Word /Excel Vorlage erstellen / Text nach Auswahl ein und ausblenden lassen

Question

Hallo zusammen,

ich möchte gerne eine vorhandene Vorlage von Packmittel für mich und meine Kollegen optimieren. 

Unsere aktuelle Vorlage ist 9-10 Seiten lang und es werden davon nicht immer alle Informationen benötigt. Sinnvoll ist es auch nicht mehrere Variationen/ Vorlagen zu erstellen, weil die Kombinationen immer unterschiedlich sind.

Deshalb möchte ich fragen, ob die Möglichkeit mit Word oder Excel besteht, eine Gesamtvorlage zu erstellen und durch Auswahl der bestimmten Packmittel, die benötigten Textfelder / Tabellen anzeigen zu lassen.

Kleines Beispiel

In der Gesamtvorlage sind folgende Packmittel aufgelistet

• Inhalt
• Gebinde
• Verschluss
• Kappe
• Etikett
• Platine
• Sicherungsetikett
• Faltschachtel
• Tertiärpackmittel
• Codierung

Benötigt wird jetzt in der Vorlage nur

• Inhalt
• Gebinde
• Verschluss
• Codierung

Jetzt würde ich gerne nur die Texte/Tabellen zu den benötigten Punkten sehen und die anderen verbleibenden Informationen zu den restlichen Packmitteln sollen ausgeblendet bleiben / unsichtbar bleiben. Es muss außerdem möglich sein im Nachtrag noch einen Punkt zusätzlich einzublenden. Heißt, wen ich jetzt doch noch das Etikett benötige, soll mir durch Auswählen/Ankreuzen der dazugehörige Text mit angezeigt werden.

Hier ist nun die Frage, ob das so überhaupt möglich ist. Ich kenne mich zwar mit Formatierungen gut aus, aber im Thema Bausteine/ Entwicklertools bin ich nicht sehr fit.

In Excel kann ich etwas mit Formeln umgehen, weiß aber nicht ob das dort so umsetzbar ist.

Und bitte sendet mir keine Links zu Artikeln von Microsoft. Die hab ich schon durchgekaut und bin nicht wirklich schlauer dadurch geworden :(

Für beide Programme werden die aktuellsten Versionen benutzt :)

Vielen Dank vorab!

Liebe Grüße

Answer 1

Hallo,

in Word könnte eine relativ einfache Möglichkeit darin bestehen, per Makro (sofern Makros erlaubt sind) die nicht benötigten Passagen "Ausgeblendet" zu formatieren. Dann werden sie auch nicht gedruckt.

Alternativ könnten Passagen als Schnellbausteine (mit aussagekräftigen Namen wie etwa "Gebinde") gespeichert und bei Bedarf einzeln oder per Auswahllisten eingefügt werden.

Natürlich gäbe es auch aufwändige VBA-Lösungen, die beim Erstellen des Dokuments abfragen, welche Inhalte benötigt werden.

Da du von Dokumenten mit 9 bis 10 Seiten sprichst, vermute ich viel Textformatierung. Eigentlich böte auch Excel Lösungen für dein Vorgaben. Da dort aber nicht mit Textbausteinen gearbeitet werden kann, sondern die formatierten Inhalte sinnvoll in Zellen hinterlegt werden müssten, dürfte eine Lösung in Excel schwieriger sein. Für alle Fälle kannst du natürlich im Excel-Forum ebenfalls nachfragen.

Viele Grüße

Lisa

Answer 2

Hallo Alisa,

Schnellbausteine können ausschließlich in Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm) gespeichert werden. Standardmäßig ist dies die benutzerspezifische immer geladene Building Blocks.dotx.

Im vorliegenden Fall ist empfehlenswert, die Bausteine in der Packmittel-Vorlage zu speichern, die dann zentral auf einem Server für alle User verfügbar ist oder zumindest allen Benutzern als Kopie auf dem eigenen Rechner zur Verfügung gestellt wird.

Viele Grüße

Lisa

Answer 3

Hallo Lisa,

vielen Dank für die schnelle und hilfreiche Rückmeldung. Ich habe das Problem mit den Schnellbausteinen gelöst. Das hat super funktioniert.

Liebe Grüße

Alisa