Adresslisten in Exchange Online

Eine Adressliste ist eine Sammlung von E-Mail-aktivierten Empfängerobjekten in Exchange Online. Adresslisten basieren auf Empfänger-Filtern. Sie können nach Empfängertyp (z. B. Postfächer und E-Mail-Kontakte), Empfängereigenschaften (z. B. Unternehmen, Bundesland oder Kanton) oder beidem filtern. Adresslisten sind nicht statisch. Sie werden dynamisch aktualisiert. Wenn Sie Empfänger in Ihrer Organization erstellen oder ändern, werden diese automatisch den entsprechenden Adresslisten hinzugefügt. Es stehen verschiedene Arten von Adresslisten zur Verfügung:

• Globale Adresslisten (Global Address Lists, GALs): Die integrierte GAL, die von Exchange Online automatisch erstellt wird, enthält alle E-Mail-aktivierten Objekte in der organization. Sie können zusätzliche GALs erstellen, um Benutzer nach organization oder standort zu trennen, aber ein Benutzer kann nur eine GAL anzeigen und verwenden.

• Adresslisten: Adresslisten sind Teilmengen von Empfängern, die in einer Liste zusammengefasst sind, wodurch sie von Benutzern leichter gefunden werden können. Exchange Online enthält mehrere integrierte Adresslisten, und Sie können je nach den Anforderungen Ihrer Organization weitere erstellen.

• Offlineadressbücher (OABs): OABs enthalten Adresslisten und GALs. OABs werden von Outlook-Clients im Exchange-Cache-Modus verwendet, um lokalen Zugriff auf Adresslisten und GALs für die Empfängersuche bereitzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Offlineadressbücher in Exchange Online.

Benutzer in Ihrer Organization verwenden Adresslisten und die GAL, um Empfänger für E-Mail-Nachrichten zu finden. Hier ein Beispiel dafür, wie Adresslisten in Outlook 2016 aussehen:

Informationen zu Verfahren im Zusammenhang mit Adresslisten finden Sie unter Adresslistenprozeduren in Exchange Online.

Hinweise:

• Standardmäßig wird die Adresslistenrolle in Exchange Online keiner Rollengruppe zugewiesen. Um Cmdlets oder Features verwenden zu können, für die die Rolle "Adressliste" erforderlich ist, müssen Sie die Rolle einer Rollengruppe hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern von Rollengruppen.

• Vordefinierte Empfängerfilter oder benutzerdefinierte Empfängerfilter identifizieren die Empfänger, die in Adresslisten und GALs enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Empfängerfilter für Adresslisten in Exchange Online PowerShell.

• Sie können Empfänger aus allen Adresslisten und GALs ausblenden. Weitere Informationen finden Sie unter Ausblenden von Empfängern aus Adresslisten.

Globale Adresslisten

Standardmäßig verfügt ein neues Exchange Online organization über eine GAL mit dem Namen "Default Global Address List", die das primäre Repository aller Empfänger im organization ist. In der Regel verfügen die meisten Organisationen nur über eine GAL, da Benutzer in Outlook und Outlook im Web (früher bekannt als Outlook Web App) nur eine GAL anzeigen und verwenden können. Möglicherweise müssen Sie mehrere GALs erstellen, wenn Sie verhindern möchten, dass sich Empfängergruppen gegenseitig sehen (z. B. enthält Ihre Organization zwei separate Unternehmen). Wenn Sie planen, zusätzliche GALs zu erstellen, berücksichtigen Sie die folgenden Aspekte:

• Sie können nur die Exchange Online PowerShell zum Erstellen, Ändern, Entfernen und Aktualisieren von GALs verwenden.

• Wenn ein Benutzer zu mehreren GALS gehört, wird weiterhin nur eine GAL angezeigt, basierend auf den folgenden Bedingungen:

  • Der Benutzer benötigt Berechtigungen zum Anzeigen der GAL. Sie weisen GALs Benutzerberechtigungen zu, indem Sie Adressbuchrichtlinien (ABPs) verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Adressbuchrichtlinien in Exchange Online.
  • Wenn ein Benutzer weiterhin berechtigt ist, mehrere GALS anzuzeigen, wird nur die größte GAL verwendet (die GAL, die die meisten Empfänger enthält).
  • Jede GAL benötigt ein entsprechendes Offlineadressbuch (OAB), das die GAL enthält. Informationen zum Erstellen von OABs finden Sie unter Erstellen eines Offlineadressbuchs in Exchange Online.

• Die integrierte GAL heißt "Default Global Address List", und alle zusätzlichen GALs, die Sie erstellen, erfordern eindeutige Namen. Je nach E-Mail-Client sehen Benutzer möglicherweise nicht den tatsächlichen Namen der verwendeten GAL:

  • In Outlook im Web sehen Benutzer den tatsächlichen Namen der verwendeten GAL (z. B. globale Standardadressliste).
  • In Outlook wird die GAL immer als globale Adressliste angezeigt, die wahrscheinlich nicht mit dem tatsächlichen Namen übereinstimmt.

Standardadresslisten

Standardmäßig verfügt Exchange Online über fünf integrierte Adresslisten und eine GAL. Diese Adresslisten werden in der folgenden Tabelle beschrieben. Beachten Sie, dass systembezogene Postfächer wie Vermittlungspostfächer und Postfächer für öffentliche Ordner standardmäßig in Adresslisten ausgeblendet sind.

Name	Typ	Beschreibung	Empfängerfilter verwendet
Alle Kontakte	Adressliste	Schließt alle E-Mail-Kontakte in der organization ein. Weitere Informationen zu E-Mail-Kontakten finden Sie unter Empfänger in Exchange Online.	"Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')"
Alle Verteilerlisten	Adressliste	Umfasst alle Verteilergruppen und E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen in der organization. Weitere Informationen zu E-Mail-aktivierten Gruppen finden Sie unter Empfänger in Exchange Online.	"Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'"
Alle Räume	Adressliste	Einschließlich aller Raumpostfächer. Gerätepostfächer sind nicht enthalten. Weitere Informationen zu Raum- und Gerätepostfächern (Ressourcenpostfächern) finden Sie unter Empfänger in Exchange Online.	"Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')"
Alle Benutzer	Adressliste	Umfasst alle Benutzerpostfächer, verknüpften Postfächer, Remotepostfächer (Microsoft 365- oder Office 365-Postfächer), freigegebene Postfächer, Raumpostfächer, Gerätepostfächer und E-Mail-Benutzer in der organization. Weitere Informationen zu diesen Empfängertypen finden Sie unter Empfänger in Exchange Online.	"((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))"
Globale Standardadressliste	GAL	Enthält alle E-Mail-aktivierten Empfängerobjekte in der organization (Benutzer, Kontakte, Gruppen, dynamische Verteilergruppen und öffentliche Ordner).	"((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))"
Öffentliche Ordner	Adressliste	Schließt alle E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordner in Ihrer organization ein. Zugriffsberechtigungen bestimmen, wer öffentliche Ordner anzeigen und verwenden kann. Weitere Informationen zu öffentlichen Ordnern finden Sie unter Öffentliche Ordner in Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online.	"Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'"

Benutzerdefinierte Adressenlisten

Ein Exchange Online organization kann Tausende von Empfängern enthalten, sodass die integrierten Adresslisten ziemlich groß werden können. Um dies zu verhindern, können Sie benutzerdefinierte Adresslisten erstellen, damit Benutzer finden, wonach sie suchen.

Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das zwei große Abteilungen in einem Exchange Online organization hat:

• Fourth Coffee, das Kaffeebohnen importiert und verkauft.
• Contoso, Ltd, die Versicherungspolicen zeichnet.

Bei den meisten täglichen Aktivitäten kommunizieren die Mitarbeiter von Fourth Coffee nicht mit den Mitarbeitern von Contoso, Ltd. Um es den Mitarbeitern daher einfacher zu machen, Empfänger zu finden, die nur in ihrer Abteilung vorhanden sind, können Sie zwei neue benutzerdefinierte Adresslisten erstellen: eine für Fourth Coffee und eine für Contoso, Ltd. Wenn sich ein Mitarbeiter jedoch nicht sicher ist, wo der Empfänger vorhanden ist, kann er in der GAL suchen, die alle Empfänger aus beiden Abteilungen enthält.

In Exchange Online können Sie nur PowerShell verwenden, um benutzerdefinierte Adresslisten zu erstellen.

Bewährte Methoden für das Erstellen von Adresslisten

Adresslisten können nützliche Tools für Benutzer darstellen, doch sie können auch frustrieren, wenn sie schlecht geplant sind. Beachten Sie die folgenden bewährten Methoden, damit sichergestellt ist, dass die Adresslisten den praktischen Anforderungen Ihrer Benutzer genügen:

• Adresslisten sollen es Benutzern erleichtern, Empfänger zu finden.
• Vermeiden Sie es, so viele Adresslisten zu erstellen, dass Benutzer nicht erkennen können, welche Liste sie verwenden sollen.
• Verwenden Sie eine Benennungskonvention und eine Standorthierarchie für Ihre Adresslisten, damit Benutzer sofort erkennen können, wofür die Liste bestimmt ist (welche Empfänger in der Liste enthalten sind). Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Adresslisten zu benennen, erstellen Sie weniger Listen und weisen die Benutzer darauf hin, dass sie in der globalen Adressliste jede Person in der Organisation finden können.

Ausführliche Anweisungen zum Erstellen von Adresslisten in Exchange Online finden Sie unter Adresslistenverfahren in Exchange Online.

Anzeigen von Adresslisten in Outlook und Outlook im Web

Adresslisten in Exchange enthalten sowohl Benutzer als auch andere Objekte wie Besprechungsräume. In der Vergangenheit konnten Sie sowohl mit Outlook als auch mit Outlook im Web (ehemals Outlook Web App) die gesamte Adressliste durchsuchen, unabhängig von deren Größe. Ein Benutzer in einer organization mit Tausenden oder sogar Hunderttausenden von Einträgen kann in einem einzigen Dialogfeld durch die gesamte Liste scrollen, um einen Benutzer oder ein Objekt zu finden. Dieser Ansatz ist jedoch ineffizient in Bezug auf den menschlichen Aufwand und die Computerressourcen. Eine einfache Suche kann die Ergebnisse schnell eingrenzen, wodurch das Auffinden eines Eintrags einfacher und schneller wird.

Microsoft hat eine Änderung vorgenommen, um Benutzer zu ermutigen, die Suche anstelle des unendlichen Browsens zu verwenden, und um die Leistung zu verbessern. Diese Änderung wirkt sich auf das Browsen in jeder Onlineadressliste mit mehr als 500 Objekten aus. Diese Änderung betrifft die GAL, integrierte Adresslisten und benutzerdefinierte Adresslisten. Die Änderung wirkt sich nicht auf das Durchsuchen von Offlineadressbüchern aus.

In Outlook ist das Öffnen eines Onlineadressbuchs auf die Anzeige der ersten 500 Benutzer beschränkt, wenn das Resultset mehr als 500 Objekte enthält. Um einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern mit ähnlichen Namen zu finden, können Sie die vorhandene Suchfunktion in Outlook verwenden. Das Verhalten bei der Suche basierend auf allen Spalten ist unverändert. Die Suche gibt weiterhin Ergebnisse zurück, wenn das Kriterium ein übereinstimmendes Resultset von weniger als 5000 Objekten ergibt (durch Überprüfung auf Teilübereinstimmungen in DisplayName, FirstName, LastName, Alias und CommonName). Wenn das Resultset mehr als 5000 Objekte enthält, werden keine Ergebnisse angezeigt, und Sie werden in einer Meldung aufgefordert, die Suchkriterien einzuschränken. Suchvorgänge basierend auf NurName verhalten sich jetzt konsistent wie Suchvorgänge, die auf Spalten "Alle" basieren. Der einzige Unterschied zu "Nur Name" besteht darin, dass das Kriterium natürlich nur auf dem Namenswert basiert. Die Suche nach reinem Namen erlaubt nicht mehr wie bisher das uneingeschränkte Durchsuchen der gesamten Adressliste.

Tipp

Wie bereits erwähnt, können Benutzer ein Offlineadressbuch weiterhin in seiner Gesamtheit durchsuchen.

In Outlook im Web werden Benutzer bereits zur Verwendung der Suchoptionen und Vorschläge dieser Suchmaschine weitergeleitet. Wenn ein Benutzer jedoch in einem E-Mail-Entwurf die Schaltfläche "An:" auswählt, kann er eine Onlineadressliste anzeigen. Wenn die Onlineadressliste mehr als 450 Benutzer enthält, werden keine Ergebnisse angezeigt. Eine Nachricht weist den Benutzer an, den gewünschten Empfänger stattdessen über die Suche zu finden. Außerdem erfordert der People Hub in Outlook im Web jetzt ein Suchkriterium, um alle Benutzer anzuzeigen. Benutzer erhalten automatisch eine entsprechende Nachricht, wenn sie zum Anzeigen einer Adressliste navigieren.