Sammeln von Cloudanlagen in Microsoft Purview-eDiscovery (Premium)

Cloudanlagen sind Links zu Dokumenten, die in der Regel auf sharePoint-Website und OneDrive gespeichert sind. Anstatt also eine tatsächliche Kopie eines Dokuments in einer E-Mail-Nachricht oder einer Teams-Chatunterhaltung anzufügen, haben Sie die Möglichkeit, einen Link zur Datei zu teilen. Cloudanlagen sind eine effektive Möglichkeit, Dokumente freizugeben und mit anderen Personen in Ihrem organization zusammenzuarbeiten. Cloudanlagen stellen jedoch während des eDiscovery-Workflows Herausforderungen dar, da nur der Cloudanlagelink und nicht der tatsächliche Inhalt im freigegebenen Dokument bei einer eDiscovery-Suche zurückgegeben werden. Um diese Herausforderung zu bewältigen, bietet eDiscovery (Premium) zwei Lösungen zum Sammeln von Cloudanlagen:

• Sammeln der Liveversion eines Dokuments, mit dem in einer Cloudanlage verknüpft ist.
• Sammeln der Version des Dokuments zu dem Zeitpunkt, zu dem es in einer Cloudanlage freigegeben wurde.

Tipp

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Sammeln von Cloudanlagen

Wenn Sie eine Sammlungsschätzung erstellen und die Suchergebnisse Elemente enthalten, die Cloudanlagen enthalten, haben Sie die Möglichkeit, das Ziel der Cloudanlage zu erfassen, wenn Sie die Sammlungsschätzung in einen Überprüfungssatz committen. Wenn Sie diese Option auswählen, fügt eDiscovery (Premium) die Dokumente, mit denen in der Cloudanlage verknüpft sind, dem Überprüfungssatz hinzu. Mit dieser Option können Sie die Zieldokumente überprüfen und ermitteln, ob das Dokument für Ihren Fall oder Ihre Untersuchung relevant ist.

Der folgende Screenshot zeigt die Option, die Ziele von Cloudanlagen einzuschließen, wenn Sie eine Sammlung in einen Überprüfungssatz committen.

Hinweis

Sie haben die Möglichkeit, alle Versionen (zusätzlich zur freigegebenen Version) von Cloudanlagen in den Überprüfungssatz einzubeziehen.

Bei der Arbeit mit Sammlungen und Cloudanlagen gilt Folgendes:

• Cloudanlagen werden nicht dargestellt oder in Sammlungsschätzungen eingeschlossen. Nur direkte Treffer sind in einer Sammlung enthalten.
• Wenn Cloudanlagen an dem Speicherort, von dem sie freigegeben wurden, verschoben oder nicht mehr verfügbar sind, sind sie nicht in einer Sammlung enthalten.
• Wenn sich die Cloudanlage unter aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrungsrichtlinien befindet, wird die Cloudanlage in Sammlungen eingeschlossen, auch wenn sie von einem Benutzer gelöscht wurde.
• Bei Cloudanlagen, die umbenannt oder in einen anderen Container verschoben wurden, können sie in einer Sammlung enthalten sein, je nachdem, wie sie freigegeben wurde. Wenn die Cloudanlage über einen Link freigegeben wurde und der Link weiterhin aktiv ist, wird sie abgerufen und in die Sammlung aufgenommen. Wenn der Freigabelink zum Speicherort für die Cloudanlage nicht verfügbar ist, wird die Cloudanlage nicht abgerufen oder in die Sammlung aufgenommen.
• Bei Cloudanlagen mit übergeordneten Elementen, die in den Halteraum versetzt werden, gilt der Haltepunkt in bestimmten Situationen für Cloudanlagen. Dies hängt vom Quellspeicherort der Cloudanlage und der Aufbewahrungsrichtlinie ab, die auf diesen Standort angewendet wird. Die Richtlinien, die für den Empfänger der Cloudanlage gelten, gelten nicht unbedingt für den Speicherort der freigegebenen Cloudanlage.

Anweisungen zum Committen einer Sammlung an einen Überprüfungssatz finden Sie unter Committen einer Sammlungsschätzung in einen Überprüfungssatz.

Sammeln der in einer Cloudanlage freigegebenen Version (Vorschau)

Der eDiscovery (Premium)-Workflow zum Sammeln von Cloudanlagen umfasst nur das Hinzufügen der aktuellsten Version einer Cloudanlage zu einem Überprüfungssatz. Dies bedeutet, dass sich die Version, die erfasst und einem Überprüfungssatz hinzugefügt wird, von der Version unterscheiden kann, die ursprünglich in der Cloudanlage freigegeben wurde. Es ist also möglich, dass Inhalte, die zum Zeitpunkt der Freigabe in der Cloudanlage vorhanden waren, entfernt wurden und in der aktuellen Version, die dem Überprüfungssatz hinzugefügt wurde, nicht vorhanden sind.

Organisationen können Microsoft Purview-Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden, um die Version eines Dokuments zu dem Zeitpunkt beizubehalten, zu dem es als Cloudanlage freigegeben wurde. Dazu kann Ihr organization eine Aufbewahrungsbezeichnung erstellen, die Option Bezeichnung auf Cloudanlagen anwenden auswählen und die Bezeichnung dann automatisch auf Dokumente anwenden, die in SharePoint und OneDrive gespeichert sind. Nachdem Sie diese Konfiguration eingerichtet haben, wird zum Zeitpunkt der Freigabe der Datei eine Kopie eines Dokuments erstellt. Wenn das Dokument geändert und erneut als Cloudanlage freigegeben wird, wird auch die geänderte Version beibehalten. Wenn die Datei geändert und erneut freigegeben wird, wird eine neue Kopie der Datei als neue Version beibehalten.

Die Beibehaltung der freigegebenen Versionen von Cloudanlagen kann Dazu beitragen, dass Ihre organization die Beibehaltung und Sammlung potenziell relevanter Inhalte auf die bestimmte Version des Dokuments, die freigegeben wurde, und nicht auf die aktuelle Liveversion festlegen. Nachdem Sie diese Aufbewahrungslösung implementiert haben, werden sowohl die aktuelle Liveversion einer Cloudanlage als auch die Version, die in der Cloudanlage freigegeben wurde, gesammelt und einem Prüfsatz hinzugefügt.

Anweisungen zum Einrichten einer Aufbewahrungsbezeichnung und zum automatischen Anwenden auf Cloudanlagen finden Sie unter Automatisches Anwenden von Bezeichnungen auf Cloudanlagen.

Der folgende Screenshot zeigt ein Cloudanlagedokument mit dem Namen XYZ Research.docx, das einem Überprüfungssatz hinzugefügt wurde. Das Dokument wurde als Cloudanlage in einer Teams-Chatunterhaltung freigegeben. Der Überprüfungssatz enthält auch die Version, die ursprünglich in der Cloudanlage freigegeben wurde. Beachten Sie, dass der Name dieser Version der Cloudanlage vom System generiert wird und der Autor als SharePoint identifiziert wird.

Darüber hinaus weisen die aktuelle Liveversion und die freigegebene Version den gleichen FamilyId-Eigenschaftswert auf, der mit der FamilyId für das übergeordnete Objekt identisch ist (z. B. eine E-Mail-Nachricht oder eine Teams-Chatunterhaltung). Auf diese Weise können Sie Cloudanlagen mit dem Element gruppieren, in dem sie freigegeben wurden.

Nachdem Sie die Aufbewahrungsbezeichnung implementiert und die Bezeichnung automatisch auf SharePoint-Dokumente angewendet haben, wählen Sie beim Committen einer Sammlungsschätzung an einen Überprüfungssatz weiterhin die Option zum Sammeln von Cloudanlagen aus. Wenn die Cloudanlagen erfasst werden, werden sowohl die aktuelle Liveversion als auch die Version, die ursprünglich freigegeben wurde, dem Überprüfungssatz hinzugefügt.