Aufzählungszeichen und Formatvorlagen

Question

Liebes Forum,

ich nutze für meine privaten Aufzeichnungen eine Textstruktur in Word 2019, wie ich sie als Bild unten einfüge (erstellt habe ich sie ursprünglich einmal noch in Word 2010). Dazu nutze ich eine hierarchische Überschriftenabfolge, mit der ich meine Texte gliedere. Den Text selbst jedoch schreibe ich in der Formatvorlage Standard. Dabei gliedere ich meinen Haupttext ausnahmslos durch Aufzählungszeichen, die ich je nach Inhalt unterschiedlich einrücke (wobei sich das Aufzählungszeichen dabei je nach Stellung ändert).

Was ich nun erreichen möchte ist, dass mein Haupttext immer in der Formatvorlage "Standard" geschrieben wird, unabhängig davon, wie ich das Aufzählungszeichen anordne. Die Formatvorlage soll sozusagen die Aufzählungszeichen ignorieren. Anders herum: ich möchte nicht für jedes Aufzählungszeichen/für jede Einrückstellung eine eigene Formatvorlage nutzen (was sicherlich korrekt wäre, aber in meinem Fall nicht praktikabel, weil ich bereits dutzende von Dokumenten habe, die anders aufgebaut sind). In meiner eigenen Vorlage, die ich damals noch mit Word 2010 erstellt habe, funktioniert es: alle Zeilen, egal wie weit eingerückt, zeigen mir die Formatvorlage "Standard" an (durch den grauen Rahmen, wie man in meinem Beispielbild sieht).

Wenn ich jetzt aber einen neuen Absatz erstelle, die Formatvorlage "Standard" wähle und anschließend ein Aufzählungszeichen einfüge, dann verschwindet der graue Rahmen um die Formatvorlage "Standard". Word 2019 zeigt mir also auf diese Weise, dass mein Text nun nicht der Formatvorlage "Standard" entspricht. Das ist natürlich irgendwo logisch. Dennoch habe ich es offenbar früher irgendwie geschafft, dass Word in meinen alten Dokumenten kapiert, dass alle Haupttextzeilen die Formatvorlage "Standard" haben und dennoch Aufzählungszeichen besitzen.

Was kann ich tun? Wie sage ich Word 2019: nutze bitte die Formatvorlage "Standard" und ignoriere, was ich innerhalb der Formatvorlage mit meinen Aufzählungszeichen tue.

Vielen Dank!!

Yukusoona

Answer 1

Hallo Yukusoona,

in der letzten Absatzmarke sind unter anderem Seiteneinrichtung sowie Fehlerinformationen des aktuellen Dokuments enthalten. Genau all das braucht man im neuen "sauberen" Dokument nicht.

Abschnittsumbrüche benötigt man im Dokument beispielsweise, um den Wechsel zwischen Hoch- und Querformat oder zwischen unterschiedlichen Kopf-/Fußzeilen zu ermöglichen. Wenn dein Dokument keine Abschnittswechsel enthält, musst du darauf auch nicht achten. Ansonsten den Dokumentinhalt abschnittsweise - ohne den jeweiligen Abschnittsumbruch - ins neue Dokument übertragen.

Viele Grüße

Lisa

Answer 2

Hallo Yukusoona,

"Worauf bezieht sich nun Dein Vorschlag, ich solle zunächst die alte Datei bereinigen? Was alles soll ich da rausschmeißen?"

• Ich empfahl, die neuen Formatvorlagen in das alte Dokument zu kopieren. (Dazu existieren die bereits erwähnten Möglichkeiten.)
• Im alten Dokument lassen sich gleichartig formatierte Texte relativ einfach markieren (Alle # Instanzen markieren), so dass die jeweils passende neue Formatvorlage schnell zugewiesen werden kann.
• Sind die Inhalte des alten Dokuments mit den neuen Formatvorlagen umformatiert, sollen sie OHNE LETZTE ABSATZMARKE und OHNE ABSCHNITTSWECHSEL in das neue Dokument hineinkopiert werden.

"Mein Problem aktuell ist ja, dass ich durch Zuweisung meiner neuen Formatvorlage (mit Listenformatierung) die Ebenenstruktur der alten Datei kaputt mache."

Ich gehe davon aus, dass du für jede benötigte Ebene (maximal 9) eine eigene Absatzformatvorlage erstellt hast, so dass es kein Problem darstellen sollte, diese korrekt zuzuweisen.

"Gehe ich richtig in der Annahme, dass wenn ich meine zukünftige, neue Datei sauber mit Formatvorlage (und anhängender Listenformatierung) erstelle"

Was meinst du mit Formatvorlage mit anhängender Listenformatierung?

Es gibt Listenformatvorlagen, deren 9 Ebenen mit jeweils einer passenden Absatzformatvorlage verbunden sind. Ich verweise nochmals sauf folgenden Artikel: C. Nummerierung und Aufzählung – Liste mit mehreren Ebenen - Microsoft Community

Benötigst du im Dokument mehr als 9 Ebenen?

Viele Grüße

Lisa

Answer 3

Hallo,

immer dann, wenn man nichtexplizit mit Formatvorlagen arbeitet, sondern für Aufzählungszeichen und Nummerierung die Schaltflächen im Menüband (Start | Absatz) verwendet, weist Word diesen Absätzen standardmäßig die Formatvorlage "Listenabsatz" zu.

Die Formatvorlage Listenabsatzbeinhaltet weder Aufzählungszeichen noch Nummerierung. Sie dient einzig und allein dazu, einen linken Absatzeinzug zuzuweisen. Klickt man in solch einen Absatz und drückt Strg + Q, wird entsprechend Aufzählungszeichen oder Nummerierung entfernt.

In den Word-Optionen kann man folgende Option aktivieren, wenn nicht Listenabsatz zugewiesen werden soll:

Erweitert | Bearbeiten | Standardformatvorlage für Aufzählungen oder nummerierte Listen verwenden

So oder so handelt es sich definitiv um ein unprofessionelles Vorgehen. Denn mit jedem Klick auf die Schaltflächen im Menüband wird im Dokument intern eine Listenvorlage (ListTemplate) erstellt. Es handelt sich dabei eben nicht um eine Formatvorlage (Style), die genau einmal existiert und jederzeit geändert werden kann.

Anfänger klicken nun mal gerne auf diese Schaltflächen im Menüband - was für einen kurzen Brief, eine Notiz durchaus legitim ist - und neigen außerdem dazu, alte Dokumente immer wieder zu überschreiben, statt neue auf Basis einer Dokumentvorlage zu erstellen. Daher sammeln sich diese ListTemplates im Laufe der Zeit im Dokument. Eine Anzahl von über 300 ist da nicht ungewöhnlich und beschädigt schließlich das Dokument oder verursacht zumindest Chaos in aufgezählten bzw. nummerierten Absätzen.

Formatvorlagen(Styles) sind das A & O professionellen Arbeitens. Da jedes Dokument bereits zig Formatvorlagen mitbringt, kann man sie ja wunschgemäß modifizieren.

Viele Grüße

Lisa

Answer 4

Hallo Burkhard,

Alt + F11 | Strg + G | ?Activedocument.listtemplates.count | Enter

Ein schönes Wochenende

Lisa

Answer 5

Die Logik dahinter ist, dass Word jede Abweichung von den Einstellungen einer Formatvorlage als neue oder einer anderen Formatvorlage zugehörig betrachtet. Da kommst Du nicht dran vorbei. Deshalb: Immer mit FV!

Gruß

G.O.