Verringern der Größe eines Ermittlungspostfachs in Exchange Online

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Verfügen Sie über ein Ermittlungspostfach, das den Grenzwert von 50 GB überschritten hat? Sie können dieses Problem beheben, indem Sie neue Discoverypostfächer erstellen und die Suchergebnisse aus dem großen Discoverypostfach in die neuen Postfächer kopieren.

Aus welchen Gründen kann dies erforderlich sein?

In Exchange Server und Exchange Online beträgt die maximale Größe von Ermittlungspostfächern, die zum Speichern von In-Place eDiscovery-Suchergebnissen verwendet werden, 50 GB. Vor dem aktuellen Größenlimit konnten Sie das Speicherkontingent auf mehr als 50 GB erhöhen, was dazu führte, dass Ermittlungspostfächer größer als 50 GB waren. Über 50 GB große Discoverypostfächer bringen die folgenden drei Probleme mit sich:

  • Sie werden nicht unterstützt.

  • Sie können nicht zu Microsoft 365 oder Office 365 migriert werden.

  • Wenn es sich um Ermittlungspostfächer in Exchange Server 2010 handelt, können sie nicht auf höhere Versionen aktualisiert werden.

Der Prozess auf einen Blick

Hier sehen Sie, was Sie tun müssen, um die Größe eines Ermittlungspostfachs zu reduzieren, das den Grenzwert von 50 GB überschritten hat:

  1. Schritt 1: Erstellen von Discoverypostfächern zusätzliche Discoverypostfächer, um die Suchergebnisse an diese zu verteilen.

  2. Schritt 2: Kopieren der Suchergebnisse an ein Discoverypostfach die Suchergebnisse vom vorhandenen Discoverypostfach zu einem oder mehreren der neuen Discoverypostfächer.

  3. Schritt 3: Löschen von eDiscovery-Suchen eDiscovery-Suchen aus dem ursprünglichen Discoverypostfach, um es zu verkleinern.

Mit der hier dargestellten Strategie werden die Suchergebnisse aus dem ursprünglichen Discoverypostfach in separate eDiscovery-Suchvorgänge gruppiert, die auf Datumsbereichen basieren. Auf diese Weise können Sie schnell viele Suchergebnisse in ein neues Discoverypostfach kopieren. Die folgende Grafik veranschaulicht diesen Ansatz.

Verringern der Größe eines Ermittlungspostfachs.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?

  • Geschätzte Zeit zum Abschließen dieser Aufgabe: Die Zeit variiert je nach Menge und Größe der Suchergebnisse, die in verschiedene Ermittlungspostfächer kopiert werden.

  • Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Größe der Discoverypostfächer in Ihrer Organisation festzulegen.

    Get-Mailbox -RecipientTypeDetails DiscoveryMailbox | Get-MailboxStatistics | Format-List DisplayName,TotalItemSize

  • Bestimmen Sie, ob Sie einige oder alle Suchergebnisse aus dem Ermittlungspostfach beibehalten müssen, das den Grenzwert von 50 GB überschritten hat. Befolgen Sie die Schritte in diesem Thema, um Suchergebnisse beizubehalten, indem Sie sie an ein anderes Discoverypostfach kopieren. Wenn Sie die Ergebnisse einer bestimmten eDiscovery-Suche nicht beibehalten müssen, können Sie die Suche löschen, wie in Schritt 3 erklärt. Beim Löschen einer Suche werden die Suchergebnisse aus dem Ermittlungspostfach gelöscht.

  • Wenn Sie keine Suchergebnisse aus einem Ermittlungspostfach benötigen, das den Grenzwert von 50 GB überschritten hat, können Sie es löschen. Wenn es sich um das Standarddiscoverypostfach handelt, das bei der Bereitstellung Ihrer Exchange-Organisation erstellt wurde, können Sie das Postfach erneut erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Löschen und Neuerstellen des Standarddiscoverypostfachs in Exchange.

  • Bei aktuellen Rechtsstreitigkeiten sollten Sie die Ergebnisse ausgewählter eDiscovery-Suchvorgänge in PST-Dateien exportieren. Damit bleiben die Ergebnisse aus einer bestimmten Suche intakt. Zusätzlich zu den PST-Dateien mit den Suchergebnissen wird auch ein Suchergebnisprotokoll (im CSV-Dateiformat) exportiert, das einen Eintrag für jede in den Suchergebnissen zurückgegebene Nachricht enthält. Jeder Eintrag in dieser Datei identifiziert das Quellpostfach, in dem sich die Nachricht befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren von eDiscovery-Suchergebnissen in eine PST-Datei.

    Nachdem Sie die Suchergebnisse in PST-Dateien exportiert haben, müssen Sie Outlook verwenden, um sie bei Bedarf in ein neues Discoverypostfach zu importieren.

Schritt 1: Erstellen von Discoverypostfächern

Der erste Schritt besteht darin, zusätzliche Discoverypostfächer zu erstellen, damit Sie die Suchergebnisse aus dem Discoverypostfach kopieren können, das die Größenbeschränkung überschritten hat. Ermitteln Sie basierend auf der Größenbeschränkung von 50 GB für Ermittlungspostfächer, wie viele zusätzliche Ermittlungspostfächer Sie benötigen, und erstellen Sie sie. Dann müssen Sie Benutzern oder Gruppen die erforderlichen Berechtigungen zum Öffnen dieser neuen Discoverypostfächer zuweisen.

  1. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um ein neues Discoverypostfach zu erstellen.

    New-Mailbox -Name <discovery mailbox name> -Discovery

  2. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um einem Benutzer oder einer Gruppe Berechtigungen zum Öffnen des Discoverypostfachs und zum Anzeigen der Suchergebnisse zuzuweisen:

    Add-MailboxPermission <discovery mailbox name> -User <name of user or group> -AccessRights FullAccess -InheritanceType all

Schritt 2: Kopieren der Suchergebnisse an ein Discoverypostfach

Der nächste Schritt besteht darin, die Suchergebnisse aus dem vorhandenen Discoverypostfach mit dem Cmdlet New-MailboxSearch an ein neues Discoverypostfach zu kopieren, das Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. In dieser Prozedur werden die Parameter StartDate und EndDate verwendet, um die Suchergebnisse auf Batches einzuteilen, die nicht größer als 50 GB sind. Dafür sind möglicherweise einige Testläufe (durch Abschätzen der Suchergebnisse) erforderlich, um die Größe der Suchergebnisse entsprechend festzulegen.

  1. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um eine neue eDiscovery-Suche zu erstellen.

    New-MailboxSearch -Name "Search results from 2010" -SourceMailboxes "Discovery Search Mailbox" -StartDate "01/01/2010" -EndDate "12/31/2010" -TargetMailbox "Discovery Mailbox Backup 01" -EstimateOnly -StatusMailRecipients admin@contoso.com

    In diesem Beispiel werden die folgenden Parameter verwendet:

    • Name: Dieser Parameter gibt den Namen der neuen eDiscovery-Suche an. Da die Suche nach Sende- und Empfangsdatum eingeteilt wird, ist es sinnvoll, den Datumsbereich in den Namen der Suche einzuschließen.

    • SourceMailboxes: Dieser Parameter gibt das Standardermittlungspostfach an. Sie können außerdem den Namen eines anderen Discoverypostfachs angeben, das die Größenbeschränkung überschritten hat.

    • StartDate und EndDate: Diese Parameter geben den Datumsbereich der Suchergebnisse im Standardermittlungspostfach an, der in die Suchergebnisse aufgenommen werden soll.

      Hinweis

      Verwenden Sie für Datumsangaben das kurze Datumsformat mm/TT/jjjj, auch wenn die Einstellungen für regionale Optionen auf dem lokalen Computer mit einem anderen Format konfiguriert sind, z. B. tt/mm/jjjj. Verwenden Sie beispielsweise 01.03.2014 , um den 1. März 2014 anzugeben.

    • TargetMailbox: Dieser Parameter gibt an, dass Suchergebnisse in das Ermittlungspostfach mit dem Namen "Discovery Mailbox Backup 01" kopiert werden sollen.

    • EstimateOnly: Dieser Schalter gibt an, dass nur eine Schätzung der Anzahl der elemente angegeben wird, die zurückgegeben werden, wenn die Suche gestartet wird. Wenn Sie diesen Switch nicht einfügen, werden Nachrichten an das Zielpostfach kopiert, wenn die Suche gestartet wird. Mit diesem Switch können Sie die Datumsbereiche bei Bedarf anpassen, um die Anzahl der Suchergebnisse zu vergrößern oder zu verkleinern.

    • StatusMailRecipients: Dieser Parameter gibt an, dass die status Nachricht an den angegebenen Empfänger gesendet werden soll.

  2. Nachdem die Suche erstellt wurde, starten Sie sie mit Exchange Online PowerShell oder dem Exchange Admin Center (EAC).

    • Verwenden von Exchange Online PowerShell: Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die im vorherigen Schritt erstellte Suche zu starten. Da die Option EstimateOnly beim Erstellen der Suche enthalten war, werden die Suchergebnisse nicht in das Zielermittlungspostfach kopiert.
    Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
    • Verwenden des EAC: Wechseln Sie zu Complianceverwaltung>In-Situ eDiscovery & Halten. Wählen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Suche aus, klicken Sie auf Suchsymbol, und klicken Sie dann auf Suchergebnisse schätzen.

  3. Passen Sie bei Bedarf den Datumsbereich an, um die Anzahl der zurückgegebenen Suchergebnisse zu erhöhen oder zu verringern. Wenn Sie den Datumsbereich ändern, führen Sie die Suche erneut aus, um eine neue Schätzung der Ergebnisse zu erhalten. Ziehen Sie eine Änderung des Namens für die Suche in Betracht, um den neuen Datumsbereich darzustellen.

  4. Wenn Sie die Suche abgeschlossen haben, verwenden Sie Exchange Online PowerShell oder das EAC, um die Suchergebnisse in das Zielermittlungspostfach zu kopieren.

    • Verwenden von Exchange Online PowerShell: Führen Sie die folgenden Befehle aus, um die Suchergebnisse zu kopieren. Sie müssen den Schalter EstimateOnly entfernen, bevor Sie die Suchergebnisse kopieren können.
    Set-MailboxSearch "Search results from 2010" -EstimateOnly $false

    Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
    • Verwenden des EAC: Wechseln Sie zu Complianceverwaltung>In-Situ eDiscovery & Halten. Wählen Sie die Suche aus, klicken Sie auf Suchsymbol, und klicken Sie dann auf Suchergebnisse kopieren.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, um neue Suchen für weitere Datumsbereiche zu erstellen. Schließen Sie den Datumsbereich in den Namen der neuen Suchvorgänge ein, um den Bereich der Ergebnisse anzugeben. Um sicherzustellen, dass keines der Ermittlungspostfächer den Grenzwert von 50 GB überschreitet, verwenden Sie verschiedene Ermittlungspostfächer als Zielpostfach.

Schritt 3: Löschen von eDiscovery-Suchen

Nachdem Sie die Suchergebnisse aus dem ursprünglichen Discoverypostfach an ein anderes Discoverypostfach kopiert haben, können Sie die ursprünglichen eDiscovery-Suchen löschen. Beim Löschen einer eDiscovery-Suche werden die Suchergebnisse aus dem Ermittlungspostfach gelöscht, in dem diese Suchergebnisse gespeichert sind.

Bevor Sie eine Suche löschen, können Sie den folgenden Befehl ausführen, um die Größe der Suchergebnisse, die an ein neues Discoverypostfach kopiert wurden, für alle Suchvorgänge in Ihrer Organisation zu ermitteln.

Get-MailboxSearch | Format-List Name,TargetMailbox,ResultSizeCopied

Sie können Exchange Online PowerShell oder das EAC verwenden, um eine eDiscovery-Suche zu löschen.

  • Verwenden von Exchange Online PowerShell: Führen Sie den folgenden Befehl aus.

    Remove-MailboxSearch -Identity <name of search>

  • Verwenden des EAC: Wechseln Sie zu Complianceverwaltung>In-Situ eDiscovery & Halten. Wählen Sie die Suche aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen Symbol löschen.

Woher wissen Sie, dass dieses Verfahren erfolgreich war?

Nachdem Sie die eDiscovery-Suchen gelöscht haben, um die Ergebnisse aus dem Discoverypostfach zu löschen, in dem sie gespeichert waren, führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Größe eines ausgewählten Discoverypostfachs anzuzeigen.

Get-Mailbox <name of discovery mailbox> | Get-MailboxStatistics | Format-List TotalItemSize