Krok 2. Vytvoření kanálu správy kontraktů pomocí Microsoft Teams
Když vaše organizace nastavuje řešení správy kontraktů, potřebujete centrální umístění, ve kterém můžou zúčastněné strany kontrolovat a spravovat smlouvy. K tomuto účelu můžete pomocí Microsoft Teams nastavit kanál Teams a pomocí funkcí v Teams:
Vytvořte umístění pro zúčastněné strany, abyste mohli snadno zobrazit všechny kontrakty, které vyžadují akci. V Teams můžete například vytvořit kartu Kontrakty v kanálu správy smluv, ve které členové uvidí užitečné zobrazení dlaždic všech kontraktů, které potřebují schválení. Zobrazení můžete také nakonfigurovat tak, aby na každé "kartě" byla uvedena důležitá data, která vás zajímají (například klient, dodavatel a částka poplatku).
Mít místo, kde spolu členové můžou komunikovat a vidět důležité události. Například v Teams můžete kartu Příspěvky použít ke konverzacím, získání aktualizací a zobrazení akcí (například odmítnutí smlouvy členem). Když se něco stalo (například nová smlouva odeslaná ke schválení), můžete kartu Příspěvky použít nejen k oznámení, ale také k uchování záznamu. A pokud se členové přihlásí k odběru oznámení, dostanou oznámení vždy, když dojde k aktualizaci.
Najděte místo, kde mohou členové zobrazit schválené smlouvy, aby věděli, kdy mohou být odeslány k platbě. V SharePointu budete muset vytvořit seznam Pro výplatu a zahrnout sloupce Pro klienta, dodavatele a Částku poplatku, přičemž jako typ sloupce vyberete Jeden řádek textu . V kanálu Správa smluv budete muset přidat seznam Pro výplatu jako kartu Teams, podobně jako u karty Smlouvy. Na kartě For Payout (Pro výplatu) se zobrazí seznam všech smluv, které je potřeba odeslat k platbě. Toto řešení můžete snadno rozšířit a místo toho tyto informace zapsat přímo do finanční aplikace třetí strany (například Dynamics CRM).
Připojení sharepointové knihovny dokumentů ke kartě Kontrakty
Po vytvoření karty Kontrakty v kanálu správy kontraktů je potřeba k ní připojit knihovnu dokumentů SharePointu. Knihovna dokumentů SharePointu, kterou chcete připojit, je ta, na kterou jste v předchozí části použili model nestrukturovaného zpracování dokumentů.
Po připojení knihovny dokumentů SharePointu budete moct zobrazit všechny klasifikované kontrakty prostřednictvím výchozího zobrazení seznamu.
Přizpůsobení zobrazení dlaždice na kartě Kontrakty
Poznámka
Tato část odkazuje na příklady kódu obsažené v souboru ContractTileFormatting.json , který je součástí úložiště prostředků řešení správy kontraktů.
I když aplikace Teams umožňuje zobrazit smlouvy v zobrazení dlaždic, můžete ho přizpůsobit tak, aby zobrazovala data kontraktů, která chcete zobrazit na kartě smlouvy. Například pro kartu Smlouvy je důležité, aby členové viděli na kartě smlouvy klienta, dodavatele a částku poplatku. Všechna tato pole byla extrahována z každého kontraktu prostřednictvím modelu Syntex, který byl použit ve vaší knihovně dokumentů. Chcete také mít možnost změnit záhlaví dlaždice na různé barvy pro každý stav, aby členové mohli snadno zjistit, kde se smlouva nachází ve schvalovacím procesu. Například všechny schválené kontrakty budou mít modrý pruh záhlaví.
Zobrazení vlastních dlaždic, které použijete, vyžaduje, abyste udělali změny v souboru JSON použitém k formátování aktuálního zobrazení dlaždic. Na soubor JSON použitý k vytvoření zobrazení karty můžete odkazovat tak, že se podíváte na soubor ContractTileFormatting.json . V následujících částech uvidíte konkrétní části kódu pro funkce, které jsou na kartách smlouvy.
Pokud chcete zobrazit nebo změnit kód JSON pro vaše zobrazení v kanálu Teams, v kanálu Teams vyberte rozevírací nabídku zobrazení a pak vyberte Formát aktuálního zobrazení.
Velikost a tvar karty
V souboru ContractTileFormatting.json si projděte následující část a podívejte se na kód pro formátování velikosti a tvaru karty.
{
"elmType": "div",
"style": {
"background-color": "#f5f5f5",
"padding": "5px",
"width": "180px"
},
"children": [
{
"elmType": "img",
"attributes": {
"src": "@thumbnail.large"
},
"style": {
"width": "185px",
"height": "248px"
}
}
Stav smlouvy
Následující kód umožňuje definovat stav každé titulní karty. Všimněte si, že každá hodnota stavu (Nový, V revizi, Schváleno a Odmítnuto) zobrazí pro každou z nich jiný barevný kód. V souboru ContractTileFormatting.json se podívejte na část, která definuje stav.
{
"elmType": "div",
"children": [
{
"elmType": "div",
"style": {
"color": "white",
"background-color": "=if([$Status] == 'New', '#00b7c3', if([$Status] == 'In review', '#ffaa44', if([$Status] == 'Approved', '#0078d4', if([$Status] == 'Rejected', '#d13438', '#8378de'))))",
"padding": "5px 15px",
"height": "auto",
"text-transform": "uppercase",
"font-size": "12.5px"
},
"txtContent": "[$Status]"
}
Extrahovaná pole
Na každé kartě smlouvy se zobrazí tři pole, která byla extrahována pro každou smlouvu (Klient, Dodavatel a Částka poplatku). Kromě toho chcete také zobrazit čas a datum, kdy byl soubor klasifikovaný modelem Syntex, který ho použil k jeho identifikaci.
V souboru ContractTileFormatting.json každý z nich definuje následující oddíly.
Client
Tato část definuje, jak se klient zobrazí na kartě, a používá hodnotu pro konkrétní kontrakt.
{
"elmType": "div",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px"
},
"txtContent": "Client"
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "16px",
"font-weight": "600"
},
"txtContent": "[$Client]"
},
Dodavatel
Tato část definuje, jak se bude zobrazovat "Dodavatel" na kartě, a používá hodnotu pro konkrétní kontrakt.
{
"elmType": "div",
"txtContent": "Contractor",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px",
"margin-bottom": "2px"
}
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "14px"
},
"txtContent": "[$Contractor]"
},
Výše poplatku
Tato část definuje, jak se na kartě zobrazí "Částka poplatku", a použije hodnotu pro konkrétní kontrakt.
{
"elmType": "div",
"txtContent": "Fee amount",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px",
"margin-bottom": "2px"
}
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "14px"
},
"txtContent": "[$FeeAmount]"
},
Datum klasifikace
Tato část definuje, jak se na kartě zobrazí klasifikace, a používá hodnotu pro konkrétní kontrakt.
{
"elmType": "div",
"txtContent": "Classified",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px",
"margin-bottom": "2px"
}
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "14px"
},
"txtContent": "[$PrimeLastClassified]"
}
Další krok
Krok 3. Použití Power Automate k vytvoření toku pro zpracování kontraktů