Benutzerbenachrichtigungen im Datenschutz-Risikomanagement

Wenn Sie eine Richtlinie in Privacy Risk Management einrichten, können Sie Benutzer benachrichtigen, wenn ihre Aktionen die bedingungen erfüllen, die Sie in der Richtlinie festgelegt haben. Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen: E-Mails, die für alle drei Richtlinientypen verfügbar sind, und Tipps, die in Teams angezeigt werden, die nur für den Datenübertragungsrichtlinientyp verfügbar sind. Wenn Sie eine Richtlinie erstellen oder bearbeiten, können Sie entscheiden, ob diese Benachrichtigungen aktiviert werden sollen, wie häufig sie gesendet werden sollen, und Sie können deren Inhalt anpassen.

Das Senden von Benachrichtigungen an Benutzer kann eine wichtige Komponente sein, um Ihre Organisation dabei zu unterstützen, ihre Datenschutzziele zu erreichen. Die Benachrichtigungen sind für Folgendes konzipiert:

  • Bringen Sie die Benutzer sofort darauf aufmerksam, wann ihre Handlungen personenbezogene Daten risiken im Datenschutz aussetzen könnten.
  • Stellen Sie Korrekturmethoden direkt in den E-Mails bereit, damit Benutzer schnell Maßnahmen ergreifen können, um gefährdete Daten zu schützen.
  • Leiten Sie Benutzer an die Datenschutzrichtlinien und bewährten Methoden Ihrer Organisation weiter.

Benutzer über potenzielle Probleme in diesem Moment zu informieren und sie in die Lage zu versetzen, Probleme zu beheben und ihre Fähigkeiten zu aktualisieren, kann leistungsstarke Tools sein, um fundierte Methoden für den Umgang mit Daten in Ihrer Organisation zu entwickeln.

Lesen Sie die folgenden Abschnitte, um Benutzerbenachrichtigungen für Richtlinienzustimmungen vorzubereiten und zu verwalten.

Hinweis

Benutzerbenachrichtigungen in E-Mail und Teams sind für Kunden der US Government Community (GCC) Moderate, GCC High oder Department of Defense (DoD) nicht verfügbar.

Vorbereiten von Schulungsinhalten für Benachrichtigungen

Das Einschließen eines Links zum Datenschutztraining ist erforderlich, wenn Sie Benutzerbenachrichtigungen senden möchten, wenn Richtliniengleichheiten erkannt werden. Durch den Zugriff auf die Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation können Sie Ihre Benutzer über Ihre eigenen bewährten Methoden und Richtlinien auf dem Laufenden halten. Es kann auch Kontext für die vorgeschlagenen Korrekturaktionen in der E-Mail geben und Ihren Benutzern helfen, sich auf gute Entscheidungen für die Datenverwaltung in Zukunft vorzubereiten.

Bevor Sie Ihre Richtlinie einrichten, entscheiden Sie sich für die Trainings-URL, die Sie einschließen möchten. Es kann ein Link pro Richtlinie bereitgestellt werden. Daher wird empfohlen, spezifische Verweise für jedes Szenario auszuwählen.

Festlegen von E-Mail-Benachrichtigungen für Benutzer

Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für alle Richtlinientypen einrichten, wenn Sie eine neue Richtlinie erstellen oder eine vorhandene Richtlinie bearbeiten. Diese Einstellungen finden Sie auf der Seite Ergebnisse des Richtlinienerstellungs-Assistenten. Vollständige Anweisungen finden Sie unter Definieren von Ergebnissen: Benutzerbenachrichtigungen und Tipps .

Hinweis

Die allgemeine Funktion des Datenschutz-Risikomanagements zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen wird in den Priva-Einstellungen gesteuert. Diese Anwendung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, werden alle E-Mails beendet, auch wenn Benachrichtigungen auf einer einzelnen Richtlinienebene konfiguriert wurden. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Einstellungen für Benutzerbenachrichtigungen.

Senden von Benachrichtigungen in Teams

Für Datenübertragungsrichtlinien können Sie festlegen, dass Benutzer Richtlinientipps und Empfehlungen in sicheren Teams-Kanälen erhalten, wenn eine Richtlinienüberstimmung erkannt wird. Diese Tipps informieren Benutzer über den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Tipps enthalten auch Links zu verwandten Schulungen.

Weitere Informationen zum Einrichten dieser Benachrichtigungen finden Sie unter Definieren von Ergebnissen: Benutzerbenachrichtigungen und Tipps.

Vorschau und Anpassen von E-Mail-Inhalten

Wenn Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen zu Richtlinienübereinstimmungen erhalten, können sie den Anweisungen in den E-Mails folgen, um sofort Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Wenn beispielsweise eine Datenüberlastungsrichtlinie eine Übereinstimmung für personenbezogene Daten findet, auf die möglicherweise zu weit zugegriffen werden kann, enthält die Benachrichtigungs-E-Mail einen Link zum Inhaltselement, damit der Benutzer es überprüfen kann, sowie Schaltflächen, mit denen der Benutzer das Element als privat markiert oder seine aktuelle Zugriffsebene beibehalten kann. Die vorgeschlagenen Aktionen sind für jeden einzelnen Richtlinientyp relevant.

Sie können eine Vorschau des E-Mail-Inhalts anzeigen und eigene Änderungen vornehmen, wenn Sie diese Einstellung im Richtlinienerstellungs- oder Bearbeitungsprozess anpassen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Inhalt Ihrer Benachrichtigungs-E-Mail in einer Vorschau anzuzeigen und zu bearbeiten:

  1. Erstellen oder bearbeiten Sie Ihre Richtlinie, indem Sie die Schritte starten, die im geführten Richtlinienerstellungsprozess beschrieben sind.

  2. Aktivieren Sie im Schritt Ergebnisse des Prozesses das Kontrollkästchen neben Benachrichtigungs-E-Mail an Benutzer senden, wenn eine Richtlinienentsprechung auftritt.

  3. Aktivieren Sie die Schaltfläche Vorschau und Benachrichtigungs-E-Mail bearbeiten , die unter dem Kontrollkästchen Benachrichtigungs-E-Mail angezeigt wird.

  4. Es wird ein Flyoutbereich mit Textfeldern angezeigt, die bereits mit dem Standard-E-Mail-Inhalt ausgefüllt sind. Sie können beliebige oder alle Felder bearbeiten, z. B. betreffzeile der E-Mail, Kopfzeile, Textkörperinhalt, Anzeigename des Datenschutztrainings und Trainings-URL. Die Vorschau der E-Mail befindet sich am unteren Rand des Flyoutbereichs und ändert sich, wenn Sie änderungen am Standardtext vornehmen. Wenn Sie mit dem E-Mail-Inhalt zufrieden sind, wählen Sie Speichern aus, um Ihre Einstellungen zu speichern. Um Änderungen an der Standard-E-Mail zu verwerfen, wählen Sie das X in der oberen rechten Ecke des Flyoutbereichs aus, um es zu schließen und zum Standardinhalt zurückzukehren.

  5. Wählen Sie auf der Seite Ergebnisse die Option Weiter aus. Fahren Sie mit dem Assistenten fort, und wenn Sie auf der letzten Seite Fertig stellen ankommen, überprüfen Sie Ihre Einstellungen, und wählen Sie Senden aus.

Ihre Benachrichtigungseinstellungen sind jetzt für diese Richtlinie in Kraft. Wenn Ihre Richtlinie testet, werden keine Benachrichtigungen gesendet. Wenn Ihre Richtlinie aktiviert ist, werden Benachrichtigungen gesendet. Weitere Details zum Erstellen und Verwalten von Richtlinien finden Sie hier.

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