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Überblick über Buchungsprofile

In Finanz- und Betriebs-Apps wird der Begriff Buchungsprofile verwendet, um die Konfigurationen zu beschreiben, die steuern, wie untergeordnete Sachkonten in Hauptkonten umgewandelt werden, damit sie in Transaktionen verwendet werden können, die auf das Hauptbuch gebucht werden. Sie steuern beispielsweise, wie der Debitor beim Buchen einer Rechnung in ein Hauptkonto der Debitorenbuchhaltung umgewandelt wird.

Einige Module und Funktionen haben eine Seite, deren Name das Wort „Buchungsprofil“ enthält (z. B. Buchungsprofil des Kunden oder Buchungsprofil des Anbieters). Darüber hinaus verfügen einige Module über mehrere Optionen zum Konfigurieren der Hauptbuchbuchung für Transaktionen, die aus dem Nebenbuch generiert werden. Im Modul Produktionskontrolle, zum Beispiel, können Sie die Buchung nach Produktionsgruppe, Ressource oder Ressourcengruppe einrichten.

Beachten Sie, dass es für viele Transaktionstypen eine Alternative zu Buchungsprofilen gibt: Buchungsdefinitionen. Für unterstützte Dokumente können Sie Buchungsdefinitionen anstelle von Buchungsprofilen verwenden, um Hauptkonten und Finanzdimensionen für Buchhaltungseinträge zu klassifizieren. Wenn Sie beabsichtigen, Belastungen oder Vorbelastungen zu verwenden, ist eine Buchungsdefinition erforderlich, um die Konten für die Buchungen zu definieren.

Bevor Sie die Buchungsprofile, Buchungsdefinitionen oder die Konten für automatische Transaktionen-Seite konfigurieren können, müssen Sie den Kontenplan auf der Seite Hauptbuch in der juristischen Person konfigurieren, die Sie konfigurieren möchten.

Buchungstypen

In Finanz- und Betriebs-Apps wird eine Buchungsart verwendet, um eine allgemeine Kategorie für eine Belastung oder eine Gutschrift zu definieren. Diese Kategorie ist unabhängig vom Hauptkonto im Hauptbuch. Es gibt Buchungstypen für jedes Soll oder Haben im Hauptbuch.

Ein einzelner Beleg kann eine oder mehrere Buchungstypen haben. Eine Transaktion, die über ein allgemeines Journal gebucht wird, bei dem das Konto und das Gegenkonto auf Hauptbuch eingestellt sind, hat beispielsweise den Buchungstyp Ledger-Journal sowohl für Soll und Haben. Im Gegensatz dazu hat eine Kreditorenrechnung mehrere Buchungstypen. Diese Buchungstypen enthalten eine Zeile für den Kreditorensaldo und zusätzliche Zeilen für die Gegenbuchung, wie Ledger-Journal.

Sie können den Buchungstyp im Buchungstyp-Feld auf der Allgemein-Registerkarte der Belegtransaktionen-Seite anzeigen.

Tipp

Sie können die Symbolleiste Personalisierung benutzen, um das Buchungstyp-Feld in das Raster auf der Übersicht-Registerkarte hinzuzufügen, oder um es zu verschieben. Auf diese Weise können Sie dieses Feld beim Anzeigen von Belegen leichter zugänglich oder sichtbar machen.

Detaileinstellungen für ein Buchungsprofil

Wenn Sie Buchungsprofile konfigurieren, definiert das Konto-Code-Feld die Stufe der Einstellung. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Tabelle, Gruppe und Alle. Der Abgleich endet nach dem ersten Treffer, und die Reihenfolge beginnt bei der spezifischsten Ebene bis zur unspezifischsten Ebene. Obwohl das Konto-Code-Feld in einigen Fällen einen etwas anderen Namen haben kann, bleiben das Verhalten und die Funktion des Felds gleich. Beispielsweise enthält das Bestandsbuchungsprofil ein Produktcode-Feld und ein Konto-Code-Feld. Beide Felder haben Werte für Tabelle, Gruppe und Alle.

Wenn das Hauptkonto-Feld für ein Buchungsprofil leer gelassen wird und Sie kein Hauptkonto auf der Konten für automatische Transaktionen-Seite oder auf einer modulspezifischen oder funktionsspezifischen Seite konfiguriert haben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie eine Transaktion buchen, die den Buchungstyp verwendet. Normalerweise lautet die Nachricht: „Das Konto für [Buchungstyp] kann nicht gefunden werden.“

Tabellenwert

Der Tabelle-Wert bezieht sich auf den Stammsatz, der dem Buchungsprofil zugeordnet ist. Jeder Tabellendatensatz ist spezifisch für einen Wert. Sie geben diesen Wert in dem Feld an, das nach dem Konto-Code-Feld angezeigt wird. Normalerweise wird dieses Feld als Konto oder Konto-/Gruppennummer bezeichnet. Der genaue Name variiert je nach Seite, auf der es angezeigt wird.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Kundenbuchungsprofil arbeiten, steht der Tabelle-Wert für einen bestimmten Kunden. Wenn Sie daher im Feld Kontocode die Option Tabelle auswählen, müssen Sie die Debitorennummer im Feld Konto-/Gruppennummer auswählen.

Der Tabelle-Wert stellt den spezifischsten Datensatztyp dar. Das System verwendet immer diesen Wert, auch wenn Sie einen anderen Datensatz konfiguriert haben, in dem der Wert Gruppe oder Alle ausgewählt ist. Dieser Wert überschreibt auch alle Werte, die Sie als Standardwerte auf der Seite Konten für automatische Transaktionen erstellt haben.

Wir empfehlen nicht, den Tabelle-Wert als primären Mechanismus zur Verwaltung Ihrer Buchungsprofile zu verwenden, da Datenqualitätsprobleme auftreten können, wenn für jeden Stammdatensatz ein separates Buchungsprofil gepflegt wird. Außerdem ist es schwierig, für jeden Stammdatensatz ein separates Buchungsprofil zu pflegen und abzugleichen. Stattdessen sollte dieser Wert verwendet werden, um Ausnahmen in Ihren Buchungsprofilen zu verwalten.

Gruppenwert

Der Gruppe-Wert bezieht sich auf den Gruppierungssatz, der von dem Stammsatz unterstützt wird, der dem Buchungsprofil zugeordnet ist. Jeder Gruppendatensatz ist spezifisch für einen Wert. Sie geben diesen Wert in dem Feld an, das nach dem Konto-Code-Feld angezeigt wird. Normalerweise wird dieses Feld als Konto oder Konto-/Gruppennummer bezeichnet. Der genaue Name variiert je nach Seite, auf der es angezeigt wird.

Der Gruppe -Wert erfordert, dass Sie zuerst eine Gruppe konfigurieren und sie mit einem oder mehreren Datensätzen für das Konto verknüpfen. Der Gruppe-Wert ist weniger spezifisch als der Tabelle-Wert, aber spezifischer als der Alle-Wert. Wenn für eine Tabelle kein Datensatz konfiguriert wurde, versucht das System, einen Datensatz für die Gruppe zu finden, zu der der Datensatz gehört.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Kundenbuchungsprofil arbeiten und Gruppe in dem Konto-Code-Feld auswählen, müssen Sie im Konto-/Gruppennummer-Feld eine Kundengruppe auswählen. Sie müssen die Kundengruppen auf der Kundengruppe-Seite vordefinieren und eine Kundengruppe angeben, wenn Sie einen Kunden erstellen.

Wenn Sie mehrere Hauptkonten für einen bestimmten Buchungstyp verfolgen müssen, empfehlen wir Ihnen, den Gruppe-Wert zu verwenden. Beispiel: Sie haben drei Hauptkonten der Debitorenbuchhaltung: eines für Stammkunden, eines für Mitarbeiter und eines für konzerninterne Verkäufe. In diesem Fall empfehlen wir, dass Sie drei Kundengruppen erstellen, um die Kunden zu segmentieren. Ordnen Sie dann jede Kundengruppe dem richtigen Hauptkonto im Kundenbuchungsprofil zu. Die folgende Tabelle zeigt die drei Kundengruppen für dieses Beispiel.

Debitorengruppe Name Beschreibung
EXT Externer Kunde Diese Gruppe wird für alle standardmäßigen externen Kunden verwendet.
EMP Mitarbeiter Diese Gruppe wird für alle Mitarbeiter verwendet, die bei Ihrer Organisation einkaufen.
INT Intercompany-Verkauf Diese Gruppe wird für alle Intercompany-Kundenkonten verwendet, die mit Integrationsverkäufen und -bestellungen verwendet werden.

Im Buchungsprofil richten Sie dann drei Zeilen ein. In jeder Zeile wählen Sie den Gruppe-Wert und das zugehörige Hauptkonto aus.

Alle-Wert

Der Alle-Wert gibt an, dass die Einstellungen für alle Datensätze gelten. Wenn Sie den Alle-Wert im Konto-Code-Feld auswählen, ist das Konto-/Gruppennummer-Feld nicht verfügbar, und Sie können keinen bestimmten Datensatz auswählen, auf den die Konfiguration angewendet werden soll.

Der Alle-Wert ist der am wenigsten spezifische Wert. Er wird nur verwendet, wenn das System keine Übereinstimmung für den Tabelle- oder Gruppe-Wert finden kann. Sie sollten den Alle-Wert auswählen, wenn Sie nur ein Hauptkonto für einen bestimmten Buchungstyp haben.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Kundenbuchungsprofil arbeiten, gelten die von Ihnen angegebenen Hauptkonten für alle anderen Kunden und Kundengruppen, die keinen Datensatz für eine bestimmte Tabelle (Kunde) oder Gruppe (Kundengruppe) haben.

Kategorie

Bestandsbuchungsprofile haben einen zusätzlichen Wert, der für die Verkaufskategorie oder die Beschaffungskategorie spezifisch ist. Dieser Wert ähnelt dem Tabelle-Wert, da er nur für eine bestimmte Verkaufs- oder Beschaffungskategorie gilt.

Standardwert

Wenn Sie keinen Datensatz für einen Buchungstypen in einem Buchungsprofil erstellen, in dem das Konto Code-Feld auf Alle eingestellt ist, und das System keinen passenden Buchungsprofildatensatz für den Gruppe- oder Tabelle-Wert finden kann, kehrt das System zu dem Standardwert zurück, der auf der Konten für automatische Transaktionen-Seite angegeben werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Konten für automatische Transaktionen.

Verrechnungskonten

Der Begriff Verrechnungskonto wird in der Buchhaltung häufig verwendet. Einige Buchungstypen in Microsoft Dynamics 365-Apps bereinigen Konten. Mit anderen Worten, der Saldo auf dem Konto wird ausgeglichen oder storniert, wenn eine weitere Transaktion gebucht wird. Wenn Sie beispielsweise einen Produktzugang für eine Bestellung buchen, wird die Summe der geschätzten Kosten der Produkte zuzüglich Steuern und etwaiger Belastungen in den Bestellpositionen als Verbindlichkeit in den Buchungstyp für Kaufabgrenzungen gebucht. Später, wenn Sie die Bestellung fakturieren, wird der Saldo aus dem Buchungstyp für die Einkaufsabgrenzung storniert und auf das Handelskonto der Kreditorenbuchhaltung verschoben.

Zusätzliche Ressourcen

Viele Module in Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management, Dynamics 365 Commerce und Dynamics 365 Project Operations verfügen über ein Buchungsprofil oder zusätzliche Konfigurationen, die steuern, wie die Buchung ins Hauptbuch funktioniert. Verwenden Sie die folgenden Themen, um mehr über die Buchungsprofile und Buchungseinstellungen in jedem Modul zu erfahren: