Spesenagenten-Übersicht

[Dieser Artikel ist eine Vorabdokumentation und kann geändert werden.]

Der Expense Agent ist ein KI-basierter Agent, der die Spesenverarbeitung in Business Central automatisiert. Es verarbeitet die Aufnahme von Einnahmen, die Datenextraktion, die Kategorisierung, die Artikelerstellung und die Spesenzeilenerstellung und gruppiert dann Ausgaben in Spesenabrechnungen zur Überprüfung und Genehmigung.

Important

Mitarbeiter übermitteln Ausgaben über eine dedizierte Web-App bei https://app.expenses.dynamics.com/ oder durch Weiterleitung von Belegen an ein freigegebenes Postfach. Für keine der beiden Methoden ist eine Business Central-Lizenz erforderlich. Der Agent verarbeitet die übermittelten Belege, extrahiert die relevanten Daten und erstellt Spesenabrechnungen in Business Central. Benutzer überprüfen die Ergebnisse und übermitteln Spesenabrechnungen zur Genehmigung über die Web-App.

Alle Finanzdaten, Überwachungspfade und Buchungslogik werden innerhalb Business Central verarbeitet, sodass vorhandene Regeln, Berechtigungen und Workflows weiterhin gelten.

Copilot Verfügbarkeit und Sprachunterstützung

Dieses Copilot-Feature ist in bestimmten Ländern und Regionen und unterstützten Sprachen verfügbar, wie in Copilot Verfügbarkeit von Ländern/Regionen und unterstützten Sprachen aufgeführt.

  • Geografische Überlegungen: Dieses Feature erfordert Microsoft Azure OpenAI Service, die in allen Regionen nicht verfügbar ist. Wenn Sich Ihre Umgebung in einem Land oder einer Region befindet, in dem Azure OpenAI Service nicht verfügbar ist, müssen Administratoren zulassen, dass Daten über regionenübergreifend verschoben werden können. Weitere Informationen finden Sie in Copilot Datenbewegungen in verschiedenen Regionen.
  • Überlegungen zur Sprache: Obwohl Sie das Feature in nicht unterstützten Sprachen verwenden können, funktioniert es möglicherweise nicht wie beabsichtigt. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann.

Was der Spesenagent tut

Der Spesenagent verwaltet den gesamten Spesenlebenszyklus, von der Erfassung von Quittungen bis hin zur Genehmigung und Buchung von Spesenabrechnungen. In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte im Prozess beschrieben.

Eingangsaufnahme

Der Agent akzeptiert Bestätigungen von zwei Kanälen:

Unterstützte Dateiformate sind JPEG, PNG und PDF. Der Agent kann Quittungen in mehreren Sprachen verarbeiten, einschließlich unstrukturierter Dokumente wie Reiserouten und einzelgeordneter Quittungen.

Extrahieren von Daten

Aus jedem Beleg identifiziert und extrahiert der Agent:

  • Händlername
  • Spesendatum
  • Gesamtbetrag
  • Währung
  • Zahlungsmethode
  • Details zu Zeilenelementen (wenn verfügbar und Elementisierung erforderlich ist)

Kategorisierung und Regelanwendung

Der Agent klassifiziert jede Spesen automatisch in die konfigurierten Spesenkategorien und Unterkategorien basierend auf den Bestätigungsinhalten und Beschreibungen für jede der Kategorien. Sie behandelt auch Sonderkosten- und Zulagentypen:

  • Pro Diem berechnet aus hochgeladenen Reiseroutendetails
  • Von der Reisekarte in der Web-App berechnete Kilometerstand

Die in Business Central konfigurierten Unternehmensrichtlinien und -regeln werden in diesem Schritt durchgesetzt.

Erstellung von Spesenabrechnungszeilen

Der Agent generiert Entwürfe von Spesenabrechnungszeilen aus extrahierten Daten sowohl in der Web-App als auch in Business Central. Die folgenden Felder werden automatisch ausgefüllt:

  • Kaufmann
  • Beschreibung
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Währung
  • Zahlungsmethode
  • Spesendatum
  • Spesenkategorie

Itemisierung

Wenn für die ausgewählte Kategorie eine Detaillierung erforderlich ist, wird in der Webanwendung eine zusätzliche Registerkarte angezeigt. Der Agent extrahiert und weist Folgendes zu:

  • Unterkategorien mit entsprechenden Beträgen für jede aufgeschlüsselte Zeile

Participants

Wenn für die ausgewählte Kategorie Teilnehmer erforderlich sind, wird in der Web-App eine zusätzliche Registerkarte angezeigt, in der der Benutzer Folgendes bereitstellen muss:

  • Teilnehmer, die dem Spesenereignis zugeordnet sind

Note

Der Benutzer kann sich automatisch als Teilnehmer zuweisen und zusätzliche Gäste hinzufügen, entweder intern (Mitarbeiter) oder extern.

Tagessatzausgaben

Wenn die ausgewählte Kategorie als pro Diem-Typ konfiguriert ist, extrahiert der Agent zusätzliche Details:

  • Ausgabenort
  • Startdatum und -uhrzeit
  • Enddatum und -uhrzeit

Kilometerkosten

Für Kilometerkosten wird eine dedizierte Benutzeroberfläche mit den folgenden Feldern angezeigt:

  • Startpunkt
  • Endpunkt
  • Reisekilometer
  • Hin- und Rückreise

Der Benutzer muss die Anfangs- und Endpunkte bereitstellen. Der Agent berechnet verfügbare Routen und zeigt sie an, einschließlich der schnellsten und alternativen Optionen. Der Benutzer wählt die bevorzugte Route aus und kann ggf. die Roundtripoption aktivieren.

Note

Wenn der Benutzer eine Route auswählt und die Spesenabrechnung bestätigt, wird ein Screenshot der ausgewählten Route erfasst und dem Spesendatensatz zugeordnet.

Benutzerüberprüfung

Spesenbenutzer können Ausgaben über die Web-App überprüfen, bearbeiten und übermitteln.

Für diesen Prozess ist keine Business Central-Lizenz erforderlich, wenn sie nicht innerhalb Business Central verarbeitet wird.

Der Benutzer muss alle Ausgaben überprüfen, bevor er den Bericht übermittelt. Da die Extraktion und Kategorisierung vom Agent durchgeführt werden, muss der Benutzer die Genauigkeit aller Daten überprüfen. Nach Abschluss der Überprüfung kann der Benutzer die Spesenabrechnung zur Genehmigung einreichen.

Automatisierter Workflow

Der Agent führt die folgende Sequenz automatisch aus:

  1. Eingangsaufnahme
  2. Extrahieren von Daten
  3. Kategorisierung und Elementisierung
  4. Ausgabenerfassung
  5. Erstellung monatlicher Spesenabrechnungen
  6. Einreichung zur Genehmigung
  7. Validierung der Genehmigungsrichtlinie
  8. Verbuchung genehmigter Spesenabrechnungen

Einrichtung und Voraussetzungen

Bevor Sie den Spesen-Agent verwenden können, muss ein Administrator einige Konfigurationsschritte in Business Central und im Microsoft 365 Admin Center ausführen. In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Anforderungen beschrieben.

KI-Unterauftragsverarbeiteranforderung

In Business Central-Umgebungen in den USA verwendet der Expense Agent ein Anthropic Claude-Modell, daher müssen Sie Anthropic als Subprozessor im Microsoft 365 Admin Center aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in Anthropic als Unterauftragsverarbeiter für Microsoft Onlinedienste. In anderen Ländern oder Regionen verwendet der Expense Agent ein OpenAI-GPT-Modell, das keine zusätzliche KI-Subprozessor-Konfiguration erfordert.

Aktivierung und Konfiguration

Administratoren aktivieren den Agent über Business Central mithilfe des dedizierten EA Sechsecksymbols, in dem sie die erforderlichen Einstellungen angeben. Weitere Informationen finden Sie unter "Expense Agent Setup".

Abrechnung der Nutzung

Der Spesenagent verwendet Copilot-Credits für die KI-Verarbeitung. Die Verarbeitung eines Belegs (die Erstellung einer Ausgabenposition) kostet unabhängig von der Komplexität 50 Copilot-Credits; dies umfasst den gesamten Prozess von der Extraktion über die Kategorisierung und Aufschlüsselung in Einzelposten bis hin zur Gruppierung in Ausgabenberichten und zur Genehmigung. Richten Sie ein Abrechnungsmodell für Ihre Business Central Umgebung ein, bevor Sie den Agent verwenden. Mehr erfahren Sie in unter Verbrauchsabhängige Abrechnung verwalten.

Funktionsweise des Agents

Der Spesenagent wird im Hintergrund ausgeführt und verwendet KI zum Verarbeiten von Quittungen und Zum Erstellen von Ausgaben. Der Agent benachrichtigt Die Benutzer, wenn ihre Überprüfung erforderlich ist, z. B. wenn extrahierte und kategorisierte Ausgaben zur Überprüfung bereit sind.

Der Agent interagiert auf ähnliche Weise mit Business Central wie ein Benutzer. Es empfängt Anweisungen in natürlicher Sprache, die definieren, wie Ausgaben behandelt werden, und verwendet Seitenmetadaten (Beschriftungen, QuickInfos und andere Eigenschaften) zusammen mit seinen eigenen Anweisungen, um jeden Verarbeitungsschritt zu bestimmen.

Die Agentenaktivität überprüfen

Administratoren und Benutzer können die Verarbeitungsschritte des Agents, importierte Quittungen und erstellte Spesendetails überprüfen. Die Web-App und Business Central beide die kategorisierten Daten anzeigen, die der Agent zusammen mit den ursprünglich extrahierten Daten eingegeben hat, sodass Benutzer werte nach Bedarf vergleichen und korrigieren können.

Verarbeitungsfluss im Detail

Belegerfassung über Webanwendung

Die Spesenabrechnungs-Web-App ist unter https://app.expenses.dynamics.com/.

  • Erfordert nur einen registrierten Ausgabenbenutzer mit einer Microsoft Entra-ID. Es ist keine Business Central Lizenz erforderlich.
  • Das Hochladen eines Belegs löst Extraktion und KI-Verarbeitung aus.
  • Extrahierte Daten werden als JSON-Darstellung gespeichert.
  • Es wird ein neuer Spesendatensatz erstellt.

Empfangsaufnahme über freigegebenes Postfach

Wenn Sie das freigegebene Postfach aktivieren, verwendet der Spesenagent in Business Central ein internes E-Mail-Verarbeitungssystem.

  • Verarbeitet E-Mails mit Anlagen oder Inlineinhalten.
  • Registriert jede Email als Ausgabe.
  • Sendet Anhänge und Inhalte an das KI-Modell zur Analyse und Extraktion.

Note

Ein dediziertes Postfach wird empfohlen.

Kategorisierung, Validierung und Problemerkennung

Nach der Extraktion folgt der Agent:

  • Weist Spesenkategorien und Spesenunterkategorien zu, wenn die Elementisierung erforderlich ist.
  • Füllt alle relevanten Felder auf
  • Zeigt Probleme an, wenn:
    • In Business Central ist keine Währung vorhanden.
    • Problem bei der Extraktion

Benutzer müssen Probleme beheben, bevor sie die Spesen übermitteln.

Erstellung von Spesenabrechnungen

Der Agent erstellt monatliche Spesenabrechnungen pro Mitarbeiter und gruppiert alle Ausgaben für den Zeitraum in einem einzigen Bericht. Der Agent kennzeichnet Probleme, wenn:

  • Teilnehmer sind erforderlich, aber nicht angegeben
  • Ein Betrag überschreitet Richtliniengrenzwerte.
  • Eine Spesenabrechnung ist nicht refundierbar.
  • Erforderliche Felder fehlen
  • Eine Begründung fehlt (wenn sie von der Richtlinie gefordert wird)

Berichte können in der Web-App oder in Business Central (für lizenzierte Benutzer) überprüft werden.

Controller und Genehmiger können Folgendes überprüfen und anpassen:

  • Erstattungsfähigkeit
  • Zahlungsmethode
  • Betrag
  • Abmessungen
  • Projekt- und Aufgabennummern
  • Abrechnungsfähiger/nicht fakturierbarer Status

Nach der Genehmigung können Spesenabrechnungen gebucht werden.

Note

Wenn Sie die Felder Project No. und Project Vorgang Nr. in einer Spesenabrechnungsposition ausfüllen, erstellt die Buchung dieser Spesen auch einen Project Ledger Entry.

Buchungsvorgang und Erstattung

Durch das Buchen einer Spesenabrechnung in Business Central wird erstellt:

  • Spesenbucheinträge
  • Mitarbeiterposten
  • Detaillierte Mitarbeiterbucheinträge
  • Sachposten
  • Projektbuchungseinträge (falls zutreffend)

Nach der Buchung können Sie den Mitarbeiter im Zahlungsjournal mit Mitarbeiter als Kontotyp erstatten.

Nächste Schritte

Copilot- und Agentenfunktionen konfigurieren
Verantwortungsvolle KI – Häufig gestellte Fragen (FAQ) für Spesenabrechnungsmitarbeiter
Behandeln häufiger Probleme im Spesenabrechnungs-Agent

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