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Datensammlung in Microsoft Sustainability Manager (Vorschauversion)

Wichtig

Einige oder alle dieser Funktionen sind als Teil einer Vorschauversion verfügbar. Inhalt und Funktionalität können sich ändern.

Mit der Datenerfassungsfunktion in Microsoft Sustainability Manager können Sie E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, die an Dateneigentümer gesendet werden sollen, um sie aufzufordern, ESG-Daten einzureichen, die zur Verfolgung des Nachhaltigkeitsfortschritts Ihres Unternehmens und für Compliance-Berichte erforderlich sind. Dateneigentümer sind organisatorische Benutzer (z. B. Facility Manager, HR-Manager, Unternehmensadministratoren), die Zugriff auf ESG-Daten in Bezug auf ihre lokalen Einrichtungen oder Organisationseinheiten haben. Mit der Datenerfassung können Sie Datensilos weiter aufbrechen und ESG-Daten aus unterschiedlichen Quellen vereinheitlichen, indem Sie es Dateneigentümern ermöglichen, ESG-Daten direkt an das Microsoft Sustainability Manager Datenmodell zu übermitteln.

  • Konfigurieren und verwalten Sie die Kontaktdaten der Datenbesitzer. Gruppieren Sie die zugehörigen Datenbesitzer in Datenbesitzergruppen.
  • Erstellen und senden Sie Datensammlungsanforderungen an Dateneigentümer, um einen ESG-Datensatz für einen bestimmten Berichtszeitraum zu erfassen.
  • Orchestrieren Sie den Datenerfassungsprozess mithilfe von Datensammlungsplänen, um Datenanforderungen an viele Dateneigentümer gleichzeitig zu senden und den Status der Anforderungen nachzuverfolgen.
  • Senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um die Datenbesitzer daran zu erinnern, die Datenanforderung abzuschließen.
  • Ermöglichen Sie Dateneigentümern, Kommentare hinzuzufügen und Nachweisdokumente hochzuladen, während sie Antworten auf Datenanforderungen senden.

Voraussetzungen für die Verwendung der Datensammlung

Voraussetzungen für die Verwendung der Datensammlung in Microsoft Sustainability Manager sind:

Aktivieren/Deaktivieren der Datensammlung in Microsoft Sustainability Manager

Führen Sie als Benutzer mit Zugriff auf das Maker Portal die folgenden Schritte aus, um die Datensammlungsfunktion im linken Navigationsbereich Ihrer Microsoft Sustainability Manager Instanz zu aktivieren oder zu deaktivieren.

  1. Melden Sie sich beim Maker Portal an und wählen Sie die Umgebung aus, in der Ihre Microsoft Sustainability Manager Instanz bereitgestellt wird.

  2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Registerkarte Lösungen aus und öffnen Sie Standardlösung.

    Screenshot, der den Zugriff auf die Standardlösung im Power Platform Maker Portal zeigt.

  3. Unter Objekte wählen Sie Einstellungen > Einstellungsdefinitionen. Wählen Sie in der Navigationseinstellung Datensammlung anzeigen (Vorschauversion) aus und legen Sie den Umgebungswert fest. Wählen Sie Speichern.

    Screenshot, der zeigt, wie die Datensammlung über die Umgebungseinstellungen aktiviert wird.

Warten Sie einige Minuten, bis die aktualisierten Einstellungen wirksam werden, bevor Sie zu Microsoft Sustainability Manager navigieren. Wenn der Umgebungswert auf Ja festgelegt ist, wird die Datensammlung im linken Navigationsbereich angezeigt.

Screenshot mit der im Navigationsbereich sichtbaren Option Datensammlung

Wenn der Umgebungswert auf Nein festgelegt ist, wird die Datensammlung im linken Navigationsbereich nicht angezeigt.

Konfigurieren, um das Senden von E-Mails zuzulassen

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager and und wählen Einstellungen.

  2. Wählen Sie Personalisierungseinstellungen aus.

    Screenshot des Menüs mit den Personalisierungseinstellungen in Microsoft Sustainability Manager

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld zu E-Mail-Optionen. Wählen Sie das Kästchen Zulassen, dass andere Microsoft Dynamics 365 Benutzer E-Mail in Ihrem Auftrag senden können.

    Screenshot mit dem Kontrollkästchen für die E-Mail-Berechtigung, mit dem anderen Benutzern das Senden von E-Mails erlaubt wird.

  4. Wählen Sie OK aus.

Postfach zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen testen und aktivieren

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager and und wählen Einstellungen.

  2. Wählen Sie Erweiterte Einstellungen aus.

    Screenshot des Menüs mit den erweiterten Einstellungen in Microsoft Sustainability Manager.

  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich E-Mail-Konfiguration und dann Postfächer aus.

    Screenshot mit der Option Postfächer in den erweiterten Einstellungen.

  4. Wählen Sie das Postfach und dann Testen Sie die E-Mail-Konfiguration, und aktivieren Sie die ausgewählten Postfächer.

    Screenshot der Testkonfiguration und des Aktivierens des Postfachs in den erweiterten Einstellungen.

Nachdem der Test erfolgreich ausgeführt wurde, wird der Status für eingehende E-Mails und ausgehende E-Mails als Erfolg angezeigt.

Datensammlung verwenden

Führen Sie die folgenden Aufgaben aus, um mit der Datenerfassung in Microsoft Sustainability Manager zu beginnen:

Eigentümerbenutzer für Sustainability-Daten erstellen

Als Administrator können Sie die folgenden Schritte ausführen, um einen neuen Benutzer zum Microsoft Sustainability Manager hinzuzufügen und ihm die Rolle des Eigentümers von Nachhaltigkeitsdaten zuzuweisen.

  1. Wählen Sie vom Startbildschirm power Portal Admin Center and und wählen die Registerkarte Umgebungen über den Navigationsbereich links aus.

  2. Suchen Sie nach der Umgebung, auf der Microsoft Sustainability Manager bereitgestellt wird und wählen Sie Umgebung aus.

    Screenshot der zeigt, wie eine Umgebung im Power Platform Admin Center ausgewählt wird.

  3. Wählen Sie Einstellungen im oberen Menüband und wählen Sei Benutzer + Berechtigunen > Benutzer. Wählen Sie Benutzer hinzufügen und geben im Dialogfeld Benutzer hinzufügen die Kontodetails ein und wählen anschließend Hinzufügen aus.

    Screenshot mit dem Dialog „Benutzer hinzufügen“ im Power Platform Admin Center

  4. Wählen Sie Nachhaltigkeits-Datenbesitzer als Sicherheitsrolle aus und wählen dann Speichern.

    Screenshot mit Darstellung der Zuweisung der Sicherheitsrolle Nachhaltigkeits-Dateneigentümer

  5. Wählen Sie erneut Speichernaus , um die Rollenzuweisung zu bestätigen.

Datenbesitzer erstellen

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) Datenbesitzer > im linken Navigationsbereich aus .

  2. Wählen Sie Neu, und geben Sie die folgenden Datenbesitzer-Details ein:

    • Name: Eindeutig identifizierbarer Name des Eigentümers der ESG-Daten.

    • Beschreibung: Optionales Feld zum Beschreiben der Entität.

    • Zugewiesen zu: Nach der Benutzertabelle suchen

  3. Wählen Sie Speichern.

Datenbesitzergruppe erstellen

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) > Gruppen im linken Navigationsbereich.

  2. Wählen Sie Neu, und geben Sie die folgenden Datenbesitzer-Gruppendetails ein:

    • Name: Eindeutig identifizierbarer Name der Datenbesitzergruppe

    • Beschreibung: Optionales Feld zum Beschreiben der Entität.

  3. Wählen Sie Speichern.

Datenbesitzergruppe(n) einem Datenbesitzer hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) Datenbesitzer > im linken Navigationsbereich aus .

  2. Wählen Sie den Datenbesitzerdatensatz aus, für den Sie Datenbesitzergruppen hinzufügen möchten.

  3. Wählen Sie Vorhandene Datenbesitzergruppe hinzufügen (Vorschauversion).

    Screenshot, der zeigt, wie ein vorhandener Datenbesitzer zu einer Datenbesitzergruppe hinzugefügt wird.

    • Wenn die Datenbesitzergruppe vorhanden ist, geben Sie im Seitenbereich den Namen jedes Datensatzes der Datenbesitzergruppe ein, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie ihn aus.

    • Wenn die Datenbesitzergruppe nicht vorhanden ist, wählen Sie im Seitenbereich Neuer Datensatz und dann Datenbesitzergruppen (Vorschauversion), erstellen Sie einen neuen Datensatz für die Datenbesitzergruppe, und wählen Sie Speichern und schließen.

  4. Wählen Sie Add aus

Datenbesitzergruppe(n) einem Datenbesitzer hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) > Gruppen im linken Navigationsbereich.

  2. Wählen Sie den Datenbesitzergruppendatensatz aus, für den Sie Datenbesitzergruppen hinzufügen möchten.

  3. Wählen Sie Vorhandene Datenbesitzer hinzufügen (Vorschauversion).

    Screenshot, der zeigt, wie eine vorhandene Datenbesitzergruppe zu einem Datenbesitzer hinzugefügt wird.

    • Wenn die Datenbesitzer vorhanden ist, geben Sie im Seitenbereich den Namen jedes Datensatzes des Datenbesitzers ein, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie ihn aus.

    • Wenn die Datenbesitzergruppe nicht vorhanden ist, wählen Sie im Seitenbereich Neuer Datensatz und dann Datenbesitzer (Vorschauversion), erstellen Sie einen neuen Datensatz für die Datenbesitzergruppe, und wählen Sie Speichern und schließen.

  4. Wählen Sie Add aus

Die Datensammlungsanforderung erstellen

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) Datenanforderung > im linken Navigationsbereich aus .

  2. Wählen Sie Neu, und geben Sie die Datensammlungsanforderungsdetails ein:

    • Name: Eindeutig identifizierbarer Name des Datensammlungsplans.

    • Besitzer: Der Benutzer, von dem Daten erhoben werden müssen.

    • Beschreibung: Optionales Feld zum Beschreiben der Entität.

    • BEnddatum des Zeitraums, für den der umgeleitete Abfall gemeldet werden soll.

    • Berichtsperiide; Datum, an dem die ESG-Daten gemeldet werden sollen.

    • Nachhaltigkeitsthema: Die Microsoft Sustainability Manager Tabellen, für die Daten erhoben werden müssen.

    Screenshot des Formulars zum Erstellen einer neuen Datensammlungsanforderung mit den Feldern Name, Besitzer und Datum.

  3. Wählen Sie Speichern.

E-Mail-Benachrichtigung für Datensammlungsanforderung senden

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) Datenanforderung > im linken Navigationsbereich aus .

  2. Wählen Sie die Datensammlungsanforderung aus, die gesendet werden soll.

  3. Ändern Sie den Anforderungsstatus in Aktiv.

    Screenshot, der zeigt, wie der Anforderungsstatus in Aktiv geändert wird, um eine E-Mail-Benachrichtigung auszulösen.

Datensammlungsplan erstellen

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) > Plan im linken Navigationsbereich.

  2. Wählen Sie Neu, und geben Sie die Datensammlungsplandetails ein:

    • Titel: Eindeutig identifizierbarer Name des Datensammlungsplans.

    • Beschreibung: Optionales Feld zum Beschreiben der Entität.

    • BEnddatum des Zeitraums, für den der umgeleitete Abfall gemeldet werden soll.

    • Berichtsperiide; Datum, an dem die ESG-Daten gemeldet werden sollen.

    Screenshot des Formulars zum Erstellen einer neuen Datensammlungsplan mit den Datenfeldern Name, Besitzer und Datum.

  3. Wählen Sie Speichern.

  4. Wählen Sei Bestehende Nachhaltigkeitsdatendefinition hinzufügen.

    Screenshot mit Darstellung des Hinzufügens von Nachhaltigkeitsdatendefinitionen zu einem Sammlungsplan

  5. Geben Sie die Namen der einzelnen Microsoft Sustainability Manager Tabellen ein, für die Sie Daten sammeln möchten, und wählen Sie Hinzufügen.

  6. Wählen Sie Vorhandene Datenbesitzer hinzufügen (Vorschauversion).

    Screenshot mit Darstellung des Hinzufügens des Datenbesitzers zu einem Sammlungsplan.

  7. Geben Sie die Namen der einzelnen Datenbesitzer ein, aus denen Daten gesammelt werden müssen, und wählen Sie Hinzufügen.

  8. Wählen Sie Vorhandene Datenbesitzergruppe hinzufügen (Vorschauversion).

    Screenshot mit Darstellung des Hinzufügens der Datenbesitzergruppe zu einem Sammlungsplan.

  9. Geben Sie die Namen der einzelnen Datenbesitzergruppen ein, aus denen Daten gesammelt werden müssen, und wählen Sie Hinzufügen.

  10. Wählen Sie Speichern.

Datensammlung für den Datensammlungsplan generieren

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) > Plan im linken Navigationsbereich.

  2. Wählen Sie den Datensammlungsplan aus, für den Sie Anforderungen erstellen möchten.

  3. Wählen Sie Anforderungen generieren aus.

    Screenshot mit der Schaltfläche Anforderungen generieren für einen Datensammlungsplan.

  4. Wählen Sie im geöffneten Dialogfeld Ja aus.

E-Mail-Benachrichtigungen für alle Datenanforderungen in einem Datensammlungsplan senden

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Sustainability Manager an, und wählen Sie Datensammlung (Vorschauversion) > Plan im linken Navigationsbereich.

  2. Wählen Sie den Datensammlungsplan aus, für den Sie E-Mail-Benachrichtigungen senden möchten.

  3. Wählen Sie das Dropdowmenü Verknüpft und dann Datenanforderungen (Vorschauversion).

    Screenshot, der zeigt, wie Sie über das Menü Zugehörig auf Datenanforderungen zugreifen.

  4. Ändern Sie die Ansicht in Aktive Datenanforderungen, indem Sie die Dropdownliste Zugeordnete Ansicht Datenanforderung auswählen.

    Screenshot, der zeigt, wie Sie zur Ansicht Aktive Datenanforderungen wechseln.

  5. Wählen alle Datensätze aus, und wählen Sie Bearbeiten.

    Screenshot mit Darstellung der Auswahl mehrerer Datenanforderungen für die Massenbearbeitung.

  6. Ändern Sie den Anforderungsstatus in Aktiv im Dropdownmenü.

    Screenshot, der zeigt, wie Sie mehrere Datenanforderungen in Aktive Datenanforderungen wechseln.

  7. Wählen Sie Speichern.

Die Datensammlungsantwort erstellen

  1. Wählen Sie den Link in der E-Mail mit der Datenerfassungsanforderung aus.

    Screenshot einer E-Mail mit einer Datensammlungsanforderung und einem anklickbaren Link.

  2. Wählen Sie Neue Datenantwort (Vorschauversion) und geben Sie die Antwortdetails für die Datensammlung ein:

    • Name: Eindeutig identifizierbarer Name der Datensammlungsantwort.

    • Kommentar: Optionales Feld zum Hinzufügen von Kommentaren des Datenbesitzers.

      Screenshot des Antwortformulars Neue Daten mit Feldern für Name und Kommentare.

  3. Wählen Sie das ArtefaktFeld und dann Neuer Datensatz.

    Screenshot mit der Auswahl des Artefaktfelds im Datenantwortformular.

  4. Wählen Sie den Tabellennamen aus, für den die Microsoft Sustainability Manager Datensammlungsantwort hinzugefügt werden muss.

    Screenshot mit dem Dropdown-Menü zum Auswählen eines Sustainability Manager Tabellentyps

  5. Geben Sie die Details der Microsoft Sustainability Manager Tabelle ein und wählen Sie Speichern und schließen.

    Screenshot mit dem Formular zur Eingabe von Details für einen neuen Sustainability Manager-Tabellendatensatz.

  6. Wählen Sie im Artefaktattribut den neu erstellten Datensatz aus, und klicken Sie auf Speichern.

    Screenshot zur Auswahl eines neu erstellten Artefaktdatensatzes.

Dokument zur Datensammlungsantwort hinzufügen

  1. Wählen Sie auf der Antwortseite für die Datensammlung die Option Neues Dokument.

    Screenshot mit der Schaltfläche Neues Dokument auf der Antwortseite für die Datensammlung.

  2. Geben Sie den Dokumentnamen ein, und wählen Sie dann Speichern.

    Screenshot des Formulars Dokumenteigenschaften mit dem Namensfeld.

  3. Wählen Sie die Datei aus und dann die Datei, die Sie hinzufügen möchten.

    Screenshot mit der Schaltfläche Datei auswählen zum Anhängen eines Dokuments.

  4. Wählen Sie Speichern.