Verbindlichkeitsagent – Überblick (Vorschauversion)

[Dieser Artikel ist Teil der Dokumentation zur Vorabversion und kann geändert werden.]

Der Verbindlichkeitsagent bewältigt eine jahrzehntealte Herausforderung: die durchgehende Verarbeitung von Kreditorenrechnungen. Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen führt häufig zu Engpässen und erfordert Buchhaltungskenntnisse sowie die Zuordnung von Daten und Geschäftsregeln, um Rechnungen korrekt erfassen zu können.

Das Kernziel des Verbindlichkeitsagenten ist einfach: Erwerb von Buchhaltungskenntnissen und Unterstützung bei der korrekten Erfassung von Rechnungen, um im Idealfall Engpässe in der Kreditorenbuchhaltung zu beseitigen, damit die Finanzunterstützung das Unternehmenswachstum nicht verlangsamt. Der Agent benötigt fast keine Einrichtung, sondern lediglich Konfiguration und Aktivierung.

Der Verbindlichkeitsagent überwacht Postfächer auf eingehende Kreditorenrechnungen, verwendet KI zur Analyse des Rechnungsinhalts und zeigt den Agenten-Supervisoren Rechnungsentwürfe zur Überprüfung an. Im Idealfall nehmen die Benutzer nur wenige oder gar keine Korrekturen vor, bevor sie Entwürfe fertigstellen, sodass die Rechnungen zur Genehmigung und Buchung bereit sind.

Wichtig

• Dies ist eine produktionsbereite Vorschaufunktion.
• Für produktionsbereite Vorschaufunktionen gelten die ergänzenden Nutzungsbedingungen.

Notiz

Dieses Copilot-Feature wurde nur in Englisch überprüft und wird nur in Englisch unterstützt. Obwohl es in anderen Sprachen verwendet werden kann, funktioniert es dann möglicherweise nicht wie vorgesehen. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann. Weitere Informationen zur geografischen und zur Verfügbarkeit von Sprachen finden Sie unter Internationale Verfügbarkeit von Copilot.

Funktionalität in der Vorschauversion

Diese Vorschau bietet kein vollständiges Bild des Verbindlichkeitsagenten. Der Verbindlichkeitsagent befindet sich noch in einem frühen Entwicklungsstadium, und weitere Funktionen und KI-Fähigkeiten werden folgen.

Schliesslich hilft der Agent bei Folgendem:

• Bestellabgleich
• Genehmigungsflows
• Erkennung von Anomalien
• Weitere Aufgaben zur Unterstützung von Kreditorenprozessen und der Buchhaltung

Prozessablauf des Verbindlichkeitsagenten

Der durchgehende Prozess, der von dem Verbindlichkeitsagenten verarbeitet wird, ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Der tatsächliche Ablauf kann je nach Faktoren wie der Klarheit der analysierten Rechnungsdetails, dem vorhandenen Einkaufsrechnungsverlauf und Blockierungsproblemen variieren.

Die gestrichelten Schritte in der Abbildung stellen Schritte dar, die je nach Konfiguration optional sein sollen. In der öffentlichen Vorschauversion sind diese Schritte nicht optional.

1. Kreditor oder Mitarbeiter: Der Kreditor sendet eine E-Mail an ein Postfach, das von dem Agenten überwacht wird. Alternativ leitet ein Mitarbeiter eine Kreditorenrechnung an das Postfach weiter.
2. Verbindlichkeitsagent: Ruft nicht gelesene E-Mails aus dem überwachten Postfach ab. Anschliessend wird die E-Mail importiert und für jeden PDF-Anhang, sofern vorhanden, ein Posten in der Tabelle Eingehende E-Belege erstellt.
3. Agenten-Supervisor: Überprüft die E-Mail und die PDF-Datei, falls angehängt.
4. Verbindlichkeitsagent: Extrahiert Rechnungsinformationen aus der PDF-Datei mithilfe von Azure Document Intelligence.
5. Verbindlichkeitsagent: Identifiziert einen Kreditor in Business Central basierend auf den extrahierten Rechnungsinformationen.
6. Agenten-Supervisor: Kann den Agenten bei der Identifizierung des Kreditors unterstützen, wenn der Agent den korrekten Kreditor nicht sicher identifizieren kann. Der Agenten-Supervisor kann den Agenten anweisen, den Kreditor zu erstellen, wenn er es vorzieht, dass der Agent die Kreditoreninformationen basierend auf den OCR-extrahierten Kreditorendetails vorab ausfüllt.
7. Verbindlichkeitsagent: Der Agent versucht, den Kreditor zu erstellen, und verwendet die verfügbaren OCR-extrahierten Kreditorendetails, um so viele Felder wie möglich auf der Kreditorenkarte auszufüllen.
8. Agenten-Supervisor: Wird aufgefordert, den neu erstellten Kreditor zu überprüfen, der für die Verarbeitung gesperrt ist, bis die Sperre durch einen relevanten Stakeholder aufgehoben wird.
9. Verbindlichkeitsagent: Verwendet KI, um Rechnungsdetails basierend auf den extrahierten Rechnungsinformationen vorzuschlagen.
10. Agenten-Supervisor: Kann die vorgeschlagenen Rechnungsdetails in einem Einkaufsbelegentwurf überprüfen, bestätigen oder ändern, abhängig von den Einstellungen der Agentenkonfiguration und dem Vertrauen des Agenten zu den Vorschlägen.
11. Verbindlichkeitsagent: Finalisiert den Einkaufsbelegentwurf zu einer Einkaufsrechnung. Den Benutzern wird die Rechnung jetzt in der Liste Einkaufsrechnungen angezeigt.

E-Mail-Überwachung

Der Agent verwendet einen internen E-Mail-Dispatcher, der als Hintergrundaufgabe ausgeführt wird, um ein bestimmtes Postfach kontinuierlich auf eingehende Kreditorenrechnungen in Form von PDF-Belegen zu überwachen. Der Dispatcher veranlasst den Agenten, Aufgaben auszuführen, und importiert dann den PDF-Beleg in Eingehende E-Belege.

Jeder PDF-Beleg, der in einer E-Mail gefunden wird, wird zu einem Posten in Eingehende E-Belege. Wenn sich also mehrere PDF-Anhänge in derselben E-Mail befinden, wird für jeden von ihnen ein Posten in Eingehende E-Belege erstellt. Jeder Posten wird von einer eigenen Agentenaufgabe bearbeitet.

Notiz

Verwenden Sie ein ausgewiesenes Postfach für den Empfang von Kreditorenrechnungen. Wenn andere Agenten, wie z. B. der Verkaufsauftragsagent, dasselbe Postfach verwenden, kann dies zu Konflikten bei der Eigentümerschaft an eingehenden E-Mails führen.

Vorsicht

Ein Grundprinzip des Verbindlichkeitsagenten besteht darin, alle E-Mails zu importieren, nicht nur diejenigen, die PDF-Dateien enthalten. Ergreifen Sie Massnahmen, um sicherzustellen, dass der Agent prozessual vollständiger Eigentümer des Postfachs ist und Benutzer E-Mails nicht versehentlich lesen oder entfernen können:

• Das überwachte Postfach sollte nur in Business Central beaufsichtigt werden
• Benutzer sollten nicht von Outlook aus auf das überwachte Postfach zugreifen.

Infolgedessen werden E-Mails ohne PDFs als Agentenaufgaben angezeigt und benötigen Agenten-Supervisoren, um zu entscheiden, wie damit umgegangen werden soll. PDF-Dateien, die nicht als Rechnungen erkannt werden, werden als unbekannter Belegtyp markiert. Sie können diese Belege filtern, indem Sie auf der Seite Eingehende E-Belege die Ansicht Unbekannter Belegtyp wählen und sie dann entfernen. Auf diese Weise können Sie auch nicht unterstützte Dateien entfernen, die in diesem Postfach empfangen wurden.

Extraktion von Rechnungsdaten

Die PDF-Datei wird zur OCR-Datenextraktion (Optical Character Recognition) mit Azure Document Intelligence gesendet, und das Ergebnis wird im selben E-Document-Datensatz gespeichert.

Der Agent hilft bei der Kategorisierung importierter PDF-Belege, wenn nicht sicher ist, ob es sich bei dem PDF-Beleg um eine Kreditorenrechnung handelt. Sie können diese Belege in Eingehende E-Belege anhand von Unbekannter Belegtyp identifizieren.

Entwerfen von Rechnungsdetails

Wenn der Agent einen PDF-Beleg mit hoher Zuverlässigkeit als gültige Kreditorenrechnung betrachtet, identifiziert er zunächst den Kreditor, um den Entwurf der Einkaufsrechnung zu erstellen. Bei diesem Prozess benötigt der Agent möglicherweise die Hilfe eines Agenten-Supervisors, wenn er den korrekten Kreditor nicht sicher identifizieren kann. Wenn der Agent den Kreditor nicht identifizieren konnte, kann der Agenten-Supervisor den Agenten anweisen, den Kreditor in seinem Namen zu erstellen, indem er das Feld Weitere Anweisungen im Agent-Sidecar verwendet.

Der Agent wird angehalten, wenn er den Kreditor nicht identifizieren kann:

Agenten-Supervisoren können den Agenten anweisen, den Kreditor zu erstellen, indem sie die OCR-Daten als Eingabe verwenden:

Sie können zusätzliche Anweisungen geben, indem Sie eine der vorgeschlagenen Aktionen auswählen oder Ihre eigenen Anweisungen eingeben, indem Sie das kleine Chat-Symbol verwenden. Nachdem Sie eine dieser Optionen ausgewählt haben, wählen Sie Bestätigen aus. Im obigen Beispiel ist die Anweisung Kreditor erstellen ausgewählt.

Wenn der Agent den Kreditor erstellt hat, wird er den Agenten-Supervisor auffordern, den neu erstellten Kreditor zu überprüfen:

Wenn der Agenten-Supervisor die Kreditorenkarte öffnet, kann er die vom Agenten festgelegten Felder leicht identifizieren und die restlichen Felder nach Bedarf ausfüllen. Wenn Sie möchten, dass der Agent sofort mit der aktuellen Rechnung arbeitet, heben Sie die Sperre des Kreditors mithilfe des Felds Gesperrt auf der Kreditorenkarte auf.

Notiz

Wenn der Agent einen neuen Kreditor erstellt, wird das Feld Gesperrt auf der Kreditorenkarte auf Alle festgelegt. Durch dieses Verhalten wird sichergestellt, dass die ordnungsgemässe Verarbeitung der Kreditorengenehmigung erfolgen kann. In der Regel werden Kreditoren und ihre Bankkonten genehmigt, indem man mit dem Kreditor kommuniziert und die Finanzabteilung des Kreditors persönlich kontaktiert. Vielerorts ist diese Massnahme Voraussetzung für ein erfolgreiches Audit. Wenn Sie also den neu erstellten Kreditor in einem gesperrten Zustand belassen, wird sichergestellt, dass keine Fakturierung erfolgen kann, bis die Blockierung des Kreditors aufgehoben wurde. Der Agent selbst bietet keine Funktionen für Kreditorengenehmigungen.

Nachdem Sie im Agent-Sidecar die Option Bestätigen ausgewählt haben, versucht der Agent erneut, den Kreditor zu identifizieren, was jetzt erfolgreich sein sollte, da er gerade erst erstellt wurde, nachdem Sie die Sperre des Kreditors aufgehoben haben.

Nachdem der Agent den Kreditor identifiziert hat, beginnt er mit der Verarbeitung der Rechnungsdetails auf Zeilenebene. Der Agent verwendet verschiedene Methoden, um die bestmöglichen Details zu formulieren. Dabei kann z. B. KI, der Verlauf von Kreditorenrechnungen, die Zuordnung von Text zu Fibukonten, Artikelreferenzen und vieles mehr verwendet werden. Der Agent zeichnet alle Entwurfsdetails für die spezifische Kreditorenrechnung in einem Einkaufsbelegentwurf auf, der sich auf den eingehenden E-Beleg bezieht. Sie können über den eingehenden E-Beleg auf diesen Entwurf zugreifen, wenn Sie nicht mit dem Agenten interagieren. Dieser Entwurf ist auch auf der Agenten-Registerkarte Aufgaben des Copilot-Bereichs verknüpft, wenn ein Agenten-Supervisor involviert ist.

Finalisieren des Einkaufsbelegentwurfs

Im Entwurf für Einkaufsbeleg werden dem Benutzer die Entwurfsdetails des Agenten angezeigt, und der Agent erläutert, warum er bestimmte Vorschläge für Feldwerte gemacht hat. Der Entwurf hilft den Benutzern, mehr über die Überlegungen des Agenten zu erfahren und zu entscheiden, ob die Entwurfsdetails angepasst werden müssen, bevor der Entwurf fertiggestellt wird.

In jedem Abschnitt werden Hinweise darauf angezeigt, wie viele Felder überprüft werden sollten:

Jedes Feld, für das eine Überprüfung erforderlich ist, zeigt einen Tipp, der die Gründe des Agenten für die Wahl des Feldwerts beschreibt:

Diese Tipps helfen Ihnen dabei, Vertrauen zur Arbeit des Agenten zu gewinnen; wenn Sie mit der Überprüfung fertig sind, finalisieren Sie die Rechnung. Nach dem Abschliessen eines Einkaufsentwurfs wird eine Einkaufsrechnung erstellt, die auf dem Entwurf basiert. Nachdem Sie einen Entwurf fertiggestellt haben, ist er mit der Einkaufsrechnung verknüpft und kann nicht mehr bearbeitet werden. Der Entwurf bleibt bestehen, solange die Einkaufsrechnung besteht.

Aktivierung und Konfiguration

Der Agent ist in Business Central verfügbar und steht Ihnen zur Verfügung. Informationen zur Aktivierung finden Sie unter Verbindlichkeitsagent – Einrichtung . Dort erfahren Sie, wie Sie den Verbindlichkeitsagenten für die Agenten-Supervisoren einrichten, die mit dem Agenten arbeiten sollen.

Abrechnung der Nutzung

Der Verbindlichkeitsagent verwendet Microsoft Copilot Studio-Nachrichten für KI-Interaktionen, für die je nach Komplexität der Interaktion Gebühren anfallen. Bevor Sie den Agenten verwenden, richten Sie ein Abrechnungsmodell für Ihre Business Central-Umgebung ein. Mehr erfahren Sie in unter Verbrauchsabhängige Abrechnung verwalten.

Allgemeine Agentenoperationen

Der Verbindlichkeitsagent wird autonom im Hintergrund ausgeführt, wobei KI verwendet wird, um seine Aufgaben durchzuführen, während die Benutzer über die wichtigsten Schritte informiert und bei Bedarf einbezogen werden. In bestimmten Szenarien kann ein Eingriff erforderlich sein, z. B. wenn Benutzer vom Agenten erstellte Entwürfe von Kreditorenrechnungen auf der Grundlage festgelegter Einstellungen überprüfen.

Konzeptionell interagiert der Agent mit Business Central-Funktionen, wie dies ein Business Central-Benutzer tun würde. Der Agent erhält allgemeine Anweisungen in natürlicher Sprache, die beschreiben, wie Kreditorenrechnungen zu handhaben sind. Er verwendet Benutzeroberflächenmetadaten wie Beschriftungen, Schnellinfos und andere Eigenschaften zusammen mit Daten auf den Business Central-Seiten und eigene Anweisungen, um jeden Schritt zu bestimmen, der zum Abschliessen der Aufgabe erforderlich ist. Ausgehend vom vorgesehenen Rollencenter geht der Agent durch Seiten, wählt Benutzeroberflächenaktionen aus und gibt Daten ein, wie ein benutzer dies tun würde. Dies ermöglicht es dem Agenten, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben, da seine Interaktionsoberfläche und seine Schritte nicht fest codiert sind. Stattdessen bestimmt die KI sie basierend auf dem Kontext jedes Schrittes.

Diese Flexibilität ermöglicht es dem Agenten, relevante benutzerdefinierte Felder und Aktionen zu erkennen und mit ihnen zu interagieren. Er kann auch versuchen, Validierungsfehler automatisch zu beheben, indem angezeigte Fehlermeldungen verarbeitet und die Eingabe angepasst wird.

Kunden- und Business Central Nutzerbeteiligung

Agenten-Supervisoren können die Schritte des Agenten, importierte PDF-Rechnungen und die Details der entworfenen Einkaufsrechnung überprüfen. Sie können die Daten, die der Agent eingibt, leicht mit den Daten aus der Geschäftslogik von Business Central und den importierten OCR-Daten vergleichen und den Entwurf der Einkaufsrechnung wie gewünscht ändern.

Der Agent bezieht bestimmte Business Central-Benutzer ein, die als Agenten-Supervisoren oder Aufseher bezeichnet werden, wenn er sich nicht sicher ist, wie die Rechnung registriert werden soll. Zum Beispiel, wenn der Kreditor nicht mit Sicherheit identifiziert werden kann.

Berechtigungen und Profile

Der Agent arbeitet innerhalb der Berechtigungen und des Profils (Rolle), die der Administrator zuweist. Weitere Informationen finden Sie unter Agentenberechtigungen und Benutzerzugriff verwalten.

Nächste Schritte

• Einrichten des Verbindlichkeitsagenten
• Verwendung des Verbindlichkeitsagenten
• Häufig gestellte Fragen zur verantwortungsvollen KI für den Verbindlichkeitsagenten

Informationen zum Thema

Copilot- und Agenten-Funktionen konfigurieren