na konkrétní uživatele, konkrétní skupiny Microsoft 365 nebo konkrétní weby, je potřeba mít na paměti určitá omezení pro jednotlivé zásady. Další informace najdete v tématu Omezení zásad uchovávání informací a zásad popisků uchovávání informací.

Pokud chcete použít volitelnou konfiguraci k vymezení rozsahu nastavení uchovávání informací, ujistěte se, že stav tohoto umístění je Zapnuto, a pak pomocí odkazů zahrňte nebo vylučte konkrétní uživatele, skupiny Microsoftu 365 nebo weby.

Upozornění

Pokud nakonfigurujete instance tak, aby zahrnovaly a pak odeberete poslední, konfigurace se pro umístění vrátí na Vše . Před uložením zásady se ujistěte, že se jedná o konfiguraci, kterou plánujete.

Pokud například zadáte jeden sharepointový web, který se má zahrnout do zásad uchovávání informací nakonfigurovaných k odstranění dat, a pak jeden web odeberete, budou se na všechny sharepointové weby ve výchozím nastavení vztahovat zásady uchovávání informací, které trvale odstraní data. Totéž platí i pro poštovní schránky Exchange, účty OneDrive, uživatele chatu Teams atd.

V tomto scénáři umístění vypněte, pokud nechcete, aby nastavení Vše pro umístění podléhala zásadám uchovávání informací. Případně můžete zadat vyloučení instancí, které mají být ze zásad vyloučeny.

Umístění

Umístění v zásadách uchovávání informací identifikují konkrétní služby Microsoftu 365, které podporují nastavení uchovávání informací, jako jsou e-maily Exchange a sharepointové weby. Následující část použijte pro umístění s podrobnostmi o konfiguraci a možnými výjimkami, o kterých musíte vědět, když je vyberete pro svoji zásadu.

Informace o konfiguraci poštovních schránek Exchange a veřejných složek Exchange

Umístění poštovních schránek Exchange i umístění veřejných složek Exchange vyžadují, aby poštovní schránky měly alespoň 10 MB dat, než se na ně použije nastavení uchovávání.

Umístění poštovních schránek Exchange podporuje uchovávání e-mailů, kalendáře a dalších položek poštovní schránky uživatelů tím, že používá nastavení uchovávání na úrovni poštovní schránky. Podporují se také sdílené poštovní schránky a poštovní schránky prostředků pro vybavení a místnosti.

Email kontakty a poštovní schránky skupiny Microsoftu 365 nejsou pro e-maily Exchange podporované. U poštovních schránek skupiny Microsoft 365 vyberte místo toho umístění webů poštovních & schránek skupiny Microsoft 365 . Přestože umístění Exchange zpočátku umožňuje vybrat poštovní schránku skupiny pro statický obor, při pokusu o uložení zásad uchovávání informací se zobrazí chyba, že "RemoteGroupMailbox" není platný výběr pro toto umístění.

V závislosti na konfiguraci zásad můžou být neaktivní poštovní schránky zahrnuté nebo ne:

  • Obory statických zásad zahrnují neaktivní poštovní schránky, když použijete výchozí konfiguraci Všechny poštovní schránky , ale nejsou podporované pro konkrétní zahrnutí nebo vyloučení. Pokud ale v době použití zásady zahrnete nebo vyloučíte příjemce, který má aktivní poštovní schránku, a poštovní schránka se později stane neaktivním, nastavení uchovávání informací se dál použije nebo vyloučí.

  • Obory adaptivních zásad ve výchozím nastavení zahrnují neaktivní poštovní schránky, když splňují dotaz oboru. Můžete je vyloučit pomocí pokročilého tvůrce dotazů a vlastnosti OPATH IsInactiveMailbox:

    (IsInactiveMailbox -eq "False")

Pokud použijete obor statických zásad a zvolíte příjemce, které chcete zahrnout nebo vyloučit, můžete vybrat distribuční skupiny a skupiny zabezpečení s podporou e-mailu jako efektivní způsob výběru více příjemců místo toho, abyste je vybírejili po jednom. Když použijete tuto možnost, na pozadí se tyto skupiny automaticky rozbalí v době konfigurace a vyberou poštovní schránky uživatelů ve skupině. Pokud se členství v těchto skupinách později změní, vaše stávající zásady uchovávání informací se na rozdíl od rozsahů adaptivních zásad automaticky neaktualizují.

Podrobné informace o tom, které položky poštovní schránky jsou zahrnuté a vyloučené při konfiguraci nastavení uchovávání informací pro Exchange, najdete v tématu Co je součástí uchovávání a odstranění.

Umístění veřejných složek Exchange použije nastavení uchovávání informací pro všechny veřejné složky a nedá se použít na úrovni složky nebo poštovní schránky.

Výjimky pro zásady automatického použití nakonfigurovaných pro typy citlivých informací

Když nakonfigurujete zásadu automatického použití, která používá typy citlivých informací, a vyberete umístění poštovních schránek Exchange :

Informace o konfiguraci sharepointových webů a účtů OneDrivu

Název umístění pro umístění sharepointových webů se mění v závislosti na tom, jestli používáte obory adaptivních zásad nebo statické obory zásad. Změna názvu odráží zahrnuté typy webů:

  • Obory statických zásad: Klasické a komunikační weby SharePointu

    • Může uchovávat a odstraňovat dokumenty na komunikačních webech SharePointu, týmových webech, které nejsou propojené skupinami Microsoftu 365, a klasických webech. Tato možnost nepodporuje týmové weby propojené skupinami Microsoft 365 a místo toho používají umístění webů poštovních & schránek skupiny Microsoft 365 , které se vztahuje na obsah v poštovní schránce, na webu a souborech skupiny.

  • Rozsahy adaptivních zásad: Weby SharePointu

    • Může uchovávat a odstraňovat dokumenty na webech OneDrivu a webech připojených ke skupinám Microsoftu 365 kromě sharepointových komunikačních webů, týmových webů, které nejsou propojené skupinami Microsoftu 365, a klasických webů.

Tip

Pomocí filtru v Centru pro správu SharePointu nebo příkazu SharePoint PowerShellu můžete ověřit, jestli je web připojený ke skupině.

Podrobné informace o tom, co je zahrnuté a vyloučené při konfiguraci nastavení uchovávání informací pro SharePoint a OneDrive, najdete v tématu Co je součástí uchovávání a odstranění.

Když zadáte umístění pro sharepointové weby nebo účty OneDrivu, nepotřebujete oprávnění pro přístup k webům. U statických oborů se v okamžiku, kdy zadáte adresu URL na stránce Upravit umístění , nepro provádí žádné ověření. Weby služby SharePoint, které zadáte, se však zkontrolují, zda existují na poslední stránce konfigurace. Pokud se tato kontrola nezdaří, zobrazí se zpráva, že ověření zadané adresy URL se nezdařilo a dokud ověřovací kontrola neprojde, nebude možné vytvořit zásady uchovávání informací. Pokud se zobrazí tato zpráva, vraťte se do procesu konfigurace a změňte adresu URL nebo odeberte web ze zásad uchovávání informací.

Pokud chcete zadat jednotlivé účty OneDrivu, přečtěte si téma Získání seznamu všech uživatelských adres URL OneDrivu ve vaší organizaci.

Poznámka

Když zadáte jednotlivé účty OneDrivu, mějte na paměti, že pokud nejsou účty OneDrive předem zřízené, adresa URL se nevytvořila, dokud uživatel poprvé nepřijde na svůj OneDrive.

Adresa URL OneDrivu se také automaticky změní , pokud dojde ke změně hlavního názvu uživatele (UPN). Například událost změny jména, jako je manželství, nebo změna názvu domény, která podporuje přejmenování nebo restrukturalizaci firmy v organizaci. Pokud se hlavní název uživatele (UPN) změní, budete muset aktualizovat adresy URL OneDrivu, které zadáte pro nastavení uchovávání informací.

Vzhledem k problémům se spolehlivým zadáváním adres URL, které mají jednotliví uživatelé zahrnout nebo vyloučit pro statické obory, jsou pro tento účel vhodnější adaptivní obory s typem oboru Uživatel .

Informace o konfiguraci pro weby poštovních & schránek skupin Microsoftu 365

Pokud chcete zachovat nebo odstranit obsah pro skupinu Microsoft 365 (dříve Office 365 skupinu), použijte umístění webů poštovních & schránek skupiny Microsoft 365. V případě zásad uchovávání informací toto umístění zahrnuje poštovní schránku skupiny a týmový web SharePointu. V případě popisků uchovávání informací toto umístění zahrnuje pouze týmový web SharePointu.

Podrobné informace o tom, které položky jsou zahrnuté a vyloučené pro Skupiny Microsoft 365:

Poštovní schránky, na které cílíte s tímto umístěním zásad, vyžadují alespoň 10 MB dat, než se na ně použije nastavení uchovávání informací.

Poznámka

I když má skupina Microsoft 365 poštovní schránku Exchange, zásady uchovávání informací pro umístění poštovních schránek Exchange nebudou zahrnovat obsah v poštovních schránkách skupiny Microsoft 365.

Pokud používáte statické obory: I když umístění poštovních schránek Exchange pro statický obor zpočátku umožňuje zadat poštovní schránku skupiny, která má být zahrnuta nebo vyloučena, při pokusu o uložení zásad uchovávání informací se zobrazí chyba, že "RemoteGroupMailbox" není platný výběr pro umístění Exchange.

Ve výchozím nastavení zásady uchovávání informací použité na skupinu Microsoftu 365 zahrnují poštovní schránku skupiny a týmový web SharePointu. Soubory uložené na sharepointovém webu teams jsou pokryté tímto umístěním, ale ne chaty Teams ani zprávy kanálu Teams, které mají vlastní umístění zásad uchovávání informací.

Pokud chcete změnit výchozí nastavení, protože chcete, aby se zásady uchovávání informací vztahovaly jenom na poštovní schránky Microsoftu 365 nebo jenom na připojené weby sharepointového týmu, použijte rutinu PowerShellu Set-RetentionCompliancePolicy a parametr Applications s jednou z následujících hodnot:

  • Group:Exchange jenom pro poštovní schránky Microsoftu 365, které jsou připojené ke skupině.
  • Group:SharePoint jenom pro sharepointové weby, které jsou připojené ke skupině.

Pokud se chcete vrátit k výchozí hodnotě poštovní schránky i sharepointového webu pro vybrané skupiny Microsoft 365, zadejte Group:Exchange,SharePoint.

Výjimky pro zásady automatického použití nakonfigurovaných pro typy citlivých informací

Když nakonfigurujete zásadu automatického použití, která používá typy citlivých informací, a vyberete umístění webů poštovních & schránek skupiny Microsoftu 365 :

  • Poštovní schránky skupiny Microsoft 365 nejsou zahrnuté. Pokud chcete tyto poštovní schránky zahrnout do zásad, vyberte místo toho umístění poštovních schránek Exchange .

Co se stane, když se skupina Microsoft 365 odstraní po použití zásady

Pokud se na skupinu Microsoftu 365 použije zásada uchovávání informací (rozsah statických zásad nebo adaptivní) a tato skupina se pak odstraní z Azure Active Directory:

  • Sharepointový web připojený ke skupině je zachovaný a dál se spravuje pomocí zásad uchovávání informací s umístěním webů poštovních & schránek skupiny Microsoft 365 . Web je stále přístupný lidem, kteří k němu měli přístup před odstraněním skupiny, a všechna nová oprávnění se teď musí spravovat přes SharePoint.

    V tuto chvíli nemůžete web vyloučit z umístění Skupiny Microsoft 365, protože nemůžete určit odstraněnou skupinu. Pokud potřebujete uvolnit zásady uchovávání informací z tohoto webu, kontaktujte podpora Microsoftu. Otevřete například žádost o podporu v centru Správa Microsoftu 365.

  • Poštovní schránka odstraněné skupiny se stane neaktivní a podobně jako sharepointový web bude nadále podléhat nastavení uchovávání informací. Další informace najdete v tématu Neaktivní poštovní schránky v Exchange Online.

Informace o konfiguraci pro Skype pro firmy

Poznámka

Skype pro firmy byl vyřazen 31. července 2021 a doporučujeme zákazníkům migrovat na Microsoft Teams. Zásady uchovávání informací pro Skype pro firmy jsou však nadále podporovány pro stávající zákazníky.

Na rozdíl od e-mailu Exchange nemůžete zapnout stav umístění Skypu tak, aby se automaticky zahrnuli všichni uživatelé, ale když toto umístění zapnete, musíte ručně vybrat uživatele, jejichž konverzace chcete zachovat:

Umístění zásad uchovávání informací Skype pro firmy vyžaduje ruční přidání uživatelů.

Po výběru této možnosti Upravit můžete v podokně Skype pro firmy rychle zahrnout všechny uživatele tak, že před sloupcem Název vyberete skryté pole. Je ale důležité si uvědomit, že každý uživatel se počítá jako konkrétní zahrnutí do zásad. Pokud tedy výběrem tohoto pole zahrnete 1 000 uživatelů, je to stejné, jako kdybyste ručně vybrali 1 000 uživatelů, které chcete zahrnout, což je maximální podporovaná hodnota pro Skype pro firmy.

Mějte na paměti, že historie konverzací, složka v Outlooku, je funkce, která nemá nic společného s archivací přes Skype. Koncový uživatel může historii konverzací vypnout, ale archivace pro Skype se provádí uložením kopie skypových konverzací do skryté složky, která je pro uživatele nepřístupná, ale dostupná pro eDiscovery.

Nastavení pro uchovávání a odstraňování obsahu

Když zvolíte nastavení pro uchovávání a odstraňování obsahu, vaše zásady uchovávání budou mít po určitou dobu jednu z následujících konfigurací:

  • Pouze pro zachování

    Pro tuto konfiguraci zvolte následující možnosti:

    • Zásady uchovávání informací: Na stránce Rozhodněte se, jestli chcete zachovat obsah, odstranit ho nebo obě stránky vyberte Zachovat položky pro určité období, zadejte dobu uchovávání a pak v části Na konci doby uchovávání vyberte Nedělat nic, aby se nastavení uchovávání odebralo. Nebo pokud chcete zachovat bez koncového data, vyberte na této stránce trvale zachovat položky .

    • Popisky uchovávání informací: Na stránce Definovat nastavení štítků vyberte Zachovat položky po neomezenou dobu nebo po určitou dobu a pak:

      • Aby nastavení uchovávání informací přestalo platit pro označený obsah po určité době: Na stránce Definovat dobu uchovávání zadejte v části Zachovat položky pro časové období časové období. Pak na stránce Zvolte, co se stane po době uchovávání informací vyberte Deaktivovat nastavení uchovávání informací. Popisek zůstane na obsahu, ale bez omezení, jako by se jedná o popisek, který pouze klasifikuje.
      • Uchovávání bez koncového data: Na stránce Definovat dobu uchovávání vyberte v části Zachovat položky pro možnost Neomezená doba. Popisek zůstane u obsahu se všemi existujícími omezeními.

  • Zachovat a pak odstranit

    Pro tuto konfiguraci zvolte následující možnosti:

    • Zásady uchovávání informací: Na stránce Rozhodněte se, jestli chcete zachovat obsah, odstranit ho nebo obě stránky vyberte Zachovat položky pro určité období, zadejte dobu uchovávání a pak v části Na konci doby uchovávání vyberte Odstranit položky automaticky.

    • Popisky uchovávání informací: Na stránce Definovat nastavení štítků vyberte Uchovávat položky po neomezenou dobu nebo po určitou dobu, zadejte dobu uchovávání a pak v části Zvolit, co se stane po uplynutí doby uchovávání vyberte buď Automaticky odstranit položky , nebo Zahájit kontrolu dispozice. Informace o revizích dispozice najdete v tématu Kontrola dispozice.

  • Pouze pro odstranění

    Pro tuto konfiguraci zvolte následující možnosti:

    • Zásady uchovávání informací: Na stránce Rozhodněte se, jestli chcete zachovat obsah, odstranit ho nebo obě stránky vyberte Odstranit pouze položky, když dosáhnou určitého stáří, a zadejte časové období.

    • Popisky uchovávání informací: Na stránce Definovat nastavení popisku vyberte Vynutit akce po určitém období a zadejte časové období, které se stále označuje jako doba uchovávání. Možnost Zvolit, co se stane po uplynutí období je automaticky nastavená na Odstranit položky automaticky.

Uchovávání obsahu po určitou dobu

Když nakonfigurujete popisek uchovávání informací nebo zásadu pro uchovávání obsahu na portálu pro dodržování předpisů, rozhodnete se uchovávat položky po určitý počet dnů, měsíců (předpokládá se 30 dnů) nebo roky (předpokládá se 365 dnů). Nebo si položky můžete ponechat napořád. Doba uchovávání se nevypočítává od okamžiku přiřazení zásady, ale podle začátku zadané doby uchovávání.

Na začátku doby uchovávání můžete zvolit, kdy byl obsah vytvořen, nebo ( podporováno pouze pro soubory a SharePoint, OneDrive a Skupiny Microsoft 365), kdy byl obsah naposledy změněn. U popisků uchovávání informací můžete dobu uchovávání začít od obsahu, který byl označen, a od výskytu události.

Příklady:

  • SharePoint: Pokud chcete položky v kolekci webů uchovávat sedm let po poslední úpravě tohoto obsahu a dokument v této kolekci webů se během šesti let neupravil, dokument se v případě, že se nezmění, uchová se jenom další rok. Pokud se dokument znovu upraví, stáří dokumentu se vypočítá z nového data poslední změny a zůstane zachováno dalších sedm let.

  • Výměna: Pokud chcete uchovávat položky v poštovní schránce po dobu sedmi let a zpráva byla odeslána před šesti lety, bude se zpráva uchovávat pouze po dobu jednoho roku. U položek Exchange se věk odvíjí od data přijetí příchozích e-mailů nebo data odeslání odchozích e-mailů. Uchovávání položek na základě toho, kdy byly naposledy změněny, se vztahuje jenom na obsah webu na OneDrivu a SharePointu.

Na konci doby uchovávání si zvolíte, jestli se má obsah trvale odstranit. Například pro zásady uchovávání informací:

Stránka nastavení uchovávání informací

Popisky uchovávání informací mají ještě dvě možnosti. Jak je popsáno v další části, můžou použít jiný popisek uchovávání informací s vlastní dobou uchovávání. Nebo můžou aktivovat tok Power Automate pro vlastní akce.

Než nakonfigurujete uchovávání informací, nejprve se seznamte s limity kapacity a úložiště pro příslušné úlohy:

  • U SharePointu a OneDrivu se zachované položky ukládají v knihovně blokování pro zachování webu, která je zahrnutá v kvótě úložiště webu. Další informace najdete v tématu Správa limitů úložiště webu v dokumentaci k SharePointu.

  • Informace o Exchange, Teams a Yammeru, kde se zachované zprávy ukládají do poštovních schránek, najdete v tématu omezení Exchange Online a povolení automatického rozbalení archivace.

    V extrémních případech, kdy se v krátkém časovém období odstraní velký objem e-mailů, a to buď uživatelé, nebo automaticky z nastavení zásad, může být také potřeba nakonfigurovat Exchange tak, aby se položky ze složky Obnovitelné položky v primární poštovní schránce uživatele častěji přesouvají do složky Obnovitelné položky v archivační poštovní schránce. Podrobné pokyny najdete v tématu Zvýšení kvóty obnovitelných položek pro blokované poštovní schránky.

Opětovné označování na konci doby uchovávání

Když nakonfigurujete popisek uchovávání informací tak, aby na konci doby uchovávání informací automaticky použil jiný popisek uchovávání, bude položka podléhat nastavení uchovávání informací nově vybraného popisku uchovávání informací. Tato možnost umožňuje automaticky změnit nastavení uchovávání informací pro položku.

Po vytvoření a uložení primárního popisku uchovávání informací můžete náhradní popisek změnit. U položek, které již mají použitý primární popisek uchovávání informací a v rámci nakonfigurované doby uchovávání, se změna náhradního popisku synchronizuje s těmito položkami. Stejně jako u jiných změn popisků povolte pro toto období synchronizace až 7 dní.

Pro náhradní popisek obvykle zvolíte popisek, který má delší dobu uchovávání než primární popisek uchovávání. Nemusí to ale nutně být kvůli nastavení popisku, kdy se má doba uchovávání začít. Například primární popisek uchovávání informací je nakonfigurovaný tak, aby začal dobu uchovávání při vytvoření položky a náhradní popisek začíná období uchovávání, když je označeno nebo když dojde k události.

Pokud dojde také ke změně v tom, jestli popisek označí položku jako záznam nebo pravidelný záznam, může náhradní popisek uchovávání informací také změnit omezení akce, která je pro danou položku povolená nebo blokovaná .

Opětovné označování ukázkové konfigurace

Vytvoříte a nakonfigurujete popisek uchovávání informací pro požadavek na dodržování předpisů v oboru tak, aby se obsah uchovál po dobu tří let po jeho vytvoření, a položku označíte jako záznam. Když se tento popisek použije, uživatelé nebudou moct odstranit položku ze své aplikace, protože to je jedno z omezení záznamu.

Na konci těchto tří let chcete obsah kvůli interním zásadám dodržování předpisů automaticky uchovávat další dva roky, ale není potřeba ho označit jako záznam s omezeními, která tato konfigurace platí.

Konfiguraci dokončíte tak, že vyberete nastavení popisku a změníte popisek na konci doby uchovávání a zvolíte popisek, který uchovává obsah po dobu pěti let od vytvoření obsahu a neoznačí položku jako záznam.

S těmito zřetězenými nastaveními budou uživatelé moct odstranit položku ze své aplikace po třech letech, ale zůstane přístupná pro vyhledávání eDiscovery po dobu pěti let.

Důležité informace o možnosti opětovného označování

  • Není možné znovu označit regulační záznam, ale náhradní popisek je možné nakonfigurovat tak, aby označoval obsah jako zákonný záznam.

  • Nebudete moct odstranit popisek uchovávání informací, který je vybraný jako náhradní.

  • Můžete zvolit náhradní popisek, který je nakonfigurovaný tak, aby použil jiný náhradní popisek. Počet náhradních popisků, které může položka mít, není nijak omezený.

  • Pokud náhradní popisek označí položku jako záznam nebo zákonný záznam, ale nedá se použít, protože soubor je aktuálně rezervovaný, proces opětovného označení se provede znovu, když se soubor znovu vrátí se změnami nebo se rezervace zahodí.

  • Náhradní popisek je uživatelům v Outlooku viditelný jenom v případě, že je tento popisek zahrnutý v publikovaných zásadách popisků pro stejné umístění nebo je nakonfigurovaný jen pro odstranění.

Cesty konfigurace pro opětovné označování

Možnost opětovného označení na konci doby uchovávání dat má při vytváření popisku uchovávání dvě cesty konfigurace:

  • Pokud potřebujete zpočátku zachovat obsah s primárním popiskem (nejtypičtější): Na stránce Definovat nastavení popisku vyberte Zachovat položky po neomezenou dobu nebo po určitou dobu a zadejte dobu uchovávání. Potom na stránce Zvolte, co se stane po době uchovávání informací vyberte Změnit popisek>Zvolte náhradní popisek.

  • Pokud nepotřebujete zpočátku uchovávat obsah s primárním popiskem: Na stránce Definovat nastavení popisku vyberte Vynutit akce po určité době, zadejte dobu uchovávání a pak vyberte Změnit popisek>Zvolte náhradní popisek.

V obou případech musí být náhradní popisek už vytvořený, ale nemusí být zahrnutý do existujících zásad popisků.

Po uplynutí doby uchovávání změňte možnost popisku.

Případně můžou revidující dispozice ručně vybrat náhradní popisek v rámci procesu kontroly dispozice, pokud je na stránce Zvolit, co se stane po období uchovávání vybráno nastavení popisku Spustit kontrolu dispozice.

Odstraňuje se obsah, který je starší než určitý věk

Nastavení uchovávání informací může zachovat a pak odstranit položky nebo odstranit staré položky, aniž by se zachovaly.

V obou případech platí, že pokud nastavení uchovávání informací odstraní položky, je důležité si uvědomit, že zadané časové období se nepočítá od okamžiku přiřazení zásady, ale podle zadaného začátku doby uchovávání. Například od okamžiku, kdy byla položka vytvořena, upravena nebo označena.

Z tohoto důvodu se nejprve zamyslete nad stářím existujícího obsahu a s tím, jak můžou nastavení tento obsah ovlivnit. Než se nastavení použije na obsah, zvažte možnost sdělit zvolené nastavení uživatelům a helpdesku, což jim poskytne čas na posouzení možného dopadu.

Zásada, která se vztahuje na celá umístění

Když zvolíte umístění s výjimkou Skype pro firmy, výchozí nastavení je Vše, když je stav umístění zapnutý.

Pokud se zásady uchovávání informací vztahují na libovolnou kombinaci celých umístění, neexistuje žádný limit počtu příjemců, webů, účtů, skupin atd., které mohou zásady zahrnovat.

Pokud například zásada zahrnuje všechny e-maily Exchange a všechny sharepointové weby, budou zahrnuty všechny weby a příjemci bez ohledu na to, kolik jich je. A pro Exchange všechny nové poštovní schránky vytvořené po použití zásady automaticky zdědí zásady.

Zásady se specifickými zahrnutími nebo vyloučeními

Mějte na paměti, že pokud použijete volitelnou konfiguraci k vymezení rozsahu nastavení uchovávání informací na konkrétní uživatele, konkrétní skupiny Microsoft 365 nebo konkrétní weby, je potřeba mít na paměti určitá omezení pro jednotlivé zásady. Další informace najdete v tématu Omezení zásad uchovávání informací a zásad popisků uchovávání informací.

Pokud chcete použít volitelnou konfiguraci k vymezení rozsahu nastavení uchovávání informací, ujistěte se, že stav tohoto umístění je Zapnuto, a pak pomocí odkazů zahrňte nebo vylučte konkrétní uživatele, skupiny Microsoftu 365 nebo weby.

Upozornění

Pokud nakonfigurujete zahrnutí a potom odeberete poslední z nich, konfigurace se pro umístění vrátí na Vše . Před uložením zásady se ujistěte, že se jedná o konfiguraci, kterou plánujete.

Pokud například zadáte jeden sharepointový web, který se má zahrnout do zásad uchovávání informací nakonfigurovaných k odstranění dat, a pak jeden web odeberete, budou se na všechny sharepointové weby ve výchozím nastavení vztahovat zásady uchovávání informací, které trvale odstraní data. Totéž platí i pro příjemce Exchange, účty OneDrive, uživatele chatu Teams atd.

V tomto scénáři umístění vypněte, pokud nechcete, aby nastavení Vše pro umístění podléhala zásadám uchovávání informací. Případně můžete zadat vyloučení, která mají být ze zásad vyloučena.

Aktualizace zásad uchovávání informací

Některá nastavení se po vytvoření a uložení zásady uchovávání nedají změnit, mezi které patří:

  • Název zásady a nastavení uchovávání s výjimkou doby uchovávání a kdy se má doba uchovávání dat zahájit.

Pokud upravíte zásady uchovávání informací a položky již podléhají původnímu nastavení v zásadách uchovávání informací, aktualizované nastavení se u těchto položek automaticky použijí kromě nově identifikovaných položek.

Tato aktualizace je obvykle poměrně rychlá, ale může trvat několik dní. Po dokončení replikace zásad napříč vašimi umístěními Microsoftu 365 se stav zásad uchovávání informací v Portál dodržování předpisů Microsoft Purview změní ze Zapnuto (čeká na vyřízení) na Zapnuto (úspěch).

Uzamčení zásad, aby se zabránilo změnám

Pokud potřebujete zajistit, aby nikdo mohl zásadu vypnout, odstranit ji nebo ji nastavit jako méně omezující, přečtěte si téma Omezení změn zásad uchovávání informací a zásad popisků.