Odkazy ke sdílení v Outlooku

Pokud v textu e-mailové zprávy v Microsoft Outlooku přidáte odkaz odkazující na soubory uložené na OneDrivu nebo Microsoft SharePointu, Outlook tento odkaz rozpozná jako sdíletelný a zobrazí další informace o odkazu. To zahrnuje vizuální indikátor pro odkaz ke sdílení, ikonu typu souboru, který se prostřednictvím odkazu sdílí, příjemce, kteří mají k odkazu přístup, a možnosti správy přístupu k odkazu. Funkce odkazů ke sdílení v Outlooku vám pomůže zajistit, aby odkazy na jiné aplikace Microsoft 365 byly správně sdíleny z Outlooku, aniž byste tyto aplikace museli otevírat, abyste mohli sdílet soubory.

Outlook rozpozná odkazy ke sdílení v e-mailové zprávě, když uděláte některou z následujících akcí:

• Zkopírujte odkaz na soubor OneDrivu nebo SharePointu a vložte ho do textu e-mailové zprávy.

• Přejděte na kartu Zpráva , vyberte Odkaz>Vložit odkaz a pak vyberte soubor na OneDrivu nebo SharePointu.

  Poznámka: Pokud vložíte naposledy použitý soubor ze seznamu, který se zobrazí v části Odkaz, Outlook tento odkaz nasdílí pomocí výchozích nastavení , která pro vaši organizaci nastavil správce tenanta.

• Klikněte pravým tlačítkem na text e-mailové zprávy, vyberte Odkaz>Vložit odkaz a pak vyberte soubor na OneDrivu nebo SharePointu.

• Odpovědět na e-mailovou zprávu, která obsahuje existující odkazy, nebo ji přeposlat.

• Pokračujte v práci na konceptu, který obsahuje existující odkazy. Například spustíte koncept v dřívější verzi Outlooku a budete na něm pokračovat v novější verzi.

Když Outlook zjistí odkaz ke sdílení, použije u něj speciální formátování, které obsahuje šedé pozadí, modrou barvu odkazu a příslušnou ikonu pro sdílený dokument. Díky těmto vizuálním indikátorům odkaz vynikne vašim příjemcům. Pokud vložíte adresu URL sdíleného dokumentu do textu e-mailové zprávy, Outlook ji automaticky zkrátí a zobrazí název souboru.

Outlook také zobrazí informace o oprávněních, která jsou nutná pro přístup k odkazu.

Tip: Pokud používáte aplikaci pro čtení obrazovky, například Windows Předčítání, budou vám po přechodu kurzoru na odkaz přečteny informace o přístupových oprávněních.

Vrácení zkrácení odkazu zpět

Pokud místo zkrácené adresy URL, kterou Outlook vkládá automaticky, raději použijete celou adresu URL, použijte jednu z následujících metod:

• Klikněte pravým tlačítkem na odkaz a vyberte Zobrazit úplnou adresu URL.

  Poznámka: K této nabídce se dostanete také stisknutím klávesy Menu, když je kurzor uvnitř odkazu.

• Vyberte tlačítko Zpět nebo stiskněte Ctrl+Z, až se zobrazí automaticky zkrácený odkaz, ale než budete pokračovat v psaní.

• Stiskněte klávesu Backspace po zobrazení zkrácené adresy URL, ale než budete pokračovat v psaní.

Správa přístupu ke sdílenému odkazu

Výběrem informací o oprávněních, které se zobrazí na odkazu, můžete spravovat, kteří uživatelé k němu budou mít přístup, a úroveň jejich přístupu, například oprávnění k zobrazení, ale ne úpravám odkazu.

Jakmile vyberete možnosti a vyberete Použít, Outlook zkontroluje, jestli budou mít příjemci zprávy přístup ke sdílenému odkazu. Pokud se pokusíte odeslat zprávu, když probíhá kontrola, Outlook zobrazí následující upozornění:

Stále kontrolujeme, jestli mají příjemci přístup k odkazům v této zprávě.

Zbývající kontroly můžete přeskočit a e-mailovou zprávu přesto odeslat, nebo ji neodešlete. Pokračujte výběrem některé z možností.

Pokud se rozhodnete zprávu neposlat a počkáte na dokončení kontrol, outlook zobrazí výsledky kontrol.

Výsledek: Všichni příjemci mají přístup k odkazu.

Pokud Outlook potvrdí, že k odkazům mají přístup všichni příjemci, zobrazí se následující potvrzovací zpráva:

Příjemci mají přístup k odkazům ve zprávě.

Výsledek: Jeden nebo více příjemců nemá přístup k odkazu

Pokud Outlook zjistí, že jeden nebo více příjemců nemá přístup ke sdíletelnému odkazu, změní barvu odkazu ke sdílení na červenou a zobrazí červený vykřičník v pravém horním rohu textu odkazu. Když na odkaz kliknete levým tlačítkem, zobrazí se informace o příčině problému s přístupem.

Na tomto snímku obrazovky je příjemce určen, že je mimo organizaci, a nebude mít přístup k odkazu. Outlook proto nabízí následující možnosti, jak pokračovat:

• Správa přístupu: Změňte příjemce na někoho, kdo může mít k odkazu přístup.
• Připojit jako kopii: Připojte soubor jako kopii, pokud máte požadovaná oprávnění pro přístup k jeho umístění.
• Ignorovat: Chybu ignorujte, aby se odkaz zobrazoval jako funkční a při pokusu o odeslání zprávy se nezobrazí žádná upozornění.

K těmto možnostem můžete získat přístup také pomocí následujících metod:

• Klikněte na odkaz pravým tlačítkem myši.
• Pomocí klávesnice přejděte do místní nabídky, když je kurzor na odkazu.

Pokud tento problém s přístupem nevyřešíte, outlook při pokusu o odeslání zprávy zobrazí následující upozornění:

Někteří příjemci nemají přístup k odkazům ve zprávě.

Máte tak další příležitost opravit seznam příjemců před odesláním zprávy, abyste měli jistotu, že k odkazu budou mít všichni přístup.

Tip: Pokud máte v e-mailové zprávě více odkazů, které mají problémy s přístupem, můžete mezi nimi přecházet pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+F1.

Výsledek: Přístup příjemce nejde ověřit

Pokud Outlook nemůže ověřit, jestli mají příjemci přístup k odkazu, zobrazí se následující upozornění:

Nepodařilo se nám ověřit, jestli mají příjemci přístup k tomuto odkazu, protože jste offline.

V pravém horním rohu textu odkazu se zobrazí šedý vykřičník a zobrazí se také důvod, proč Outlook nemůže zkontrolovat přístup příjemců. Pokud chcete chybu ignorovat, aby se při pokusu o odeslání zprávy nezobrazí žádná upozornění, vyberte Ignorovat .

Řešení běžných problémů

Tady jsou řešení běžných problémů, ke kterým může docházet při používání odkazů ke sdílení.

Q1: Odkaz zobrazuje šedé pozadí, ale zdá se, že kontrola oprávnění pro odkaz nefunguje. Navíc není k dispozici možnost spravovat přístup k odkazu.

A1: Odkaz může mít šedé pozadí, ale Outlook ho nerozpozná jako odkaz na onedrive nebo sharepointový soubor. K tomuto problému obvykle dochází, když je odkaz ve zprávě, kterou jste dostali od někoho jiného, a vy odpovíte na zprávu nebo ji přeposílejte dál. V takovém případě může k tomuto problému dojít z několika možných důvodů:

• Původní odesílatel odkazu u něj ručně použil šedé pozadí.
• Váš klient Outlooku nerozpozná službu, na kterou odkaz odkazuje. Pokud například odesílatel hostuje svůj sharepointový web na vlastní doméně místo sharepoint.com, Outlook web nerozpozná, pokud nejste přihlášení k účtu, který je přidružený k doméně v části Soubor>připojených služeb účtu> Office.
• Odkaz je bezpečný odkaz, který je zabalený pomocí standardní předpony adresy URL microsoftu: https://nam01.safelinks.protection.outlook.com. Pokud zkopírujete zabalený odkaz z e-mailové zprávy a vložíte ho do nové e-mailové zprávy, Outlook nemůže rozbalit odkaz, aby rozpoznal soubor uložený na OneDrivu nebo SharePointu.

Jediná situace, kdy Outlook může takovou zprávu rozbalit, je, když zprávu zobrazíte nebo zobrazíte její náhled a pak na ni odpovíte nebo ji přeposílejte.

Otázka 2: Odkaz odkazuje na soubor na OneDrivu nebo SharePointu, ale šedé pozadí není a možnost spravovat přístup k odkazům není dostupná.

A2: Existuje několik důvodů, proč Outlook nemusí rozpoznat, kam odkaz směřuje.

• Odkaz není možné sdílet. Při prvním vložení odkazu outlook zkontroluje server, na co odkaz odkazuje. Pokud Outlook nemůže spravovat přístup nebo kontrolovat oprávnění pro umístění, na které odkaz odkazuje, zobrazí se odkaz jako normální hypertextový odkaz.

  Poznámka: Je možné, že pokud Outlook nemůže při vložení odkazu kontaktovat server (například pokud pracujete offline), spustí kontrolu později a odpovídajícím způsobem aktualizuje to, co vidíte.

• Odkaz používá fiktivní název domény, například "contoso.com." Outlook tento odkaz rozpozná jenom v případě, že jste přihlášení k účtu OneDrivu nebo SharePointu pomocí názvu domény v části Soubor> připojenýchslužebúčtu> Office.

• Odkaz je bezpečný odkaz a Outlook nemůže zkontrolovat, jestli odkaz ukazuje na OneDrive nebo SharePoint.

• Odkaz je určený pro verzi OneDrivu pro spotřebitele, ale v současné době se podporuje jenom verze One Drive Business.

Otázka č. 3: Ve kterých situacích outlook nemusí být schopen zkontrolovat, jestli příjemci mají přístup k odkazům ve zprávě, a pak zobrazit upozornění?

A3: Tady jsou některé běžné situace:

• Pracujete offline

  Outlook nemůže komunikovat se serverem, když pracujete offline. Pokud při práci offline přidáte odkaz nebo příjemce, Outlook bude automaticky komunikovat se serverem, jakmile budete online.

• Nejste přihlášení pomocí účtu přidruženého k odkazu

  Pokud přidáte odkaz na web (například sharepoint.com), ale nejste přihlášení k účtu v tenantovi, který je hostitelem odkazu, Outlook nebude se serverem komunikovat. Odkaz může například odkazovat na contoso.sharepoint.com, ale možná nejste přihlášení k účtu Contoso. Outlook odesílá žádosti jenom tenantům, ke kterým jste přihlášení.

• Váš odesílající účet není přidružený k odkazu.

  Jste přihlášeni k účtu, který je přidružený k odkazu. Odkaz ale neodešlete z daného účtu, ale z jiného e-mailového účtu. V tomto případě Outlook zkrátí adresu URL a poskytne správnou ikonu souboru a informace o aktuálním odkazu. Nebude ale kontrolovat, jestli vaši příjemci mají přístup k odkazu, ani vám neumožní spravovat jejich přístup.

• Vaše zpráva má příliš mnoho příjemců.

  Outlook omezuje počet příjemců na 100 příjemců, jejichž přístup může zkontrolovat pro každou e-mailovou zprávu. Pokud počet příjemců ve zprávě překročí tento limit, Outlook nemůže zkontrolovat, jestli mají příjemci přístup k odkazům ve zprávě.

  Poznámka: Každý příjemce v distribučním seznamu se také započítává do limitu.

Otázka 4: Když odpovíte na e-mailovou zprávu a jeden z odkazů v původní zprávě je červený, proč Outlook při odeslání zprávy nezobrazí upozornění?

A4: Odkaz se může zobrazit červeně, protože původní odesílatel nemusí mít k odkazu přístup. Možná vám přeposlali zprávu, která obsahuje odkaz, který neotevřel. Pokud například použili starší verzi Outlooku nebo jiného e-mailového klienta, nemusí být před odesláním zprávy upozorněni.

Pokud odpovíte původnímu odesílateli, Outlook vás před odesláním odpovědi na odkaz neupozorní. Pokud ale přidáte další odkazy, změníte stávající odkazy nebo přidáte nové příjemce, Outlook zkontroluje všechny odkazy a před odesláním zprávy vás upozorní, pokud nějaké odkazy nebudou vašim příjemcům fungovat.

Otázka 5: Proč se u odkazu přidaného do pozvánky na schůzku nezobrazuje možnost Příjemci této zprávy?

A5: Tato možnost není v současné době dostupná.

Otázka 6: Můžu vypnout funkci odkazů ke sdílení?

A6: Ne.