Om konfiguration og opsætning af budgetplanlægning

Artikel
08/03/2018

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Dette emne indeholder oplysninger, der kan hjælpe dig med at konfigurere budgetplanlægning og konfigurere budgetplanlægningsprocesser. Når du konfigurerer budgetplanlægning, kan du oprette en eller flere budgetplanlægningsprocesser. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer budgetplanlægningsprocesser, under Setting up budget planning processes i dette emne.

Bemærk

Dette emne indeholder oplysninger om funktioner, der er blevet tilføjet eller ændret i den kumulative opdatering 7 eller nyere til Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Disse oplysninger gælder også for AX 2012 R3.

Konfigurere budgetplanlægning

Før du konfigurerer budgetplanlægning, skal du gennemgå budgetplanlægningskravene i Budgetplanlægningsoversigt. Budgetplanlægningskrav, der skal være opfyldt, før du konfigurerer budgetplanlægningen, omfatter opsætning af organisationshierarkiet for budget, oprettelse af skabeloner for budgetplan og opsætning af arbejdsgange for budgettering.

Når budgetplanlægningskravene er opfyldt, kan du konfigurere budgetteringsplanlægning ved hjælp af formen Budgetplanlægningskonfiguration. Du kan finde flere oplysninger under "Konfigurere budgetplanlægning" i Hovedopgaver: Konfigurere budgetplanlægning og budgetplanlægningsprocesser. Yderligere oplysninger om formen Budgetplanlægningskonfiguration finder du under Budgetplanlægning konfiguration (form).

Følgende områder behandles i dette afsnit:

Budget planning parameters, scenarios, stages, and workflows
Workflows
Budget planning stage rules and scenario constraints
Allocations
Budget planning priorities
Folders and templates

Budgetplanlægningsparametre, scenarier, stadier og arbejdsgange

Når du konfigurerer budgetplanlægning, skal du starte med at definere parametre, scenarier, stadier og arbejdsgange.

Parametre – Definer de sikkerhedsregler, der skal anvendes til budgetplaner, og detaljeniveauet, der skal medtages for budgetplaner, i Microsoft Excel.
Budgetplansscenarier – Definer kategorier af data for budgetplanerne. Du kan definere scenarier for budgetplaner for at understøtte monetære og andre måleenhedsklasser, f.eks. mængde. Eksempler på scenarier med monetære budgetplaner er Afdeling forrige år og Afdelingsforespørgsler. 112-opkald forrige år og antallet af fuldtidsansatte er eksempler på scenarier, der bruger mængder. Når du opretter en budgetplan, skal du vælge et scenario for budgetplanlinjerne. Når du vælger et andet scenario, skal du angive et andet sæt budgetplanlinjer.
Budgetplanlægningsstadier – Definer de trin, som en budgetplan følger fra start til endelig godkendelse. Budgetplanlægningsstadier er arrangeret i arbejdsgange i budgetplanlægningen. Eksempler på budgetplanlægningsstadier er Gennemgang hos afdeling, Sendt fra afdeling, Gennemgang hos ledelse og Ledelsens godkendelse.
Budgetplanlægningsarbejdsgange – Definer rækkefølgen af budgetplanlægningsstadierne, og knyt hver arbejdsgang i budgetplanlægningen til et arbejdsgang-id for budgettering. Arbejdsgange i budgetplanlægningen består af budgetplanlægningsstadier. Arbejdsgange i budgetteringen er automatiserede processer, der flytter budgetplaner gennem budgetplanlægningsstadier. Du kan finde flere oplysninger under "Arbejdsgange" i dette emne.

I følgende tabel vises eksempler på to arbejdsgange i budgetplanlægningen, én til afdelinger og den anden til ledelsen. Arbejdsgangen i afdelingen har tre stadier: afsendelse af budgetplanscenarier, gennemgang af scenarier og godkendelse af scenarier. Arbejdsgangen for ledelsen består af ét stadie til gennemgang og et andet stadie til endelig godkendelse.

Budgetplanlægningsarbejdsgang	Scenarier for budgetplanlægningsstadier og budgetplaner
Afdelingens arbejdsgang i budgetplanlægning	Stadiet Sendt fra afdeling Scenariet Afdeling forrige år Afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario Afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario Stadiet Gennemgang hos afdeling Afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario Afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario Stadiet Godkendt af afdeling Afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario Afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario
Arbejdsgang for budgetplanlægning for ledelse	Stadiet Gennemgang hos ledelse Alle afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario Alle afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario Stadiet Ledelsens endelige godkendelse Scenariet Alle afdelingsforespørgsler

Afdelingens arbejdsgang i budgetplanlægning

Stadiet Sendt fra afdeling

Scenariet Afdeling forrige år
Afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario
Afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario

Stadiet Gennemgang hos afdeling

Afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario
Afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario

Stadiet Godkendt af afdeling

Afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario
Afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario

Arbejdsgang for budgetplanlægning for ledelse

Stadiet Gennemgang hos ledelse

Alle afdelingsforespørgsler – bedst tænkelige scenario
Alle afdelingsforespørgsler – værst tænkelige scenario

Stadiet Ledelsens endelige godkendelse

Scenariet Alle afdelingsforespørgsler

Et scenario kan indeholde forskellige data i forskellige stadier og arbejdsgange. Under en gennemgang hos ledelsen kan du tilføje, fjerne eller ændre budgetplanlinjer i det bedst tænkelige scenario.

I det endelige godkendelsesstadie budgetplanlinjer i scenarierne for afdelingerne samles i ét scenario for alle afdelinger.

Arbejdsgange

Arbejdsgangen for en budgetplanlægning består af et bestemt sæt stadier, som en budgetplan bevæger sig igennem. Hver arbejdsgang i budgetplanlægningen er knyttet til en budgetteringsarbejdsgang, som sender budgetplaner, arbejdsoversigter, berettigelser og vedhæftede filer gennem organisationen til gennemgang og godkendelse.

Før du opretter en budgetteringsarbejdsgang for budgetplanlægning, skal du indsamle følgende oplysninger:

Budgetplanlægningsstadierne og rækkefølgen af stadier i arbejdsgange i budgetplanlægningen.
De ansvarscentre, som budgetplaner sendes til i organisationshierarkiet for budgettet.
De brugere, der udvikler, gennemgår og godkender budgetplanerne. Brugere, der er involveret i budgetplanlægning, skal være tilknyttet posterne for arbejdere, hvis stillinger rapporterer til en organisationsenhed i organisationshierarkiet for budgetplanlægningen. Alternativt skal brugere uden for hierarkiet føjes til en brugergruppe for budgetplanlægning.
Omfanget af arbejdsgange i budgettering. Find ud af, om du vil bruge en arbejdsgang til organisationshierarkiet eller flere ansvarscentre, eller om du vil bruge en separat budgetteringsarbejdsgang for hvert ansvarscenter.
Fordelinger til budgetplanscenarier. Find ud af, om anslåede, anmodede og godkendte budgetbeløb skal fordeles mellem scenarier, eller om de skal samles eller fordeles mellem overordnede budgetplaner og de tilknytte budgetplaner. Find også ud af, om budgetbeløb skal fordeles automatisk ved hjælp af stadiefordelinger og tidsplaner.
Begrænsningerne for arbejdsgange. Bestem, om brugerne skal kunne nulstille eller slette budgetplaner, der bruger arbejdsgangen. Disse indstillinger er tilgængelige fra og med kumulativ opdatering 7 til Microsoft Dynamics AX 2012 R2.

Klik på Budgettering > Opsætning > Arbejdsgang for budgettering. Vælg derefter typen Budgetplansarbejdsgange type i arbejdsgangseditoren for at oprette en budgetteringsarbejdsgang. Du kan knytte en arbejdsgang i budgetplanlægningen til et arbejdsgangs-id for budgettering i området Arbejdsgange i formen Budgetplanlægningskonfiguration.

Arbejdsgangen i budgetplanlægningen for den afdeling, budgettet gælder for, har tre stadier: Sendt fra afdeling, Gennemgang hos afdeling og Godkendt af afdeling. Du kan bruge arbejdsgangseditoren til at oprette en arbejdsgang for budgettering, der har to stadieovergangselementer til håndtering af overgangene mellem de tre faser. Ved hjælp af et arbejdsgangs-id, f.eks. 00049_001, kan du derefter knytte arbejdsgangen for budgetplanlægning for den afdeling, budgettet gælder for, til arbejdsgangen i Budgettering, der har to stadieovergangselementer.

Arbejdsgangselementer for budgetplaner

Når du vælger Budgetplansarbejdsgange som arbejdsgangstype, er følgende arbejdsgangselementer tilgængelige:

Godkend budgetplan – Opret et godkendelseselement til budgetplaner. Dette godkendelseselement har følgende udfald: Godkend, Afvis, Anmod om ændring, Deleger, Tilbagekald og Vis historik.
Aktivér tilknyttet budgetplan – Opret en automatiseret opgave for at aktivere de budgetplaner, der er knyttet til en overordnet budgetplan. Status for arbejdsgangen for de tilknyttede planer, der er aktiveret, angives til Ikke sendt, og dokumentets status angives til Udkast. Hvis der ikke er knyttet planer til den overordnede budgetplan, oprettes der en tilhørende budgetplan, og budgetadministratoren i organisationen udfærdiger planen. Hvis der ikke er en budgetadministrator, udfærdiger den person, der har udfærdiget den tilknyttede budgetplan, også den overordnede budgetplan.
Stadieoverførsel for budgetplan– Opret en automatiseret opgave for at udføre en faseovergang for en budgetplan. Stadieovergangsopgaven ændrer budgetplanlægningsstadiet til det næste stadie i arbejdsgangen for budgetplanlægningen. Budgetplanarbejdsprocesser skal indeholde et element til faseovergang for hver overgang, der flytter en budgetplan til næste budgetplanlægningstrin. En arbejdsgang for en budgetplanlægningsproces med tre stadier kræver f.eks. to overgangselementer for at forbinde de tre elementer, der er tilknyttet de tre budgetplanlægningsstadier.
Trinfordeling for budgetplanlægning – Opret en automatiseret opgave for at udføre en fordeling ved hjælp af en fordelingsplan under den angivne arbejdsgang og stadiet for budgetplanlægning. Tidsplanen for fordeling angiver fordelingsmetoden, kildescenariet og destinationsscenariet.
Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til beslutninger og aktiviteter.
Gennemse de tilknyttede budgetplaner, der er fuldført – Opret en opgave for brugere om at gennemgå de afsluttede budgetplaner, der er knyttet til en overordnet budgetplan. Alle tilknyttede budgetplaner skal have arbejdsgangsstatussen Godkend eller Afvis, før gennemgangen kan udføres for den overordnede budgetplan.
Gennemse budgetplan – Opret en opgave for en bruger om at gennemgå budgetplanerne.

Arbejdsgangsdeltagerne for budgetplaner

Arbejdsgangsdeltagerne for budgetplaner omfatter følgende budgetorganisationsdeltagere:

Leder af budgetorganisationsstruktur
Klargører af budgetplan
Administrator af budgetorganisation
Klargører af overordnet budgetplan
Leder af overordnet budgetorganisation

Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere arbejdsgange i Budgettering.

Regler for budgetplanlægningsstadier og begrænsninger i scenariet

Når du arbejder med en budgetplan, kombineres stadieregler og scenariet for at bestemme din adgang til scenarier i budgetplanen og til budgetplanlinjerne for scenarierne. Begrænsninger for budgetplanlægningsscenarier er angivet i formen Budgetplanlægningskonfiguration, og de definerer, hvornår du kan få vist eller redigere scenariedata. Stadieregler for budgetplanlægning er angivet i formen Budgetplanlægningsproces, og de bestemmer, om du kan tilføje eller redigere budgetplanlinjerne i løbet af hvert stadie.

Følgende tabel viser, hvordan stadiereglerne og scenariebegrænsningerne påvirker adgang til at få vist, redigere og tilføje scenariedata. Hvis stadieregler f.eks. angiver, at linjer kan ændres, men ikke tilføjes under et stadie, tillader en scenariebegrænsning, der har adgang til redigering, at budgetplanlinjer ændres. Der kan dog ikke tilføjes nye linjer.

Stadieregel – Redigere linjer	Stadieregel – Tilføje linjer	Scenariebegrænsning	Adgangsniveau til scenario – Se eller redigere
Nej	Nej	Vis	Vis
Nej	Nej	Ingen	Ingen
Nej	Nej	Rediger	Vis
Ja	Nej	Vis	Vis
Ja	Nej	Ingen	Ingen
Ja	Nej	Rediger	Rediger (kun ændre linjer)
Ja	Ja	Vis	Vis
Ja	Ja	Ingen	Ingen
Ja	Ja	Rediger	Rediger (ændre og tilføje linjer)

Tildelinger

I budgetplanlægning kan beløb eller mængder på budgetplanlinjer fordeles mellem kildescenarier og destinationsscenarier. Selvom kildescenariet og destinationsscenariet som regel er forskellige, kan de være ens. Du kan udføre fordelinger ved hjælp af følgende fordelingsmetoder:

Fordel hen over perioder – Budgetplanlinjer fordeles fra kildescenariet for budgetplanen på tværs af perioder i destinationsscenariet ved hjælp af en periodefordelingsnøgle. Før du kan fordele på tværs af perioder, skal du oprette periodefordelingsnøgler i formen Periodefordelingskategorier. Yderligere oplysninger finder du i Periodefordelingskategorier (form).
Fordel på dimensioner – Budgetplanlinjer fordeles fra kildescenariet for budgetplanen på tværs af de økonomiske dimensioner i destinationsscenariet. Før du kan fordele til dimensioner, skal du angive budgetfordelingsbetingelser i formen Fordelingsbetingelser for budget. Du kan finde flere oplysninger i Budgetfordelingsbetingelser (form).
Aggreger – Budgetplanlinjer samles fra kildescenariet i de tilknyttede budgetplaner til destinationsscenariet i den overordnede budgetplan.
Fordel – Budgetplanlinjer distribueres fra kildescenariet for budgetplanen i den overordnede budgetplan til destinationsscenariet i de tilknyttede budgetplaner.

Før du kan oprette budgetplaner til indsamling eller distribution af budgetplanlinjer, skal du angive budgettets planlægningsproces, så du kan oprette tilknyttede budgetplaner. Du kan finde flere oplysninger under "Konfigurere budgetplanlægningsprocesser" i Hovedopgaver: Konfigurere budgetplanlægning og budgetplanlægningsprocesser.
Brug finansfordelingsregler – Fra og med kumulativ opdatering 7 til Microsoft Dynamics AX 2012 R2 kan du bruge finansfordelingsregler for budgetplanlinjer. Budgetplanlinjer fordeles fra kildebudgetplanscenariet til destinationbudgetplanscenariet efter den finansfordelingsregel, der er valgt. Du finder yderligere oplysninger om finansfordelingsregler under Om fordelingsregler og Oprette en fordelingsregel.

Fordelingstidsplaner og stadiefordelinger

Du konfigurerer fordelingsplaner og stadiefordelinger i formen Budgetplanlægningskonfiguration. Fordelingsplaner og stadiefordelinger bruges til at fordele budgetplanlinjer automatisk under behandling af arbejdsgangen. Budgetplanlinjer i destinationsscenariet kan oprettes og ændres, uden at klargøreren af budgetplanen eller revieweren skal gribe ind for at oprette linjerne.

Når du opretter en fordelingsplan, kan du vælge en fordelingsmetode, et kildescenarie og et destinationsscenarie. Når du konfigurerer en stadietildeling, skal du knytte arbejdsgangen og stadiet i budgetplanlægningen til fordelingstidsplanen. Arbejdsgangen i budgetplanlægningen skal være tilknyttet en arbejdsgang i Budgettering, der bruger den automatiserede arbejdsgangsopgave Trinfordeling for budgetplanlægning. Når arbejdsgangen når det angivne stadie, sker fordelingen automatisk. Denne automatiserede opgave kan bruges til at oprette budgetplanlinjer i et nyt scenario.

Budgetplanlægningens prioriteter

Du kan definere prioriteter i budgetplanen i formen Budgetplanlægningskonfiguration. Prioriteter i budgetplanen definerer kategorier og målsætninger for budgetplaner. Prioriteter i budgetplanen kan bruges til at organisere, klassificere og evaluere flere budgetplaner. Du kan oprette en prioritet i en budgetplanlægningen for sikkerhed og sundhed og derefter evaluere budgetplaner, der er tildelt den pågældende prioritet. Du kan også tildele et nummer til rangerede budgetplaner på tværs af alle budgetplaner.

Mapper og skabeloner

Du skal angive mappeplaceringer for vedhæftede filer for budgetplanerne. Du skal også definere placeringen af de skabeloner for budgetplaner, der bruges til at oprette arbejdsoversigter og berettigelser. Da der kan være mange vedhæftede filer og skabeloner, anbefales det, at du gemmer filerne på forskellige placeringer.

Konfigurere budgetplanlægningsprocesser

Du kan konfigurere budgetplanlægningsprocesser i formen Budgetplanlægningsproces. Du kan finde flere oplysninger under "Konfigurere budgetplanlægningsprocesser" i Hovedopgaver: Konfigurere budgetplanlægning og budgetplanlægningsprocesser. Yderligere oplysninger om formen Budgetplanlægningsproces finder du under Budgetplanlægning proces (form).

Når du konfigurerer budgetplanlægning, kan du oprette budgetplanlægningsprocesser. For hver budgetplanlægningsproces skal du vælge en budgetcyklus og en finanskonto. Derefter kan du vælge budgetorganisationshierarki, scenarier, stadier og arbejdsgange for budgetplanlægningsprocessen.

Når du vælger budgetorganisationshierarkiet i oversigtspanelet Administration for budgetplanlægningsproces, skal du tildele en arbejdsgang i budgetplanlægningen til alle de ansvarscentre i organisationen, der vises i gitteret. Klik på Tildel arbejdsgang for at tildele eller ændre arbejdsgangen i budgetplanlægningen for lignende ansvarscentre, og vælg derefter den ønskede organisationstype og den arbejdsgang i budgetplanlægningen, der skal bruges. Det arbejdsgangs-id for budgettering, der er knyttet til de enkelte arbejdsgange i budgetplanlægningen, føjes automatisk til gitteret.

Når du definerer stadieregler og skabeloner i oversigtspanelet Stadieregler og skabeloner for budgetplanlægning, kan du definere et sæt regler og skabeloner for hvert budgetplanlægningsstadie. Stadiet Gennemgang hos ledelse kan f.eks. give brugere tilladelse til at redigere linjer i en budgetplan, men ikke til at tilføje linjer. Stadiet Gennemgang hos afdeling kan give brugere tilladelse til både at tilføje og redigere linjerne.

Brug Tilknyt budgetplaner-afkrydsningsfelterne i oversigtspanelet Stadieregler og skabeloner for budgetplanlægning til at bestemme, om tilknyttede budgetplaner kan oprettes under et budgetplanlægningsstadie. Disse indstillinger bestemmer også, om du kan få vist overordnede budgetplaner, der er oprettet på et højere niveau i organisationshierarkiet end det niveau, hvor de tilknyttede budgetplaner blev oprettet.

Værdien i afkrydsningsfelterne Tilføj linjer og Rediger linjer bestemmer sammen med scenariebegrænsningerne, om du kan tilføje eller redigere budgetplanlinjer under et budgetplanlægningsstadie. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Budget planning stage rules and scenario constraints i dette emne.

Bemærk

Vi anbefaler, at du bruger Management Reporter til Microsoft Dynamics ERPtil at oprette, vedligeholde, installere og få vist finansielle rapporter, der indeholder budgetplanlægningsdata. Management Reporter gør det muligt at designe regnskabsrapporter baseret på finanskonti og økonomiske dimensioner, rulle ned til detaljer på posteringsniveau og bruge webbaseret rapport. For at få yderligere oplysninger om, hvordan du udskriver finansielle rapporter ved hjælp af Management Reporter, skal du se Management Reporter til Microsoft Dynamics ERP. Du kan bruge Management Reporter til at lave rapporter om budgetplanlægningsdata, hvis du har installeret opdateringspakke 4 eller nyere til Management Reporter 2012.