Erste Schritte mit der Datenlebenszyklusverwaltung
Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheitskonformität&.
Sind Sie bereit, den Lebenszyklus der Daten Ihrer Organisation zu verwalten, indem Sie benötigte Inhalte beibehalten und nicht benötigte Inhalte löschen? Verwenden Sie zum Einstieg die folgenden Anleitungen für die Microsoft Purview-Datenlebenszyklusverwaltung (vormals Microsoft Information Governance):
Erfahren Sie Näheres zur Funktionsweise von Aufbewahrung und Löschung in Microsoft 365, und identifizieren Sie dann die Workloads, für die eine Aufbewahrungsrichtlinie erforderlich ist, und ob Sie Aufbewahrungsbezeichnungen für Ausnahmen erstellen müssen: Erfahren Sie mehr über die Aufbewahrung.
Hinweis
Falls Sie wichtige Elemente für geschäftliche, rechtliche oder behördliche Aufbewahrungsanforderungen verwalten müssen, verwenden Sie Aufbewahrungsbezeichnungen mit Datensatzverwaltung anstelle von „Datenlebenszyklusverwaltung“.
Erstellen Sie Aufbewahrungsrichtlinien für die von Ihnen identifizierten Workloads, und legen Sie Aufbewahrungseinstellungen und -aktionen fest, die von Unternehmensrichtlinien oder Branchenvorschriften vorgeschrieben sind: Erstellen von Aufbewahrungsrichtlinien.
Erstellen und wenden Sie bei Bedarf Aufbewahrungsbezeichnungen für Ihre Ausnahmenan.
Aktivieren der Postfacharchivierung , um Benutzern zusätzlichen Postfachspeicherplatz zur Verfügung zu stellen: Aktivieren von Archivpostfächern in Microsoft 365
Falls erforderlich, um Archivpostfächer zu unterstützen:
Aktivieren Sie die automatisch erweiterte Archivierung für Postfächer, die mehr als 100 GB Speicherplatz benötigen.
Verwenden Sie Aufbewahrungstags mit einer Aufbewahrungsrichtlinie aus der Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM), wenn Sie anpassen müssen, wie E-Mails automatisch aus dem primären Postfach eines Benutzers in sein Archivpostfach verschoben werden, oder wenn Sie Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen für bestimmte Ordner anstelle des gesamten Postfachs angeben müssen.
Erfahren Sie Näheres über die Verwaltung von inaktiven Postfächern, in denen Postfachinhalte aufbewahrt werden, nachdem Mitarbeiter die Organisation verlassen haben: Informationen zu inaktiven Postfächern.
Wenn Sie über PST-Dateien mit Daten verfügen, über die Sie die Kontrolle haben möchten: Importieren von PST-Dateien in Onlinepostfächer mittels Netzwerkupload oder Laufwerkversand: Erfahren Sie mehr über den Import der PST-Dateien Ihrer Organisation.
Tipp
Wenn Sie kein E5-Kunde sind, verwenden Sie die 90-tägige Testversion von Microsoft Purview-Lösungen, um zu erfahren, wie zusätzliche Purview-Funktionen Ihrer Organisation helfen können, Anforderungen an Datensicherheit und Compliance zu verwalten. Beginnen Sie jetzt im Microsoft Purview-Complianceportal Testversionshub. Erfahren Sie mehr über die Anmelde- und Testbedingungen.
Abonnement- und Lizenzierungsanforderungen
Eine Reihe unterschiedlicher Abonnements unterstützt Funktionen zur Datenlebenszyklusverwaltung.
Informationen zu den Optionen für die Lizenzierung Ihrer Benutzer, um von Microsoft Purview-Features zu profitieren, finden Sie im Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheitskonformität&. Informationen zu den auf dieser Seite aufgeführten Features finden Sie im Abschnitt Microsoft Purview-Datenlebenszyklusverwaltung & Microsoft Purview-Datensatzverwaltung Lizenzanforderungen auf Featureebene.
Berechtigungen
Im folgenden Abschnitt finden Sie Informationen zu Rollen und Rollengruppen zum Verwalten der Aufbewahrung in Microsoft 365.
Für das Verwalten von Postfächern für die Archivierung, inaktiver Postfächer und des Imports sind in der Regel Exchange-Berechtigungen erforderlich, z. B. die Rolle "E-Mail-Empfänger". Standardmäßig wird diese Rolle den Rollengruppen "Empfängerverwaltung" und "Organisationsverwaltung" zugewiesen. Die genauen Berechtigungen für jede Verwaltungsaufgabe finden Sie in der Dokumentation zu den Administratoranweisungen.
Berechtigungen für Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen
Mitglieder Ihres Complianceteams, die Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen erstellen und verwalten, benötigen Berechtigungen für die Microsoft Purview-Complianceportal. Standardmäßig hat der Mandantenadministrator (Globaler Administrator) Zugriff auf diese Ressource und kann anderen Personen den Zugriff darauf gewähren, ohne ihnen alle Berechtigungen eines Mandantenadministrators zu geben. Um Berechtigungen für diese eingeschränkte Administration zu erteilen, empfehlen wir, Benutzer zur Administrator-Rollengruppe „Compliance Administrator“ hinzuzufügen.
Alternativ zur Verwendung dieser Standardrolle können Sie eine neue Rollengruppe erstellen und die Rolle Aufbewahrungsverwaltung zu dieser Gruppe hinzufügen. Für eine schreibgeschützte Rolle verwenden Sie Aufbewahrungsverwaltung – nur Leserechte.
Anweisungen zum Hinzufügen von Benutzern zu den Standardrollen oder zum Erstellen eigener Rollengruppen finden Sie unter Berechtigungen im Microsoft Purview-Complianceportal.
Diese Berechtigungen sind nur erforderlich, um Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen zu erstellen und anzuwenden. Die Person, die die Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen konfiguriert, benötigt keinen Zugriff auf die Inhalte.
Häufige Szenarien
Anhand der folgenden Tabelle können Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen den gängigsten Szenarien für die Datenlebenszyklusverwaltung zuordnen.
| Ich möchte... | Dokumentation |
|---|---|
| Daten für Microsoft 365-Dienste effizient aufbewahren oder löschen: – Exchange – SharePoint – OneDrive – Microsoft 365-Gruppen – Teams – Yammer – Skype for Business |
Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien |
| Zusätzlichem Postfachspeicher für Benutzer bereitstellen | Aktivieren von Archivpostfächern in Microsoft 365 |
| Postfachdaten aufbewahren, nachdem Mitarbeiter die Organisation verlassen haben | Erstellen und Verwalten inaktiver Postfächer |
| Postfachdaten aus PST-Dateien hochladen | Verwenden des Netzwerkuploads zum Importieren von PST-Dateien |
Wenn Ihr Szenario eine Datenverwaltung einzelner Elemente erfordert, sehen Sie sich die allgemeinen Szenarien für die Datensatzverwaltung an.
Dokumentation für Endbenutzer
Im folgenden Abschnitt finden Sie Informationen zur Dokumentation für Endbenutzer für die Aufbewahrung in Microsoft 365.
Die Funktionen zur Verwaltung des Datenlebenszyklus für inaktive Postfächer und den Import von PST-Dateien erfordern keine Dokumentation für den Endbenutzer, da es sich hierbei um reine Verwaltungsvorgänge handelt. Wie Sie Benutzern helfen können, ihre Archivpostfächer in Outlook zu verstehen und mit ihnen zu interagieren, nachdem Sie diese Funktion aktiviert haben, finden Sie unterVerwalten von E-Mail-Speicher mit Online-Archivpostfächern.
Dokumentation für Endbenutzer zu Aufbewahrung und Löschung
Die meisten Aufbewahrungsrichtlinien arbeiten unauffällig im Hintergrund ohne Benutzerinteraktion und benötigen daher nur wenig Dokumentation für Benutzer. Aufbewahrungsrichtlinien für Teams informieren Benutzer, wenn ihre Nachrichten gelöscht wurden, mit einem Link zu Teams-Nachrichten über Aufbewahrungsrichtlinien.
Wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinien jedoch durch Aufbewahrungsbezeichnungen ergänzen, sind diese Bezeichnungen über die Benutzeroberflächen von Microsoft 365-Apps verfügbar. Vergewissern Sie sich, Ihren Endbenutzern und Ihrem Helpdesk Anleitungen bereitstellen, bevor Sie diese Aufbewahrungsbezeichnungen in Ihrem Produktionsnetzwerk bereitstellen. Informationen zum Anwenden von Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint und OneDrive, finden Sie unter Anwenden von Aufbewahrungsbezeichnungen auf Dateien in SharePoint oder OneDrive .
Die effektivste Art der Dokumentation für Endbenutzer umfasst immer maßgeschneiderte Anleitungen und Anweisungen zu den von Ihnen gewählten Namen und Konfigurationen von Aufbewahrungsbezeichnungen. Schauen Sie sich die folgende Seite und Downloads an, die Sie verwenden können, um Ihre Benutzer zu schulen: Endbenutzerschulungen für Aufbewahrungsbezeichnungen.