Abschlussverfahren zum Jahresende für das Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics GP

Dieser Artikel enthält Checklisten für den Abschlussprozess zum Jahresende im Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics GP. Dieser Artikel enthält auch ausführliche Informationen zu jedem Schritt im Abschlussprozess zum Jahresende und wie die Informationen zu den jährlichen Finanzgebühren zu Kundenberichten für Dezember und Januar hinzugefügt werden.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 857444

Zusammenfassung

Hinweis

Bevor Sie den Anweisungen in diesem Artikel folgen, stellen Sie sicher, dass Sie über eine vollständige Sicherungskopie der Datenbank verfügen, die Sie wiederherstellen können, wenn ein Problem auftritt.

In diesem Artikel werden die empfohlenen Abschlussverfahren zum Jahresende für das Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics GP beschrieben. Lesen Sie diesen Artikel, bevor Sie eines oder mehrere der Verfahren ausführen.

So erhalten Sie technischen Support

Wenn Sie Fragen zur Vorgehensweise haben, wenden Sie sich an den technischen Support für Microsoft Dynamics. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Supportanfrage zu erstellen:

  1. Besuchen Sie Microsoft-Support für Unternehmen.
  2. Wählen Sie in der Liste der Kategorien Microsoft Dynamics GP aus.
  3. Wählen Sie in der Liste der Unterkategorien "Forderungsmanagement" und dann " Weiter" aus.

Oder kontaktieren Sie den technischen Support für Microsoft Dynamics telefonisch unter (888) 477-7877.

Abschlusscheckliste zum Jahresende

Sie können diese Checkliste für das Ende des Geschäftsjahrs und für das Ende des Kalenderjahres verwenden.

Hinweis

Obwohl das Forderungsmanagement datumsabhängig ist, werden die folgenden Posten auf Basis des Abschlusses des Forderungsmanagements aktualisiert:

  • Die SmartList-Objekte
  • Die Zusammenfassungsberichte des Forderungsmanagements
  • Die Ansicht "Beträge seit letztem Schließen" im Fenster "Kundenzusammenfassung"

Daher empfehlen wir, die folgenden Schritte auszuführen, damit die SmartList-Objekte, die Zusammenfassungsberichte des Forderungsmanagements und die Ansicht "Beträge seit dem letzten Schließen" die richtigen Informationen enthalten:

  1. Posten Sie alle Umsatz- und Forderungstransaktionen für das Jahr.
  2. Erstellen Sie eine sicherungsende Sicherung vor Jahresende.
  3. Schließen Sie das Jahr.
  4. Schließen Sie die Geschäftszeiträume. (Dieser Schritt ist optional.)
  5. Schließen Sie das Steuerjahr.
  6. Erstellen Sie eine Abschlusssicherung nach Ende des Jahres.

Schritt 1: Posten aller Umsatz- und Forderungstransaktionen für das Jahr

Stellen Sie alle Umsatz- und Forderungstransaktionen für das Jahr vor Abschluss des Jahres ein. Wenn Sie umsatz- und forderungstransaktionen für einen zukünftigen Zeitraum eingeben möchten, bevor Sie das Jahr schließen, erstellen Sie einen Batch, der die Transaktionen enthält. Speichern Sie als Nächstes den Batch. Posten Sie dann den Batch, nachdem Sie das Jahr geschlossen haben.

Sie müssen das Jahr schließen, da einige Bereiche von Microsoft Dynamics GP nicht datumsabhängig sind. Wenn Sie das Jahr nach der Eingabe aller Transaktionen des aktuellen Jahres und vor dem Eingeben von Transaktionen für das nächste Jahr nicht schließen, enthalten diese Bereiche falsche Informationen. Wenn Sie die Informationen jedoch ändern müssen, können Sie die Informationen in der Ansicht "Beträge seit letztem Schließen" im Fenster "Kundenzusammenfassung" und im Fenster "Zusammenfassung der Kundenfinanzierungsgebühren" ändern. Die folgenden Bereiche sind die Bereiche von Microsoft Dynamics GP, die nicht datumsabhängig sind.

  • Die Ansicht "Beträge seit letztem Schließen" im Fenster "Kundenzusammenfassung"

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Ansicht "Beträge seit dem letzten Schließen" im Fenster "Kundenzusammenfassung" zu öffnen:

    1. Zeigen Sie im Menü "Karten " auf " Vertrieb", und wählen Sie dann "Zusammenfassung" aus.
    2. Geben Sie im Fenster "Kundenzusammenfassung" eine Kunden-ID in das Feld "Kunden-ID " ein.
    3. Wählen Sie in der Liste " Zusammenfassungsansicht " die Option "Beträge seit dem letzten Schließen" aus.
  • Das Zusammenfassungsfenster für Kundenfinanzierungsgebühren

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Zusammenfassungsfenster für Kundenfinanzierungsgebühren zu öffnen:

    1. Zeigen Sie im Menü "Karten " auf " Vertrieb", und wählen Sie dann "Zusammenfassung" aus.
    2. Geben Sie im Fenster "Kundenzusammenfassung" eine Kunden-ID in das Feld "Kunden-ID " ein.
    3. Wählen Sie "Finanzgebühren" aus.
  • Die SmartList-Objekte

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die betroffenen SmartList-Spalten anzuzeigen:

    1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü "Microsoft Dynamics GP" die Option "Spalten", dann "SmartList", "Vertrieb", "Kunden" und dann "Hinzufügen" aus.

    2. Wählen Sie die folgenden Elemente in der Liste "Verfügbare Spalten " aus.

      Hinweis

      Die Elemente, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, sind vom Ende des Kalenderjahres betroffen. Alle anderen Elemente sind vom Geschäftsschluss betroffen.

      • Durchschnittliche Zu zahlende Tage – Jahr
      • Finanzgebühren CYTD
      • LYR-Kalender für Finanzgebühren
      • High Balance LYR
      • High Balance YTD
      • Anzahl der ADTP-Dokumente – LYR
      • Anzahl der ADTP-Dokumente – Jahr
      • Anzahl der NSF-Prüfungen YTD
      • Gesamtanzahl # FC LYR
      • Gesamtanzahl # FC YTD
      • Summe # Rechnungen LYR
      • Summe # Rechnungen YTD
      • Gesamtmenge der NSF-Überprüfung YTD
      • Total Bad Debt LYR
      • Total Bad Debt YTD
      • Gesamt cash received LYR
      • Gesamt cash received YTD
      • Insgesamt verfügbare Rabatte YTD
      • Gesamtrabatt für LYR
      • Rabatte gesamt YTD
      • Gesamtfinanzierungsgebühren LYR
      • Gesamtfinanzierungsgebühren YTD
      • Summe gibt LYR zurück
      • Summe gibt YTD zurück
      • Gesamtumsatz LYR
      • Gesamtumsatz YTD
      • Total Waived FC LYR
      • Total Waived FC YTD
      • Total Writeoffs LYR
      • Total Writeoffs YTD
      • Unbezahlte Finanzgebühren YTD
      • Write Offs LYR
      • Write Offs YTD
    3. Wählen Sie OK aus.

    4. Wählen Sie OK aus.

Schritt 2: Erstellen einer Abschlusssicherung vor Dem Jahresende

Erstellen Sie eine Sicherung, bevor Sie das Jahr schließen. Sichern Sie die Sicherung in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Diese Sicherung stellt sicher, dass Sie am Ende des Jahres einen permanenten Datensatz über die Finanzlage des Unternehmens haben. Sie können bei Bedarf Informationen aus dieser Sicherung wiederherstellen. Mit dieser Sicherung können Sie sich beispielsweise schnell wiederherstellen, wenn während des Endes des Jahres eine Stromschwankung oder ein anderes Problem aufgetreten ist.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü "Microsoft Dynamics GP" auf "Wartung ", und wählen Sie dann "Sicherung" aus.
  2. Wählen Sie im Fenster "Firma sichern" in der Liste " Firmenname " den Firmennamen aus.
  3. Ändern Sie den Pfad der Sicherungsdatei, falls erforderlich, und wählen Sie dann OK aus.

Hinweis

Es wird empfohlen, diese Sicherung "PreYearEndClosingBackup20XX" zu benennen. (Geben Sie das Jahr für den XX-Platzhalter ein.)

Schritt 3: Schließen des Jahres

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü "Microsoft Dynamics GP" auf "Extras ", zeigen Sie auf "Routinen", zeigen Sie auf " Vertrieb", und wählen Sie " Jahr-Ende schließen" aus.

  2. Wenn Sie das Geschäftsjahr und das Kalenderjahr gleichzeitig schließen, wählen Sie "Alle" aus. Wenn Sie nur das Kalenderjahr schließen, wählen Sie "Kalender" aus. Wenn Sie nur das Geschäftsjahr schließen, wählen Sie "Geschäft" aus.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Bericht drucken ", und wählen Sie dann " Jahr schließen" aus.

    Hinweis

    Es wird empfohlen, eine Kopie des Jahresendberichts in Papierform zusammen mit den permanenten Jahresend-Überwachungsdatensätzen zu speichern.

Details zum Kalenderjahr

Der Prozess zum Ende des Kalenderjahres in Microsoft Dynamics GP löscht die folgenden Felder im Fenster "Kundenzusammenfassung":

  • Finanzgebühren CYTD
  • Gesamtanzahl # FC YTD
  • Gesamtfinanzierungsgebühren YTD
  • Total Waived FC YTD
  • Unbezahlte Finanzgebühren YTD

Der Prozess zum Jahresende des Kalenders aktualisiert die Beträge in den folgenden Feldern:

  • LYR-Kalender für Finanzgebühren
  • Gesamtanzahl # FC LYR

Details zum Geschäftsjahr

Der Vorgang zum Ende des Geschäftsjahrs in Microsoft Dynamics GP löscht die folgenden Felder im Fenster "Kundenzusammenfassung":

  • Durchschnittliche Zu zahlende Tage – Jahr
  • High Balance YTD
  • Anzahl der ADTP-Dokumente – Jahr
  • Anzahl der NSF-Prüfungen YTD
  • Summe # Rechnungen YTD
  • Gesamtmenge der NSF-Überprüfung YTD
  • Total Bad Debt YTD
  • Gesamt cash received YTD
  • Insgesamt verfügbare Rabatte YTD
  • Rabatte gesamt YTD
  • Summe gibt YTD zurück
  • Gesamtumsatz YTD
  • Total Writeoffs YTD
  • Write Offs YTD

Der Vorgang zum Jahresende aktualisiert die Beträge in den folgenden Feldern:

  • High Balance LYR
  • Anzahl der ADTP-Dokumente – LYR
  • Summe # Rechnungen LYR
  • Total Bad Debt LYR
  • Gesamt cash received LYR
  • Gesamtrabatt für LYR
  • Summe gibt LYR zurück
  • Gesamtumsatz LYR
  • Total Writeoffs LYR
  • Write Offs LYR

Schritt 4: Schließen der Geschäftszeiträume (dieser Schritt ist optional)

Um zu verhindern, dass Benutzer versehentlich Transaktionen in den falschen Zeitraum oder in das falsche Jahr buchen, verwenden Sie das Fenster "Geschäftszeiträume einrichten", um alle Geschäftszeiträume zu schließen, die noch für das Jahr geöffnet sind. Bevor Sie Geschäftszeiträume schließen, überprüfen Sie, ob Sie alle Transaktionen für den Zeitraum und das Jahr für alle Module gebucht haben. Wenn Sie später Transaktionen in einem Geschäftszeitraum posten müssen, den Sie bereits geschlossen haben, können Sie zum Fenster "Einrichtung von Geschäftszeiträumen" zurückkehren, um den Zeitraum erneut zu öffnen, damit Sie die Transaktionen posten können.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Geschäftszeitraum zu schließen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü "Microsoft Dynamics GP" auf "Extras ", zeigen Sie auf "Setup", zeigen Sie auf "Unternehmen", und wählen Sie dann "Geschäftszeiträume" aus.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Vertrieb " für den Zeitraum, den Sie schließen möchten.

Schritt 5: Schließen des Steuerjahres

Hinweis

Führen Sie diese Schritte erst aus, nachdem Sie die Abschlussverfahren zum Jahresende für alle Verkaufs- und Einkaufsmodule abgeschlossen haben.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Steuerjahr zu schließen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü "Microsoft Dynamics GP" auf "Extras", zeigen Sie auf "Routinen", zeigen Sie auf "Unternehmen", und wählen Sie dann "Steuern" Year-End "Schließen" aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen " Jahr schließen ", und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen " Bericht drucken" .

  3. Wählen Sie "Prozess" aus.

    Hinweis

    Es wird empfohlen, eine Kopie des Jahresendberichts in Papierform zusammen mit den permanenten Jahresend-Überwachungsdatensätzen zu speichern.

Schritt 6: Erstellen einer Abschlusssicherung nach Dem Jahresende

Erstellen Sie eine Sicherung, nachdem Sie das Jahr geschlossen haben. Sichern Sie die Sicherung in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Diese Sicherung stellt sicher, dass Sie am Ende des Jahres einen permanenten Datensatz über die Finanzlage des Unternehmens haben. Sie können bei Bedarf Informationen aus dieser Sicherung wiederherstellen. Mit dieser Sicherung können Sie sich beispielsweise schnell wiederherstellen, wenn während des Endes des Jahres eine Stromschwankung oder ein anderes Problem aufgetreten ist.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü "Microsoft Dynamics GP" auf "Wartung ", und wählen Sie dann "Sicherung" aus.
  2. Wählen Sie im Fenster "Firma sichern" in der Liste " Firmenname " den Firmennamen aus.
  3. Ändern Sie den Pfad der Sicherungsdatei, falls erforderlich, und wählen Sie dann OK aus.

Hinweis

Es wird empfohlen, diese Sicherung als PostYearEndClosingBackup20XX zu benennen. (Geben Sie das Jahr für den XX-Platzhalter ein.)

Jährliche Finanzgebühren für Kundenrechnungen für Dezember und Januar

Die jährlichen Finanzgebühren werden nicht automatisch für Dezember und Januar auf Kundenerklärungen gedruckt.

Dezember-Erklärungen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die jährlichen Finanzgebühren zu den Dezember-Erklärungen hinzuzufügen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü "Microsoft Dynamics GP" auf "Extras ", zeigen Sie auf "Anpassen", und wählen Sie dann "Berichtsschreiber" aus.

  2. Wählen Sie in der Liste "Produkt " die Option "Microsoft Dynamics GP" und dann " OK" aus.

  3. Wählen Sie Berichte aus.

  4. Verwenden Sie die entsprechende Methode:

    • Wenn Sie das Anweisungsformular noch nicht geändert haben, wählen Sie das Anweisungsformular aus, das Sie in der Liste " Ursprüngliche Berichte " drucken, wählen Sie "Einfügen" und dann das Anweisungsformular in der Liste "Geänderte Berichte " aus.
    • Wenn Sie das Anweisungsformular zuvor geändert haben, wählen Sie das Anweisungsformular in der Liste "Geänderte Berichte " aus.
  5. Klicken Sie auf Öffnen.

  6. Wählen Sie im Fenster "Berichtsdefinition" die Option "Tabellen" aus.

  7. Wählen Sie im Fenster "Berichtstabellenbeziehungen" die Option RM-Kunden-MSTR und dann " Neu" aus.

  8. Wählen Sie im Fenster "Verknüpfte Tabellen" die Option "Kundenmasterzusammenfassung" und dann "OK" aus.

  9. Wählen Sie Schließen aus.

  10. Wählen Sie "Layout" aus.

  11. Wählen Sie in der Ressourcenliste im Feld "Toolbox " die Option "Kundenmasterzusammenfassung" aus.

  12. Ziehen Sie in der Feldliste die Finanzgebühren-CYTD in das Layout des Berichts. Sie können dieses Feld in einem beliebigen Abschnitt des Berichts positionieren.

  13. Wählen Sie im Menü "Datei " die Option "Microsoft Dynamics GP" aus. Wenn Sie aufgefordert werden, die Änderungen zu speichern, wählen Sie "Speichern" aus.

  14. Wenn Sie diesen Bericht noch nicht geändert haben, müssen Sie dem Bericht Sicherheit gewähren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

    1. Zeigen Sie im Menü "Microsoft Dynamics GP " auf "Extras", zeigen Sie auf "Setup", zeigen Sie auf "Systeme", und wählen Sie dann "Alternative/geänderte Formulare und Berichte" aus.
    2. Geben Sie im Feld "ID " die Benutzer-ID ein.
    3. Wählen Sie in der Liste "Produkt " die Option "Microsoft Dynamics GP" aus.
    4. Wählen Sie in der Liste "Typ " die Option "Berichte" aus.
    5. Erweitern Sie "Vertrieb" und dann den Knoten des geänderten Formulars.
    6. Wählen Sie Microsoft Dynamics GP (geändert) aus.

Januar-Erklärungen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die jährlichen Finanzgebühren zu den Januar-Erklärungen hinzuzufügen:

  1. Führen Sie die Schritte 1 bis 11 im Abschnitt mit den Anweisungen im Dezember aus.
  2. Ziehen Sie in der Feldliste den LYR-Kalender für Finanzgebühren in das Layout des Berichts. Sie können dieses Feld in einem beliebigen Abschnitt des Berichts positionieren.
  3. Führen Sie die Schritte 13 und 14 im Abschnitt mit den Anweisungen im Dezember aus .