Aktualisieren von Verbesserungsaktionen und Einbinden von Compliancedaten in compliance manager

Artikel
09/20/2023

Tipp

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Übersicht

Compliance-Manager ermöglicht Es Organisationen, ihre vorhandenen Daten und Nachweise zur Compliance-Aktivität in die Compliance Manager-Lösung einzubringen. Durch das Hochladen einer speziell formatierten Excel-Datei können Organisationen, die noch nicht mit Compliance Manager vertraut sind, Complianceaktivitäten, die in anderen Systemen ausgeführt wurden, in den Compliance-Manager migrieren und schnell damit beginnen, ihre Gesamtbewertung für die Compliance zu erhöhen.

Dieser Uploadprozess bietet auch neuen und vorhandenen Compliance Manager-Benutzern mehr Flexibilität und die Möglichkeit, Verbesserungsaktionen in größerem Umfang zu aktualisieren. Sie haben beispielsweise folgende Möglichkeiten:

Fügen Sie Testergebnisse und Beweise zu mehreren Verbesserungsaktionen hinzu, die in einem anderen System als dem Compliance-Manager getestet wurden.
Weisen Sie verschiedenen Benutzern Verbesserungsaktionen basierend auf dem Bewertungspotenzial der Aktionen zu.
Aktualisieren Sie die Implementierung status oder testen Sie status mehrerer Verbesserungsaktionen gleichzeitig.
Ändern Sie den Testtyp von Verbesserungsaktionen von automatisch in manuell.

Erste Schritte

Um vorhandene Daten in compliance manager zu migrieren oder eine Massenaktualisierung von Verbesserungsaktionen durchzuführen, können Sie an einer von zwei Stellen im Compliance-Manager beginnen:

Auf der Seite Bewertungen : Hilft Ihnen, bestimmte Bewertungen mit Informationen von anderen Orten zu aktualisieren, z. B. Testergebnisse oder Beweise für Aktionen, die von einem separaten System getestet wurden.
Von der Seite Verbesserungsaktionen: Ermöglicht das gleichzeitige Aktualisieren mehrerer Aktionen, z. B. das Zuweisen dieser Aktionen zu Benutzern, das Ändern der Implementierung oder des Testens status und das Hinzufügen von Notizen und Beweisen.

Führen Sie die unten beschriebenen Schritte aus, um mit dem Migrieren von Daten oder Aktualisieren von Aktionen zu beginnen.

Wichtig

Nur die von Ihrem organization verwalteten Verbesserungsaktionen, nicht die von Microsoft verwalteten Aktionen, können durch diesen Prozess aktualisiert werden. (Erfahren Sie mehr über Die Arten von Verbesserungsaktionen.)
Verbesserungsaktionen müssen bereits einer Bewertung zugeordnet sein, bevor Sie sie über diesen Prozess aktualisieren können. (Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Verwalten von Bewertungen.)

Migrieren Ihrer vorhandenen Arbeit zum Compliance-Manager

Wenn Sie noch nicht mit Compliance-Manager vertraut sind, veranschaulichen die folgenden Schritte den grundlegenden Workflow zum Einbinden Ihrer vorhandenen Complianceaktivitäten in den Compliance-Manager:

Erstellen einer Bewertung: Compliance-Manager kann Bewertungen empfehlen, die für Ihre organization am relevantesten sind, oder Sie können eine Bewertung über einen geführten Prozess erstellen. Anweisungen finden Sie unter Erstellen von Bewertungen .
Exportieren von Verbesserungsaktionen: Sie exportieren eine Excel-Datei mit den Aktionsdaten, die Sie aktualisieren möchten. Es kann sinnvoller sein, den Export über die Seite Bewertungen zu starten, aber Sie können auch den Export über die Seite Verbesserungsaktionen ausführen. Sehen Sie sich die unten beschriebenen Schritte an.
Aktualisieren der Excel-Datei zur Verbesserungsaktion: Verwenden Sie die Anweisungen auf der Registerkarte Aktualisieren von Aktionen der Excel-Datei, um Ihre Informationen hinzuzufügen.
Hochladen der Excel-Datei: Laden Sie Ihre bearbeitete Excel-Datei hoch, indem Sie auf der Seite Bewertungen oder Verbesserungsaktionen den Befehl Upload actions (Aktionen hochladen) auswählen.

Gleichzeitiges Aktualisieren mehrerer Verbesserungsaktionen

Um die status, Beweise, Notizen oder andere Daten in mehreren Verbesserungsaktionen gleichzeitig zu aktualisieren, befolgen Sie den unten beschriebenen grundlegenden Ablauf:

Exportieren von Verbesserungsaktionen. Exportieren Sie die Verbesserungsaktionen, die Sie aktualisieren möchten, indem Sie entweder auf der Seite Verbesserungsaktionen oder auf der Seite Bewertungen einen Blick ausführen. Der Export ist eine heruntergeladene Excel-Datei, die Verbesserungsaktionsdaten enthält. Sehen Sie sich die unten beschriebenen Schritte an.
Aktualisieren Sie die Excel-Datei der Verbesserungsaktion. Verwenden Sie die Anweisungen auf der Registerkarte Aktualisieren von Aktionen der Excel-Datei, um die Informationen in der speziell formatierten Excel-Datei hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Laden Sie die Excel-Datei hoch. Laden Sie Ihre bearbeitete Excel-Datei hoch, indem Sie auf der Seite Bewertungen oder Verbesserungsaktionen den Befehl Upload actions (Aktionen hochladen) auswählen.

Hinweis

Wenn Sie die Verbesserungsaktionen aus einer Bewertung exportieren, enthält die exportierte Excel-Datei Steuerungszuordnungsdaten für diese Bewertung. Sie können die Steuerelementzuordnungsdaten jedoch nicht ändern, wenn Sie Ihre Excel-Datei bearbeiten.

Schritte zum Aktualisieren von Aktionen

In den folgenden Schritten wird der Prozess zum Einbinden von Konformitätsaktivitätsdaten in Ihre Bewertungen und zum Aktualisieren von Verbesserungsmaßnahmen beschrieben.

Beginnen Sie im Compliance-Manager entweder auf der Seite Bewertungen oder auf der Seite Verbesserungsaktionen .
Exportieren Sie die Verbesserungsaktionen, die Sie aktualisieren möchten:

a. Auf der Seite Verbesserungsaktionen : Suchen Sie die Verbesserungsaktionen, die Sie aktualisieren möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben ihren Namen. Wählen Sie dann über der Liste der Aktionen den Befehl Export actions (Aktionen exportieren ) aus.

b. Auf der Seite Bewertungen : Suchen Sie die Bewertungen, die Sie aktualisieren möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben ihrem Namen. Wählen Sie dann den Befehl Export actions (Aktionen exportieren ) oberhalb der Liste der Bewertungen aus.
Eine Excel-Datei wird heruntergeladen, die alle Daten im Zusammenhang mit den Aktionen enthält. Öffnen Sie die Datei, und lesen Sie die Formatierungsanweisungen auf der Registerkarte So aktualisieren Sie Aktionen.
Bearbeiten Sie die Informationen auf der Registerkarte Aktionsaktualisierung der Kalkulationstabelle gemäß den Formatierungsanweisungen. Speichern Sie dann die aktualisierte Version der Excel-Datei auf Ihrem Computer.
Wählen Sie auf der Seite Bewertungen oder auf der Seite Verbesserungsaktionen den Befehl Aktionen aktualisieren aus, mit dem der Assistent zum Aktualisieren von Verbesserungsaktionen geöffnet wird.
Auf der ersten Seite des Assistenten werden die Standard Voraussetzungen aufgeführt: Dass alle Verbesserungsaktionen mindestens einer Bewertung zugeordnet sein müssen und dass Ihre Daten zum Hochladen in einer Excel-Datei formatiert werden müssen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Erinnerungen, und fahren Sie dann mit dem Vorgang fort, indem Sie Weiter auswählen.
Wählen Sie auf der Seite Aktualisierte Verbesserungsaktionen importierendie Option Durchsuchen aus, um ihre aktualisierte Excel-Datei am gespeicherten Speicherort zu suchen, und wählen Sie dann Weiter aus. Wenn Probleme mit dem Format Ihrer Datei auftreten, enthält eine Fehlermeldung Anweisungen zum Beheben des Problems. Laden Sie die korrigierte Datei erneut hoch, und wählen Sie dann Weiter aus.
Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen und beenden die Zusammenfassung, die die Anzahl der zu aktualisierenden Aktionen, die zugehörigen Bewertungen und deren Auswirkungen auf Ihre Compliancebewertung anzeigt. Von hier aus können Sie eine andere Datei hochladen oder mit dem Upload fortfahren, indem Sie Aktionen aktualisieren auswählen.
Wenn Ihre Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wird ein Bestätigungsbildschirm angezeigt. Wählen Sie Fertig stellen aus, um den Assistenten zu beenden und zu der Seite zurückzukehren, auf der Sie mit dem Prozess der Aktualisierungsaktionen begonnen haben.

Die meisten Updates werden sofort wirksam, aber es kann bis zu einem Tag dauern, bis alle aktualisierten Informationen vollständig im Compliance-Manager widergespiegelt sind.