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E-Belege mit Copilot Bestellpositionen zuordnen (Vorschauversion)

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[Dieser Artikel gehört zur Dokumentation zur Vorabversion und kann noch geändert werden.]

Da Beschaffungsprozesse zunehmend digitalisiert werden, spielt das E-Beleg-Feature in Business Central eine Schlüsselrolle bei der Automatisierung, wie Unternehmen Kreditorenrechnungen empfangen und verarbeiten. Copilot kann Sie dabei unterstützen, indem er die Zuordnung und den Abgleich von Zeilen von Kreditorenrechnungen mit Bestellungen verbessert. Copilot kann die Zeit reduzieren, die Sie normalerweise auf Aufgaben verwenden, die umfangreiche Such-, Nachschlage- und Dateneingaben erfordern. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kreditorenrechnungen nicht genau den Bestellungen entsprechen. Copilot kann die übereinstimmenden Bestellungen identifizieren. Von den erweiterten Abgleichsfunktionen profitieren insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die eine effiziente Belegverfolgung für Bestellpositionen benötigen.

Wichtig

Die E-Beleg-App unterstützt Szenarien für E-Belege während des gesamten Verkaufsprozesses. Copilot kann die Verwaltung von E-Belegen im Kaufprozess verfeinern, insbesondere im Hinblick auf Bestellungen. Mit der App können Sie die Art des Einkaufsbelegs angeben, der für die einzelnen Kreditoren erstellt werden soll, wenn Sie E-Rechnungen von ihnen erhalten.

Sie können vorhandene Bestellungen in Business Central mit den in der E-Rechnung erhaltenen Informationen aktualisieren.

Unterstützte Sprachen

Dieses Copilot-Feature wurde nur in Englisch überprüft und wird nur in Englisch unterstützt. Obwohl er in anderen Sprachen verwendet werden kann, funktioniert er dann möglicherweise nicht wie vorgesehen. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann. Weitere Informationen zur geografischen und zur Verfügbarkeit von Sprachen finden Sie unter Internationale Verfügbarkeit von Copilot.

Voraussetzungen

Bestellungen ermitteln

Zunächst können Sie die Bestellungen ermitteln, die Sie automatisch zuordnen können. Wenn bei Ihrem Kreditor das Feld E-Beleg empfangen an für die Arbeit mit Bestellungen konfiguriert ist, tut Business Central nach der Erstellung des elektronischen Belegs (manuell oder von einem externen Endpunkt aus) in Business Central Folgendes:

  1. Wenn die Bestellung für diesen Kreditor existiert und eine Bestellnummer in der empfangenen E-Beleg-Datei vorliegt, verknüpft Business Central diesen E-Beleg automatisch mit der Bestellung. Der Belegstatus dieses E-Belegs ist dann In Bearbeitung und der Status des E-Belegs auf der Unterseite Dienststatus lautet Bestellung verknüpft.
    Der Link wird im Feld Beleg des E-Belegs angezeigt. Wenn Sie die Bestellung ändern müssen, können Sie die Aktion Bestellungslink aktualisieren verwenden und dann manuell eine der anderen Bestellungen für diesen Kreditor auswählen. Dies ist nur möglich, bevor Sie die Zeilen auf dem E-Beleg und der Bestellung abgleichen.
  2. Wenn die Bestellung für diesen Kreditor vorliegt, aber keine Bestellnummer in der empfangenen E-Beleg-Datei angegeben ist, und Sie diesen Beleg manuell hochladen, können Sie eine vorhandene Bestellung auswählen, indem Sie die Liste Bestellungen aus den Aufträgen öffnen, die Sie von Kreditoren erhalten haben und nur den E-Beleg enthalten. Wenn Sie nicht die richtige Bestellung auswählen oder den E-Beleg automatisch von einem externen Endpunkt aus über die Auftragswarteschlange erhalten, wird der neue E-Beleg nicht mit einem Einkaufsbeleg verknüpft. Der Belegstatus zeigt dann Fehler und der Status des E-Belegs auf der Unterseite Dienststatus lautet Fehler bei der Verarbeitung des importierten Belegs. Um die Verknüpfung der Bestellung abzuschließen, wählen Sie die Aktion Bestellungslink aktualisieren und wählen Sie dann eine vorhandene Bestellung für den Kreditor aus.

Positionen zuordnen

Copilot hilft Ihnen, E-Rechnungszeilen automatisch mit Bestellpositionen abzugleichen und bietet zusätzliche Zuordnungsintelligenz, um die Übereinstimmungen zu verbessern.

Nachdem sie abgeglichen und zugeordnet wurden, aktualisiert Business Central die abgeglichene Bestellung mit den relevanten Empfangsinformationen, um sicherzustellen, dass die korrekten Mengen in den Bestellpositionen eingehen.

Sie können Ihre empfangenen elektronischen Belege von zwei verschiedenen Orten aus mit den Zeilen der Bestellung abgleichen, und zwar von der Seite E-Belege oder der Seite Bestellung aus. Der einfachste Weg, die bereits verknüpften Bestellungen zu finden, ist die Kachel Verknüpfte Bestellungen in Ihrem Rollencenter. Um nicht verknüpfte Belege zu finden, verwenden Sie die Kachel Wartende E-Einkaufsrechnungen, um eine Liste der E-Belege zu finden, die überprüft werden müssen.

Notiz

Die Gruppe E-Belegaktivitäten mit diesen beiden Kacheln ist in den folgenden Rollencentern verfügbar:

  • Beurteilung durch Geschäftsführer
  • Geschäftsführer
  • Buchhalter
  • Lagerverwalter
  • Versand und Wareneingang

Wenn Sie den Abgleich jedoch von einer Bestellung aus durchführen möchten, wählen Sie die Aktion E-Belegzeilen mit Copilot zuordnen aus. Die Aktion ist auf der Listenseite Bestellungen und der Seite Bestellung verfügbar. Wenn Sie den Abgleich jedoch von der Seite E-Belege aus durchführen möchten, wählen Sie die Aktion Bestellung mit Copilot abgleichen aus. Gehen Sie wie folgt vor, um mit dem Abgleich fortzufahren:

  1. Wählen Sie für bereits verknüpfte Belege die Aktion E-Belegzeilen mit Copilot zuordnen oder Bestellung mit Copilot abgleichen aus.

  2. Der Prompt E-Belegsauftragszeilen mit Copilot abgleichen wird angezeigt mit der Seite Bestellabgleich im Hintergrund. Copilot erstellt automatisch das Mapping für Sie.

  3. Nach einigen Sekunden schlägt die Seite E-Belegsauftragszeilen mit Copilot abgleichen Zeilen zum Abgleichen mit einigen wenigen Details vor:

    1. die Promptkopfzeile enthält die folgenden Informationen:
    Name des Felds Beschreibung
    Automatisch abgeglichen Gibt die Anzahl der automatisch vorgeschlagenen Übereinstimmungen an. Diese Zahl basiert auf einem Zeichenfolgenvergleich. Wenn sich 80 % oder mehr der Beschreibungen überschneiden, werden sie von Business Central automatisch ohne Verwendung von Copilot-Funktionen abgeglichen. Business Central zeigt auch Zeilen als automatisch abgeglichen an, da Artikelreferenzen mit den entsprechenden Bedingungen vorhanden sind.
    Copilot-Übereinstimmung Gibt die Anzahl der von Copilot anhand von Zeichenfolgen- und semantischen Vergleichen vorgeschlagenen Übereinstimmungen an.
    E-Beleg-Nr. Gibt die verknüpfte E-Belegnummer an.
    Gesamtrechnungsbetrag ohne MwSt. Gibt den Gesamtrechnungsbetrag ohne MwSt. an.
    Abgeglichener Verkaufsbetrag inkl. Mehrwertsteuer Gibt den abgeglichenen Betrag ohne MwSt. an.

    1. Wenn alle Zeilen übereinstimmen, wird in der oberen rechten Ecke der folgende Text in grüner Schrift angezeigt: Alle Zeilen (100 %) wurden abgeglichen. Überprüfen Sie die Übereinstimmungsvorschläge.

    2. Die Zeilen Zugeordneter Vorschlag enthalten die folgenden Informationen:

      Name des Felds Beschreibung
      E-Beleg-Zeilennr. Gibt die Zeilennummer des E-Belegs aus der ursprünglichen E-Belegdatei an.
      Beschreibung der E-Belegzeile Gibt die Zeilenbeschreibung des E-Belegs aus der ursprünglichen E-Belegdatei an.
      Abgeglichene Menge Gibt die Menge an, die auf die Bestellzeile angewendet wird.
      Angebot Gibt die Aktion an, die Copilot für den Abgleich der Bestellzeilen vorgeschlagen hat.
      Zuordnungsregel erlernen Gibt an, ob für diesen Vorschlag eine Abgleichsregel erstellt werden soll. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, erstellt Business Central Artikelreferenzen für Artikel und Text-zu-Konten-Zuordnungen für Sachkonten.

    3. Alle vollständig vorgeschlagenen und zugeordneten Zeilen sind grün markiert. Wenn ein Problem vorliegt, z. B. ein anderer Preis, der jedoch innerhalb der zulässigen Preisspanne liegt, wird diese Zeile gelb markiert. Wenn eine Ähnlichkeit zwischen den Beschreibungsfeldern besteht, der Preisunterschied jedoch größer als zulässig ist, wird diese Zeile rot markiert.

    4. Wenn Sie mit einigen Vorschlägen nicht zufrieden sind, können Sie diese mithilfe der Aktion Zeile löschen entfernen.

    5. Wenn Sie die vorgeschlagenen Zuordnungen sehen möchten, können Sie den Link in der Spalte Vorschlag verwenden, um die Seite Details zum E-Dokument-Abgleich zu öffnen.

    6. Auf der Seite Details zum E-Beleg-Abgleich können Sie die Details aus den E-Belegen und der Bestellung vergleichen, um die vorgeschlagene Übereinstimmung vor der Bestätigung zu überprüfen.

    7. Schließen Sie die Seite nach der Überprüfung.

  4. Wenn Sie mit den meisten Vorschlägen nicht zufrieden sind oder das Feature E-Belegsauftragszeilen mit Copilot abgleichen nicht verwenden möchten, wählen Sie Verwerfen aus. Sie können den Abgleich dann manuell erstellen. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu manueller Abgleich.

  5. Wenn Sie die Vorschläge behalten möchten, wählen Sie Behalten.

  6. Business Central schließt den Copilot-Prompt und die Zeilen auf der Seite Bestellabgleich werden grün markiert.

  7. Sie können so weiterarbeiten, als ob Sie einen manuellen Abgleich durchführen würden. Sie können z. B. Übereinstimmungen entfernen, erstellen oder zurücksetzen. Wenn Sie nichts ändern möchten, wählen Sie einfach die Aktion Auf Bestellung anwenden und fahren Sie mit der Bestellung fort.

Notiz

Wenn Sie auch wieder auf der Seite Bestellabgleich die Aktion Abgleich mit Copilot aus. Wenn Sie dies tun, werden Sie gefragt, ob Sie die vorhandenen Übereinstimmungen überschreiben möchten.

Notiz

Bei der Preis-/Kostenanalyse und der Prüfung der verfügbaren Menge handelt es sich um Vorverarbeitungsschritte.

Überblick über E-Belege
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