Besprechungen in Microsoft Teams

In dieser Schulung stellen wir Besprechungen in Microsoft Teams vor. Wir behandeln die Funktionen von Besprechungen in Teams zusätzlich zu Anforderungen und Planungsüberlegungen für Teams.

Hinweis

Dieses Lernprogramm enthält Links zu vorhandenen Inhalten, mit denen Sie mit den neuesten, aktuellsten Informationen verbunden werden können. Um eine optimale Lernerfahrung zu erhalten, folgen Sie den Links, um zu lernen und sich zu bewerben. Wenn ein Link als "zusätzliche Informationen" bezeichnet wird, können Sie ihn als optional betrachten.

Diese Schulung richtet sich an Sie, wenn Folgendes auf Sie zutrifft:

Sie sind IT-Spezialist.
Sie sind für die Planung, Bereitstellung oder Verwaltung von Microsoft Teams zuständig.
Sie interessieren sich für Besprechungen in Microsoft Teams.

Die folgenden Abschnitte werden behandelt:

Besprechungen und Besprechungstypen in Microsoft Teams
Anforderungen für Besprechungen
Berichterstellung

Die folgenden Themen werden nicht behandelt:

Bei Besprechungen kann eine Funktion genutzt werden, mit der die Teilnehmer über eine normale Telefonleitung an Besprechungen teilnehmen können. Diese als „Audiokonferenz“ bezeichnete Funktion gehört nicht zum Umfang dieser Schulung.

Hinweis

Microsoft Teams entwickelt sich regelmäßig weiter – neue Features und Funktionen werden häufig hinzugefügt. Bitte überwachen Sie die folgenden Ressourcen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben:

Folgen Sie dem Teams-Blog.
Lesen Sie die Teams-Roadmap.
Erfahren Sie mehr über die neuesten veröffentlichten Funktionen in den Versionshinweisen.
Nehmen Sie an der technischen Microsoft Teams-Community teil, um Antworten auf Ihre Featurefragen zu erhalten.

Wenn Sie Fragen oder Feedback zu dieser Schulung haben:

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Um uns Produktfeedback zu Teams zu geben, z. B. Ideen für neue Features, besuchen Sie bitte das Teams-Feedbackportal.

69 Minuten verbleibend

Informationen zu Besprechungen in Microsoft Teams finden Sie unter den folgenden Links:

"Besprechungen haben" in Besprechungen und Anrufen (geschätzte Lesezeit 6 Minuten)
Video: Sofortbesprechung (1:45 Minuten)
Video: Geplante Besprechungen (1:45 Minuten)
9 Tipps für Besprechungen in Microsoft Teams (Informationen zur Besprechungslobby, anonyme Teilnahme an Besprechungen und mehr, geschätzte Lesedauer: 6 Minuten)

Szenario – Besprechungstypen

53 Minuten verbleibend

Garth arbeitet für Contoso, eine Firma mit mehreren Niederlassungen. Garth muss regelmäßig mit Personen an anderen Standorten kommunizieren:

Sein Projektteam hält jeden Montag eine einstündige Besprechung ab. Da in Microsoft Teams bereits ein dedizierter Kanal für das Projekt vorhanden ist, plant Garth für diese regelmäßige Abstimmung eine „Kanalbesprechung“. Dies hat für Garth und sein Team mehrere Vorteile:
- Alle Teammitglieder werden automatisch eingeladen.
- Alle im Zusammenhang mit der Besprechung stehenden Diskussionen vor, während oder nach der Besprechung sind Teil der Kanaldiskussion.
- Die Besprechung und die Diskussion sind für alle Teammitglieder sichtbar.
- Aktivieren Sie die Liveuntertitel für Besprechungen und Liveveranstaltungen. Aktivieren Sie zudem Untertitel in Liveveranstaltungen. Diese Features verbessern Inklusion, Produktivität und Verständnis.
Garth muss auch mit einzelnen Personen synchronisiert werden, möchte aber nicht, dass diese Besprechungen für andere sichtbar sind. Zu diesem Zweck plant Garth eine „private Besprechung“. Private Besprechungen geben Garth die Möglichkeit, vor der Besprechung einen Chat einzuleiten. Dadurch wird die Besprechung effektiver, da Garth im Vorfeld Materialien freigeben oder mit wichtigen Teammitgliedern über die Agenda sprechen kann. Dieser Chat ist auch während der Besprechung verfügbar, sodass dort Notizen festgehalten werden können. Nach der Besprechung kann der Chat zur Nachbereitung genutzt werden.
Manchmal führt das Team in seinem Kanal lebhafte Diskussionen, und Garth benötigt eine schnelle Entscheidung. Er kommt zu dem Schluss, dass die Kommunikation in Form eines Videoanrufs möglicherweise effektiver ist als die vielen einzeln eingegebenen Beiträge. Daher plant Garth in dieser Situation eine Ad-hoc-Besprechung, indem er in der aktuellen Unterhaltung die Option Jetzt besprechen auswählt.

In Teams können Organisatoren eine Besprechung für alle Teilnehmer beenden. Dies ist in den folgenden Szenarios hilfreich:

Lehrkräfte können sicherstellen, dass die Kursteilnehmer nicht unbeaufsichtigt in einer Besprechung verbleiben, nachdem ein Kurs abgeschlossen ist.
Besprechungsorganisatoren können für Besprechungen, die aufgezeichnet werden, z. B. Webinare, sicherstellen, dass die Aufzeichnung beendet wird, wenn die Besprechung abgeschlossen ist.

Wenn die Besprechung beispielsweise abgeschlossen ist, kann Garth in Teams auf Besprechung beenden klicken, um die Besprechung zu beenden und alle Teilnehmer daraus zu entfernen.

Besprechungsclients

52 Minuten verbleibend

Für die Teilnahme an Besprechungen können verschiedene Clients genutzt werden. Unter Beziehen von Clients für Microsoft Teams (geschätzte Lesedauer: 3 Minuten) erfahren Sie, für welche Plattformen Microsoft Teams verfügbar ist.

Darüber hinaus können Benutzer mithilfe von Audiokonferenzen über normale Telefone an Besprechungen teilnehmen, indem sie sich in eine Besprechung einwählen oder sich aus der Besprechung heraus anrufen lassen. Details zu Audiokonferenzen werden in einer eigenen Schulung behandelt.

In Outlook für Windows können Sie mithilfe eines Add-Ins Besprechungen direkt über Ihren Kalender planen. Lesen Sie Verwenden des Microsoft Teams-Besprechungs-Add-Ins in Outlook (geschätzte Lesedauer: 2 Minuten).

Anforderungen und Überlegungen für Besprechungen

47 Minuten verbleibend

Lizenzierung

Sie können zwar Besprechungen abhalten, ohne über zusätzliche Lizenzen zu verfügen (Sie benötigen lediglich eine Lizenz für Microsoft Teams), aber für manche Szenarien sind zusätzliche Lizenzen erforderlich.

Für Audiokonferenzen, das heißt die Möglichkeit zur Teilnahme an Microsoft Teams-Besprechungen über ein normales Telefon, wird eine zusätzliche Lizenz benötigt. Dieser Punkt wird in einer eigenen Schulung zu Audiokonferenzen behandelt.

Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Teams-Dienstbeschreibung.

Bandbreite und Medienfluss

Es gibt in Microsoft Teams zwei Möglichkeiten, eine Echtzeitkommunikation einzuleiten:

Benutzer können andere Benutzer direkt anrufen.
Benutzer können eine Besprechung (Ad-hoc-Besprechung oder geplante Besprechung) erstellen. Bei Anrufen werden die Medien (Audio, Video, Desktop- oder Anwendungsfreigabe) so direkt wie möglich übertragen. Wenn beispielsweise zwischen zwei Benutzern keine Firewall vorhanden ist (z. B. befinden sich beide innerhalb desselben Netzwerks), wird der Mediendatenverkehr direkt von einem Benutzer zum anderen gesendet. Wenn der direkte Datenverkehr zwischen den Benutzern durch eine Firewall blockiert wird, wird er über ein Relay gesendet.

Bei Besprechungen wird der gesamte Datenverkehr zunächst an den in Office 365 verwalteten Konferenzdienst gesendet. Dort wird der Audiodatenverkehr gesammelt und gemischt, bevor er zurückgesendet wird. Der Videodatenverkehr sowie der Datenverkehr der Anwendungs- oder Desktopfreigabe werden empfangen und an die Teilnehmer verteilt.

Wichtig! Während der Dauer des COVID-19-Ausbruchs empfehlen wir, dass Benutzer an Besprechungen teilnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche An Teams-Besprechung teilnehmen klicken, anstatt sich über die Rufnummern der PSTN-Konferenz einzuwählen oder Rückruf unter zu verwenden. Grund hierfür ist in erster Linie die Überlastung der Telefonie-Infrastrukturen in den von COVID-19 betroffenen Ländern. Wenn Sie Anrufe über das Telefonfestnetz vermeiden, werden Sie wahrscheinlich eine bessere Tonqualität feststellen.

Die Planung der Bandbreite wird in dieser Schulung nicht abgedeckt, ist aber für die Benutzererfahrung von entscheidender Bedeutung.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten des Netzwerks Ihrer Organisation für Teams.

Exchange-Abhängigkeiten

Für Kunden, die Exchange Server lokal verwenden, gelten möglicherweise (je nach Exchange Server-Version) Einschränkungen beim Erstellen und Anzeigen von Besprechungen über den Microsoft Teams-Client, aber auch im Hinblick auf die Compliance. Weitere Informationen zu den möglichen Einschränkungen finden Sie unter Interaktion von Exchange und Microsoft Teams (geschätzte Lesedauer: 3 Minuten).

Besprechungen für alle Teilnehmer beenden

Besprechungsorganisatoren können eine Besprechung für alle Teilnehmer beenden, indem Sie in der Besprechung auf Besprechung beenden klicken. Dies ist in den folgenden Szenarios hilfreich:

Lehrkräfte können sicherstellen, dass die Kursteilnehmer nicht unbeaufsichtigt in einer Besprechung verbleiben, nachdem ein Kurs abgeschlossen ist.
Besprechungsorganisatoren können für Besprechungen, die aufgezeichnet werden, z. B. Webinare, sicherstellen, dass die Aufzeichnung beendet wird, wenn die Besprechung abgeschlossen ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Beenden einer Teambesprechung für alle Teilnehmer.

Ändern der Teilnehmereinstellungen für eine Besprechung

Besprechungsorganisatoren können die Standardteilnehmereinstellungen für eine bestimmte Besprechung in den Besprechungsoptionen ändern. Es gibt drei Möglichkeiten, diese zu öffnen:

Wechseln Sie zum Kalender in Teams, wählen Sie eine Besprechung und dann Besprechungsoptionen aus.
Wählen Sie in einer Besprechungseinladung Besprechungsoptionen aus.
Wählen Sie Teilnehmer anzeigen aus, um den Bereich Personen zu öffnen, und wählen Sie dann Berechtigungen verwalten aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Teilnehmereinstellungen für eine Teams-Besprechung.

Konfigurationsoptionen für Besprechungen

43 Minuten verbleibend

Als IT-Administrator können Sie Besprechungsrichtlinien und-Einstellungen festlegen, um die Besprechungsumgebung zu definieren.

Besprechungsrichtlinien

Teams-Besprechungsrichtlinien werden verwendet, um die Features zu steuern, die Besprechungsteilnehmern für Besprechungen, die von Benutzern in Ihrer Organisation geplant werden, zur Verfügung stehen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Besprechungsrichtlinien in Teams (geschätzte Lesedauer 16 Minuten).

Besprechungseinstellungen

Verwenden Sie Teams-Besprechungseinstellungen, um zu steuern, ob anonyme Benutzer an Teams-Besprechungen teilnehmen können und um Besprechungsanfragen anzupassen. Wenn Sie Quality of Service (QoS) aktivieren möchten, können Sie Portbereiche für den Echtzeitdatenverkehr festlegen. Diese Einstellungen gelten für alle Teams-Besprechungen, die Benutzer in Ihrer Organisation planen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Besprechungseinstellungen in Teams. (geschätzte Lesedauer 4 Minuten)

Übung – Konfigurieren von Besprechungen

23 Minuten verbleibend

In dieser Übung haben Sie die Möglichkeit, Besprechungen in Teams zu testen. Obwohl wir nicht beschreiben, wie jede Aktion ausgeführt wird, empfehlen wir einige Szenarien zum Ausprobieren.

Anforderungen

Ein Office 365-Mandant mit entsprechenden Lizenzen für die Verwendung von Teams
- Wir empfehlen dringend, einen dedizierten Testmandanten zu verwenden.
- Wenn Sie keinen Testmandanten haben, können Sie sich bei Office 365 Enterprise E5-Testversion für einen Testmandanten registrieren.
- Führen Sie keine Tests in Ihrer Produktionsumgebung aus. Änderungen an Einstellungen oder Richtlinien können negative Auswirkungen auf alle Benutzer haben und die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen.
Mindestens zwei Endpunkte
Dabei kann es sich um zwei PCs handeln, Sie können aber auch den Client auf Ihrem Mobiltelefon verwenden.

Vorgeschlagene Testszenarien

Planen Sie verschiedene Besprechungstypen über den Microsoft Teams-Client: Kanalbesprechungen, Ad-hoc-Besprechungen und private Besprechungen.
Planen Sie Besprechungen mithilfe des Outlook-Add-Ins.
Initiieren Sie bei geplanten Besprechungen vor Beginn der Besprechung einen Chat (z. B. zum Abstimmen der Agenda).
Nehmen Sie an Besprechungen teil, und testen Sie verschiedene Szenarien und Arbeitsauslastungen: beispielsweise nur Audio, Video und Desktopfreigabe.
Nehmen Sie über einen Browser an einer Besprechung teil, ohne sich bei Ihrem Mandanten anzumelden (Sie möchten möglicherweise "InPrivate"-Browsen verwenden), um zu sehen, wie es ist, anonym an einer Besprechung teilzunehmen.
Melden Sie sich beim Microsoft Teams Admin Center an, und ändern Sie einige der Einstellungen für Besprechungen (Sie können beispielsweise das Planen von privaten Besprechungen deaktivieren). Wie wirkt sich dies auf die Benutzererfahrung aus?
Besprechungsorganisatoren können eine Besprechung für alle Teilnehmer beenden.

Berichterstellung

3 Minuten verbleibend

Im Hinblick auf die Berichterstellung sind zwei Bereiche von Interesse:

Nutzung: Wie viele Besprechungen finden statt?
Qualität: Wie ist die Qualität der Besprechungen?

Sie sollten beide Bereiche sorgfältig überwachen:

Eine geringe Nutzung bedeutet, dass Benutzer das Produkt aus dem einen oder anderen Grund nicht verwenden. Die Gründe können Sie nur mit zusätzlichen Untersuchungen ermitteln. Beispiele für mögliche Gründe: Die Benutzer haben den Eindruck, dass die Besprechungen nicht ihren Anforderungen gerecht werden, es fehlt an Informationen oder Schulungen, oder es liegen Qualitätsprobleme vor.
Eine niedrige Qualität dagegen weist auf Probleme mit der Konnektivität zwischen den Benutzern und Office 365 hin. Die niedrige Qualität kann zu mangelhafter Benutzerfreundlichkeit und einer geringeren Nutzung führen. Weitere Informationen zu den Nutzungsberichten finden Sie unter Microsoft 365-Berichte im Admin Center – Microsoft Teams-Benutzeraktivität (geschätzte Lesedauer: 5 Minuten).

Die Verwaltung der Qualität gehört nicht zum Umfang dieser Schulung, wird aber in den folgenden Schulungsmaterialien behandelt:

Weitere Informationen zur Rolle des Qualitätspioniers finden Sie unter Rolle „Qualitätspionier“.
Weitere Informationen zum Anrufqualitäts-Dashboard finden Sie unter Untersuchen der Medienqualität mit dem AQD.

Nächste Schritte

100 % abgeschlossen!

Wir haben mit dieser Schulung die folgenden wichtigen Lernergebnisse erzielt:

Besprechungen und Besprechungstypen in Microsoft Teams
Anforderungen für Besprechungen
Berichterstellung

Nächste Schritte

1.Beginnen Sie mit der Verwendung von Besprechungen in Teams. 2. Senden Sie uns Feedback: - Posten Sie im Kommentarabschnitt unten auf dieser Seite. – Um uns Teams-Produktfeedback zu geben oder ein neues Feature anzufordern, wechseln Sie zum Teams-Feedbackportal. 3. Bleiben Sie auf dem laufenden: – Folgen Sie dem Teams-Blog. – Lesen Sie die Teams-Roadmap. – Erfahren Sie mehr über die neuesten veröffentlichten Features in den Versionshinweisen 4. Erfahren Sie mehr über Schulungen und Lernprogramme.