Übersicht über Geschäftsprozessflows

  • Artikel

Mithilfe von Geschäftsprozessflüssen können Sie dafür sorgen, dass Benutzer Daten in konsistenter Weise eingeben und bei jeder Arbeit mit einem Kunden die gleichen Schritte durchführen. So können Sie beispielsweise einen Geschäftsprozessflow erstellen, damit Kundenserviceanfragen von allen Mitarbeitern auf die gleiche Weise verarbeitet werden oder damit vor der Übermittlung eines Auftrags die Genehmigung für eine Rechnung eingeholt werden muss. Geschäftsprozessflows verwenden dieselbe zugrunde liegende Technologie wie andere Prozesse, die von ihnen bereitgestellten Funktionen unterscheiden sich jedoch von anderen Funktionen, die Prozesse verwenden. Weitere Informationen über die Bearbeitung eines Geschäftsprozesses finden Sie unter Erstellen eines Geschäftsprozessflusses.

Sehen Sie sich ein kurzes Video über Geschäftsprozessflows an.

Warum werden Geschäftsprozessflüsse verwendet?

Geschäftsprozessflüsse stellen eine Anleitung zur Verfügung, damit Benutzer die Arbeit erledigen können. Sie bieten eine optimierte Benutzeroberfläche, anhand derer die Mitarbeiter durch Prozesse für Interaktionen geführt werden, die vom Unternehmen definiert wurden, und die auf bestimmte Weise zu einem Abschluss gebracht werden sollen. Diese Benutzerumgebung kann angepasst werden, damit Personen mit verschiedenen Sicherheitsrollen über eine Umgebung verfügen, die optimal für ihre Arbeit geeignet ist.

Verwenden Sie Geschäftsprozessflüsse, um eine Serie von Schritte zu definieren, die Benutzer ausführen, um sie zu einem gewünschten Resultat zu führen. Diese Schritte bieten einen visuellen Indikator, der den aktuellen Fortschrittsstatus im Geschäftsprozess angibt. Geschäftsprozessflows verringern den Schulungsbedarf, da sich neue Benutzer nicht darauf konzentrieren müssen, welche Tabelle sie verwenden sollen. Sie werden stattdessen vom Prozess geleitet. Sie können Geschäftsprozessflows so konfigurieren, dass gängige Vertriebsmethoden unterstützt und so durch die Vertriebsteams bessere Ergebnisse erzielt werden. Für Servicegruppen können Geschäftsprozessflüsse neuen Mitarbeitern helfen, schneller zu arbeiten und Fehler zu vermeiden, die zu unzufriedenen Kunden führen können.

Einsatzmöglichkeiten von Geschäftsprozessflüssen

Mit Geschäftsprozessflüssen definieren Sie einen Satz von Phasen und Schritten, die dann in einem Steuerelement oben im Formular angezeigt werden.

Geschäftsprozess mit Phasen.

Jede Phase enthält eine Gruppe von Schritten. Jeder Schritt stellt eine Spalte dar, in die Daten eingegeben werden können. Sie können in die nächste Phase wechseln, indem Sie die Schaltfläche Nächste Phase verwenden. In der Einheitlichen Benutzeroberfläche können Sie mit einer Business Process Flow-Stufe innerhalb des Stufen-Flyouts arbeiten oder sie an den Seitenbereich anheften. Business Process Flows unterstützt das Erweitern des Stage-Flyouts in den Seitenbereich auf mobilen Geräten nicht.

Sie können einen Schritt erforderlich machen, sodass Personen Daten für eine entsprechende Spalte eingeben müssen, bevor sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. Dies wir häufig als "Phasen-Gating" bezeichnet. Wenn Sie einer Stufe des Geschäftsprozess-Flows eine betriebswirtschaftlich oder systembedingt erforderliche Spalte hinzufügen, empfehlen wir Ihnen, diese Spalte auch in Ihr Formular einzufügen.

Verglichen mit anderen Prozesstypen erscheinen Geschäftsprozessflows relativ einfach, da sie keine bedingte Geschäftslogik oder Automatisierung bieten, sondern lediglich eine optimierte Umgebung zur Dateneingabe und zur Kontrolle des Übergangs in andere Phasen bereitstellen. Wenn Sie sie jedoch mit anderen Prozessen und Anpassungen kombinieren, können sie eine wichtige Rolle beim Sparen von Zeit, Reduzieren der Ausbildungskosten und Erhöhen der Benutzerakzeptanz spielen.

Notiz

Wenn eine Phase, einschließlich der aktuellen Phase, erforderliche Spalten hat (außer ausgeblendeten Spalten), müssen Sie die Spalten in diesen Phasen ausfüllen, bevor Sie das Formular speichern oder zu einer neuen Phase wechseln. Deaktivierte Spalten blockieren weiterhin die Stufennavigation, wenn sie leer und erforderlich sind.

Geschäftsprozessflüsse integriert mit anderen Anpassungen

Wenn Sie oder Ihr Benutzer Daten mit Hilfe von Geschäftsprozess-Flows eingeben, werden die Datenänderungen auch auf die Spalten des Formulars angewendet, sodass jede Automatisierung, die durch Geschäftsregeln oder Formularskripte bereitgestellt wird, sofort angewendet werden kann. Es können Schritte hinzugefügt werden, die Werte für Spalten festlegen, die nicht im Formular vorhanden sind, und diese Spalten werden dem Objektmodell Xrm.Page hinzugefügt, das für Formularskripte verwendet wird. Alle Workflows, die durch Änderungen an Spalten, die in einem Geschäftsprozess-Flow enthalten sind, initiiert werden, werden angewendet, wenn die Daten im Formular gespeichert werden. Wenn die Automatisierung durch einen Echtzeit-Workflow angewendet wird, werden die Änderungen sofort für den Benutzer sichtbar, wenn die Daten im Formular nach dem Speichern der Zeile aktualisiert werden.

Obwohl die Geschäftsprozessflusssteuerung im Formular keine direkte clientseitige Programmierbarkeit bietet, werden Änderungen, die von Unternehmensregeln oder Formularskripts übernommen wurden, automatisch auf Geschäftsprozessflusssteuerungen angewendet. Wenn Sie eine Spalte in einem Formular ausblenden, wird diese Spalte auch im Steuerelement für den Geschäftsprozess-Flow ausgeblendet. Wenn Sie einen Wert mithilfe von Geschäftsregeln oder Formularskripten festlegen, wird dieser Wert im Geschäftsprozessflow festgelegt.

Gleichzeitige Geschäftsprozessflüsse

Mit gleichzeitigen Geschäftsprozess-Flows können Anpasser mehrere Geschäftsprozesse konfigurieren und sie mit derselben Startzeile verknüpfen. Die Benutzer können zwischen mehreren Geschäftsprozesse, die gleichzeitig ausgeführt werden, umschalten und die Arbeit in dem Stadium des Prozesses fortsetzen, in dem Sie sich gerade befanden.

Systemgeschäftsprozessflüsse

Die folgenden Geschäftsprozessflüsse sind enthalten. Um zu verstehen wie Geschäftsprozessflüsse funktionieren, überprüfen Sie diese Systemgeschäftsprozessflüsse:

  • Lead für Vertriebsprozess Verkaufschance

  • Vertriebsprozess Verkaufschance

  • Telefon-zu-Anfrage-Prozess

Mehrere Tabellen in Geschäftsprozessflows

Sie können einen Geschäftsprozess-Flow für eine einzelne Tabelle verwenden oder sich über mehrere Tabellen erstrecken. So beginnt Ihr Prozess beispielsweise mit einer Verkaufschance, geht mit einem Angebot weiter, anschließend einer Bestellung und einer Rechnung, bevor die Verkaufschance schließlich abgeschlossen wird.

Sie können Geschäftsprozess-Flows entwerfen, die die Zeilen für bis zu fünf verschiedene Tabellen zu einem einzigen Prozess verknüpfen, sodass sich die Benutzer der App auf den Ablauf ihres Prozesses konzentrieren können und nicht darauf, in welcher Tabelle sie gerade arbeiten. Sie können leichter zwischen zusammengehörigen Tabellenzeilen navigieren.

Mehrere Geschäftsprozessflows sind pro Tabelle möglich.

In einer Organisation folgen nicht alle Benutzer demselben Prozess, da unterschiedliche Situationen die Anwendung unterschiedlicher Prozesse erfordern. Sie können pro Tabelle bis zu zehn aktive Geschäftsprozessflows erstellen, damit für jede Situation der geeignete Prozess zur Verfügung steht.

Steuern, welcher Geschäftsprozessfluss angewendet wird

Sie können mit Geschäftsprozessflüsse Sicherheitsrollen zuordnen, sodass nur Benutzer mit diesen Sicherheitsrollen sie anzeigen bzw. verwenden können. Sie können auch die Reihenfolge der Geschäftsprozessflüsse so festlegen, dass Sie steuern können, welcher Geschäftsprozessfluss standardmäßig festgelegt ist. Dies funktioniert auf die gleiche Weise, wie mehrere Formulare für eine Tabelle definiert werden.

Wenn jemand eine neue Tabellenzeile erstellt, wird die Liste der verfügbaren aktiven Geschäftsprozessdefinitionen nach der Sicherheitsrolle des Benutzers gefiltert. Die erste aktivierte Geschäftsprozessdefinition, die gemäß der Prozessauftragsliste für die Sicherheitsrolle des Benutzers zur Verfügung steht, ist diejenige, die standardmäßig angewendet wird. Wenn mehr als eine aktive Geschäftsprozessdefinition verfügbar ist, können Benutzer eine andere aus dem Dialog „Prozess wechseln“ laden. Immer wenn Prozesse gewechselt werden, gelangt der aktuell ausgeführte Prozess in den Hintergrund und wird durch den ausgewählten Prozess ersetzt, behält aber seinen Status und kann wieder zum aktuell ausgeführten Prozess gemacht werden. Jeder Zeile können mehrere Prozessinstanzen zugeordnet sein (jede für eine andere Geschäftsprozess-Flow-Definition, insgesamt bis zu 10). Zur Ladezeit des Formulars wird nur ein Geschäftsprozessfluss ausgeführt. Wenn ein Benutzer einen anderen Prozess anwendet, kann dieser Prozess standardmäßig nur für diesen speziellen Benutzer geladen werden.

Um sicherzustellen, dass ein Prozess standardmäßig für alle Benutzer geladen wird (das Verhalten entspricht dem „Anheften“ des Prozesses), kann ein benutzerdefiniertes Client API-Skript (Webressource) beim Laden eines Formulars hinzugefügt werden, das speziell eine vorhandene Geschäftsprozessinstanz basierend auf der Geschäftsprozessdefinitions-ID lädt.

Gesichtspunkte des Geschäftsprozessflusses

Sie können Geschäftsprozess-Flows nur für die Tabellen definieren, die sie unterstützen. Sie müssen außerdem die Beschränkungen für die Anzahl von Prozessen, Phasen und Vorgehensweisen, die hinzugefügt werden können, berücksichtigen.

Geschäftsprozessflüsse, die einen Workflow hervorrufen

Sie können bei Bedarf aus einem Geschäftsprozessflow heraus einen Workflow aufrufen. Sie können das im neuen Geschäftsprozessflussdesigner konfigurieren, indem Sie eine Workflowkomponente in eine Prozessphase oder einen globalen Abschnitt abrufen. Weitere Informationen über die Verwendung von Geschäftsprozessflüssen finden Sie unter Blog: Geschäftsprozessflussautomation in Dynamics 365.

Wenn Sie einen Workflow einschließen, den Sie in der Phasen-Beendigung einer Phase im Geschäftsprozessfluss auslösen möchten und den Erfolg der letzten Phasen im Verlauf ist, der den Designer Eindruck angeben, dass der Workflow gestartet wird, wenn dieser Phase abgeschlossen ist. Allerdings wird der Workflow nicht ausgelöst, da ein Phasenübergang nicht stattfindet. Sie erhalten eine Fehlermeldung oder eine Warnung, die Sie daran hindert, den Workflows für die Phase zu verwenden. Wenn ein Benutzer auf den Geschäftsprozessfluss interagiert, hat das Beenden oder Stornieren des Prozesses keinen Phasenübergang zur Folge und der Workflow nicht gestartet. Betrachten Sie folgende Beispiele:

  • Sie erstellen einen Geschäftsprozessfluss mit zwei Phasen, S1 verbindet sich mit S2, mit einem Workflows auf S2 und Festlegen den Auslöser auf Phasen-Beendigung.

  • Sie erstellen einen Geschäftsprozessfluss mit drei Phasen, S1 stellt eine Verbindung zu S2 her und S2 verzweigt dann zu S3. Sie schließen einen Workflow auf S2 und setzen den Auslöser auf Phasen-Beendigung.

Der Workflow startet nicht in jedem Fall. Sie können dieses Problem umgehen, indem Sie eine globalen Workflow hinzufügen und den Workflow hinzufügen, den Sie starten möchten, damit der Workflow für der Geschäftsprozesse und nicht für eine Phase im Prozess ausgelöst wird. Sie können den Auslöser festlegen, damit ein globaler Workflow oder abgebrochenes Vorgang abgeschlossen, um den Workflow zu starten ein, verarbeitet, wenn ein Benutzer der Geschäftsprozess oder stornieren abschließt.

Tabellen, die Geschäftsprozess-Flows verwenden können

Alle angepassten Tabellen können Geschäftsprozess-Flows verwenden. Die folgenden Standardtabellen können ebenfalls Geschäftsprozess-Flows verwenden:

  • Konto
  • Termin
  • Kampagne
  • Kampagnenaktivität
  • Kampagnenreaktion
  • Mitbewerber
  • Kontakt
  • Per E-Mail senden
  • Berechtigung
  • Faxnummer
  • Anfrage
  • Rechnung
  • Lead
  • Brief
  • Marketingliste
  • Verkaufschance
  • Telefonanruf
  • Produkt
  • Preislistenelement
  • Angebot
  • Terminserie
  • Vertriebsdokumentation
  • Social Media-Aktivitäten
  • Bestellung
  • User
  • Aufgabe
  • Team

Um eine angepasste Tabelle für Geschäftsprozess-Flows zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Geschäftsprozess-Flows (Spalten werden erstellt) in der Tabellendefinition. Beachten Sie, dass Sie diese Aktion nicht rückgängig machen können.

Notiz

Wenn Sie zu der Geschäftsprozess-Flows-Stufe navigieren, die die Social Activity-Tabelle enthält, und die Schaltfläche Nächste Stufe wählen, wird die Option Erstellen angezeigt. Wenn Sie Erstellen auswählen, wird das Formular Social Media-Aktivität geladen. Da jedoch Social Activity für Create von der App-Benutzerschnittstelle aus ungültig ist, ist es nicht möglich, das Formular zu speichern, und es wird die Fehlermeldung angezeigt: „Unerwarteter Fehler”.

Maximale Anzahl der Prozesse, Phasen und Schritte

Um eine akzeptable Leistung und die Benutzbarkeit der Benutzeroberfläche zu gewährleisten, gibt es einige Beschränkungen, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie planen, Geschäftsprozessflüsse zu verwenden:

  • Es kann nicht mehr als 10 aktivierte Geschäftsprozess-Flow-Prozesse pro Tabelle geben.

  • Jeder Prozess kann maximal 30 Phasen enthalten.

  • Multi-Tabellen-Prozesse können nicht mehr als fünf Tabellen enthalten.

Unterstützung für die Anpassung von Geschäftsprozess-Flows in Tabellen

Mit dem Update Dynamics 365 (online), Version 9.0, eingeführt, können Geschäftsprozess-Flow-Tabellen im System erscheinen, sodass die Daten der Tabellenzeilen in Rastern, Ansichten, Diagrammen und Dashboards verfügbar gemacht werden können.

Verwenden Sie Geschäftsprozess-Flows-Tabellenzeilen mit Rastern, Ansichten, Diagrammen und Dashboards

Sie können nun mit als Tabelle verfügbaren Geschäftsprozessflows erweiterte Suchen, Ansichten, Diagramme und Dashboards verwenden, die mit Daten aus Geschäftsprozessflows für eine bestimmte Tabelle gespeist werden, z. B. einen Lead oder eine Verkaufschance. Systemadministratoren und Anpasser können angepasste Raster, Ansichten, Diagramme und Dashboards für Geschäftsprozess-Flows erstellen, die denen ähneln, die mit jeder anderen Tabelle erstellt werden.

Geschäftsprozess-Flows, wie z. B. Lead-to-Verkaufschance-Verkaufschance, erscheinen als anpassbare Tabelle im Solution Explorer.

Lösungs-Explorer mit Lead zur Verkaufschance Prozesstabelle.

Öffnen Sie für den Zugriff auf die Standardansicht eines Geschäftsprozessflows den Projektmappen-Explorer. Erweitern Sie Tabellen> erweitern Sie den gewünschten Prozess, z. B. Lead für Vertriebsprozess-Verkaufschance, wählen Sie Ansichten und anschließend die gewünschte Ansicht aus.

Einige Standardansichten sind verfügbar, die Sie als Diagramm anzeigen können, wie die Ansicht Vertriebsprozess der aktiven Verkaufschance.

Aktiver Verkaufschancen-Vertriebsprozess, Ansicht.

Interagieren mit der Tabelle der Geschäftsprozess-Flows aus einem Workflow

Sie können auch von einem Workflow aus mit Geschäftsprozess-Flow-Tabellen interagieren. Sie können z. B. einen Workflow für die Tabellenzeile des Geschäftsprozess-Flows erstellen, um die aktive Stufe zu ändern, wenn eine Spalte in der Tabellenzeile „Verkaufschance“ aktualisiert wird. Weitere Informationen zur entsprechenden Vorgehensweise hierfür finden Sie unter Automatisieren von Geschäftsprozessflow-Phasen mithilfe von Workflows.

Offlineausführung von Geschäftsprozessflows

Sie können Geschäftsprozessflows offline verwenden, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Geschäftsprozessflow wird in einer Power Apps App verwendet.
  • Die Power Apps App ist für die Offline-Nutzung aktiviert.
  • Der Geschäftsprozess-Flow hat eine einzige Tabelle.

Wenn die Power Apps-App offline ist, sind insbesondere diese drei Befehle für einen Geschäftsprozessflow in der Power Apps App verfügbar:

  • Nächste Phase
  • Vorherige Phase
  • Legt die aktive Phase fest

Nachschlagefeld in einer Geschäftsprozess-Flows-Stufe

Aktuelle Zeilen sind in einer Nachschlagefeld-Spalte in der einheitlichen Oberfläche sichtbar. Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu verhindern, dass die zuletzt verwendeten Elemente in der Suche angezeigt werden:

  1. Melden Sie sich bei Power Apps an.

    Weitere Informationen zur Verwendung der Power Apps-Schnittstelle finden Sie unter Erste Schritte mit Power Apps.

  2. Wählen Sie die korrekte Umgebung oben rechts aus.

  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Mehr>Tabellen aus.

  4. Suchen Sie Ihre Tabelle und wählen Sie Ihre Geschäftsprozessfluss-Tabelle aus.

  5. Wählen Sie in der Gruppe Datenausdrücke die Option Formulare aus.

  6. Wählen Sie auf dem Bildschirm Formulare die Option Informationen aus.

  7. Wählen Sie Ihren Lookup-Datenschritt in der Baumansicht aus und aktivieren Sie dann Die zuletzt verwendeten Elemente deaktivieren.

    Ein Screenshot, wie die zuletzt verwendeten Elemente deaktiviert werden können.

  8. Speichern und veröffentlichen Sie anschließend.

Einschränkungen bei der Verwendung von Geschäftsprozess-Flow-Tabellen

  • Derzeit können Sie keine angepassten Formulare für Tabellen erstellen, die auf einem Geschäftsprozess-Flow basieren.

  • Wenn eine Lösung eine Geschäftsprozess-Flow-Tabelle enthält, muss die Geschäftsprozess-Flow-Tabelle manuell zur Lösung hinzugefügt werden, bevor Sie sie exportieren. Andernfalls wird die Geschäftsprozessflow-Tabelle nicht in das Lösungspaket aufgenommen. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Erstellen und Bearbeiten von Tabellen.

  • Das Hinzufügen der Prozesstabelle zu einer modellbasierten App kann zu einer eingeschränkten Funktionalität führen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Geschäftsprozessflows.

  • Geschäftsprozessflows zeigen den Namen der BPF-Instanz an, der zum Zeitpunkt der Erstellung der BPF-Instanz festgelegt wird. Das heißt, wenn sich der Name in der BPF-Definition ändert, zeigen neue BPF-Instanzen den aktualisierten Namen an, aber ältere BPF-Instanzen zeigen den ursprünglichen Namen an. Es bedeutet auch, dass lokalisierte BPF-Definitionsnamen nicht angezeigt werden.

Siehe auch