Restrict permissions for Word document does not work -- Berechtigungen einschränken für Word-Dokument funktioniert nicht

Question

Hello Community,

I have a Word document where I have restricted the permissions (within Word) to specific people and groups of people, using the "Protect Document" feature:	Ich habe ein Word-Dokument, bei welchem ich die Berechtigungen (innerhalb Word) mittels der Funktion "Dokument schützen" auf bestimmte Personen bzw. Personengruppen eingeschränkt habe:

When assigning these permissions, I was logged into Word 365 with my company account. <br><br><br><br>If I now log in to Word with my private account for a test, I can still edit and save that document without any restrictions, although my private account does not make me one of the authorized persons. <br><br><br><br>How is this possible, or where is the mistake with this approach?	Bei der Vergabe der Berechtigungen war ich mit meinem Firmenkonto in Word 365 angemeldet. <br><br><br><br>Wenn ich mich nun probehalber mit meinem privaten Konto in Word anmelde, kann ich das Dokument dennoch uneingeschränkt bearbeiten und speichern, obwohl ich mit dem privaten Konto nicht zu den Berechtigten gehöre.<br><br><br><br>Wie ist das möglich, bzw. wo liegt der Fehler?

Thanks for help

Answer 1

Hallo,

Besteht das Problem, wenn du das Dokument auf einem anderen PC mit dem privaten Konto öffnest?

Wo ist das Dokument gespeichert, auf deinem OneDrive oder in einer SharePoint Bibliothek?

Ich kann dir empfehlen, das Dokument in einer SharePoint Biliothek zu speuchern, wo du alle Benutzer eingene Berechtigungen geben kannst. Das Dokument wird Online zugefriffen und werden keine Cache Information von Word App gespeichert. Mehr Details findest du im Artikel.

Mit freundlichen Grüssen

Galin Karlov

Microsoft 365 Support Engineer

Answer 2

Danke für Deine Antwort.<br><br><br><br>Auch wenn ich das Dokument auf einem anderen PC mit dem privaten Konto öffne, kann ich das Dokument immer noch uneingeschränkt bearbeiten und speichern.<br><br><br><br>Das Dokument ist auf dem OneDrive meines Firmenaccounts gespeichert.<br><br><br><br>Nun habe ich das Dokument in eine SharePoint Bibliothek meines Firmenaccounts verschoben. Wenn ich es von dort öffne, kommt diese Meldung:	Thank you for your answer. <br><br><br><br>Even if I open the document on another PC with the private account, I can still edit and save the document without any restrictions. <br><br><br><br>The document is saved on my company's OneDrive. <br><br><br><br>I've now moved the document to a SharePoint library on my company account. When I try to open it from there, this message comes up:
	Unfortunately, Word cannot open the document in a browser because it is blocked by Information Rights Management (IRM). To view the document, please open it in the desktop version of Microsoft Word. <br><br><br><br>Your feedback helps Microsoft improve Word. <br><br><br><br>Edit in desktop app
Wenn daraufhin das Dokument aus SharePoint in Word lokal geöffnet wird, dann lässt es sich auch vom privaten Account aus wieder uneingeschränkt bearbeiten. Die Rechteeinschränkung innerhalb Microsoft Word funktioniert also immer noch nicht. <br><br><br><br>Danke auch für den Tipp hinsichtlich der Vergabe von SharePoint-Berechtigungen für das Dokument. <br><br><br><br>Das Problem damit ist, dass das Word-Dokument in einer SharePoint-Bibliothek liegen soll, bei der ich nicht zu den Eigentümern gehöre. Anscheinend gibt es in diesem Fall für mich keine Möglichkeit, den Eigentümern und Mitgliedern dieser SharePoint-Bibliothek Schreibrechte für diese Datei zu entziehen, auch nicht über die SharePoint-Rechteverwaltung. <br><br><br><br>Gibt es keine weitere Möglichkeit, bei einem Word-Dokument in einer fremden SharePoint-Bibliothek das Ändern der Datei zu verhindern?	If the document is then opened from SharePoint in Word locally, it can still be edited without restrictions even from the private account. So the Microsoft Word rights restriction still does not work. <br><br><br><br>Thanks also for the tip regarding the assignment of SharePoint permissions to the document. <br><br><br><br>The problem with this is that the Word document is supposed to be in a SharePoint library where I am not one of the owners. Apparently, in this case, there is no way for me to set the document to read-only for the owners and members of this SharePoint library, using SharePoint permissions management. <br><br><br><br>Is there no other way to prevent a Word document from being modified when it is stored in someone else's SharePoint library?

Answer 3

Hallo,

Wenn du das Dokument nicht in SharePoint Bibliothek freigeben kannst, dann kannst du es in deiner OneDrive Bibliothek freigeben und die nötigen Berechtigungen geben. Mehr Details findest du im Artikel.

Wenn du das Dokument direkt sendest, kannst du es nicht kontrollieren.

Mit freundlichen Grüssen

Galin Karlov

Microsoft 365 Support Engineer

Answer 4

Aber wozu dient dann die im Eingangsbeitrag gezeigte Einschränkung der Dokumentberechtigung innerhalb Word, wenn diese nirgends funktioniert?<br><br><br><br>Ich kann in diesem Fall auch nicht über die Freigabe aus meinem OneDrive arbeiten, da das Dokument unmittelbar in der fraglichen SharePoint-Bibliothek liegen muss, bei der ich nicht zu den Eigentümern gehöre.	But then what is the purpose of the document permission restriction within Word shown in the opening post, if this doesn't work anywhere?<br><br><br><br>Also, I can't use sharing from my OneDrive in this case, as the document must be placed directly in the SharePoint library in question, where I am not one of the owners.