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Zeit- und Anwesenheitsinformationen in Dynamics 365 Human Resources aktualisieren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zeit- und Anwesenheitsinformationen für Ihre Arbeitskräfte zu aktualisieren.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie indirekte Aktivitätskosten buchen, Gleitzeit anpassen, Erfassungen mit zukünftigen Zeitstempeln, Einheitenanzahl und statistischen Gehaltsabrechnungen anpassen, alte Zeit- und Anwesenheitserfassungen bereinigen und frühere Arbeitskräfte deaktivieren.

Kosten für indirekte Aktivitäten buchen

Kosten für indirekte Aktivitäten können periodisch gebucht werden, um alle Kosten zu aktualisieren, die sich auf Erfassungen von indirekten Aktivitäten beziehen, die in Hauptbuch gefunden werden.

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Aktualisieren>Kosten für indirekte Aktivitäten buchen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Buchungen für Dimensionen, um eine Sachkontoerfassungs-Position für jede Kombination von wertmäßigen Dimensionen und Sachkonten zu generieren.
  3. Wählen Sie im Feld Transaktionsdatum das Transaktionsdatum aus.
  4. Wählen Sie die Periode für die Buchung von Kosten für indirekte Aktivitäten in den Feldern Anfangsdatum und Enddatum aus.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erneut buchen, wenn Sie neue Sachkontoerfassungs-Positionen für Buchungen generieren möchten, die bereits vorgenommen wurden.

Hinweis

Sie können indirekte Aktivitäten auch mithilfe eines Batchauftrags buchen. Übermitteln eines Stapelverarbeitungsauftrags von einer Seite.

Anpassen von Gleitzeit, Zähleinheiten und statistischen Lohnsalden

Abhängig von der Art der Erfassungen, die Arbeitskräfte vornehmen dürfen, können unterschiedlichen Arten von Salden generiert werden, z. B. Gleitzeitstunden oder Lohnstatistiken. Diese Salden können neu berechnet und in einigen Fällen auch angepasst werden. Im Bedarfsfall kann auch ein Anfangssaldo eingerichtet werden.

Gleitzeitstunden

Für Arbeitskräfte, die in Gleitzeit arbeiten, muss der Gleitzeitsaldo möglicherweise angepasst werden. Beim Einrichten von Zeit- und Anwesenheitserfassungen für Arbeitskräfte ist es oftmals notwendig, einen Anfangs-Gleitzeitsaldo einzugeben, wenn Gleitzeitstunden aus einem vorher verwendeten System übertragen werden.

Angeben eines Anfangs-Gleitzeitsaldos für eine Arbeitskraft

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Allgemein>Arbeitskräfte>Zeiterfassungsarbeitskräfte.
  2. Hier können Sie eine Arbeitskraft auswählen.
  3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf die Registerkarte Zeiterfassung.
  4. Klicken Sie in der Gruppe Einstellung auf Arbeitskraft für Zeiterfassung einrichten und wählen Sie Eröffnungsgleitzeitsaldo aus.
  5. Geben Sie im Feld Eröffnungsgleitzeitsaldo die Anzahl der Gleitzeitstunden ein, die dem Anfangssaldo der ausgewählten Arbeitskraft hinzugefügt werden sollen.

Tipp

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gleitzeitsaldo neu berechnen, um den Gleitzeitsaldo der Arbeitskraft neu zu berechnen, und klicken Sie dann auf OK.

Angeben eines Anfangs-Gleitzeitsaldos für mehrere Arbeitskräfte

Sie können den Saldo für mehrere Arbeitskräfte gleichzeitig neu berechnen.

  1. Klicken Sie auf Arbeitskraft für Zeiterfassung einrichten, und wählen Sie Arbeitskräftesalden erneut berechnen aus.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitskräftesalden erneut berechnen auf Auswählen.
  3. Klicken Sie auf der Seite Abfrage auf der Registerkarte Bereich auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine Position zu erstellen.
  4. Wählen Sie im Feld Feld die Option Arbeitskraft aus.
  5. Wählen Sie im Feld Kriterien die Datensatzkennung für jede Arbeitskraft aus.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jede Arbeitskraft.

Anpassen eines Gleitzeitsaldos

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Allgemein>Arbeitskräfte>Zeiterfassungsarbeitskräfte.
  2. Hier können Sie eine Arbeitskraft auswählen.
  3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf die Registerkarte Zeiterfassung.
  4. Klicken Sie in der Gruppe Einstellung auf Arbeitskraft für Zeiterfassung einrichten und wählen Sie Gleitzeitsaldo aus.
  5. Wählen Sie die Gleitzeiterfassung aus, die korrigiert werden soll.
  6. Klicken Sie auf Gleitzeitkorrektur.
  7. Drücken Sie STRG+N, um eine neue Korrekturposition zu erstellen.
  8. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Gleitzeitkorrektur ein.
  9. Geben Sie im Feld Gleitzeitkorrektur die Anzahl der anzupassenden Gleitzeitstunden ein.

Hinweis

Wenn zusätzlich zur Anpassung des Gleitzeitsaldos eine Korrektur am Lohn der Arbeitskraft vorgenommen werden soll, können Sie im Feld Lohnart eine Lohnart auswählen und die Anzahl der anzupassenden entlohnten Stunden im Feld Lohneinheiten eingeben.

Neuberechnen eines Gleitzeitsaldos

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Gleitzeit>Gleitzeitsaldo neu berechnen.
  2. Klicken Sie auf Auswählen.
  3. Wählen Sie die Arbeitskräfte aus, für die der Saldo neu berechnet wird, und klicken Sie dann auf OK.

Lohnstatistiksalden

Lohnstatistiksalden können ebenfalls angepasst und neu berechnet werden.

Hinweis

Für das Datum, für das die Anpassung vorgenommen wird, muss ein Lohndatensatz vorhanden sein.

Anpassen des Lohnstatistiksaldos für mehrere Arbeitskräfte

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Lohnabrechnung>Lohnstatistik anpassen.

  2. Wählen Sie im Feld Lohnstatistikgruppe die Gruppe aus, die angepasst werden soll.

  3. Wählen Sie im Feld Lohnart die anzupassende Lohnart aus.

  4. Wählen Sie im Feld Datum das Datum aus, an dem die Anpassung vorgenommen wird.

  5. Wählen Sie im Feld Regulierungstyp aus, wie die Anpassung vorgenommen wird:

    • Eröffnungssaldo – Passt den Anfangssaldo entsprechend dem Wert an, den Sie im Feld Wert eingeben.
    • Saldo – Passt den aktuellen Saldo für die ausgewählte Lohnart entsprechend dem Wert an, den Sie im Feld Wert eingeben.
    • Regulierung – Passt den Lohndatensatz für das ausgewählte Datum dem Wert entsprechend an, den Sie im Feld Wert eingeben. Wenn Sie zum Beispiel im Feld Wert die Zahl 2 eingeben, werden dem Lohnsaldo aller Arbeitskräfte, die zur ausgewählten Lohnstatistikgruppe gehören, zwei Stunden hinzugefügt.

  6. Geben Sie im Feld Wert die Anzahl der Stunden ein, die nach der im Feld Regulierungstyp ausgewählte Methode angepasst werden sollen.

Anpassen des Lohnstatistiksaldos für eine bestimmte Arbeitskraft

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Allgemein>Arbeitskräfte>Zeiterfassungsarbeitskräfte.
  2. Wählen Sie eine Arbeitskraft aus, und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Zeiterfassung.
  3. Klicken Sie in der Gruppe Lohnstatistik auf Lohnstatistik.
  4. Wählen Sie den Saldo aus, der angepasst werden soll.
  5. Klicken Sie auf Regulierung festlegen.
  6. Geben Sie im Feld Regulierung den Wert ein, mit dem der Saldo angepasst werden soll. Wenn Sie zum Beispiel im Feld die Zahl 2 eingeben, werden dem Lohnsaldo der Arbeitskraft zwei Stunden hinzugefügt.

Neuberechnen des Lohnstatistiksaldos

Der Lohnstatistiksaldo kann für eine Gruppe von Arbeitskräften neu berechnet werden.

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Lohnabrechnung>Lohnstatistik erneut berechnen.
  2. Wählen Sie eine Lohnstatistikgruppe, eine Lohnart und bei Bedarf einen Periodencode (das ist die Zahlungsperiode) aus, die neu berechnet werden soll.

Neuberechnen des Zähleinheitensaldos für eine Arbeitskraft

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Lohnabrechnung>Arbeitskräftesalden erneut berechnen.
  2. Wählen Sie eine Arbeitskraft aus, für die die Zähleinheitensalden neu berechnet werden sollen.

Hinweis

Nachdem Sie einen Zähleinheitensaldo für eine Arbeitskraft neu berechnet haben, wird die Aktualisierung des Saldos angezeigt. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Allgemein>Arbeitskräfte>Zeiterfassungsarbeitskräfte. Doppelklicken Sie auf die Arbeitskraft. Klicken Sie im Aktionsbereich auf die Registerkarte Zeiterfassung. Klicken Sie in der Gruppe Arbeitskraftsalden auf Arbeitskraftsalden.

Info über Erfassungen mit in der Zukunft liegenden Zeitstempeln

Wenn Arbeitskräfte einstempeln und ausstempeln, wird die Erfassungstabelle für die letzte Einstempel- oder Ausstempelerfassung überprüft. Wenn die letzte Erfassung eine Ausstempelaktion ist, wird die Arbeitskraft eingestempelt. Wenn die letzte Erfassung eine Einstempelaktion ist, wird die Arbeitskraft ausgestempelt.

Wenn Erfassungen berechnet werden, kann ein Vorgesetzter oder Teamleiter irrtümlicherweise eine Einstempel- oder Ausstempelerfassung erstellen, die einen späteren Zeitstempel hat. Dies geschieht bei Verwendung der Funktion zum fehlenden Ausstempeln.

Beispiel

An einem Dienstag erfasst ein Vorgesetzter für eine Arbeitskraft irrtümlicherweise eine Ausstempelzeit für Mittwoch 16:00 Uhr, indem er die Funktion Ausstempeln fehlt verwendet. Wenn die Arbeitskraft am Mittwochmorgen um 08:00 Uhr einstempelt, erhält sie eine richtige Einstempelmeldung. Wenn die Arbeitskraft jedoch versucht, um 16:05 Uhr auszustempeln, wird die Erfassung als Einstempelaktion bestätigt, da die Arbeitskraft bereits eine Ausstempelerfassung für Mittwoch 16:00 Uhr hat.

Zur Vermeidung von Problemen im Zusammenhang mit diesen Erfassungsarten können Sie fehlerhafte Erfassungen mit in der Zukunft liegenden Zeitstempeln aus der Erfassungstabelle entfernen.

Entfernen von Erfassungen mit in der Zukunft liegenden Zeitstempeln

  1. Klicken Sie auf Produktionskontrolle>Periodisch>Bereinigen>Zukünftige Erfassungen archivieren.

    oder

    Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Aktualisieren>Zukünftige Erfassungen archivieren.

  2. Klicken Sie auf OK.

Hinweis

Sie können diese Aufgabe so einrichten, dass sie regelmäßig als Batchauftrag ausgeführt wird, beispielsweise alle 24 Stunden. Übermitteln eines Stapelverarbeitungsauftrags von einer Seite.

Bereinigen von alten Zeit- und Anwesenheitserfassungen

Erfassungen können sich im Laufe der Zeit ansammeln und können die Leistung der Anwendung reduzieren. Daher wird empfohlen, dass Sie alte Erfassungen regelmäßig bereinigen.

Sie können alte Erfassungen wie folgt entfernen:

  • Sie können sie löschen.
  • Sie können sie in eine Datei exportieren.
  • Sie können sie in eine Archivtabelle übertragen.

Wichtig

Die Bereinigungsfunktion löscht keine Daten, die nicht verarbeitet wurden. Stellen Sie sicher, dass keine Erfassungen gelöscht werden, die später zu Dokumentationszwecke benötigt werden.

Erfassungen bereinigen

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Aktualisieren>Erfassungen bereinigen.

    oder

    Klicken Sie auf Produktionskontrolle>Periodisch>Bereinigen>Erfassungen bereinigen.

    oder

    Klicken Sie auf Produktionskontrolle>Abfragen>Erfassungen>Roherfassungsarchiv. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Erfassungen bereinigen.

  2. Wählen Sie im Feld Bereinigungsmodus aus, wie alte Erfassungen behandelt werden sollen:

    • Wählen Sie In Tabelle aus, um die Erfassungen in eine andere Tabelle zu verschieben. Die Erfassungen werden auf die Seite Roherfassungsarchiv übertragen.
    • Wählen Sie In Datei aus, um die Erfassungen in eine externe Datei zu verschieben.
    • Wählen Sie Löschen aus, um die Erfassungen endgültig zu löschen.

  3. Geben Sie im Feld Max. Dauer die maximale Dauer in Tagen ein, für die Erfassungen in der Roherfassungstabelle verbleiben sollen. Wenn Sie beispielsweise die Zahl 20 eingeben, werden alle Erfassungen, die älter als 20 Tage sind, entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Bereinigungsmodus archiviert.

  4. Wenn Sie In Datei im Feld Bereinigungsmodus auswählen, geben Sie einen Dateinamen ein, oder wählen Sie eine vorhandene Datei im Feld Dateiname aus.

Anzeigen von archivierten Erfassungen für eine Arbeitskraft

Wurden Erfassungen in eine Archivtabelle übertragen, können sie dennoch angezeigt werden.

  1. Klicken Sie auf Produktionskontrolle>Abfragen>Erfassungen>Roherfassungen.
  2. Wählen Sie die Arbeitskraft aus, und klicken Sie anschließend auf Archivieren.
  3. Wählen Sie das Datum aus, für das Sie archivierte Erfassungen anzeigen möchten.

Tipp

So öffnen Sie die Seite Roherfassungsarchiv. Klicken Sie auf Produktionskontrolle>Abfragen>Erfassungen>Roherfassungsarchiv.

Frühere Arbeitskräfte deaktivieren

In diesem Thema wird beschrieben, wie verhindert wird, dass Informationen zu Arbeitskräften, die nicht mehr aktiv sind, in Berechnungen und Genehmigungen für Erfassungen in Zeit und Anwesenheit einbezogen werden. Beispielsweise sind Arbeitskräfte nicht mehr aktiv, nachdem ihr Beschäftigungsverhältnis beendet wurde.

Um eine Arbeitskraft zu deaktivieren, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung>Periodisch>Zeit und Anwesenheit>Aktualisieren>Frühere Arbeitskräfte deaktivieren.
  2. Optional: Geben Sie Einstellungen für den Batchauftrag ein.
  3. Klicken Sie auf OK.

Siehe auch

Informationen zu Zeit und Anwesenheit in Dynamics 365 Human Resources

Informationen zu Zeit und Anwesenheit in Dynamics 365 Human Resources einrichten