Debitoren-Abonnementverträge

Debitoren-Abonnementverträge stellen Verpflichtungen gegenüber Debitoren dar. Der Aufbau von Verträgen ähnelt dem von Verkaufsaufträgen. Die Felder im Inforegister Allgemein auf der Seite Debitoren-Abonnementvertrag enthalten Informationen zum Vertragspartner, beispielsweise dessen Kontaktdaten. Die Zeilen enthalten Informationen über die Abrechnung der Vertragsbestandteile.

Im Inforegister Versand und Rechnungsstellung können Sie den Empfänger des Vertragspartners für die Lieferung und Rechnung angeben.

• Alternative Lieferadresse oder Benutzerdefinierte Adresse für die Lief. an-Adresse. Im Rahmen eines Vertrages könnte ein anderes Wort für den Sendungsempfänger auch Abonnementempfänger sein. Dieses Konzept können Sie beispielsweise in einem Partnermodell nutzen, um die Endkunden des Partners zu erfassen. Die Informationen zur Lieferadresse dienen bei der Zuordnung neuer Vertragsbestandteile daher auch als optischer Indikator. Weitere Informationen finden Sie unter Abonnementzeilen einem Debitoren-Abonnementvertrag zuweisen.
• Benutzerdefinierte Adresse oder Anderer Debitor für die Rech. an.-Adresse. Ähnlich wie bei Verkaufsaufträgen kann hier ein abweichender Rechnungsempfänger eingetragen werden. Dies wird bei der Erstellung der Vertragsrechnungen berücksichtigt.

Note

Verträge stehen in der Infobox Verkaufshistorie für Verkauf an Debitor auf den Seiten Debitorenkarte, Kreditorenkarte und Kontaktkarte zur Verfügung. Wählen Sie den jeweiligen Stapel aus um eine Übersicht zu öffnen.

Übersicht über den Prozess zur Erstellung eines Debitoren-Abonnementvertrags

Nachfolgend finden Sie die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Vertrags für einen Debitor.

1. Einen neuen Debitoren-Abonnementvertrag erstellen.
2. Abonnementzeilen einem Debitoren-Abonnementvertrag zuweisen
3. Eine Rechnung nach Vertrag erstellen.

Einen neuen Debitoren-Abonnementvertrag erstellen

Verwenden Sie auf der Seite Debitoren die Aktion Abonnementvertrag, um schnell einen neuen Debitoren-Abonnementvertrag zu erstellen. Die Kontaktdaten des Debitors werden in den neuen Vertrag übernommen.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Vertrag zu erstellen:

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Kunden ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie den Debitor und dann die Aktion Abonnementvertrag aus.
3. Füllen Sie optional die Felder Vertragsart und Beschreibung aus. Weitere Informationen zu Abonnementvertragstypen finden Sie unter Abonnementvertragstypen.
4. Wählen Sie im Feld Zugewiesene Benutzer-ID den Mitarbeitenden aus, der für den Vertrag verantwortlich ist.
5. Ändern Sie bei Bedarf die Werte in den Feldern Währungscode, Zahlungsbedingungscode und Zahlungsformencode in den Rechnungsdetails. Die Werte wurden aus dem Debitor in Schritt 1 kopiert.
6. Wählen Sie aus, ob eine Detailübersicht für Rechnungen ausgegeben werden soll.
7. Überprüfen Sie auf dem Inforegister Lieferung und Abrechnung die Werte in den Feldern Lief. an und Rech. an.
8. Im nächsten Schritt werden Abonnementzeilen zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter Abonnementzeilen einem Debitoren-Abonnementvertrag zuweisen.

Tip

Sie können die Felder Vertragsart und Zugewiesene Benutzer-ID als Filter in der Abonnementabrechnung verwenden, um Verträge je nach Art und Sachbearbeitenden separat abzurechnen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Vertrag Abonnementzeilen hinzuzufügen. Sie können Abonnementzeilen aus gebuchten (gelieferten) Verkaufsaufträgen mithilfe der Aktion Abonnementzeilen abrufen unter „Debitoren-Abonnementvertrag“ zuweisen oder bei Bedarf den Vertrag auch verlängern. Weitere Informationen finden Sie unter Vertrag verlängern.

Abonnementzeilen einem Debitoren-Abonnementvertrag zuweisen

Um Abonnementzeilen abrechnen zu können, müssen Sie diese einem Vertrag zuordnen. Verwenden Sie auf der Seite Debitoren-Abonnementvertrag die Aktion Abonnementzeilen abrufen, um Abonnementzeilen zuzuweisen. Auf der Seite Abonnementzeilen ohne Debitoren-Abonnementvertrag werden die Abonnementzeilen für den Debitor angezeigt, die Sie über einen Vertrag in Rechnung stellen, aber noch keinem Vertrag zugewiesen sind. Die angezeigten Abonnementzeilen basieren auf dem Debitor des Abonnements. Weitere Informationen finden Sie unter Abonnements. Wenn Sie sie in einem Vertrag öffnen, ist das Feld Nr. in der Abonnementzeile unter Zu Vertragsnr. zuweisen bereits vordefiniert.

Wenn der Lief. an Name im Abonnement und im Vertrag identisch ist, wird der Feldwert fett angezeigt.

Tip

Sie können die Seite Abonnementzeilen ohne Debitoren-Abonnementverträge auch über den Abschnitt Abonnementzeilen ohne Verträge im Rollencenter Abonnementabrechnung oder über die „TellMe“-Suche öffnen. In diesem Fall werden die Abonnementzeilen nicht gefiltert und die Vertragsnummer ist nicht vordefiniert.

Neben Abonnementabrechnung ist der Teil auch in den Rollencentern Unternehmens-Hub, Geschäftsführung, Serviceleitung, Verkaufsauftragsverarbeitung, Projektmanagement und Marketing- und Vertriebsmanagement verfügbar.

Wenn die Abonnementzeilen einem Vertrag zugeordnet werden, werden Vertragszeilen mit dem Inhalt der Abonnementzeilen erstellt. Änderungen an Vertragszeilen werden auf die Abonnementzeilen übertragen. Im Feld Menge wird die Menge des zugehörigen Abonnements angezeigt.

Note

Wenn bei der Zuordnung des ersten Service zu einem Debitoren-Abonnementvertrag kein alternativer Lieferempfänger im Vertrag angegeben ist, wird im Vertrag der Lieferempfänger verwendet, der dem Abonnement zugeordnet ist. Diese Zuweisung erleichtert die Vertragserstellung bei der Abbildung eines Partnermodells.

Abonnementzeilen werden in der Regel automatisch beim Buchen der Lieferung im Verkaufsauftrag erstellt. Die Voraussetzung ist eine entsprechende Einrichtung im Artikel- bzw. Abonnementpaket.

Tip

Das Bearbeiten von Vertragszeilen anstelle von Abonnementzeilen in den einzelnen Abonnements erleichtert die Arbeit. Da die Inhalte gemeinsam abgerechneter Abonnementzeilen in der Regel ähnlich sind, kann die Einbeziehung in denselben Vertrag den Zugriff und die Bearbeitung vom Vertrag aus erleichtern.

Note

Sie können Textzeilen manuell in Vertragszeilen eingeben. Textzeilen dienen als interne Notiz für die Person, welche den Vertrag verarbeitet. Die Grundlage der Abrechnung ist stets eine Abonnementzeile.

Im nächsten Schritt werden Rechnungen für den Vertrag erstellt.

Eine Rechnung nach Vertrag erstellen

In der Abonnementabrechnung erstellen Sie Vertragsrechnungen normalerweise auf der Seite Wiederkehrende Abrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederkehrende Abrechnung. Diese Seite dient der stapelweisen Generierung von Rechnungsvorschlägen. Darüber hinaus haben Sie mehrere Möglichkeiten, um Buchungsbelege zu erstellen, zum Beispiel über Sammelrechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Belege buchen.

Es kann jedoch auch sinnvoll sein, für einen Vertrag, an dem Sie gerade arbeiten, eine Vertragsrechnung zu erstellen, ohne vorher einen rechnungsvorschlag generieren zu lassen. In diesem Fall können Sie die Aktion Vertragsrechnung erstellen auf den Seiten Debitoren-Abonnementverträge und Debitoren-Abonnementvertrag verwenden. Im Feld Abrechnungsdatum können Sie den Stichtag für die Abrechnung und im Feld Abrechnung bis Datum optional das Datum angeben, bis zu dem die Abrechnung erfolgen soll. Darüber hinaus können Sie das Belegdatum und das Buchungsdatum für die zu erstellenden Buchungsbelege angeben. Wenn Sie den Umschalter Beleg öffnen aktivieren, wird der erstellte Beleg geöffnet. Optional können Sie den Umschalter Beleg buchen aktivieren, um den erstellten Beleg direkt zu veröffentlichen. Mit Ausnahme von Abrechnung bis Datum sind alle Felder bereits mit dem auf der Seite Meine Einstellungen angegebenen Arbeitsdatum vordefiniert.

Note

Das Erstellen einer Vertragsrechnung nach dieser Beschreibung ist nur in Einzelfällen sinnvoll.

Details für Vertragsrechnungen

Auf der Seite Debitoren-Abonnementvertrag steuert das Feld Detailübersicht auf dem Inforegister Rechnungsdetails, ob Rechnungen automatisch Rechnungsdetails enthalten. Sie können festlegen, ob die Angaben auch Preise enthalten sollen. Dieses Feld dient ebenfalls als Kriterium bei der Erstellung von Sammelrechnungen und muss für alle zusammenzufassenden Verträge den gleichen Wert enthalten.

Die Felder Name des Vertragspartners auf Sammelrechnung und Name des Empfängers auf Sammelrechnung legen fest, ob und welche Debitorennamen in Sammelrechnungen übernommen werden. Wenn Sie einen neuen Debitoren-Abonnementvertrag erstellen, werden im Feld Ursprungsname für Sammelverkaufsrechnung die Rechnungsdetails eingetragen. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Rechnungsdetails. Sie können dies jedoch auch pro Vertrag festlegen.

Vertrag verlängern

Wenn Sie einen Vertrag um eine zusätzliche Komponente erweitern möchten, können Sie die Aktion Vertrag verlängern auf der Seite Debitoren-Abonnementvertrag verwenden. Die Aktion erstellt ein Abonnement und ordnet die zugehörigen Abonnementzeilen einem Debitoren- und/oder Kreditorenvertrag zu.

Die Seite Vertrag verlängern hat drei Inforegister. Verwenden Sie auf dem Inforegister Kreditor das Feld Kreditoren-Abonnementvertragsnr., um den Kreditorenvertrag für die Abonnementzeilen auf Kreditorenseite auszuwählen. Das Feld ist nur bearbeitbar, wenn Sie den Umschalter Kreditorenvertrag verlängern aktivieren. Das Inforegister Debitor ist ähnlich. Geben Sie im Inforegister Artikel im Feld Artikelnr. den Artikel an, der zu dem neuen Vertragselement gehört. Sie können auch die Felder Menge und Startdatum der Bereitstellung ausfüllen. Im AssistEdit für das Feld Zusätzliche Abonnementzeilen können Sie optionale Abonnementzeilen für einen ausgewählten Artikel angeben.

Je nach Aufruf verhält sich die Seite ein wenig anders. Es werden grundsätzlich die Werte des letzten Anrufs gespeichert (pro Benutzendem). Die Einstellungen dienen zur Voreinstellung für den nächsten Seitenaufruf. Wenn es von einem Kundenabonnement-Vertrag aufgerufen wird, ist die Registerkarte "Kunde" entsprechend vordefiniert. Das gleiche gilt für die Registerkarte "Lieferant " für den Anruf von einem Lieferantenabonnementvertrag. In beiden Fällen wird die Vertragserweiterung ausgeführt, wenn Sie auf "OK" klicken.

Sie können die Seite auch über das Menü oder die Tell Me-Suche öffnen. Auch in diesem Fall werden die Werte des letzten Aufrufs als Standardwerte verwendet. Die Schaltfläche OK steht jedoch nicht zum Ausführen der Aktion zur Verfügung. Um die Aktion auszuführen, verwenden Sie die Aktion Verlängerung durchführen. Die Aktion Verlängerung durchführen steht nicht zur Verfügung, wenn Sie die Seite aus einem Debitoren- oder Kreditorenvertrag heraus öffnen.

Tip

Kundenabonnementverträge können auch verlängert werden, indem sie einfach manuell eine neue Vertragslinie erstellen.

Rechnungsrabatte

Weitere Informationen zu Zuordnung von Pauschalrabatten für einen kompletten Vertrag finden Sie unter Rechnungsrabatte.

Abgeschlossene Vertragszeilen

Nachdem Sie für eine Vertragszeile entweder manuell oder über die Auftragswarteschlange ein Enddatum angegeben haben, können Sie die Zeile nicht mehr in Rechnung stellen. Beendete Zeilen werden in der Standardansicht des Vertrags nicht angezeigt. Auf der Seite Debitoren-Abonnementvertrag werden die Zeilen jedoch auf dem Inforegister Abgeschlossene Zeilen angezeigt. Sie können diese Informationen beispielsweise bei Bedarf nutzen, um sie in einem Vertrag neu zu erstellen.

Mit Ausnahme des Kontrollkästchens Abgeschlossen können Sie Felder in abgeschlossenen Zeilen bearbeiten. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Zeile zurück zum Inforegister Zeilen verschoben und kann wieder bearbeitet werden. Dann können Sie beispielsweise das Enddatum für die Abonnementzeile anpassen. Wenn Sie keine Änderung vornehmen, wird die Zeile beim nächsten Verwenden der Aktion Daten der Abonnementzeile aktualisieren wieder in das Inforegister Abgeschlossene Zeilen verschoben. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Kündigungsterminen und -fristen sowie zum Beenden von Vertragszeilen finden Sie unter Kündigung von Komponenten des Abonnementvertrags.

Vertragszeilen zusammenführen

Im Laufe der Zeit kann ein Debitor ähnliche oder identische Abonnementzeilen erwerben. Zum Beispiel indem er zusätzliche Benutzende für eine bestehende Lizenz erwirbt. Um diese Abonnementzeilen gemeinsam in Rechnung zu stellen, markieren Sie in der Karte Debitoren-Abonnementvertrag die Zeilen und kombinieren Sie die Abonnementzeilen dann mithilfe der Aktion Abonnementvertragszeilen zusammenführen.

Sie können Vertragszeilen nur zusammenführen, wenn alle Zeilen die folgenden Kriterien erfüllen:

• Für keine der Abonnementzeilen sind Rechnungsvorschlagszeilen vorhanden.
• Die Dimensionen sind identisch.
• Die Endbenutzerdaten sind identisch.
• Die Artikel der Abonnements sind identisch.
• Die Debitorenreferenzen der Abonnements sind identisch.
• Abonnements werden nicht über die Seriennummer nachverfolgt.
• Die Nächsten Abrechnungsdaten sind identisch. Weitere Informationen finden Sie unter Harmonisierte Rechnungsstellung.

Note

Diese Aktion kann für Textzeilen nicht verwendet werden.

Wählen Sie auf der Seite Vertragszeilen des Debitoren-Abonnementvertrags auswählen die Vertragszeile aus, in der die ausgewählten Zeilen kombiniert werden sollen. Anschließend wird ein neues Abonnement als Kopie des Abonnements der ausgewählten Vertragszeile inklusive Abonnementzeilen und Gesamtmenge erstellt. Die zusammenzufassenden Abonnementzeilen werden abgeschlossen und die neuen Zeilen dem Vertrag hinzugefügt. Weitere Informationen finden Sie unter Abgeschlossene Vertragszeilen. Falls möglich, wird das Feld Enddatum der Bereitstellung in den ursprünglichen Abonnements festgelegt.

Harmonisierte Rechnungsstellung

Wenn ein Debitor mehrere Abonnementzeilen mit einem längeren Abrechnungsrhythmus (beispielsweise 12 Monate) zu unterschiedlichen Zeitpunkten erwirbt und die Abrechnung über denselben Vertrag erfolgt, haben die Abonnementzeilen in der Regel unterschiedliche Abrechnungsdaten. Wenn der Debitor die Abrechnung auf ein Abrechnungsdatum abstimmen möchte, wählen Sie das Kontrollkästchen Harmonisierte Rechnungsstellung für Debitoren-Abonnementverträge auf der Seite Abonnementvertragstypen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Abonnementvertragstypen.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen für die Vertragsart des Debitoren-Abonnementvertrags auswählen, können Sie die Felder Abrechnungsbasisdatum und Standardabrechnungsrhythmus auf der Registerkarte Lieferung und Abrechnung bearbeiten. Wenn dem Vertrag die erste Abonnementzeile hinzugefügt wird, werden die Felder auf Basis dieser Daten vordefiniert. Sie können diese jedoch bei Bedarf ändern.

Wenn Sie die Rechnungsvorschlagszeilen erstellen, prüft Business Central, ob jede Abonnementzeile mit einem Vertrag verknüpft ist, der die harmonisierte Rechnungsstellung verwendet. Wenn ja, werden die Felder zur harmonisierten Rechnungsstellung berücksichtigt.

Die Felder der harmonisierten Rechnungsstellung werden aktualisiert, wenn Sie Abonnementzeilen ggf. hinzufügen, löschen und ändern.

Tip

Wenn Sie zu einem Vertrag, dessen Nächster Abrechnungstermin im Verlauf des Jahres liegt, Abonnementzeilen mit einem längeren Abrechnungsrhythmus hinzufügen (beispielsweise 12 Monate) und diese (und alle künftigen) Abonnementzeilen grundsätzlich erst am Jahresende abgerechnet werden sollen, können Sie das Feld Abrechnungsbasisdatum wieder auf den 1. Januar des Jahres zurücksetzen.

Sonderfall: den ersten rechnungsvorschlag löschen

In diesem Abschnitt wird ein Sonderfall beschrieben, bei dem Sie manuell eingreifen müssen.

Die Rechnungsstellung eines Vertrages soll harmonisiert erfolgen (zum Beispiel pro Kalenderjahr). Daher wird das Abrechnungsbasisdatum im Vertrag auf den 1. Januar des aktuellen Jahres festgelegt. Im Laufe des ersten Jahres kommen weitere Abonnementzeilen hinzu. Wird nun innerhalb des ersten Jahres und dafür ein rechnungsvorschlag erstellt und später gelöscht, wird als Abrechnungsbasisdatum das ältestenächste Abrechnungsdatum aus den Vertragszeilen (Abonnementzeilen) verwendet. Dies lässt sich aufgrund der automatischen Aktualisierung der Abonnementzeilen nicht vermeiden und tritt nur auf, falls der Vertrag noch nicht abgerechnet wurde. Nach der ersten Abrechnung tritt das Problem nicht mehr auf. In diesem Fall müssen Sie das Abrechnungsbasisdatum manuell auf den 1. Januar des aktuellen Jahres zurücksetzen.

Zugehörige Informationen öffnen

Relevante Informationen können Sie direkt aus dem Vertrag abrufen. So haben Sie beispielsweise Zugriff auf zugehörige Rechnungen und Gutschriften. Wenn die Buchungen im Vertrag periodisch abgegrenzt werden, verwenden Sie die Aktion Vertragsabgrenzung, um sie anzuzeigen.

Für Zeilen können Sie die Rechnungszeilen und die Aktionen Archivierte Rechnungszeilen zum Zugriff auf zugehörige Informationen über die ausgewählte Zeile. Die Aktion Archivierte Rechnungszeilen öffnet die gebuchte Rechnung und Gutschrift.

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