Sdílet prostřednictvím


Kontrola a podepsání žádosti o podpis pomocí eSignature SharePointu

Po vytvoření žádosti o podpis se příjemcům odešle e-mailové oznámení. Oznámení obsahuje podrobnosti o žádosti, včetně všech příjemců, kteří se musí podepsat, a všech pokynů k podepsání. Příjemce nemusí mít licenci na SharePoint ani účet Microsoft, aby mohl žádost podepsat.

Přístup k dokumentu, který se má podepsat

Když obdržíte e-mailové oznámení, vyberte Zobrazit žádost v e-mailu a zahajte proces podepisování.

Snímek obrazovky s e-mailovým oznámením zobrazujícím tlačítko Zobrazit žádost

Chcete-li pokračovat v procesu elektronického podepisování, musíte vyjádřit souhlas s podmínkami a ujednáními a souhlasit s použitím vašeho elektronického podpisu k podpisu. Na obrazovce Podmínky a ujednání pro eSignature :

  • Vyberte Souhlasím , pokud chcete použít svůj elektronický podpis a pokračujte v procesu podepisování.

  • Nebo vyberte Odmítnout , pokud nechcete digitální podpis používat, a kontaktujte osobu, která o podpis požádala, aby podpis dokončila jiným způsobem.

  • Pokud podmínky a ujednání eSignature zavřete bez výběru tlačítka Souhlasím , můžete dialogové okno znovu otevřít tak, že v levé horní části dokumentu vyberete tlačítko Zobrazit zpřístupnění .

    Snímek obrazovky s podmínkami a ujednáními

Podepsání dokumentu

Jakmile přijmete podmínky a ujednání eSignature, prohlížeč dokumentů se otevře na nové kartě prohlížeče. Tady můžete procházet a číst dokument a kontrolovat jeho obsah. Až budete připravení podepsat, vyberte Spustit. Tato akce vás přenese na první místo, kde je potřeba váš vstup.

Snímek obrazovky s dokumentem, který se má podepsat, a tlačítkem Start

Můžete požádat o tři různé typy vstupu:

Podpis

Elektronické podpisy umožňují digitálně podepsat dokument tím, že vám umožní přidat reprezentaci fyzického podpisu.

  1. Pokud chcete přidat podpis, zadejte své jméno. Pokud chcete pro podpis zvolit jiný styl písma, vyberte Změnit písmo a zvolte písmo, které chcete použít.

    Snímek obrazovky s typem jména

  2. Vyberte Hotovo a přidejte podpis do dokumentu.

  3. Výběrem možnosti Další přejděte na další místo v dokumentu, které vyžaduje váš vstup.

    Snímek obrazovky znázorňující elektronický podpis přidaný do dokumentu

Iniciály

Na některých místech v dokumentu můžete být požádáni o přidání iniciály, abyste potvrdili určitou klauzuli.

  1. Tady vyberte Initial (Počáteční) a zadejte svoje iniciály. Tato akce je předem vyplněna, pokud jste již zadali svůj podpis.

    Snímek obrazovky zobrazující pole Initial here (Počáteční sem) pro přidání elektronických iniciály do dokumentu

  2. Výběrem možnosti Další přejděte na další místo v dokumentu, které vyžaduje váš vstup.

Date

Datum je předem vyplněno datem aktuálního dne.

Odeslání podepsaného dokumentu

Po zadání všech požadovaných vstupů vyberte Odeslat a dokončete proces podepisování.

Snímek obrazovky dokončeného dokumentu s tlačítkem Odeslat

Stav žádosti se změní z Probíhající na Dokončeno. Dokument se stane jen pro čtení. Obdržíte e-mailové oznámení s oznámením, že váš podpis byl přijat, a žadatel dostane oznámení.

Jakmile všichni dokument podepíší, obdržíte e-mailové oznámení s informacemi o tom, kde můžete dokument zobrazit a požádat o podrobnosti. Dokument je k dispozici prostřednictvím tlačítka Zobrazit žádost v e-mailu po dobu 30 dnů, proto si ho nezapomeňte stáhnout pro vlastní záznamy.

Odmítnout podepsání dokumentu

Pokud si dokument projdete a nechcete ho podepsat, můžete podepsání odmítnout.

  1. V prohlížeči dokumentů vyberte Další možnosti (...) a pak vyberte Odmítnout podepsat.

    Snímek obrazovky prohlížeče dokumentů s tlačítkem Odmítnout podepsat

  2. Na obrazovce Odmítáte podepsat tento dokument zadejte důvod nepodepisování dokumentu a pak vyberte Odmítnout. Nebo pokud si to rozmyslíte, vyberte Zpět.

    Snímek obrazovky Odmítáte podepsat tento dokument

Jakmile odmítnete, nebudete moct svůj podpis přidat, ale dokument uvidíte v režimu jen pro čtení.

Jakmile odmítnete, žadateli se odešle e-mailové oznámení, že dokument nechcete podepsat. Pokud odmítnete podepsat, proces podepisování se dokončí a změní se stav žádosti z Probíhající na Odmítnuto.

Pokud existuje více příjemců, obdrží také oznámení, že žádost byla zamítnuta.

Zobrazení historie požadavků a podrobností

Bez ohledu na to, jestli jste žadatel nebo příjemce, můžete vybrat Zobrazit žádost z libovolného e-mailového oznámení a zobrazit dokument a zjistit další informace o žádosti.

  1. V prohlížeči dokumentů vyberte kartu Zobrazit historii a zobrazte stav žádosti. Na panelu Historie žádostí uvidíte příjemce, kteří se ještě nepodepsali, a aktivity, ke kterým dosud došlo, například kdy byla žádost vytvořena a kdo jsou příjemci.

    Snímek obrazovky s kartou Zobrazit historii a panelem Historie žádostí

  2. Vyberte kartu Zobrazit podrobnosti a zobrazte podrobnosti žádosti. Na panelu Podrobnosti žádosti uvidíte název žádosti, všechny pokyny, které žadatel přidal při odesílání žádosti a komu byla žádost odeslána.

    Snímek obrazovky s kartou Zobrazit podrobnosti a panelem Podrobnosti žádosti

Monitorování stavu žádosti

Když vytvoříte žádost o podpis pomocí eSignature služby SharePoint, prochází různými fázemi, které se projeví ve stavech požadavků. Stav žádosti můžete zobrazit tak, že v libovolném e-mailovém oznámení o žádosti o podpis vyberete Zobrazit žádost . Následující tabulka uvádí stavy požadavků a jejich význam.

Stav Popis
Probíhá Požadavek probíhá hned po jeho vytvoření. Stav zůstane v tomto stavu, dokud žádost nebude zkontrolována všemi příjemci nebo dokud ji nezruší odesílatel žádosti.
Dokončena Žádost se dokončí, jakmile dokument podepíše všichni příjemci.
Zrušena Odesílatel žádost zrušil.
Odmítl Jeden z příjemců odmítl podepsat.

Pokud je požadavek ve stavu Dokončeno, Zrušeno nebo Odmítnuto, odesílatel ani příjemci už na žádost reagovat nemohou. Pokud například příjemce žádost odmítne, musí odesílatel po vyřešení důvodu zamítnutí odeslat novou žádost. Původní zamítnutou žádost nelze upravit.

Přístup k podepsanému dokumentu

Všechny strany zapojené do žádosti obdrží e-mailové oznámení, že žádost byla dokončena a stav žádosti je Dokončeno. V e-mailu můžete vybrat Zobrazit podepsaný dokument a získat přístup k podepsanému dokumentu a historii žádostí. Podepisující můžou dál přistupovat k podepsanému dokumentu a stahovat ho z e-mailového oznámení po dobu 30 dnů od přijetí e-mailu. Kromě toho budou mít odesílatelé žádostí přístup k původní složce, do které byl podepsaný dokument uložen přímo z e-mailu.

Poznámka

Když otevřete dokument PDF na sharepointovém webu, neuvidíte podrobnosti žádosti, pokud je váš výchozí prohlížeč PDF nastavený na Adobe. Prohlížeč PDF budete muset nastavit jako výchozí prohlížeč.

Zabezpečení podepsaného dokumentu

Jakmile všichni příjemci dokument podepíše, podpisy se přidají a do podepsaného PDF se připojí záznam pro audit. Podrobnosti o žádosti, včetně aktivit a časových razítek, kdy k nim došlo během procesu podepisování, jsou zahrnuté. Podrobnosti zahrnují datum a čas vytvoření žádosti, datum a čas, kdy se příjemci podepsali atd. Tyto podrobnosti poskytují důkazy o integritě procesu podepisování. Podepsaný dokument se pak digitálně podepíše certifikátem Microsoftu, aby se zajistilo, že se s ním nedá manipulovat.