Sdílet prostřednictvím

Konfigurace místností a pracovních prostorů pro Vyhledávání místností v Outlooku

  • Článek
  • Platí pro: Exchange Online, Outlook for Windows, Outlook for Microsoft 365, Outlook on the web, Outlook for Mac, Outlook for iOS, Outlook for Android

Poznámka:

Tento článek je určený jenom správcům Exchange a správcům Microsoftu 365. Informace o tom, jak pomocí Finderu místností rezervovat místnosti a pracovní prostory, najdete v tématu Použití Pomocníka pro plánování a Vyhledávání místností pro schůzky v Outlooku.

Vyhledávání místností je webová funkce, která uživatelům pomůže najít dostupné zasedací místnosti a pracovní prostory vhodné pro jejich použití. Každá místnost pro schůzky a pracovní prostor musí být nastavena v Exchange Online, aby se zobrazila ve Vyhledávači místností. Každý z těchto prostorů je nakonfigurován tak, aby měl poštovní schránku místnosti nebo poštovní schránku pracovního prostoru jako konkrétní typ schránky prostředku. Aby si uživatelé tyto prostory rezervovali, musí do žádosti o schůzku zahrnout přidruženou poštovní schránku.

Vzhledem k tomu, že místnosti a pracovní prostory jsou fyzické umístění a v budově může existovat více takových prostorů, je nejlepší tyto prostory uspořádat do logických skupin označovaných jako seznamy místností , aby je bylo možné snadno spravovat ve Finderu místností.

Každý seznam místností je speciálně určená distribuční skupina. Jeho členové jsou poštovní schránky zdrojů pro každou místnost a pracovní prostor, které jsou součástí seznamu. Počet místností a pracovních prostorů, které je možné přidat do seznamu místností, není nijak omezený, ale maximální počet místností a pracovních prostorů, které lze vrátit při hledání ve Finderu místností, je 100. Pokud chcete zajistit optimální výkon, omezte každý seznam místností na maximálně 50 poštovních schránek místností a poštovních schránek pracovního prostoru.

Seznamy místností lze uspořádat pomocí následujících prvků:

  • Budovy
  • Podlažní rozsahy v budově
  • Křídla v budově
  • Podobné místnosti v budově

Nastavení vlastností pro místnosti a pracovní prostory

Jednou z významných výhod používání Vyhledávání místností je, že můžete procházet místnosti a pracovní prostory podle města a seznamu místností. Tyto výsledky pak můžete dále upřesnit filtrováním podle zařízení, která tyto prostory poskytují, jako jsou konferenční zařízení a funkce přístupnosti.

Důležité

Aby Vyhledávání místností fungovalo efektivně, je důležité nakonfigurovat atributy pro místnosti a pracovní prostory. Ujistěte se, že jste nakonfigurovali vlastnosti City, Floor a Capacity . Ostatní atributy je možné nakonfigurovat podle potřeby pro každou místnost a pracovní prostor.

Po nastavení vlastností City, Floor a Capacity pro všechny místnosti a pracovní prostory budete moct procházet seznamy místností podle konkrétního města ve Finderu místností a filtrovat místnosti a pracovní prostory podle kapacity a úrovně podlahy, na které se nacházejí. Volitelně můžete vlastnost FloorLabel nastavit tak, aby poskytovala popisný název informací o podlahě, jako je Země, Sklep, Lobby atd. Je však důležité, aby každý seznam místností obsahoval pouze místnosti a pracovní prostory ze stejného města.

Pokud jsou místnosti a pracovní prostory v seznamu místností z různých měst, zobrazí se ve výsledcích pouze v případě, že filtrujete podle města, ve kterém se nachází většina místností a pracovních prostorů. Pokud například seznam místností obsahuje Místnost1 ve městě A, Místnost2 ve městě A a Místnost 3 ve městě B, zobrazí se seznam místností jenom v případě, že filtrujete místnosti ve městě A.

Finder místností zobrazuje seznamy místností jako hodnoty pro filtr Budovy . Nepoužívá vlastnost Budova , která by mohla být určena pro místnosti a pracovní prostory. Seznamy místností pomáhají podporovat zpětnou kompatibilitu stávajících seznamů místností. Pokud chcete zajistit kompatibilitu vpřed, doporučujeme při konfiguraci místností a pracovních prostorů naplnit vlastnost Building .

Pokud chcete přidat informace o funkcích v místnostech a pracovních prostorech, které jsou specifické pro vaši organizaci, jako jsou kávovary a konferenční stoly, použijte vlastnost Značky . Značky, které definujete, se zobrazí v rozevírací nabídce filtru Funkce ve Finderu místností.

Poznámka:

Potrvá 24 až 48 hodin, než se tato nastavení projeví poté, co je nakonfigurujete nebo upravíte. Během tohoto období nemusí Vyhledávání místností zobrazovat očekávané výsledky.

Seznam úkolů pro nastavení místností a pracovních prostorů

Pokud chcete správně nastavit místnosti a pracovní prostory, musíte provést následující úlohy:

  1. Nastavte místnosti a podle potřeby vytvořte poštovní schránky místností a poštovní schránky pracovního prostoru.

    Pokud potřebujete nastavit poštovní schránky místností v hybridním prostředí, přečtěte si část Nastavení poštovních schránek místností a seznamů v hybridních prostředích .

  2. Nakonfigurujte vlastnosti, jako jsou CountryOrRegion, State, City, Building, Floor, FloorLabel a Capacity pro místnosti a pracovní prostory.

  3. Vytvořte seznamy místností a přidejte do nich místnosti a pracovní prostory.

Představte si například, že pro organizaci, která používá contoso.com jako doménu, musíte nastavit zasedací místnosti a pracovní prostory v budově A. Tato budova se nachází ve městě Seattle, které je ve státě Washington ve Spojených státech amerických. Pokud má budova A celkem 50 místností a pracovních prostorů ve třech patrech, musíte provést následující úkoly, aby uživatelé mohli tyto prostory najít ve Finderu místností:

  1. Vytvořte poštovní schránku místnosti pro každou zasedací místnost a nastavte "Seattle" jako Město, "Washington" jako Stát, "Spojené státy americké" jako CountryorRegion, hodnotu kapacity místnosti pro vlastnost Capacity a hodnoty vlastností Floor a FloorLabel . Pokud je místnost1 na patře 1 a má kapacitu 5, spusťte následující rutiny:

    New-Mailbox -Organization contoso.com -Name room1 -DisplayName "Conference Room 1" -Room

Set-Place room1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel “Ground” -Capacity 5

Poznámka: V rutině Set-Place použijte vlastnost Floor k určení podlahy, ve které se nachází místnost nebo pracovní prostor. V typu zdroje místnosti Places API použijte parametr FloorNumber.

  1. Vytvořte poštovní schránku pracovního prostoru pro každý pracovní prostor v budově a nastavte "Seattle" jako Město, "Washington" jako Stát, "Spojené státy americké" jako CountryOrRegion, hodnotu kapacity pracovního prostoru pro vlastnost Capacity a hodnoty vlastností Floor a FloorLabel . Pokud je pracovní prostor 1 na patře 1 a má kapacitu 5, spusťte následující rutiny:

    New-Mailbox -Organization contoso.com -Name workspace1 -DisplayName "Workspace 1" -Room | Set-Mailbox -Type Workspace 

Set-Place workspace1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel "Ground" -Capacity 5

    Automatické vyhodnocení kapacity pracovního prostoru můžete nastavit také spuštěním následující rutiny:

    Set-CalendarProcessing workspace1@contoso.com -EnforceCapacity $true

  2. Vyberte jednu z následujících možností:

    • Vytvořte jeden seznam místností, který používá název, například Budova A, a pak do něj přidejte všech 50 místností a pracovních prostorů. Pokud chcete vytvořit seznam místností a přidat do ní místnost1, spusťte následující rutiny:

      New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com

Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com -Member room1@contoso.com

    • Vytvořte pro každou podlahu budovy jiný seznam místností, například budovu A-Floor 1, a přidejte všechny místnosti a pracovní prostory na každé patro do odpovídajícího seznamu místností. Spusťte následující cmdlety:

      New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A-Floor 1" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com

Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA-Floor1@contoso.com -Member room1@contoso.com

Pro místnost s názvem room1:
Primární adresa SMTP je room1@contoso.com.
Zobrazovaný název ve Finderu místností je Konferenční místnost 1.

Seznam místností s názvem Budova A:
Primární adresa SMTP je BuildingA@contoso.com.
Zobrazovaný název ve Finderu místností je Budova A.

Seznam místností s názvem Budova A-Floor 1:
Primární adresa SMTP je BuildingAFloor1@contoso.com.
Zobrazovaný název ve Finderu místností bude budova A-Floor 1.

Ověření vlastností místností a pracovních prostorů

Pokud se ve výsledcích ve Finderu místností nezobrazuje nakonfigurovaná místnost nebo pracovní prostor, ověřte, že je správně nakonfigurovaná.

Spusťte následující příkazy v seznamu místností, do kterého patří poštovní schránka místnosti nebo poštovní schránka pracovního prostoru:

$FormatEnumerationLimit=-1

Get-DistributionGroup -Identity BuildingA@contoso.com

Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com

$members = Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com | select Name | foreach {Get-Place -Identity $_.Name | Format-List}

$members

Pokud se zobrazí následující výsledky ve výstupu z těchto rutin, je místnost nebo pracoviště správně nastavené:

  • U všech místností a pracovních prostorů je segment jejich adresy SMTP, který následuje za znakem @, shodný s adresou SMTP, která je uvedená pro seznam místností ve vlastnosti Localities .

  • Všechny místnosti a pracovní prostory mají stejnou hodnotu pro vlastnost City .

Snímek obrazovky s výstupem příkazu. Zvýrazněný text ukazuje informace o městě, kapacitě, patru a označení patra, a segment adresy SMTP, která následuje za znakem @ v Identitě a Lokalitě.

Pokud tyto výsledky nevidíte pro všechny místnosti a pracovní prostory, překonfigurujte vlastnosti pouze pro místnosti a pracovní prostory, které nemají stejné výsledky jako ostatní.

Hledání místností a pracovních prostorů

Jakmile jsou vlastnosti místností a pracovních prostorů správně nakonfigurované a seskupené do seznamů místností, můžou uživatelé tyto hodnoty zobrazit v následujících klientech Outlooku:

  • Outlook pro Windows
  • Outlook na webu
  • Outlook pro Mac
  • Outlook pro iOS
  • Outlook pro Android

Informace o tom, jak v těchto klientech používat Vyhledávání místností, najdete v tématu Použití Pomocníka pro plánování a Vyhledávání místností pro schůzky v Outlooku.

Nastavení poštovních schránek místností a seznamů v hybridních prostředích

Pokud máte hybridní prostředí, které zahrnuje místní Exchange Server a Exchange Online, postupujte podle následujících pokynů k nastavení poštovních schránek místností a seznamů místností:

  • Vytvořte seznam místností na místním serveru a synchronizujte ho s cloudem. 
  • Vytvořte místní poštovní schránku místnosti a synchronizujte ji s cloudem. 
  • Vytvořte ve službě Exchange Online synchronizovanou poštovní schránku místnosti zadáním příkazu New-RemoteMailbox spolu s přepínačem -Room v prostředí Exchange Management Shell.
  • Přidejte do seznamu místních místností poštovní schránku místní místnosti i poštovní schránku vzdálené synchronizované místnosti spuštěním rutiny Add-DistributionGroupMember v prostředí Exchange Management Shell.
  • Nakonfigurujte vlastnosti obou poštovních schránek místnosti pomocí rutiny Set-User v prostředí Exchange Management Shell.