Sdílet prostřednictvím

Zobrazení a uložení shrnutí e-mailu do systému CRM

  • Článek

Ušetřete čas tím, že necháte Copilot pro Sales shrnout a uložit důležité e-mailové informace do CRM během několika sekund. Sdílejte souhrny na Microsoft Teams nebo je zkopírujte pro jiné použití.

Pokud je k dispozici, shrnutí obsahuje informace, zda jsou v e-mailu uvedeny rozpočet, zúčastněné strany, potřeba a načasování, či nikoli. Tyto informace se zobrazují pouze u externích e-mailů a když je s vysokou pravděpodobností detekuje AI.

E-mailové souhrny jsou k dispozici, když:

  • E-mail je adresován nebo odeslán od kontaktu mimo vaši společnost a kontakt existuje ve vašem CRM.
  • Obsah e-mailu má více než 1 000 znaků, což je asi 150–200 slov v angličtině. Pokud je e-mail příliš krátký, Copilot nemá dostatek informací k vygenerování souhrnu.
  • E-mail je v jednom z podporovaných jazyků. Další informace najdete v tématu Podporované jazyky v aplikaci Copilot pro Sales pro Outlook a Teams.
  • E-mail není šifrovaný.

Požadavky na licenci

Funkce Copilot pro Sales e-mailového souhrnu se liší podle licence:

  • Licence Sales Copilot: Zobrazení, uložení do CRM, sdílení do Teams nebo kopírování e-mailových souhrnů, jak je popsáno v tomto článku.
  • Licence Copilot pro Sales: Podívejte se na plně integrované prostředí v Microsoft Outlook. Další informace najdete v článku Zobrazení e-mailových souhrnů obohacených o CRM v Outlooku.

Nejste si jisti rozdílem mezi Sales Copilot a Copilot pro Sales? Další informace najdete v článku Co se změnilo mezi Sales Copilot a Microsoft 365 Copilot pro Sales.

Anatomie e-mailového shrnutí

Snímek obrazovky karty souhrnu e-mailu v podokně Copilot pro Sales v Outlooku při odpovídání na e-mail s očíslovanými popisky

Legenda

  1. Název karty
  2. Číslo citace
  3. Vytvoření konceptu e-mailu pomocí kopilota
  4. Sdílení do Teams nebo do schránky
  5. Uložte souhrn do CRM nebo změňte jazyk
  6. Sdílet názory na e-mailový souhrn

Zobrazení shrnutí e-mailu

Z tohoto zobrazení můžete souhrn přidat do CRM, sdílet ho v Teams nebo zkopírovat do schránky.

Důležité

Před sdílením vždy pečlivě zkontrolujte správnost a vhodnost obsahu vygenerovaného AI.

  1. V Outlooku otevřete e-mail v podokně čtení nebo v samostatném okně a začněte psát koncept odpovědi.

  2. Otevřete podokno Copilot pro Sales, pokud ještě není otevřené. Po chvíli se souhrn e-mailu zobrazí na kartě Klíčové informace e-mailu.

    Pokud kontakt není ve vašem CRM, karta Klíčové informace e-mailu se nezobrazí. Přidejte do svého CRM kontakt. Shrnutí e-mailu by se mělo zobrazit o několik okamžiků později. Další informace najdete v části Vytvoření kontaktu v CRM z nástroje Copilot pro Sales.

Na kartě Klíčové informace e-mailu můžete provádět následující úlohy:

  • Chcete-li zjistit, kde Copilot získal informace pro souhrn, vyberte číslo citace. Zobrazí se přesná citace z e-mailu a jméno osoby, která to řekla.

    Snímek obrazovky citace v podokně Copilot pro Sales v Outlooku

    Chcete-li zobrazit základní informace o kontaktu, obchodním vztahu nebo příležitosti, vyberte odkaz v modré barvě. Chcete-li zobrazit úplné údaje ve svém CRM, vyberte na kartě souhrnu.

    Snímek obrazovky s podrobnostmi o kontaktech v podokně Copilot pro Sales v Outlooku

  • Chcete-li vytvořit koncept odpovědi od začátku s pomocí Copilot, vyberte možnost Napsat koncept e-mailu. Pokud chcete začít s nějakým kontextem, vyberte šipku vedle Napsat koncept e-mailu a pak vyberte Odpovědět na dotaz, Vytvořit návrh nebo Řešit problém. Další informace najdete v tématu Vytvoření konceptu e-mailové zprávy v aplikaci Copilot pro Sales.

  • Pokud chcete souhrn sdílet do Microsoft Teams, vyberte Sdílet>Sdílet s Teams. Do vyhledávacího pole v části Sdílet s: začněte psát jméno osoby, kanálu nebo chatu a pak je vyberte ze seznamu. Pokud chcete, přidejte zprávu, v případě potřeby upravte souhrn a pak vyberte Sdílet. Další informace najdete v článku Sdílení e-mailových souhrnů do Microsoft Teams.

  • Chcete-li zkopírovat souhrn pro použití v jiných aplikacích, vyberte Sdílet>Kopírovat souhrn.

  • Pokud chcete změnit jazyk e-mailového souhrnu, vyberte …>Změnit jazyk, vyberte jazyk ze seznamu a pak vyberte Změnit. Podívejte se na seznam podporovaných jazyků.

  • Pokud chcete poskytnout zpětnou vazbu k e-mailovému souhrnu, vyberte ikonu palce nahoru nebo palce dolů. Ujistěte se, že ve zpětné vazbě nesdílíte osobní údaje.

Uložení souhrnu e-mailu do CRM

Pomocí Copilot pro Sales uložíte e-mailový souhrn pouze do jednoho záznamu. Pokud se ji pokusíte uložit znovu, tato možnost již nebude k dispozici.

  1. Na kartě Klíčové informace o e-mailu vyberte…>Uložit souhrn do CRM, kde CRM je název vašeho systému CRM.

  2. V části Vybrat záznam vyberte nebo vyhledejte záznam kontaktu, účtu nebo příležitosti, ke kterému chcete přidat souhrn e-mailu. Výsledky hledání se přidají do seznamu navrhovaných záznamů, takže můžete bez obav hledat a zkoušet to znovu.

    Pokud existuje více příležitostí souvisejících s kontaktem, Copilot pro Sales zobrazí seznam navrhovaných příležitostí seřazených podle AI, aby se souhrn uložil. V tomto případě je ve výchozím nastavení vybrána první příležitost.

    Pokud je e-mail již připojen k příležitosti, je ve výchozím nastavení vybrán.

    Pokud není připojena žádná příležitost, bude ve výchozím nastavení vybrána příležitost s nejvyšším hodnocením, která je určena otevřenými příležitostmi dostupnými pro účet nebo kontakt a obsahem e-mailu.

  3. Zvolte Uložit.

    Poznámka:

    • Při hledání záznamu, ke kterému se chcete připojit, se ve výsledcích hledání zobrazí název záznamu a klíčová pole, která vybral správce.
    • Můžete se připojit ke všem typům záznamů, které jsou povoleny pro aktivity a které váš správce přidal do Copilot pro Sales.

    Snímek obrazovky navrhovaných záznamů v podokně Copilot pro Sales v Outlooku s číslovanými popisky.

Legenda

  1. Záznamy navržené Copilotem pro Sales
  2. Záznam přidán z vyhledávacího pole

Souhrn e-mailu se uloží do vašeho CRM jako poznámka k vybranému záznamu. Předmět je stejný pro všechny poznámky Copilot pro Sales: „[Vygenerováno AI] Shrnutí e-mailu ze Sales Copilot.“ Poznámka obsahuje předmět e-mailu a časové razítko, kdy byla poznámka uložena. Po uložení souhrnu do záznamu jej můžete upravit ve svém CRM systému.

Snímek obrazovky poznámky přidané na časovou osu v centru prodeje Dynamics 365.

Poznámka:

Salesforce má dva typy objektů poznámek: "Poznámky a přílohy" a "Poznámky", označované také jako "poznámky k obsahu". Kterýkoli z těchto objektů můžete použít k připojení poznámek k záznamu CRM. Copilot pro Sales podporuje pouze objekt "Poznámky a přílohy". Pokud chcete, aby podporoval objekt "Poznámky", požádejte správce Salesforce, aby kontaktoval podporu Microsoft.