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Einrichten von Outlook Voice Access in Exchange Server

Gilt für: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Microsoft Outlook Voice Access ermöglicht Exchange Unified Messaging-aktivierten Benutzern den Zugriff auf ihr Postfach über analoge, digitale oder mobile Telefone.

Ein Outlook Voice Access-Benutzer (auch Teilnehmer genannt), ist ein Benutzer in einer Organisation, der für Unified Messaging aktiviert ist. Teilnehmer verwenden Outlook Voice Access, um per Telefon auf ihre Postfächer zuzugreifen und E-Mails, Voicemailnachrichten sowie Informationen zu persönlichen Kontakten und Kalenderdaten abzurufen.

Outlook Voice Access – Übersicht

In Microsoft Exchange Unified Messaging kann ein UM-aktivierter Benutzer zum Zugriff auf sein Postfach eine interne oder externe Telefonnummer anrufen (die im UM-Wählplan konfiguriert ist) und das Outlook Voice Access-Menüsystem verwenden. Mithilfe des Menüs können UM-aktivierte Benutzer E-Mails lesen, Sprachnachrichten abhören, mit ihrem Outlook-Kalender arbeiten, auf ihre persönlichen Kontakte zugreifen und Aufgaben ausführen, beispielsweise das Konfigurieren ihrer Outlook Voice Access-PIN und das Aufzeichnen von Voicemails.

Zwei Benutzertypen (authentifiziert und nicht authentifiziert) können sich eine Outlook Voice Access-Nummer anrufen. Wenn ein nicht authentifizierter Benutzer eine Outlook Voice Access-Nummer anruft, die in einem UM-Wählplan festgelegt ist, kann er nur Verzeichnissuchen für Benutzer vornehmen. Authentifizierte Benutzer (jene, die ihre PIN eingeben) können Verzeichnissuchen vornehmen und sich an ihrem Postfach anmelden, um sich E-Mails, Kalenderelemente und Voicemail anzuhören und um persönliche Kontakte zu suchen. Wenn sie nach einem Benutzer im Verzeichnis oder nach persönlichen Kontakten suchen, können sie, nachdem der Benutzer gefunden wurde, Anrufe an den Benutzer weiterleiten oder die Benutzerdurchwahl anrufen.

Benutzerschnittstellen zu Outlook Voice Access

Outlook Voice Access-Benutzern stehen zwei Unified Messaging-Benutzerschnittstellen zur Verfügung: die Benutzerschnittstelle für Telefoneingabe (Telephone User Interface, TUI) und die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe (Voice User Interface, VUI), die die automatische Spracherkennung (Automatic Speech Recognition, ASR) verwendet.

Damit ein Benutzer die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe in Outlook Voice Access verwenden kann, muss diese im UM-Wählplan und auch in der UM-Postfachrichtlinie für den Benutzer aktiviert werden. Wenn Sie einen Wählplan und eine UM-Postfachrichtlinie erstellen und die Voicemailfunktion für einen Benutzer aktivieren, kann der Benutzer standardmäßig die automatische Spracherkennung oder die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe in Outlook Voice Access verwenden, um durch Menüs, Nachrichten und andere Optionen zu navigieren. Allerdings muss der Benutzer - selbst wenn er die Benutzerschnittstelle verwenden kann - zur Eingabe der PIN, zum Navigieren durch die persönlichen Optionen und zum Ausführen einer Verzeichnissuche die Telefontastatur verwenden. Die Standardeinstellungen sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

UM-Komponente Standardeinstellung Exchange-Verwaltungsshell zum Aktivieren des VUI-Zugriffs – Beispiel
UM-Wähleinstellungen Aktiviert Set-UMDialPlan -id MyUMDialPlan -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true
UM-Postfachrichtlinie Aktiviert Set-UMMaiboxPolicy -id MyUMPolicy -AllowAutomaticSpeechRecognition $true
Postfach des Benutzers Aktiviert Set-UMMailbox -id tonysmith -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true

Der folgende Abschnitt umfasst Szenarien, die die VUI-Funktionalität beschreiben.

Outlook Voice Access-Szenarien

Beispiele zur Verwendung von Outlook Voice Access über ein Telefon:

  • Zugreifen auf E-Mail: Ein Outlook Voice Access-Benutzer ruft von einem Telefon aus an eine Outlook Voice Access-Nummer an und möchte auf seine E-Mails zugreifen. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahl ein. Um jemanden zu kontaktieren, drücken Sie die Pfundtaste." Nachdem der Benutzer eine Postfach-Durchwahlnummer eingegeben hat, sagt die Sprachaufforderung: "Bitte geben Sie Ihre PIN ein, und drücken Sie die Rautetaste." Nachdem der Benutzer eine PIN eingegeben hat, sagt die Sprachaufforderung: "Sie haben zwei neue Voicemails, 10 neue E-Mail-Nachrichten, und Ihre nächste Besprechung ist um 10:00 Uhr. Bitte sagen Sie Voicemail, E-Mail, Kalender, persönliche Kontakte, Verzeichnis oder persönliche Optionen." Wenn der Benutzer "Email" sagt, liest das Voicemailsystem den Nachrichtenkopf und dann den Namen, den Betreff, die Uhrzeit und die Priorität für die Nachrichten, die sich im Postfach des Benutzers befinden.

  • Zugriffskalender: Ein Outlook Voice Access-Benutzer ruft von einem Telefon aus an eine Outlook Voice Access-Nummer an und möchte auf seinen Kalender zugreifen. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahl ein. Um jemanden zu kontaktieren, drücken Sie die Pfundtaste." Nachdem der Benutzer eine Postfach-Durchwahlnummer eingegeben hat, sagt die Sprachaufforderung: "Bitte geben Sie Ihre PIN ein, und drücken Sie die Rautetaste." Nachdem der Benutzer eine PIN eingegeben hat, sagt die Sprachaufforderung: "Sie haben zwei neue Voicemails, 10 neue E-Mail-Nachrichten, und Ihre nächste Besprechung ist um 10:00 Uhr. Bitte sagen Sie Voicemail, E-Mail, Kalender, persönliche Kontakte, Verzeichnis oder persönliche Optionen." Wenn der Benutzer "Kalender" sagt, sagt das Voicemailsystem: "Sicher, und welchen Tag soll ich öffnen?" Der Benutzer sagt: "Heutiger Kalender". Das Voicemailsystem antwortet mit den Worten " Öffnen des heutigen Kalenders". Das Voicemailsystem liest jeden Kalendertermin für diesen Tag für den Benutzer vor.

    Hinweis

    Wenn ein Postfachserver mit dem Microsoft Exchange Unified Messaging-Dienst ein beschädigtes Kalenderelement in einem Benutzerpostfach vorfindet, kann das Element nicht vorgelesen werden. Stattdessen wird der Anrufer wieder ins Outlook Voice Access-Hauptmenü geleitet, und das Vorlesen aller weiteren Termine, die möglicherweise für den Rest des Tages geplant sind, wird ausgelassen.

  • Zugreifen auf Voicemail: Ein Outlook Voice Access-Benutzer ruft von einem Telefon aus an eine Outlook Voice Access-Nummer an und möchte auf Voicemail zugreifen. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahl ein. Um jemanden zu kontaktieren, drücken Sie die Pfundtaste." Nachdem der Benutzer eine Postfach-Durchwahlnummer eingegeben hat, sagt die Sprachaufforderung: "Bitte geben Sie Ihre PIN ein, und drücken Sie die Rautetaste." Nachdem der Benutzer eine PIN eingegeben hat, sagt die Sprachaufforderung: "Sie haben zwei neue Voicemails, 10 neue E-Mail-Nachrichten, und Ihre nächste Besprechung ist um 10:00 Uhr. Bitte sagen Sie Voicemail, E-Mail, Kalender, persönliche Kontakte, Verzeichnis oder persönliche Optionen." Der Benutzer sagt "Voicemail", und das Voicemailsystem liest den Nachrichtenkopf und dann den Namen, den Betreff, die Uhrzeit und die Priorität für die Sprachnachrichten, die sich im Postfach des Benutzers befinden.

    Hinweis

    Wenn die Spracherkennung aktiviert ist, können Benutzer mithilfe der Spracheingabe auf ihr UM-fähiges Postfach zugreifen. Abonnenten können auch Touchtone verwenden, auch bekannt als Dual Tone Multi-Frequency (DTMF), indem sie 0 drücken. Die Spracherkennung ist für die PIN-Eingabe nicht aktiviert.

  • Suchen eines Benutzers im Verzeichnis: Ein Outlook Voice Access-Benutzer ruft von einem Telefon aus an eine Outlook Voice Access-Nummer an und möchte eine Person im Verzeichnis suchen, indem er seinen E-Mail-Alias rechtschreibung. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Um jemanden zu kontaktieren, drücken Sie die Pfundtaste." Der Benutzer drückt die Rautetaste und verwendet dann Touchtoneingaben, um die SMTP-Adresse der Person zu buchstabieren.

    Hinweis

    Die Verzeichnissuchfunktion mit einer Outlook Voice Access-Nummer ist nicht sprachaktiviert. Benutzer können den Namen der Person, mit der sie Kontakt aufnehmen möchten, nur mithilfe von Tonwahleingaben buchstabieren.

    Wichtig

    In einigen Unternehmen (insbesondere in Ostasien) weisen die Tasten von Bürotelefonen möglicherweise keine Buchstaben auf. Diese Tatsache macht eine Verwendung der Funktion zum Buchstabieren des Namens über die Tonwahlschnittstelle nahezu unmöglich, wenn die Tastenzuordnungen nicht bekannt sind. Standardmäßig verwendet Unified Messaging die E.161-Tastenzuordnung. d. h. 2=ABC, 3=DEF, 4=GHI, 5=JKL, 6=MNO, 7=PQRS, 8=TUV, 9=WXYZ.

    Bei der Eingabe einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen, z. B. Mike1092, werden die numerischen Ziffern sich selbst zugeordnet. Damit ein E-Mail-Alias von Mike1092 richtig eingegeben wird, muss der Benutzer die Zahlen 64531092 drücken. Auch für andere Zeichen als A-Z und 0-9 gibt es keine Telefontasten-Entsprechung. Daher sollten diese Zeichen nicht eingegeben werden. Beispielsweise wird der E-Mail-Alias jim.wilson als 546945766 eingegeben. Obwohl 10 Zeichen eingegeben werden müssen, gibt der Benutzer nur 9 Ziffern ein, da es keine Ziffernäquivalente für den Zeitraum (.) gibt.

Verteilergruppen und Kontaktgruppen

Benutzer können Outlook Voice Access zum Senden oder Weiterleiten von Sprachnachrichten, E-Mails oder Besprechungsanfragen verwenden. Nachrichten oder Besprechungsanfragen können an folgende Empfänger gesendet oder weitergeleitet werden:

  • Eine Person im persönlichen Ordner "Kontakte"

  • Eine Person im freigegebenen Adressbuch der Organisation

  • Eine Kontaktgruppe, die im Ordner "Kontakte" erstellt wurde

  • Eine Verteilergruppe im freigegebenen Adressbuch der Organisation

Sie können über die Benutzerschnittstelle für die Spracheingabe (sofern die automatische Spracherkennung aktiviert wurde) oder mittels Tonwahleingaben auf der Telefontastatur Nachrichten und Besprechungsanfragen senden. Sie können mit Outlook Voice Access auch Details zu einer Gruppe abhören, einschließlich der Mitglieder der Gruppe.

Hinweis

Wenn ein Benutzer versucht, eine Nachricht an eine Gruppe (entweder eine Verteilergruppe in ihrem freigegebenen Adressbuch oder eine Kontaktgruppe in ihrem persönlichen Kontaktordner) zu senden, die keine Mitglieder enthält, bietet das Voicemailsystem ihm nicht die Möglichkeit, die Nachricht oder Besprechungsanfrage zu senden oder weiterzuleiten. Wenn sie versuchen, eine Gruppe ohne Mitglieder als einer der Empfänger einer Nachricht oder Besprechungsanfrage hinzuzufügen, die sie über das Telefon erstellen, fügt das Voicemailsystem die Gruppe nicht zur Nachricht hinzu und sagt"Die Nachricht konnte nicht gesendet werden, weil der Kontakt anscheinend keine gültige E-Mail-Adresse hat."

Auswählen einer Sprache

Benutzer können die Sprache, die Outlook Voice Access für Ansagen verwendet und der die Benutzer antworten, nicht ändern. Das Voicemailsystem versucht, die beste Übereinstimmung für die Sprache zu finden und zu verwenden, die der Benutzer bei der Anmeldung bei Microsoft Outlook Web App ausgewählt hat, oder die Sprache, die er in den regionalen Einstellungen in Outlook Web App ausgewählt hat. Falls die ausgewählte Sprache nicht von Outlook Voice Access unterstützt wird, wird die Sprache verwendet, die Anrufer hören, wenn sie aufgefordert werden, eine Sprachnachricht zu hinterlassen.

Steuern von Outlook Voice Access-Features

Wenn sich Benutzer in Outlook Voice Access eingewählt haben, können sie standardmäßig per Telefon auf ihre Kalender, E-Mails und persönlichen Kontakte zugreifen sowie das Verzeichnis durchsuchen. Sie können die Shell dazu verwenden, um Benutzer am Zugriff auf eine oder mehrere dieser Features zu hindern, wenn sie Outlook Voice Access nutzen, um auf ihre Postfächer zuzugreifen. Wenn Sie Outlook Voice Access-Funktionen in einer UM-Postfachrichtlinie ändern, wirken sich die Änderungen auf alle Benutzer aus, die der UM-Postfachrichtlinie zugeordnet sind. Sie können auch einige Features für das Postfach eines einzelnen Benutzers deaktivieren, manche Features können jedoch nur per UM-Postfachrichtlinie deaktiviert werden und stehen nicht in einem einzelnen Postfach zur Verfügung.

Hinweis

Sie können die Outlook Voice Access-TUI-Einstellungen für UM-aktivierte Benutzer in einer UM-Postfachrichtlinie oder die UM-Postfachrichtlinien nur mithilfe der Shell ändern.

UM-Postfachrichtlinieneinstellungen: Sie können den Zugriff von Benutzern auf die folgenden Outlook Voice Access-Features in einer UM-Postfachrichtlinie deaktivieren:

  • Automatische Spracherkennung (Automatic Speech Recognition, ASR)

  • Zugriff ohne PIN auf Voicemail

  • Sprachantworten auf andere Nachrichten

  • TUI-Zugriff auf eigenen Kalender

  • TUI-Zugriff auf Verzeichnis

  • TUI-Zugriff auf eigene E-Mails

  • TUI-Zugriff auf eigene persönliche Kontakte

UM-aktivierte Postfacheinstellungen: Sie können den Zugriff eines Benutzers auf die folgenden Outlook Voice Access-Features im Postfach des Benutzers deaktivieren:

  • TUI-Zugriff auf den Kalender

  • TUI-Zugriff auf E-Mails

  • Automatische Spracherkennung (Automatic Speech Recognition, ASR)

Sie können bei bestimmten Benutzern den Empfang von Voicemails verhindern, ihnen aber dennoch die Möglichkeit einräumen, über Outlook Voice Access auf ihr Postfach zuzugreifen. Sie können einen Benutzer für Unified Messaging aktivieren und sein Postfach mit einer Durchwahlnummer konfigurieren, die aktuell von keinem anderen Benutzer in der Organisation verwendet wird.