Del via

Dataindsamling i Microsoft Sustainability Manager (forhåndsversion)

Vigtige oplysninger

Nogle eller alle af disse funktioner, der er angivet i dette emne, er tilgængelige som del af en forhåndsversion. Indholdet og funktionerne kan ændres.

Dataindsamlingsfunktionen i Microsoft Sustainability Manager giver dig mulighed for at konfigurere mailmeddelelser, der skal sendes til dataejere, og bede dem om at indsende ESG-data, der er nødvendige for at spore din organisations bæredygtighedsfremskridt og til overholdelsesrapporteringsformål. Dataejere er organisationsbrugere (f.eks. facilitetsledere, HR-chefer, forretningsadministratorer) med adgang til ESG-data, der er relateret til deres lokale faciliteter eller organisationsenheder. Med dataindsamling kan du yderligere nedbryde datasiloer og samle ESG-data fra forskellige kilder ved at gøre det muligt for dataejere at indsende ESG-data direkte i Microsoft Sustainability Manager-datamodellen.

  • Konfigurer og administrer kontaktoplysninger for dataejere. Gruppér de relaterede dataejere i dataejergrupper.
  • Opret og send dataindsamlingsanmodninger til dataejere for at indsamle en ESG-datapost for en bestemt rapporteringsperiode.
  • Orkestrer dataindsamlingsprocessen ved hjælp af dataindsamlingsplaner for at sende dataanmodninger til mange dataejere på én gang og spore status for anmodningerne.
  • Send mailmeddelelser for at minde dataejerne om at fuldføre dataanmodningen.
  • Gør det muligt for dataejere at tilføje kommentarer og uploade bevisdokumenter, mens de sender svar på dataanmodninger.

Forudsætninger for at bruge dataindsamling

Forudsætningerne for at bruge dataindsamling i Microsoft Sustainability Manager er:

Aktivere/deaktivere dataindsamling i Microsoft Sustainability Manager

Som bruger med adgang til Maker Portal skal du følge disse trin for at aktivere eller deaktivere dataindsamlingsfunktionen fra venstre navigationsrude i din Microsoft Sustainability Manager-forekomst.

  1. Log på Maker Portal, og vælg det miljø, hvor forekomsten af Microsoft Sustainability Manager er installeret.

  2. Vælg fanen Løsninger i venstre navigationsrude, og åbn Standardløsning.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du får adgang til standardløsningen i Power Platform Maker Portal.

  3. Under Objekter skal du vælge Indstillinger -> Indstilling af definitioner. Vælg Vis dataindsamling (forhåndsversion) i navigationsindstillingen, og angiv miljøværdien. Vælg Save.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du aktiverer dataindsamling via miljøindstillinger.

Vent et par minutter, indtil de opdaterede indstillinger træder i kraft, før du navigerer til Microsoft Sustainability Manager. Når miljøværdien er angivet til Ja, kan du se dataindsamling i venstre navigationsrude.

Skærmbillede, der viser indstillingen Dataindsamling, som er synlig i navigationsruden.

Når miljøværdien er angivet til Nej, kan du se dataindsamling i venstre navigationsrude.

Konfigurer for at tillade, at der sendes mails

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Indstillinger.

  2. Vælg Indstillinger for brugertilpasning.

    Skærmbillede, der viser menuen Indstillinger for brugertilpasning i Microsoft Sustainability Manager.

  3. Gå til Mailindstillinger i dialogboksen. Vælg Tillad, at andre brugere af Microsoft Dynamics 365 sender email på dine vegne.

    Skærmbillede, der viser afkrydsningsfeltet for mailtilladelse, så andre brugere kan sende mails.

  4. Vælg OK.

Teste og aktivere postkassen til at sende mailmeddelelser

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Indstillinger.

  2. Vælg Avancerede indstillinger.

    Skærmbillede, der viser menuen Avancerede indstillinger i Microsoft Sustainability Manager.

  3. Vælg Mailkonfiguration i venstre navigation, og vælg Postkasser.

    Skærmbillede, der viser indstillingen Postkasser i Avancerede indstillinger.

  4. Vælg postkassen, og vælg Test konfiguration og aktivér postkasser.

    Skærmbillede af test af konfiguration og aktivering af postkasse i Avancerede indstillinger.

Når testen er kørt korrekt, vises Status for indgående mail og Status for udgående mail som Fuldført.

Bruge dataindsamling

Udfør følgende opgaver for at begynde at bruge dataindsamling i Microsoft Sustainability Manager:

Oprette ejerbruger af bæredygtighedsdata

Som administratorbruger kan du bruge følgende trin til at føje en ny bruger til Microsoft Sustainability Manager og tildele vedkommende rollen som ejer af bæredygtighedsdata.

  1. Log på Power Portal Administration, og vælg fanen Miljøer i venstre navigationsrude.

  2. Søg efter det miljø, hvor Microsoft Sustainability Manager er udrullet, og vælg miljøet.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du vælger et miljø i Power Platform Administration.

  3. Vælg Indstillinger i det øverste bånd, og vælg Brugere + tilladelser > Brugere. Vælg Tilføj bruger, angiv navnet eller mailadressen på den bruger, du vil tilføje, og vælg Tilføj.

    Skærmbillede, der viser dialogboksen Tilføj bruger i Power Platform Administration.

  4. Vælg Ejer af bæredygtighedsdata som sikkerhedsrolle, og vælg Gem.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du tildeler sikkerhedsrollen Sustainability-dataejer.

  5. Vælg Gem igen for at bekræfte rolletildelingen.

Oprette dataejer

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Dataejere i venstre navigationsrude.

  2. Vælg Ny, og angiv følgende oplysninger om dataejeren:

    • Navn: Entydigt identificerbart navn på ESG-dataejeren.

    • Beskrivelse: Valgfrit felt til beskrivelse af objektet.

    • Tildelt: Opslag i brugertabellen

  3. Vælg Save.

Oprette dataejergruppe

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Grupper i venstre navigationsrude.

  2. Vælg Ny, og angiv følgende oplysninger om dataejergruppen:

    • Navn: Entydigt identificerbart navn på dataejergruppen

    • Beskrivelse: Valgfrit felt til beskrivelse af objektet.

  3. Vælg Save.

Føje dataejergrupper til en dataejer

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Dataejere i venstre navigationsrude.

  2. Vælg den dataejerpost, hvor du vil tilføje dataejergrupper.

  3. Vælg Tilføj eksisterende dataejergruppe (forhåndsversion).

    Skærmbillede, der viser, hvordan du føjer eksisterende dataejer til en dataejergruppe.

    • Hvis dataejergruppen findes, skal du angive navnet på hver dataejergruppepost, du vil tilføje, i sidepanelet og vælge den.

    • Hvis dataejergruppen ikke findes, skal du vælge Ny post i sidepanelet, vælge Dataejergrupper (forhåndsversion), oprette en ny dataejergruppepost og vælge Gem og luk.

  4. Vælg Tilføj.

Føje dataejer til en dataejergruppe

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Grupper i venstre navigationsrude.

  2. Vælg den dataejergruppe, du vil tilføje dataejere for.

  3. Vælg Tilføj eksisterende dataejer (forhåndsversion).

    Skærmbillede, der viser, hvordan du føjer eksisterende dataejergruppe til en dataejer.

    • Hvis dataejeren findes, skal du angive navnet på hver dataejerpost, du vil tilføje, i sidepanelet og vælge den.

    • Hvis dataejergruppen ikke findes, skal du vælge Ny post i sidepanelet, vælge Dataejere (forhåndsversion), oprette en ny dataejergruppepost og vælge Gem og luk.

  4. Vælg Tilføj.

Oprette anmodning om dataindsamling

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Dataanmodninger i venstre navigationsrude.

  2. Vælg Ny, og angiv følgende oplysninger om anmodningen om dataindsamling:

    • Navn: Entydigt identificerbart navn på dataindsamlingsplanen.

    • Ejer: Den bruger, som data skal indsamles fra.

    • Beskrivelse: Valgfrit felt til beskrivelse af objektet.

    • Rapporteringsperiode: Den datoperiode, hvor ESG-dataene skal indsamles.

    • Forfaldsdato: Den dato, hvor ESG-dataene skal være indsamlet.

    • Bæredygtighedsemne: De Microsoft Sustainability Manager-tabeller, der skal indsamles data for.

    Skærmbillede, der viser formularen til oprettelse af en ny dataindsamlingsanmodning med felter til navn, ejer og datoer.

  3. Vælg Save.

Sende mailmeddelelse for anmodning om dataindsamling

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Dataanmodninger i venstre navigationsrude.

  2. Vælg den dataindsamlingsanmodning, der skal sendes.

  3. Skift anmodningsstatus til Aktiv.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du ændrer anmodningsstatus til Aktiv for at udløse mailmeddelelse.

Oprette dataindsamlingsplan

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Planer i venstre navigationsrude.

  2. Vælg Ny, og angiv følgende oplysninger om dataindsamlingsplanen:

    • Titel: Entydigt identificerbart navn på dataindsamlingsplanen.

    • Beskrivelse: Valgfrit felt til beskrivelse af objektet.

    • Rapporteringsperiode: Den datoperiode, hvor ESG-dataene skal indsamles.

    • Forfaldsdato: Den dato, hvor ESG-dataene skal være indsamlet.

    Skærmbillede, der viser formularen til oprettelse af en ny dataindsamlingsplan med felter til titel og dato.

  3. Vælg Save.

  4. Vælg Tilføj eksisterende definition af bæredygtighedsdata.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du føjer definitioner af bæredygtighedsdata til en indsamlingsplan.

  5. Angiv navnene på hver af de Microsoft Sustainability Manager-tabeller, du vil indsamle data for, og vælg Tilføj.

  6. Vælg Tilføj eksisterende dataejer (forhåndsversion).

    Skærmbillede, der viser, hvordan du føjer dataejere til en indsamlingsplan.

  7. Angiv navnene på hver af de dataejerposter, som data skal indsamles fra, og vælg Tilføj.

  8. Vælg Tilføj eksisterende dataejergruppe (forhåndsversion).

    Skærmbillede, der viser, hvordan du føjer dataejergrupper til en indsamlingsplan.

  9. Angiv navnene på hver af de dataejergruppeposter, som data skal indsamles fra, og vælg Tilføj.

  10. Vælg Save.

Oprette dataindsamlingsanmodninger fra en dataindsamlingsplan

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Planer i venstre navigationsrude.

  2. Vælg den dataindsamlingsplan, du vil generere anmodninger for.

  3. Vælg Generér anmodninger.

    Skærmbillede, der viser knappen Generér anmodninger for en dataindsamlingsplan.

  4. Vælg JA i dialogboksen, der vises.

Sende mailmeddelelser for alle dataanmodninger i en dataindsamlingsplan

  1. Log på Microsoft Sustainability Manager, og vælg Dataindsamling (forhåndsversion) > Planer i venstre navigationsrude.

  2. Vælg den dataindsamlingsplan, du vil sende mailmeddelelser for.

  3. Vælg rullemenuen Relateret, og vælg Dataanmodninger (forhåndsversion).

    Skærmbillede, der viser, hvordan du får adgang til dataanmodninger fra menuen Relateret.

  4. Skift visningen til Aktive dataanmodninger ved at vælge rullelisten Tilknyttet visning af dataanmodning.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du skifter til visningen af aktive dataanmodninger.

  5. Vælg alle posterne, og vælg Rediger.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du vælger flere dataanmodninger til masseredigering.

  6. Skift anmodningsstatus til Aktiv i rullemenuen.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du ændrer flere dataanmodninger til aktiv status.

  7. Vælg Save.

Oprette svar på dataindsamling

  1. Vælg linket i mailen med anmodningen om dataindsamling.

    Skærmbillede, der viser en mail med en dataindsamlingsanmodning med et klikbart link.

  2. Vælg Nyt datasvar (forhåndsversion), og angiv oplysninger om dataindsamlingssvaret:

    • Navn: Entydigt identificerbart navn på dataindsamlingssvar.

    • Kommentar: Valgfrit felt til tilføjelse af kommentarer fra dataejere.

      Skærmbillede, der viser formularen Nyt datasvar med felter til navn og kommentarer.

  3. Vælg feltet Artefakt, og vælg Ny post.

    Skærmbillede, der viser valget af feltet Artefakt i formularen Datasvar.

  4. Vælg det Microsoft Sustainability Manager-tabelnavn, som dataindsamlingssvaret skal tilføjes for.

    Skærmbillede, der viser rullemenuen, hvor du kan vælge en Sustainability Manager-tabeltype.

  5. Angiv detaljerne om Microsoft Sustainability Manager-tabellen, og vælg Gem og luk.

    Skærmbillede, der viser formularen til angivelse af detaljer for en ny Sustainability Manager-tabelpost.

  6. Vælg den nyoprettede post i attributten Artefakt, og vælg Gem.

    Skærmbillede, der viser, hvordan du vælger en nyoprettet artefaktpost.

Føje dokument til dataindsamlingssvaret

  1. På siden med svar på dataindsamling skal du vælge Nyt dokument.

    Skærmbillede, der viser knappen Nyt dokument på siden med svar på dataindsamling.

  2. Angiv navnet på dokumentet, og vælg Gem.

    Skærmbillede, der viser formularen med dokumentegenskaber med feltet Navn.

  3. Vælg Vælg fil, og vælg den fil, du vil tilføje.

    Skærmbillede, der viser knappen Vælg fil for at vedhæfte et dokument.

  4. Vælg Save.