Einschränkungen für Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien

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Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien verwenden, um Daten für Ihre Organisation automatisch zu speichern oder zu löschen, müssen Sie einige maximale Werte beachten.

Tipp

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Maximale Anzahl von Aufbewahrungsbezeichnungen pro Mandant

Pro Mandant werden maximal 1.000 Aufbewahrungsbezeichnungen unterstützt.

Maximale Anzahl von Richtlinien pro Mandant

Ein einzelner Mandant kann maximal 10.000 Richtlinien (beliebige Konfiguration) besitzen. Diese maximale Anzahl umfasst die verschiedenen Aufbewahrungsrichtlinien und andere Konformitätsrichtlinien wie Richtlinien für DLP, Informationsbarrieren, eDiscovery-Haltebereiche, In-Place Haltebereiche und Vertraulichkeitsbezeichnungen. Dieses Maximum schließt jedoch Folgendes aus:

  • Richtlinien für die automatische Bezeichnung für SharePoint und OneDrive, es sei denn, sie gelten für Cloudanhänge.
  • Veröffentlichte Bezeichnungsrichtlinien für SharePoint und OneDrive, die nur löschen, anstatt nur aufzubewahren, oder aufbewahren und dann löschen.
  • Exchange Aufbewahrungsrichtlinien aus der Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM).
  • Rechtsstreitigkeiten.

Innerhalb dieses Grenzwertes von 10 000 Richtlinien gibt es ebenfalls einige Grenzwerte hinsichtlich der maximalen Anzahl von Richtlinien für die Aufbewahrung pro Workload:

  • Exchange (beliebige Konfiguration): 1.800
    • Pro Postfach: 25 ist das empfohlene Maximum, bevor die Leistung möglicherweise beeinträchtigt wird. 50 ist der unterstützte Grenzwert.
  • SharePoint oder OneDrive: (alle Websites automatisch enthalten): 13
  • SharePoint oder OneDrive (bestimmte Speicherorte eingeschlossen oder ausgeschlossen): 2.600

Hinweis

Diese maximalen Zahlen für Exchange und SharePoint gelten nicht ausschließlich für die Aufbewahrung, sondern werden für andere Arten von Aufbewahrungsrichtlinien freigegeben, die eDiscovery-Haltebereiche und In-Place Haltebereiche umfassen.

Obwohl Aufbewahrungsrichtlinien für Microsoft Teams und Viva Engage Postfächer zum Speichern von Daten zu Aufbewahrungszwecken verwenden, schließt die maximale Anzahl von Richtlinien für Exchange Online Aufbewahrungsrichtlinien für Teams und Viva Engage aus.

Höchstzahl der Einträge pro Richtlinie

Wichtig

Gilt nur, wenn Sie statische Richtlinienbereiche anstelle von adaptiven Richtlinienbereichenverwenden.

Informationen zu den maximalen Grenzwerten für adaptive Richtlinienbereiche finden Sie unter Adaptive Richtlinienbereiche.

Wenn Sie statische Bereiche und die optionale Konfiguration verwenden, um bestimmte Benutzer, bestimmte Microsoft 365-Gruppen oder bestimmte Websites einzuschließen oder auszuschließen, müssen Sie einige Beschränkungen pro Richtlinie beachten.

Maximale Anzahl von Elementen pro Richtlinie für die Aufbewahrung für statische Bereiche:

  • Exchange-Postfächer: 1.000
  • Microsoft 365-Gruppen: 1.000
  • Teams Kanalnachrichten: 1.000
  • Teams-Chats und Copilot-Interaktionsnachrichten: 1.000
  • Viva Engage Communitynachrichten: 1.000
  • Viva Engage Benutzernachrichten: 1.000
  • SharePoint-Websites: 100
  • OneDrive-Konten: 100

Skype for Business muss für bestimmte Benutzer angelegt werden und die maximal unterstützte Anzahl pro Richtlinie beträgt 1.000.

Da diese Grenzwerte pro Richtlinie gelten, können Sie bei der Verwendung spezifischer Ein- oder Ausschlüsse, die dazu führen, dass diese Werte überschritten werden, zusätzliche Richtlinien mit denselben Aufbewahrungseinstellungen erstellen. Beispielszenarios und Lösungen, die aus diesem Grund mehrere Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, finden Sie im nächsten Abschnitt.

Mehrere Richtlinien führen jedoch zu einem höheren Verwaltungsaufwand. Ziehen Sie die Verwendung von adaptiven Bereichen in Betracht, anstatt mehrere Richtlinien mit Ein- und Ausschlüssen zu erstellen und zu verwalten.

Beispiele für die Verwendung mehrerer Richtlinien zur Vermeidung einer Überschreitung der maximalen Werte

Die folgenden Beispiele gelten für statische Bereiche und bieten einige Entwurfslösungen für Fälle, in denen Sie nicht einfach den Ort für eine Aufbewahrungsrichtlinie angeben können, sondern die im vorherigen Abschnitt dokumentierte maximale Anzahl von Elementen berücksichtigen müssen.

Exchange-Beispiel:

  • Voraussetzung: In einer Organisation, die mehr als 40.000 Benutzerpostfächer hat, müssen die E-Mails der meisten Benutzer für sieben Jahre aufbewahrt werden, aber für eine Untermenge identifizierter Benutzer (425) müssen die E-Mails nur fünf Jahre aufbewahrt werden.

  • Lösung: Erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Exchange-E-Mail mit einem Aufbewahrungszeitraum von 7 Jahren, und schließen Sie die Untermenge der Benutzer aus. Erstellen Sie dann eine zweite Aufbewahrungsrichtlinie für Exchange-E-Mail mit einem Aufbewahrungszeitraum von 5 Jahren, und schließen Sie die Untermenge der Benutzer ein.

    In beiden Fällen liegt die Anzahl der ein- und ausgeschlossenen Benutzer unter der maximalen Anzahl angegebener Postfächer für eine einzelne Richtlinie, und die Untermenge der Benutzer muss explizit aus der ersten Richtlinie ausgeschlossen werden, weil sie einen längeren Aufbewahrungszeitraum als die zweite Richtlinie hat. Wäre für die Untermenge von Benutzern eine Aufbewahrungsrichtlinie mit längerem Aufbewahrungszeitraum erforderlich, müssten Sie sie nicht aus der ersten Richtlinie ausschließen.

    Bei dieser Lösung wird, wenn ein neuer Benutzer der Organisation beitritt, dessen Postfach automatisch in die erste Richtlinie für 7 Jahre aufgenommen, was keine Auswirkungen auf die maximale Anzahl unterstützter Benutzer hat. Neue Benutzer, für die ein Aufbewahrungszeitraum von 5 Jahren erforderlich ist, erhöhen jedoch die Ein- und Ausschlussanzahl, deren Grenzwert bei 1.000 erreicht würde.

SharePoint-Beispiel:

  • Voraussetzung: Eine Organisation hat mehrere Tausend SharePoint-Sites, aber nur 2.000 Sites erfordern einen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren, und 8.000 Sites erfordern einen Aufbewahrungszeitraum von vier Jahren.

  • Lösung: Erstellen Sie 20 Aufbewahrungsrichtlinien für SharePoint mit einem Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren, die 100 spezifische Sites enthalten, und erstellen Sie 80 Aufbewahrungsrichtlinien für SharePoint mit einem Aufbewahrungszeitraum von 4 Jahren, die 100 spezifische Sites enthalten.

    Da Sie nicht alle SharePoint-Sites aufbewahren müssen, müssen Sie Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, die die spezifischen Sites angeben. Da eine Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr als 100 angegebene Sites unterstützt, müssen Sie mehrere Richtlinien für die zwei Aufbewahrungszeiträume erstellen. Diese Aufbewahrungsrichtlinien weisen die maximale Anzahl von eingeschlossenen Websites auf, sodass für die nächste neue Website, die beibehalten werden muss, unabhängig vom Aufbewahrungszeitraum eine neue Aufbewahrungsrichtlinie erforderlich ist.

Maximale Anzahl für löschungsüberprüfung

Bei der Löschung von Inhalten sind einige Limits zu beachten:

  • Maximale Anzahl pro Mandant:

    • 16.000.000 Elemente in einem der folgenden Dispositionsprüfungszustände: ausstehende Löschung oder genehmigte Löschung
    • 16.000.000 Elemente, die als Datensätze automatisch verworfen werden (keine Löschungsprüfung)

  • Maximale Anzahl von Dispositionsprüfern:

    • 10 Prüfer pro Dispositionsphase in einer beliebigen Kombination aus einzelnen Benutzern und E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen
    • 200 Prüfer pro Mandant in einer beliebigen Kombination aus einzelnen Benutzern und E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen. Aufgrund dieses Grenzwerts wird empfohlen, E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen für größere Organisationen nach Möglichkeit zu verwenden.

  • Dispositionsnachweis für bis zu 7 Jahre nach der Entsorgung des Artikels.