Abschlussverfahren für das Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics GP

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Dieser Artikel enthält Checklisten für den Abschlussprozess zum Jahresende in Debitorenverwaltung in Microsoft Dynamics GP. Dieser Artikel enthält auch ausführliche Informationen zu den einzelnen Schritten des Abschlussprozesses zum Jahresende und zum Hinzufügen der Finanzgebühreninformationen zum aktuellen Jahresbeginn zu Den Kundenabrechnungen für Dezember und Januar.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 857444

Zusammenfassung

Hinweis

Bevor Sie die Anweisungen in diesem Artikel befolgen, stellen Sie sicher, dass Sie über eine vollständige Sicherungskopie der Datenbank verfügen, die Sie wiederherstellen können, wenn ein Problem auftritt.

In diesem Artikel werden die empfohlenen Abschlussverfahren zum Jahresende für die Debitorenverwaltung in Microsoft Dynamics GP beschrieben. Lesen Sie diesen Artikel, bevor Sie eine oder mehrere der Verfahren ausführen.

Abschlussprüfliste zum Jahresende

Sie können diese Checkliste für das Ende des Geschäftsjahres und für das Ende des Kalenderjahres verwenden.

Hinweis

Obwohl das Debitorenmanagement datumsabhängig ist, werden die folgenden Posten basierend auf dem Abschluss des Forderungsmanagements aktualisiert:

  • Die SmartList-Objekte
  • Zusammenfassungsberichte des Forderungsmanagements
  • Die Ansicht "Beträge seit letztem Abschluss" im Fenster "Kundenzusammenfassung"

Daher wird empfohlen, diese Schritte auszuführen, damit die SmartList-Objekte, die Zusammenfassungsberichte der Debitorenverwaltung und die Ansicht Beträge seit letztem Abschluss die richtigen Informationen enthalten:

  1. Verbuchung aller Verkaufs- und Forderungstransaktionen für das Jahr.
  2. Erstellen Sie eine Sicherung vor dem Jahresende.
  3. Schließen Sie das Jahr.
  4. Schließen Sie die Geschäftsperioden. (Dieser Schritt ist optional.)
  5. Schließen Sie das Steuerjahr.
  6. Erstellen Sie eine Sicherung nach dem Jahresende.

Schritt 1: Verbuchung aller Verkaufs- und Forderungsgeschäfte für das Jahr

Buchen Sie alle Verkaufs- und Forderungstransaktionen für das Jahr, bevor Sie das Jahr abschließen. Wenn Sie Verkaufs- und Forderungstransaktionen für einen zukünftigen Zeitraum eingeben möchten, bevor Sie das Jahr abschließen, erstellen Sie einen Batch, der die Transaktionen enthält. Speichern Sie als Nächstes den Batch. Posten Sie dann den Batch, nachdem Sie das Jahr geschlossen haben.

Sie müssen das Jahr schließen, da einige Bereiche von Microsoft Dynamics GP nicht datumsabhängig sind. Wenn Sie das Jahr nicht schließen, nachdem Sie alle Transaktionen des aktuellen Jahres eingegeben haben und bevor Sie Transaktionen für das nächste Jahr eingeben, enthalten diese Bereiche falsche Informationen. Wenn Sie die Informationen jedoch ändern müssen, können Sie die Informationen in der Ansicht Beträge seit letztem Abschluss im Fenster Kundenzusammenfassung und im Fenster Kundenfinanzierungsgebührenzusammenfassung ändern. Die folgenden Bereiche sind die Bereiche von Microsoft Dynamics GP, die nicht datumsabhängig sind.

  • Die Ansicht "Beträge seit letztem Abschluss" im Fenster "Kundenzusammenfassung"

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Ansicht Beträge seit letztem Abschluss im Fenster Kundenzusammenfassung zu öffnen:

    1. Zeigen Sie im Menü Karten auf Verkäufe, und wählen Sie dann Zusammenfassung aus.
    2. Geben Sie im Fenster Kundenzusammenfassung eine Kunden-ID in das Feld Kunden-ID ein.
    3. Wählen Sie in der Liste Zusammenfassungsansichtdie Option Beträge seit letztem Abschluss aus.

  • Fenster "Zusammenfassung der Kundenfinanzierungsgebühren"

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Fenster Kundenfinanzierungsgebührenzusammenfassung zu öffnen:

    1. Zeigen Sie im Menü Karten auf Verkäufe, und wählen Sie dann Zusammenfassung aus.
    2. Geben Sie im Fenster Kundenzusammenfassung eine Kunden-ID in das Feld Kunden-ID ein.
    3. Wählen Sie Finanzgebühren aus.

  • Die SmartList-Objekte

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die betroffenen SmartList-Spalten anzuzeigen:

    1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GPdie Option Spalten aus, wählen Sie SmartList aus, erweitern Sie Sales, erweitern Sie Kunden, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

    2. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Spalten die folgenden Elemente aus.

      Hinweis

      Die Elemente, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, sind vom Abschluss des Kalenderjahres betroffen. Alle anderen Posten sind vom Abschluss des Geschäftsjahres betroffen.

      • Durchschnittliche Zahl von Tagen - Jahr
      • Finanzgebühren CYTD
      • Finanzgebühren LYR-Kalender
      • High Balance LYR
      • High Balance YTD
      • Anzahl von ADTP-Dokumenten – LYR
      • Anzahl von ADTP-Dokumenten – Jahr
      • Anzahl der NSF-Überprüfungen YTD
      • Total # FC LYR
      • Total # FC YTD
      • Total # Invoices LYR
      • Total # Invoices YTD
      • Gesamtmenge der NSF-Überprüfung YTD
      • Total Bad Debt LYR
      • Gesamter Forderungsausfall YTD
      • Total Cash Received LYR
      • Total Cash Received YTD
      • Gesamtrabatte verfügbar YTD
      • Insgesamt genommene Rabatte LYR
      • Insgesamt genommene Rabatte YTD
      • Total Finance Charges LYR
      • Finanzierungsgebühren gesamt YTD
      • Total Returns LYR
      • Gesamtrückgibt YTD zurück
      • Total Sales LYR
      • Gesamtumsatz YTD
      • Total Verzicht FC LYR
      • Total Verzicht FC YTD
      • Total Writeoffs LYR
      • Total Writeoffs YTD
      • Unbezahlte Finanzgebühren YTD
      • Write Offs LYR
      • Write Offs YTD

    3. Wählen Sie OK aus.

    4. Wählen Sie OK aus.

Schritt 2: Erstellen einer Sicherung vor dem Jahresende

Erstellen Sie eine Sicherung, bevor Sie das Jahr schließen. Speichern Sie die Sicherung in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Diese Sicherung stellt sicher, dass Sie am Ende des Jahres über eine permanente Aufzeichnung der Finanzlage des Unternehmens verfügen. Bei Bedarf können Sie Informationen aus dieser Sicherung wiederherstellen. Mit dieser Sicherung können Sie beispielsweise schnell wiederhergestellt werden, wenn während des Abschlussverfahrens zum Jahresende eine Stromschwankung oder ein anderes Problem aufgetreten ist.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Wartung , und wählen Sie dann Sicherung aus.
  2. Wählen Sie im Fenster Unternehmen sichern den Firmennamen in der Liste Firmenname aus.
  3. Ändern Sie den Pfad der Sicherungsdatei, falls erforderlich, und wählen Sie dann OK aus.

Hinweis

Es wird empfohlen, diese Sicherung PreYearEndClosingBackup20XX zu nennen. (Geben Sie das Jahr für den Platzhalter XX ein.)

Schritt 3: Schließen des Jahres

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools , zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Sales, und wählen Sie dann Year-End Close aus.

  2. Wenn Sie sowohl das Geschäftsjahr als auch das Kalenderjahr gleichzeitig schließen, wählen Sie Alle aus. Wenn Sie nur das Kalenderjahr schließen, wählen Sie Kalender aus. Wenn Sie nur das Geschäftsjahr schließen, wählen Sie Fiscal aus.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bericht drucken , und wählen Sie dann Jahr schließen aus.

    Hinweis

    Es wird empfohlen, eine Papierkopie des Jahresabschlussberichts zusammen mit den permanenten Jahresenddatensätzen aufzubewahren.

Details zum Kalenderjahr

Der Ablauf des Kalenderjahres in Microsoft Dynamics GP löscht die folgenden Felder im Fenster "Kundenzusammenfassung":

  • Finanzgebühren CYTD
  • Total # FC YTD
  • Finanzierungsgebühren gesamt YTD
  • Total Verzicht FC YTD
  • Unbezahlte Finanzgebühren YTD

Der Prozess zum Jahresende aktualisiert die Beträge in den folgenden Feldern:

  • Finanzgebühren LYR-Kalender
  • Total # FC LYR

Details zum Geschäftsjahr

Der Prozess zum Ende des Geschäftsjahres in Microsoft Dynamics GP löscht die folgenden Felder im Fenster Kundenzusammenfassung:

  • Durchschnittliche Zahl von Tagen - Jahr
  • High Balance YTD
  • Anzahl von ADTP-Dokumenten – Jahr
  • Anzahl der NSF-Überprüfungen YTD
  • Total # Invoices YTD
  • Gesamtmenge der NSF-Überprüfung YTD
  • Gesamter Forderungsausfall YTD
  • Total Cash Received YTD
  • Gesamtrabatte verfügbar YTD
  • Insgesamt genommene Rabatte YTD
  • Gesamtrückgibt YTD zurück
  • Gesamtumsatz YTD
  • Total Writeoffs YTD
  • Write Offs YTD

Der Prozess zum Ende des Geschäftsjahres aktualisiert die Beträge in den folgenden Feldern:

  • High Balance LYR
  • Anzahl von ADTP-Dokumenten – LYR
  • Total # Invoices LYR
  • Total Bad Debt LYR
  • Total Cash Received LYR
  • Insgesamt genommene Rabatte LYR
  • Total Returns LYR
  • Total Sales LYR
  • Total Writeoffs LYR
  • Write Offs LYR

Schritt 4: Schließen der Geschäftszeiträume (dieser Schritt ist optional)

Um zu verhindern, dass Benutzer versehentlich Transaktionen in den falschen Zeitraum oder in das falsche Jahr buchen, verwenden Sie das Fenster Geschäftszeiträume einrichten, um alle Geschäftsperioden zu schließen, die für das Jahr noch offen sind. Vergewissern Sie sich vor abschluss von Geschäftsperioden, dass Sie alle Transaktionen für den Zeitraum und das Jahr für alle Module gebucht haben. Wenn Sie später Transaktionen in einen bereits abgeschlossenen Geschäftszeitraum buchen müssen, können Sie zum Fenster Fiscal Period Setup zurückkehren, um den Zeitraum erneut zu öffnen, sodass Sie die Transaktionen buchen können.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Geschäftszeitraum zu schließen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools , zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Unternehmen, und wählen Sie dann Geschäftsperioden aus.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sales für den Zeitraum, den Sie schließen möchten.

Schritt 5: Schließen des Steuerjahres

Hinweis

Führen Sie diese Schritte erst aus, nachdem Sie die Abschlussverfahren zum Jahresende für alle Vertriebs- und Einkaufsmodule abgeschlossen haben.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Steuerjahr zu schließen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Extras, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Unternehmen, und wählen Sie dann Steuern Year-End Schließen aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Jahr schließen , und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Bericht drucken .

  3. Wählen Sie Prozess aus.

    Hinweis

    Es wird empfohlen, eine Papierkopie des Jahresabschlussberichts zusammen mit den permanenten Jahresenddatensätzen aufzubewahren.

Schritt 6: Erstellen einer Sicherung nach dem Jahresende

Erstellen Sie eine Sicherung, nachdem Sie das Jahr geschlossen haben. Speichern Sie die Sicherung in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Diese Sicherung stellt sicher, dass Sie am Ende des Jahres über eine permanente Aufzeichnung der Finanzlage des Unternehmens verfügen. Bei Bedarf können Sie Informationen aus dieser Sicherung wiederherstellen. Mit dieser Sicherung können Sie beispielsweise schnell wiederhergestellt werden, wenn während des Abschlussverfahrens zum Jahresende eine Stromschwankung oder ein anderes Problem aufgetreten ist.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Wartung , und wählen Sie dann Sicherung aus.
  2. Wählen Sie im Fenster Unternehmen sichern den Firmennamen in der Liste Firmenname aus.
  3. Ändern Sie den Pfad der Sicherungsdatei, falls erforderlich, und wählen Sie dann OK aus.

Hinweis

Es wird empfohlen, diese Sicherung PostYearEndClosingBackup20XX zu nennen. (Geben Sie das Jahr für den Platzhalter XX ein.)

Jahres-bis-Datum-Finanzgebühren auf Kundenabrechnungen für Dezember und Januar

Finanzgebühren für das aktuelle Jahr werden für Dezember und Januar nicht automatisch auf Kundenabrechnungen gedruckt.

Dezember-Anweisungen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Dezember-Abrechnungen die Finanzgebühren für das aktuelle Jahr hinzuzufügen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools , zeigen Sie auf Anpassen, und wählen Sie dann Berichtswriter aus.

  2. Wählen Sie in der Liste Produktdie Option Microsoft Dynamics GP und dann OK aus.

  3. Wählen Sie Berichte aus.

  4. Verwenden Sie die entsprechende Methode:

    • Wenn Sie das Anweisungsformular noch nicht geändert haben, wählen Sie das Anweisungsformular aus, das Sie in der Liste Originalberichte drucken, dann Einfügen und dann das Anweisungsformular in der Liste Geänderte Berichte aus.
    • Wenn Sie das Anweisungsformular zuvor geändert haben, wählen Sie das Anweisungsformular in der Liste Geänderte Berichte aus.

  5. Klicken Sie auf Öffnen.

  6. Wählen Sie im Fenster Berichtsdefinition die Option Tabellen aus.

  7. Wählen Sie im Fenster Berichtstabellenbeziehungen die Option RM Customer MSTR und dann Neu aus.

  8. Wählen Sie im Fenster Verwandte Tabellen die Option Kundenmasterzusammenfassung und dann OK aus.

  9. Wählen Sie Schließen aus.

  10. Wählen Sie Layout aus.

  11. Wählen Sie in der Ressourcenliste im Feld Toolbox die Option Kundenmasterzusammenfassung aus.

  12. Ziehen Sie in der Feldliste Finance Charges CYTD in das Layout des Berichts. Sie können dieses Feld in einem beliebigen Abschnitt des Berichts positionieren.

  13. Wählen Sie im Menü Datei die Option Microsoft Dynamics GP aus. Wenn Sie aufgefordert werden, die Änderungen zu speichern, wählen Sie Speichern aus.

  14. Wenn Sie diesen Bericht noch nicht geändert haben, müssen Sie dem Bericht Sicherheit gewähren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

    1. Zeigen Sie im Menü Microsoft Dynamics GP auf Extras, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Systeme, und wählen Sie dann Alternative/Geänderte Formulare und Berichte aus.
    2. Geben Sie im Feld ID die Benutzer-ID ein.
    3. Wählen Sie in der Liste Produktdie Option Microsoft Dynamics GP aus.
    4. Wählen Sie in der Liste Typ die Option Berichte aus.
    5. Erweitern Sie Sales und dann den Knoten des geänderten Formulars.
    6. Wählen Sie Microsoft Dynamics GP (Geändert) aus.

Januar-Anweisungen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Januar-Abrechnungen die finanzbezogenen Gebühren für das aktuelle Jahr hinzuzufügen:

  1. Führen Sie die Schritte 1 bis 11 im Abschnitt " Anweisungen vom Dezember " aus.
  2. Ziehen Sie in der Feldliste Finance Charges LYR Calendar in das Layout des Berichts. Sie können dieses Feld in einem beliebigen Abschnitt des Berichts positionieren.
  3. Führen Sie die Schritte 13 und 14 im Abschnitt " Anweisungen vom Dezember " aus.