Erstellen einer Aufbewahrung für juristische Zwecke

Sie können ein Postfach im Beweissicherungsverfahren platzieren, um den gesamten Postfachinhalt, einschließlich gelöschter Elemente und der ursprünglichen Versionen geänderter Elemente, beizubehalten. Wenn Sie ein Benutzerpostfach im Beweissicherungsverfahren platzieren, werden auch Inhalte im Archivpostfach des Benutzers (sofern aktiviert) beibehalten. Wenn Sie einen Halteraum erstellen, können Sie eine Aufbewahrungsdauer (auch als zeitbasierte Aufbewahrung bezeichnet) angeben, sodass gelöschte und geänderte Elemente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und dann endgültig aus dem Postfach gelöscht werden. Alternativ können Sie Inhalte einfach auf unbestimmte Zeit aufbewahren (als unendlicher Haltepunkt bezeichnet) oder bis der Beweissicherungsspeicher entfernt wird. Wenn Sie einen Zeitraum für die Aufbewahrungsdauer angeben, wird dies ab dem Datum berechnet, an dem eine Nachricht empfangen oder ein Postfachelement erstellt wird.

Hier erfahren Sie, was geschieht, wenn Sie einen Beweissicherungsvorgang erstellen.

• Elemente, die vom Benutzer endgültig gelöscht werden, werden für die Dauer der Aufbewahrung im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Postfach des Benutzers aufbewahrt.
• Elemente, die vom Benutzer aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht werden, werden für die Dauer der Aufbewahrung aufbewahrt.
• Das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" wird von 30 GB auf 110 GB erhöht.
• Elemente in den primären Und Archivpostfächern des Benutzers werden beibehalten.

Tipp

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Zuweisen einer Exchange Online Plan 2-Lizenz

Um ein Exchange Online Postfach im Beweissicherungsverfahren zu platzieren, muss ihm eine Exchange Online Plan 2-Lizenz zugewiesen werden. Wenn einem Postfach eine Exchange Online Plan 1-Lizenz zugewiesen wird, müssen Sie ihm eine separate Exchange Online-Archivierung Lizenz zuweisen, um es im Halteraum zu platzieren.

Platzieren eines Postfachs im Beweissicherungsverfahren

Im Folgenden finden Sie die Schritte, um ein Postfach mithilfe des Microsoft 365 Admin Center im Beweissicherungsverfahren zu platzieren.

1. Wechseln Sie zum Microsoft 365 Admin Center, und wählen Sie dann Benutzer>Aktive Benutzer aus.

2. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie im Beweissicherungsverfahren platzieren möchten.

3. Wählen Sie auf der Eigenschaftenseite die Registerkarte E-Mail und dann unter Weitere Aktionen die Option Beweissicherung verwalten aus.

   

4. Aktivieren Sie auf der Flyoutseite Prozesssicherung verwalten das Kontrollkästchen Beweissicherung aktivieren , und geben Sie dann die folgenden optionalen Informationen ein:

   1. Aufbewahrungsdauer (Tage): Verwenden Sie dieses Feld, um einen zeitbasierten Aufbewahrungsspeicher zu erstellen und anzugeben, wie lange Postfachelemente aufbewahrt werden, wenn das Postfach im Beweissicherungsverfahren abgelegt wird. Der Zeitraum beginnt mit dem Datum, an dem das Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. Wenn die Aufbewahrungsdauer für ein bestimmtes Element abläuft, wird dieses Element nicht mehr beibehalten. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden Elemente auf unbestimmte Zeit oder bis zum Entfernen des Haltebereichs beibehalten. Geben Sie die Dauer in Tagen an.

   2. Hinweis für den Benutzer sichtbar: Verwenden Sie dieses Feld, um den Benutzer darüber zu informieren, dass sich sein Postfach im Beweissicherungsverfahren befindet. Die Notiz wird auf der Seite Kontoinformationen im Postfach des Benutzers angezeigt, wenn er Outlook 2010 oder höher verwendet. Um auf diese Seite zuzugreifen, können Benutzer datei in Outlook auswählen.

   3. Webseite mit weiteren Informationen für den Benutzer: Verwenden Sie dieses Feld, um den Benutzer auf eine Website zu leiten, um weitere Informationen zum Beweissicherungsverfahren zu finden. Diese URL wird auf der Seite Kontoinformationen im Postfach des Benutzers angezeigt, wenn er Outlook 2010 oder höher verwendet. Um auf diese Seite zuzugreifen, können Benutzer datei in Outlook auswählen.

. Wählen Sie auf der Flyoutseite Beweissicherung die Option Änderungen speichern aus, um den Haltepunkt zu erstellen.

Das System zeigt ein Banner an, das besagt, dass es bis zu 240 Minuten dauern kann, bis die Änderung wirksam wird.

Erstellen eines Beweissicherungsverfahrens mithilfe von PowerShell

Sie können auch einen Beweissicherungsprozess erstellen, indem Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell ausführen:

Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $true

Der vorherige Befehl behält Elemente unbegrenzt bei, da die Aufbewahrungsdauer nicht angegeben ist. Verwenden Sie den folgenden Befehl, um einen zeitbasierten Haltepunkt zu erstellen:

Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration <number of days>

Sie können auch den folgenden Befehl ausführen, um zu überprüfen, ob das Postfach im Beweissicherungsverfahren gespeichert ist:

Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled

Der Wert True gibt an, dass sich das Postfach im Beweissicherungsverfahren befindet.

Weitere Informationen finden Sie unter Set-Mailbox.

Wie funktioniert die Beweissicherung?

Beim normalen Löschworkflow wird ein dauerhaft gelöschtes (UMSCHALT+ENTF) oder aus dem Ordner „Gelöschte Elemente" gelöschtes Postfachelement in den Unterordner „Löschvorgänge" des Ordners „Wiederherstellbare Elemente" verschoben. Beim Anwenden einer Löschrichtlinie (hierbei handelt es sich um ein Aufbewahrungstag mit einer konfigurierten Aufbewahrungsaktion) werden Elemente auch nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Unterordner „Löschvorgänge" verschoben. Beim dauerhaften Löschen eines Elements im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" durch einen Benutzer oder nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer wird das Element in den Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" des Ordners „Wiederherstellbare Elemente" verschoben und zum endgültigen Löschen markiert. Das Element wird beim nächsten Verarbeiten des Postfachs vom Assistenten für verwalteten Ordner aus Exchange dauerhaft gelöscht.

Wenn ein Postfach im Beweissicherungsverfahren abgelegt wird, werden Elemente im Unterordner "Bereinigungen" für die durch die Beweissicherung angegebene Aufbewahrungsdauer beibehalten. Die Aufbewahrungsdauer wird anhand des ursprünglichen Datums berechnet,an dem ein Element empfangen oder erstellt wurde und legt fest, wie lange die Elemente im Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" aufbewahrt werden. Wenn die Aufbewahrungsdauer für ein Element im Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" abläuft, wird das Element zum endgültigen Löschen vorgemerkt und beim nächsten Verarbeiten des Postfachs vom Assistenten für verwalteten Ordner dauerhaft aus Exchange gelöscht. Wenn die dauerhafte Aufbewahrung für ein Postfach aktiviert ist, werden die Elemente nicht aus dem Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" gelöscht.

Die folgende Abbildung zeigt die Unterordner in den Ordnern „Wiederherstellbare Elemente" und den Aufbewahrungsworkflowprozess.

Hinweis

Wenn ein mit einem eDiscovery-Fall verknüpfter Haltebereich für ein Postfach platziert wird, werden gelöschte Elemente aus dem Unterordner Löschungen in den DiscoveryHolds-Unterordner verschoben und beibehalten, bis das Postfach aus dem eDiscovery-Haltebereich freigegeben wird.