Teile von PDFs in OneDrive extrahieren und in Tabelle einfügen um aus Tabelle Grafik zu erstellen

Question

Hallo zusammen

Ich würde gerne folgende Aufgabe lösen:

Und zwar haben wir auf unserem Hof ( anderer Standort als Büro ) eine LKW-Waage.
Den Ordner mit den Wiegescheinen ( PDF´s ) teile ich über OneDrive ( Business ) mit mir selber und meinen Kollegen hier im Büro.

Nun habe ich einen Flow eingerichtet, dass "neu erstellte Datei" im Ordner der Waage, automatisch in einen meiner OneDrive Ordner ( Business ) kopiert wird.

Weiter möchte ich also immer, wenn eine neue Datei in meinem Ordner erstellt wird, Teile daraus extrahieren ( wie z.B. den Werkstoff und das Gewicht ) und diese Teile einer Excel hinzufügen lassen.

Folgend wollte ich aus dieser Excel eine Grafik erstellen lassen, die sich fortlaufend aktualisiert.

Grundgedanke: Wir möchten einen aktuellen Überblick über die Tonnagen von eingegangen Stoffen sowie ausgegangenen Stoffen als Grafik dargestellt haben.

Gelesen habe ich, dass Power Query für die PDF-Auswertung gut ist; jedoch finde ich keine Möglichkeit dies zu automatisieren bzw. im Power Automate einzubinden.
Wenn ich den gewünschten Flow in den Bot eingebe, schlägt er mir Power BI vor, wovon ich 0 Ahnung habe.

Könnte mir da jemand weiterhelfen bitte?

Answer 1

Hallo @Tobias

Vielen Dank für Ihre freundliche Nachricht und die aufmerksame Rückmeldung. Das weiß ich wirklich zu schätzen!

Sie haben völlig Recht mit der Frage, ob es eine Möglichkeit gibt, dies ohne Premium-Lizenzen zu erreichen. Die gute Nachricht ist: Ja, es gibt einen möglichen Ansatz mit Power Query, das in Excel Desktop mit Microsoft 365 enthalten ist und keine zusätzliche Lizenz erfordert.

Power Query (keine zusätzliche Lizenz erforderlich)

Wenn Ihre Wiegeschein-PDFs eine einheitliche Struktur aufweisen (z. B. Tabellen mit Materialart und Gewicht), unterstützt Sie Power Query bei Folgendem:

• Daten direkt aus in OneDrive gespeicherten PDF-Dateien importieren

Bestimmte Felder wie Materialart und Gewicht auswählen und extrahieren

Daten in eine Excel-Tabelle laden

Diagramm basierend auf dieser Tabelle erstellen

Bitte beachten Sie jedoch:

Power Query wird nicht automatisch ausgeführt, wenn neue Dateien hinzugefügt werden.

Sie müssen Excel öffnen und die Abfrage manuell aktualisieren.

Optional können Sie ein einfaches VBA-Makro verwenden, um die Abfrage beim Öffnen der Datei zu aktualisieren.

Vollautomatische Extraktion erfordert Premium-Dienste.

Wenn Sie eine vollautomatische Lösung wünschen, bei der neue PDFs erkannt, Daten extrahiert, Excel aktualisiert und das Diagramm aktualisiert werden, benötigen Sie Tools wie:

• AI Builder (Formularverarbeitung)
• Azure Form Recognizer.

Diese bieten leistungsstarke Automatisierung, erfordern aber zusätzliche Lizenzen.

Hybrider Ansatz (kostengünstig und praktisch)

Sie könnten Power Automate und Power Query folgendermaßen kombinieren:

Verschieben Sie neue PDF-Dateien mit Power Automate in einen bestimmten Ordner.

Lesen Sie mit Power Query aus diesem Ordner und extrahieren Sie die Daten.

Aktualisieren Sie die Excel-Datei manuell oder verwenden Sie ein Makro zum Aktualisieren beim Öffnen.

So erhalten Sie einen halbautomatischen Workflow, der kostengünstig und einfach zu warten ist.

Da Power Query ein zentraler Bestandteil von Power BI ist, erhalten Sie im Power BI-Community-Forum hervorragenden Support.

Es gibt einen eigenen Bereich für Power Query, in dem viele Nutzer ähnliche Anwendungsfälle wie PDF-Extraktion und Excel/Power BI-Integration teilen.

Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, können Sie Ihre Frage gerne auch dort stellen. Die Community ist sehr aktiv und hilfsbereit!

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit Ihrem Projekt. Es ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Microsoft-Tools die Arbeit in der Praxis effizienter gestalten können!

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Answer 2

Hallo @Tobias

Vielen Dank, dass Sie sich an den Microsoft Q&A Support gewandt haben. 

Dein Szenario ist sehr praxisnah und zeigt, wie digitale Tools wie OneDrive und Power Automate helfen können, Prozesse zwischen Hof und Büro effizienter zu gestalten. 

Du hast bereits einen guten Start gemacht mit dem automatischen Kopieren der PDF-Dateien über Power Automate. Für die nächsten Schritte also das Extrahieren von Daten aus den PDFs, das Einfügen in eine Excel-Tabelle und die Visualisierung als fortlaufend aktualisierte Grafik möchte ich dir eine strukturierte Lösung vorschlagen und dir zeigen, wo du bei Bedarf tiefergehende Hilfe bekommst. 

 

1. PDF-Inhalte automatisch auslesen 

Power Automate kann PDFs nicht direkt auslesen. Dafür gibt es zwei mögliche Wege: 

• AI Builder (Formularverarbeitung): Wenn deine PDFs ein einheitliches Layout haben (z. B. Werkstoff und Gewicht immer an derselben Stelle), kannst du ein KI-Modell trainieren, das diese Informationen automatisch erkennt und extrahiert. 
  → Mehr Infos zur Formularverarbeitung mit AI Builder 
• Azure Form Recognizer: Für komplexere oder variierende PDF-Strukturen ist dieser Dienst leistungsfähiger, aber etwas technischer in der Einrichtung. 

1. Daten in Excel einfügen

Sobald die Daten extrahiert sind, kannst du sie mit Power Automate in eine Excel-Datei auf OneDrive schreiben. Wichtig ist, dass die Excel-Datei eine definierte Tabelle enthält, damit Power Automate die Daten korrekt einfügen kann. 

1. Grafik erstellen und automatisch aktualisieren

In Excel kannst du eine Diagramm-Vorlage erstellen, die sich automatisch aktualisiert, sobald neue Daten in der Tabelle erscheinen. Alternativ und besonders bei größeren Datenmengen oder wenn du die Grafik mit Kollegen teilen möchtest ist Power BI die bessere Wahl. 

Da du erwähnt hast, dass dir Power BI bisher fremd ist, möchte ich dir die Power BI Community empfehlen. Das ist das Home - Microsoft Fabric Community , wo du: 

• Unterstützung von erfahrenen Power BI-Nutzern und Microsoft-Experten bekommst 
• Ähnliche Anwendungsfälle findest (z. B. PDF-Auswertung, Excel-Integration, Dashboard-Erstellung) 
• Schritt-für-Schritt-Hilfen für den Einstieg erhältst 

Du kannst dort deine Frage stellen gerne auch mit dem Text, den du hier gepostet hast und bekommst gezielte Hilfe zur Umsetzung deines Dashboards. 

Viel Erfolg mit deinem Projekt, das klingt nach einem sehr sinnvollen digitalen Workflow! 

 

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Hinweis: Befolgen Sie die Schritte in unserer Dokumentation, um E-Mail-Benachrichtigungen zu diesem Thread zu aktivieren.

Answer 3

Hallo Liora

Besten Dank für Ihre Zeit.

Gibt es diesbezüglich keine Wege, ohne Premium Lizenzen o.ä. kaufen zu müssen?

Was ist mit Power Query?