Hallo,
es reicht schon, einen anderen Drucker bzw. Druckertreiber zu verwenden, um eventuell andere Silbentrennung, andere Zeilenumbrüche, andere Seitenumbrüche zu erhalten. Daher sollte man möglichst wenig manuell eingreifen - erst recht nicht, wenn mehrere Anwender*innen das Dokument bearbeiten.
Ist das Dokument konsistent mit Formatvorlagen und den richtigen Absatz- und Zeichenformaten formatiert, gibt es später umso weniger nachzuarbeiten. Der Feinschliff bzw. ein manuelles Eingreifen ist Sache fürs Endlayout.
Bestimmten Wörtern (z. B. Eigennamen oder das Wort "oder"), die definitiv nie getrennt werden sollen, darf man das Format "Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen" natürlich sofort zuweisen - am besten per Formatvorlage.
Wenn du jetzt schon viel manuell eingreifst, das Dokument bei den anderen Anwender*innen aber anders darstellt wird als bei dir und sie ebenfalls eingreifen, ist ein Formatierungs-Chaos vorhersehbar.
Viele Grüße
Lisa