Verwaltung der Größe des Microsoft 365-Gruppenpostfachs

Jede Microsoft 365-Gruppe verfügt über ein dediziertes Postfach, in dem die in der Gruppe empfangenen E-Mails gespeichert sind. Das Gruppenpostfach wird auch von Anwendungen wie SharePoint Online, Viva Engage, Teams usw. verwendet. Das Gruppenpostfach ist mit einem anfänglichen Speicherkontingent von 50 GB ausgestattet. Wenn das Gruppenpostfachkontingent erreicht ist, erhalten Personen, die E-Mails an die Gruppe senden, einen Nichtzustellbarkeitsbericht. Daher empfiehlt es sich, ältere Inhalte aus Gruppenpostfächern zu entfernen, um sicherzustellen, dass das Gruppenpostfach sein Kontingent nicht erreicht.

Die folgenden Methoden helfen Ihnen zu verstehen, wie die Kontingentberechnung funktioniert, wie bewährte Methoden oder proaktiver Ansatz verfolgt wird, um sicherzustellen, dass das Gruppenpostfach sein Kontingent nicht erreicht. Und die Vorgehensweise, die ausgeführt werden soll, wenn das Gruppenpostfach sein Kontingent erreicht oder überschritten hat.

Proaktiver Ansatz, um die Größe des Gruppenpostfachs zu überprüfen

Sie können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um sicherzustellen, dass ältere E-Mails aus Gruppen nach Erreichen des angegebenen Zeitlimits automatisch entfernt werden. Weitere Informationen zu den Schritten zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie für Microsoft 365-Gruppe finden Sie unter Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien. Die Aufbewahrungsrichtlinien benötigen einen längeren Arbeitszyklus, um die Daten zu sauber. Daher müssen sie während der Erstellung eines Gruppenpostfachs angewendet werden. Die Aufbewahrungsrichtlinien können nicht als Tool verwendet werden, um die Daten sofort zu leeren oder aus einem Gruppenpostfach zu entfernen.

So überwachen Sie die Größe des Gruppenpostfachs:

Verwenden Sie den folgenden Befehl, um das aktuelle Kontingent zu überprüfen, das dem Gruppenpostfach zugewiesen ist:

Get-Mailbox -GroupMailbox <groupname> |ft ProhibitSendReceiveQuota,ProhibitSendQuota,IssueWarningQuota 

Verwenden Sie den folgenden Befehl, um die aktuelle Größe des Gruppenpostfachs zu überprüfen:

Get-MailboxStatistics <groupname> | ft TotalDeletedItemSize,TotalItemSize 

Schritte, die ausgeführt werden müssen, wenn das Gruppenpostfach sein Limit erreicht hat:

Wie bereits erwähnt, wird das Gruppenpostfach für verschiedene Anwendungen zum Speichern von Daten verwendet. Sobald das Gruppenpostfach sein Kontingent erreicht hat, ist es wichtig, die Ordner zu identifizieren, die mehr Daten belegen, und die entsprechende Aktion auszuführen.

1. Beginnen Sie mit dem folgenden Befehl, um zu bestätigen, dass das Gruppenpostfachkontingent überschritten wurde:

   Get-MailboxStatistics <groupname> |ft TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 
   

   Das Gruppenpostfach ist in verschiedenen TargetQuotaverteilt, nämlich System, Wiederherstellbar und Benutzer. Die Ordner, die mit "User" übereinstimmen TargetQuota , sind der einzige Ordner, der bei der Berechnung des Gruppenkontingents berücksichtigt wird.

2. Verwenden Sie den folgenden Befehl, um die Ordnergröße zu überprüfen, die Benutzerdaten belegt:

   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderPath,FolderType,FolderSize 
   
   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> -FolderScope NonIPMRoot | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderType,*size* 
   

3. Überprüfen Sie das Kontingent oder die Größe der Ordner.

4. Wenn der Ordner, der den Speicherplatz belegt, ist SharePointWebPartsConnectorMessages, wie unter Verwenden des Connector-Webparts erwähnt, gehen Sie wie folgt vor:

   1. Deaktivieren Sie den Connector, wenn er nicht verwendet wird.

   2. Warten Sie, bis die Nachrichten standardmäßig in 90 Tagen gelöscht sind.

5. Wenn kein spezieller Ordner vorhanden ist, der die Gruppenpostfachgröße belegt, wenden Sie die Aufbewahrungsrichtlinie für Gruppenpostfächer an, und warten Sie, bis die Aufbewahrungsrichtlinie die E-Mails aus dem Gruppenpostfach sauber.