Einschränken des Zugriffs auf Inhalte mithilfe von Vertraulichkeitsbezeichnungen zur Verschlüsselung

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheitskonformität&.

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung erstellen, können Sie den Zugriff auf Inhalte einschränken, auf die die Bezeichnung angewendet wird. Mit den Verschlüsselungseinstellungen für eine Vertraulichkeitsbezeichnung können Sie beispielsweise Inhalte so schützen, dass:

  • Nur Benutzer in Ihrer Organisation ein vertrauliches Dokument oder vertrauliche E-Mails öffnen können.
  • Nur Benutzer in der Marketingabteilung das Ankündigungsdokument oder die Ankündigungs-E-Mail für die Werbeaktion bearbeiten und drucken können, während alle anderen Benutzer in der Organisation dieses Dokument oder diese E-Mail nur lesen können.
  • Benutzer können eine E-Mail nicht weiterleiten oder Informationen daraus kopieren, die Neuigkeiten über eine interne Neuorganisation enthalten.
  • Die aktuelle Preisliste, die an Geschäftspartner gesendet wird, kann nach einem angegebenen Datum nicht mehr geöffnet werden.
  • Nur die Personen, die eine Besprechungseinladung gesendet haben, um ein vertrauliches Projekt zu starten, können die Besprechungseinladung öffnen und nicht an andere weiterleiten.

Wenn ein Dokument, eine E-Mail oder eine Besprechungseinladung verschlüsselt ist, wird der Zugriff auf den Inhalt eingeschränkt, sodass:

  • Kann nur von Benutzern entschlüsselt werden, die durch die Verschlüsselungseinstellungen der Bezeichnung dazu autorisiert sind.
  • Bleibt verschlüsselt, ganz gleich, wo sich diese befindet, ob innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation, auch wenn sie umbenannt wurde.
  • Er sowohl im Ruhezustand (z. B. in einem OneDrive-Konto) als auch während der Übertragung (z. B. eine E-Mail während der Übertragung über das Internet) verschlüsselt ist.

Als Administrator können Sie bei der Konfigurierung einer Vertraulichkeitsbezeichnung für die Zwecke der Verschlüsselung eine der folgenden Optionen auswählen:

  • Berechtigungen sofort zuweisen, um genau zu bestimmen, welche Benutzer welche Berechtigungen für Inhalte mit dieser Bezeichnung erhalten.
  • Benutzern die Zuweisung von Berechtigungen überlassen, wenn sie die Bezeichnung auf Inhalte anwenden. Auf diese Weise ermöglichen Sie Personen in Ihrer Organisation eine gewisse Flexibilität, die sie möglicherweise benötigen, um untereinander zusammenarbeiten und ihre Aufgaben erfüllen zu können.

Die Verschlüsselungseinstellungen stehen zur Verfügung, wenn Sie im Microsoft Purview-Complianceportal eine Vertraulichkeitsbezeichnung erstellen.

Hinweis

Jetzt in der Vorschauphase kann eine Vertraulichkeitsbezeichnung in Outlook S/MIME-Schutz anstelle von Verschlüsselung und Berechtigungen aus dem Azure Rights Management-Dienst anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren einer Bezeichnung zum Anwenden des S/MIME-Schutzes in Outlook.

Tipp

Wenn Sie kein E5-Kunde sind, können Sie alle Premium-Features in Microsoft Purview kostenlos testen. Verwenden Sie die Testversion von 90-tägigen Purview-Lösungen, um zu erfahren, wie robuste Purview-Funktionen Ihrer Organisation helfen können, Anforderungen an Datensicherheit und Compliance zu verwalten. Beginnen Sie jetzt im Microsoft Purview-Complianceportal Testversionshub. Erfahren Sie mehr über die Anmelde- und Testbedingungen.

Grundlegendes zur Funktionsweise der Verschlüsselung

Sofern Sie nicht S/MIME für Outlook verwenden, verwendet die Verschlüsselung, die von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Dokumente, E-Mails und Besprechungseinladungen angewendet wird, den Azure Rights Management-Dienst (Azure RMS) von Azure Information Protection. Diese Schutzlösung verwendet Verschlüsselungs-, Identitäts- und Autorisierungsrichtlinien. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Was ist Azure Rights Management? in der Dokumentation zum Azure Information Protection.

Wenn Sie diese Verschlüsselungslösung verwenden, wird mit der Funktion Administrator sichergestellt, dass autorisierte Personen und Dienste die Daten, die für Ihre Organisation verschlüsselt wurden, immer lesen und überprüfen können. Bei Bedarf kann die Verschlüsselung darauf entfernt oder geändert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Konfigurieren von Administratoren für Azure Dienste zur Informationssicherung und -Recherche oder Datenwiederherstellung.

Wichtig

Sie können auch Vertraulichkeitsbezeichnungen verwenden, um die Verschlüsselung auf Audio- und Videostreams für Teams-Besprechungen anzuwenden. Dabei wird jedoch eine andere Verschlüsselungsmethode verwendet und nicht der Azure Rights Management-Dienst, der für E-Mails, Besprechungseinladungen und Dokumente verwendet wird. Weitere Informationen zur Verschlüsselung, die für Teams-Besprechungen verwendet wird, finden Sie unter Medienverschlüsselung im Teams-Sicherheitsleitfaden.

Wichtige Voraussetzungen

Bevor Sie Verschlüsselung verwenden können, müssen Sie möglicherweise einige Konfigurationsaufgaben ausführen. Wenn Sie Verschlüsselungseinstellungen konfigurieren, wird nicht überprüft, ob diese Voraussetzungen erfüllt sind.

  • Schutz vor Azure Information Protection aktivieren

    Damit Vertraulichkeitsbezeichnungen angewendet werden können, muss der Protection Service (Azure Rights Management) aus Azure Information Protection für Ihren Mandanten aktiviert werden. In neueren Mandanten ist dies die Standardeinstellung, möglicherweise müssen Sie den Dienst jedoch manuell aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren des Schutzdienstes von Azure Information Protection.

  • Überprüfen auf Netzwerkanforderungen

    Möglicherweise müssen Sie einige Änderungen an Ihren Netzwerkgeräten vornehmen, z. B. Firewalls erstellen. Einzelheiten hierzu finden Sie in der Azure Information Protection-Dokumentation unter Firewalls und Netzwerkinfrastruktur.

  • Überprüfen Ihrer Azure AD-Konfiguration

    Es gibt einige Azure Active Directory-Konfigurationen (Azure AD), die den autorisierten Zugriff auf verschlüsselte Inhalte verhindern können. Beispiele hierfür sind mandantenübergreifende Zugriffseinstellungen und Richtlinien für bedingten Zugriff. Weitere Informationen finden Sie unter Azure AD-Konfiguration für verschlüsselte Inhalte.

  • Konfigurieren von Exchange für Azure Information Protection

    Exchange muss nicht für Azure Information Protection konfiguriert werden, bevor Benutzer Bezeichnungen in Outlook anwenden können, um ihre E-Mails zu verschlüsseln. Bis Exchange jedoch für Azure Information Protection konfiguriert ist, erhalten Sie nicht die vollständige Funktionalität der Verwendung des Azure Rights Management-Schutzes mit Exchange.

    Beispielsweise können Benutzer verschlüsselte E-Mails oder verschlüsselte Besprechungseinladungen auf Mobiltelefonen oder mit Outlook im Web nicht anzeigen, verschlüsselte E-Mails können nicht für die Suche indiziert werden, und Sie können Exchange Online DLP für den Rights Management-Schutz nicht konfigurieren.

    Um sicherzustellen, dass Exchange diese zusätzlichen Szenarien unterstützen kann:

Konfigurieren einer Bezeichnung für die Verschlüsselung

  1. Befolgen Sie die allgemeinen Anweisungen für die Erstellung oder Bearbeitung einer Vertraulichkeitsbezeichnung und stellen Sie sicher, dass als Bereich für die Bezeichnung Elemente ausgewählt ist:

    Bereichsoptionen bei Vertraulichkeitsbezeichnungen für Dateien und E-Mails.

  2. Stellen Sie dann auf der Seite Schutzeinstellungen für bezeichnete Elemente auswählen sicher, dass Sie Elemente verschlüsseln auswählen. Wählen Sie außerdem Besprechungen einschließen aus, wenn die Einstellungen auf Besprechungseinladungen und Antworten erweitert werden sollen.

    Schutzoptionen bei Vertraulichkeitsbezeichnungen für Elemente.

  3. Wählen Sie auf der Seite Verschlüsselung eine der folgenden Optionen aus:

    • Verschlüsselung entfernen, wenn die Datei oder E-Mail verschlüsselt ist: Wenn Sie diese Option auswählen, entfernt das Anwenden der Bezeichnung die vorhandene Verschlüsselung, auch wenn sie unabhängig von einer Vertraulichkeitsbezeichnung angewendet wurde.

      Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Einstellung zu einer Vertraulichkeitsbezeichnung führen kann, die Benutzer möglicherweise nicht anwenden können, wenn sie nicht über ausreichende Berechtigungen zum Entfernen der vorhandenen Verschlüsselung verfügen. Weitere Informationen zu diesem Szenario finden Sie in dem Abschnitt Was geschieht mit einer bestehenden Verschlüsselung, wenn eine Bezeichnung angewendet wird?.

    • Konfigurieren der Verschlüsselungseinstellungen: Die Verschlüsselung wird aktiviert, und die Verschlüsselungseinstellungen werden angezeigt:

      Optionen für die Vertraulichkeitsbezeichnung zur Verschlüsselung.

      Anweisungen für die Einstellungen finden Sie in dem folgenden Abschnitt Konfigurieren von Verschlüsselungseinstellungen.

Bearbeiten von Bezeichnungen, um die Verschlüsselung neu anzuwenden oder vorhandene Verschlüsselungseinstellungen zu ändern

Es ist eine gängige Bereitstellungsstrategie, zunächst Vertraulichkeitsbezeichnungen ohne Verschlüsselung zu konfigurieren und später einige der vorhandenen Bezeichnungen zu bearbeiten, um die Verschlüsselung anzuwenden. Die Bezeichnungen, die Sie bearbeiten, wenden diese Verschlüsselung auf neu bezeichnete Elemente an. Elemente, die bereits beschriftet sind, bleiben unverschlüsselt, es sei denn, Sie entfernen die Bezeichnung und wenden sie erneut an.

Für Elemente, die bereits mit der Option Berechtigungen jetzt zuweisen mit Verschlüsselung gekennzeichnet sind und Sie die Benutzer oder Berechtigungen ändern, werden die neuen Einstellungen auch auf vorhandene Elemente angewendet, wenn sich Benutzer beim Verschlüsselungsdienst authentifizieren. In den meisten Fällen ist es nicht erforderlich, die Bezeichnung zu entfernen und erneut zu verwenden. Wenn Benutzer jedoch bereits ein verschlüsseltes Dokument oder eine verschlüsselte E-Mail geöffnet haben, erhalten sie die neuen Einstellungen erst, wenn ihre Nutzungslizenz abgelaufen ist und sie sich erneut authentifizieren müssen. Weitere Informationen zu diesem Szenario finden Sie in der zugehörigen häufig gestellten Frage zur Funktionsweise der Verschlüsselung.

Wenn Sie die Verschlüsselungsoptionen ändern, damit Benutzer Berechtigungen zuweisen können, gilt diese Änderung nur für neu bezeichnete oder neu bezeichnete Elemente. Beispiel:

  • Sie ändern die Bezeichnung, indem Sie jetzt Berechtigungen zuweisen, damit Benutzer Berechtigungen zuweisen können, oder umgekehrt.
  • Sie ändern die Bezeichnung von "Nicht weiterleiten" in "Nur verschlüsseln", oder umgekehrt.

Was mit einer vorhandenen Verschlüsselung geschieht, wenn eine Bezeichnung angewendet wird

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf unverschlüsselte Inhalte angewendet wird, ist das Ergebnis der Verschlüsselungsoptionen, die Sie auswählen können, selbsterklärend. Wenn Sie beispielsweise Dateien und E-Mails verschlüsseln nicht ausgewählt haben, bleiben die Inhalte unverschlüsselt.

Allerdings ist der Inhalt möglicherweise bereits verschlüsselt. Ein anderer Benutzer kann beispielsweise Folgendes angewendet haben:

  • Ihre eigenen Berechtigungen, die benutzerdefinierte Berechtigungen umfassen, wenn Sie von einer Bezeichnung, benutzerdefinierte Berechtigungen durch den Azure Information Protection-Client und den Dokumentschutz „Eingeschränkter Zugriff“ in einer Office-App angezeigt werden.
  • Eine Azure Rights Management-Vorlage, mit der die Inhalte unabhängig von einer Bezeichnung verschlüsselt werden. Diese Kategorie umfasst die Regeln für den E-Mail-Verkehr, die die Verschlüsselung mithilfe des Rechteschutzes anwenden.
  • Eine Bezeichnung, die Verschlüsselung mit Berechtigungen zulässt, die vom Administrator zugewiesen wurden.

In der folgenden Tabelle wird dargestellt, was mit einer vorhandenen Verschlüsselung geschieht, wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf diese Inhalte angewendet wird:

Verschlüsselung: nicht ausgewählt Verschlüsselung: konfiguriert Verschlüsselung: Entfernen
Von einem Benutzer festgelegte Berechtigungen Die ursprüngliche Verschlüsselung bleibt erhalten Neue Verschlüsselung der Bezeichnung wird angewendet Die ursprüngliche Verschlüsselung wird entfernt
Schutzvorlage Die ursprüngliche Verschlüsselung bleibt erhalten Neue Verschlüsselung der Bezeichnung wird angewendet Die ursprüngliche Verschlüsselung wird entfernt
Bezeichnung mit von dem Administrator definierten Berechtigungen Die ursprüngliche Verschlüsselung wird entfernt Neue Verschlüsselung der Bezeichnung wird angewendet Die ursprüngliche Verschlüsselung wird entfernt

In den Fällen, in denen die neue Verschlüsselung mit Bezeichnungen angewendet oder die ursprüngliche Verschlüsselung entfernt wird, geschieht dies nur, wenn der Benutzer, der die Bezeichnung anwendet, über ein Nutzungsrecht oder eine Rolle verfügt, das bzw. die diese Aktion unterstützt:

Wenn der Benutzer nicht über eines dieser Rechte oder Rollen verfügt, kann die Bezeichnung nicht angewendet werden und die ursprüngliche Verschlüsselung bleibt erhalten. Dem Benutzer wird die folgende Meldung angezeigt: Sie verfügen nicht über die erforderlichen Berechtigungen zum Ändern der Vertraulichkeitsbezeichnung. Wenden Sie sich an den Inhaltsbesitzer.

So kann beispielsweise die Person, die „Keine Weiterleitung“ auf eine E-Mail-Nachricht anwendet, den Thread so kennzeichnen, dass die Verschlüsselung ersetzt oder entfernt wird, weil die Person der Besitzer des Rights Management für die E-Mail ist. Mit Ausnahme der Administratoren können Empfänger dieser E-Mail diese nicht erneut beschriften, weil Sie nicht über die erforderlichen Nutzungsrechte verfügen.

Email Anlagen für verschlüsselte E-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen

Wenn eine E-Mail-Nachricht oder Besprechungseinladung mit einer beliebigen Methode verschlüsselt wird, erben alle unverschlüsselten Office-Dokumente, die an die E-Mail oder Einladung angefügt sind, automatisch die gleichen Verschlüsselungseinstellungen.

Dokumente, die bereits verschlüsselt und dann als Anlagen hinzugefügt wurden, erhalten immer die ursprüngliche Verschlüsselung.

Konfigurieren von Verschlüsselungseinstellungen

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, wenn Sie auf der Seite VerschlüsselungVerschlüsselungseinstellungen konfigurieren auswählen, um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu erstellen oder zu bearbeiten:

  • Berechtigungen sofort zuweisen, damit Sie genau bestimmen können, welche Benutzer welche Berechtigungen für Inhalte mit dieser Bezeichnung erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt Berechtigungen sofort zuweisen.
  • Benutzern die Zuweisung von Berechtigungen überlassen, wenn Ihre Benutzer die Bezeichnung auf Inhalte anwenden. Mit deiser Option ermöglichen Sie Personen in Ihrer Organisation eine gewisse Flexibilität, die sie möglicherweise benötigen, um untereinander zusammenarbeiten und ihre Aufgaben erfüllen zu können. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf dieser Seite im Abschnitt Benutzern die Zuweisung von Berechtigungen überlassen.

Liegt beispielsweise eine Vertraulichkeitsbezeichnung namens Streng vertraulich vor, die auf Ihre vertraulichsten Inhalte angewendet wird, können Sie jetzt festlegen, wer welche Art von Berechtigungen für diese Inhalte erhält.

Wenn Sie hingegen über eine Vertraulichkeitsbezeichnung namens Geschäftsverträge verfügen und der Workflow in Ihrer Organisation erfordert, dass Ihre Mitarbeiter ungeplant mit anderen Personen an diesen Inhalten zusammenarbeiten, können Sie zulassen, dass Ihre Benutzer jeweils entscheiden, wer eine Berechtigung erhält, wenn sie diese Bezeichnung zuweisen. Diese Flexibilität fördert die Produktivität Ihrer Benutzer und verringert die Anfragen an Ihre Administratoren, Vertraulichkeitsbezeichnungen für spezifische Szenarios zu erstellen oder zu aktualisieren.

Auswählen, ob Berechtigungen jetzt zugewiesen werden sollen oder ob Benutzer Berechtigungen zuweisen dürfen:

Option zum Hinzufügen von durch Benutzer oder Administratoren definierten Berechtigungen.

Berechtigungen sofort zuweisen

Verwenden Sie die folgenden Optionen, um zu steuern, wer auf E-Mails, Besprechungseinladungen (sofern aktiviert) oder Dokumente zugreifen kann, auf die diese Bezeichnung angewendet wird. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Lassen Sie zu, dass der Zugriff auf bezeichnete Inhalte abläuft, entweder an einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen, nachdem die Bezeichnung angewendet wurde. Nach diesem Zeitpunkt können Benutzer das beschriftete Element nicht mehr öffnen. Wenn Sie ein Datum angeben, ist es um Mitternacht an diesem Datum in Ihrer aktuellen Zeitzone wirksam. Einige E-Mail-Clients erzwingen aufgrund ihrer Zwischenspeicherungsmechanismen möglicherweise nicht den Ablauf und zeigen E-Mails nach ihrem Ablaufdatum an.

  • Erlauben Sie den Offline-Zugriff nie, immer oder für eine bestimmte Anzahl von Tagen, nachdem die Bezeichnung angewendet wurde. Verwenden Sie diese Einstellung, um ein Gleichgewicht zwischen Ihren Sicherheitsanforderungen und der Möglichkeit für Benutzer herzustellen, verschlüsselte Inhalte zu öffnen, wenn sie keine Internetverbindung haben. Wenn Sie den Offlinezugriff auf nie oder eine Anzahl von Tagen beschränken, müssen Benutzer bei Erreichen dieses Schwellenwerts erneut authentifiziert werden, und ihr Zugriff wird protokolliert. Weitere Informationen zur Funktionsweise dieses Prozesses finden Sie im folgenden Abschnitt zur Rights Management-Nutzungslizenz.

Einstellungen für die Zugriffssteuerung für verschlüsselte Inhalte:

Einstellungen für von Administratoren definierte Berechtigungen.

Empfehlungen für die Einstellungen für Ablauf und Offlinezugriff:

Einstellung Empfohlene Einstellung
Benutzerzugriff auf Inhalt läuft ab Nie, es sei denn, der Inhalt hat eine bestimmte zeitgebundene Anforderung.
Offlinezugriff zulassen Hängt von der Vertraulichkeit des Inhalts ab:

- Nur für eine bestimmte Anzahl von Tagen = 7 für vertrauliche Geschäftsdaten, die für das Unternehmen Schaden verursachen könnten, wenn sie mit nicht autorisierten Personen geteilt werden. Diese Empfehlung bietet einen ausgewogenen Kompromiss zwischen Flexibilität und Sicherheit. Beispiele hierfür sind Verträge, Sicherheitsberichte, Prognosezusammenfassungen und Vertriebskontodaten.

- Nie für sehr vertrauliche Geschäftsdaten, die für das Unternehmen Schaden verursachen würden, wenn sie für nicht autorisierte Personen freigegeben würden. Diese Empfehlung priorisiert die Sicherheit gegenüber der Flexibilität, und stellt sicher, dass ein oder mehrere Benutzer ein Dokument nicht mehr öffnen können, wenn Sie deren Zugriff entfernen. Beispiele hierfür sind Mitarbeiter- und Kundeninformationen, Kennwörter, Quellcode und vorab angekündigte Finanzberichte.

- Immer für weniger vertrauliche Inhalte, bei denen es keine Rolle spielt, ob Benutzer verschlüsselte Inhalte während bis zu 30 Tagen (oder die konfigurierte Gültigkeitsdauer der Nutzungslizenz für den Mandanten) öffnen können, nachdem ihr Zugriff entfernt wurde und sie zuvor den verschlüsselten Inhalt geöffnet haben.

Nur Bezeichnungen, die zum Zuweisen von Berechtigungen konfiguriert sind, unterstützen jetzt unterschiedliche Werte für den Offlinezugriff. Bezeichnungen, mit denen Benutzer die Berechtigungen automatisch zuweisen können, verwenden die Gültigkeitsdauer der Rights Management-Nutzungslizenz des Mandanten. Beispiel: Bezeichnungen, die für „Nicht weiterleiten“, „Nur verschlüsseln“ konfiguriert sind und Benutzer auffordern, ihre eigenen Berechtigungen anzugeben. Der Standardwert für diese Einstellung ist 30 Tage.

Rights Management-Verwendungslizenz für den Offlinezugriff

Hinweis

Obwohl Sie die Verschlüsselungseinstellung so konfigurieren können, dass der Offlinezugriff zugelassen wird, unterstützen einige Apps den Offlinezugriff für verschlüsselte Inhalte möglicherweise nicht. Beispielsweise werden bezeichnete und verschlüsselte Dateien in Power BI-Desktop nicht geöffnet, wenn Sie offline sind.

Wenn ein Benutzer ein Element öffnet, das durch Verschlüsselung aus dem Azure Rights Management-Dienst geschützt wurde, wird dem Benutzer eine Azure Rights Management-Nutzungslizenz für diesen Inhalt gewährt. Hierbei handelt es sich um ein Zertifikat, das die Nutzungsberechtigungen des Benutzers für das Dokument oder die E-Mail sowie den Verschlüsselungsschlüssel enthält, der zum Verschlüsseln des Inhalts verwendet wurde. Die Verwendungslizenz enthält außerdem ein Ablaufdatum, sofern eins festgelegt wurde, und eine Gültigkeitsdauer.

Wenn kein Ablaufdatum festgelegt wurde, beträgt die Standardgültigkeitsdauer der Nutzungslizenz für einen Mandanten 30 Tage. Für die Dauer der Nutzungslizenz wird der Benutzer für den Inhalt nicht erneut authentifiziert oder erneut authentifiziert. Dieser Prozess ermöglicht es dem Benutzer, das geschützte Dokument oder die E-Mail ohne Internetverbindung zu öffnen. Wenn die Gültigkeitsdauer der Nutzungslizenz abläuft und der Benutzer das nächste Mal auf das geschützte Dokument oder die E-Mail zugreift, muss der Benutzer erneut authentifiziert und erneut authentifiziert werden.

Zusätzlich zur erneuten Authentifizierung werden die Verschlüsselungseinstellungen und die Benutzergruppenmitgliedschaft neu ausgewertet. Dies bedeutet, dass Benutzer unterschiedliche Zugriffsergebnisse für dasselbe Element erleben können, wenn änderungen an den Verschlüsselungseinstellungen oder der Gruppenmitgliedschaft seit dem letzten Zugriff auf den Inhalt vorliegen.

Informationen zum Ändern der Standardeinstellung von 30 Tagen finden Sie unter Rights Management-Verwendungslizenz.

Zuweisen von Berechtigungen für bestimmte Benutzer oder Gruppen

Sie können bestimmten Personen Berechtigungen erteilen, sodass nur sie mit dem gekennzeichneten Inhalt interagieren können:

  1. Zuerst fügen Sie Benutzer oder Gruppen hinzu, denen Berechtigungen für gekennzeichnete Inhalte erteilt werden.

  2. Dann wählen Sie die Berechtigungen aus, die diese Benutzer für die gekennzeichneten Inhalte haben sollten.

Zuweisen von Berechtigungen:

Optionen zum Zuweisen von Berechtigungen zu Benutzern.

Hinzufügen von Benutzern und Gruppen

Wenn Sie Berechtigungen zuweisen, können Sie folgende Optionen auswählen:

  • Jeder in Ihrer Organisation (alle Mandantenmitglieder). Diese Einstellung schließt Gastkonten aus.

  • Alle authentifizierten Benutzer. Stellen Sie sicher, dass Sie die Voraussetzungen und Einschränkungen dieser Einstellung verstehen, bevor Sie sie auswählen.

  • Jede spezifische Benutzer- oder E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe, Verteilergruppe oder Microsoft 365-Gruppe in Azure AD. Die Microsoft 365-Gruppe kann die statische oder dynamische Mitgliedschaft haben. Sie können keine dynamische Verteilergruppe aus Exchange verwenden, da dieser Gruppentyp nicht mit Azure AD synchronisiert wird. Sie können auch keine Sicherheitsgruppe verwenden, die nicht E-Mail-aktiviert ist.

    Obwohl Sie Gruppen, die E-Mail-Kontakte enthalten, als bequeme Methode festlegen können, um mehreren Personen außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff zu gewähren, gibt es derzeit ein bekanntes Problem mit dieser Konfiguration. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Kontakte in Gruppen haben zeitweise Zugriff auf verschlüsselte Inhalte.

  • Beliebige E-Mail-Adresse oder Domäne. Verwenden Sie diese Option, um alle Benutzer in einer anderen Organisation, die Azure AD verwendet, anzugeben, indem Sie einen beliebigen Domänennamen aus dieser Organisation eingeben. Sie können diese Option auch für Anbieter sozialer Dienste verwenden, indem Sie deren Domänennamen eingeben, z. B. gmail.comhotmail.com oder Outlook.com.

    Hinweis

    Wenn Sie eine Domäne aus einer Organisation angeben, die Azure AD verwendet, können Sie den Zugriff auf diese bestimmte Domäne nicht einschränken. Stattdessen werden alle überprüften Domänen in Azure AD für den Mandanten mit dem von Ihnen angegebenen Domänennamen automatisch einbezogen.

Wenn Sie alle Benutzer und Gruppen in Ihrer Organisation auswählen oder das Verzeichnis durchsuchen, müssen die Benutzer oder Gruppen eine E-Mail-Adresse aufweisen.

Als bewährte Methode sollten Sie Gruppen anstelle von Benutzern verwenden. Diese Strategie vereinfacht Ihre Konfiguration.

Voraussetzungen und Einschränkungen für „Hinzufügen von allen authentifizierten Benutzern“

Diese Einstellung schränkt den Zugriff der Benutzer auf den Inhalt nicht ein, der von der Bezeichnung verschlüsselt wird, während sie den Inhalt weiterhin verschlüsselt und Ihnen Optionen zum Einschränken des Inhalts (Berechtigungen) und zum Zugriff auf (Ablauf und Offlinezugriff) bietet. Die Anwendung, die die verschlüsselten Inhalte öffnet, muss die verwendete Authentifizierung unterstützen können. Aus diesem Grund funktionieren Verbundanbieter wie Google und einmalige Kennungsauthentifizierung nur für E-Mail- und Besprechungseinladungen und nur, wenn Sie Exchange Online verwenden. Microsoft-Konten können mit Office 365-Apps und dem Azure Information Protection-Viewerverwendet werden.

Hinweis

Erwägen Sie die Verwendung dieser Einstellung mit SharePoint- und OneDrive-Integration in Azure AD B2B wenn Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Dateien in SharePoint und OneDrive aktiviert sind.

Einige typische Szenarien für die Einstellung "Alle authentifizierten Benutzer":

  • Es ist Ihnen egal, wer auf den Inhalt zugreift, aber Sie möchten die Nutzung einschränken. So möchten Sie beispielsweise nicht, dass der Inhalt bearbeitet, kopiert oder gedruckt wird.
  • Sie müssen nicht einschränken, wer auf die Inhalte zugreift, aber Sie möchten bestätigen können, wer die Inhalte öffnet.
  • Sie fordern, dass der Inhalt im Standby und bei der Übermittlung verschlüsselt werden muss, aber es sind keine Zugriffskontrollen erforderlich.

Berechtigungen auswählen

Wenn Sie die Berechtigungen für diese Benutzer oder Gruppen auswählen, können Sie folgende Optionen auswählen:

  • Eine vordefinierte Berechtigungsstufe mit einer bereits festgelegten Gruppen von Rechten, z. B. Mitverfasser oder Überprüfer.
  • Benutzerdefinierte Berechtigungen, wobei Sie ein oder mehrere Nutzungsrechte auswählen.

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Auswahl der entsprechenden Berechtigungen helfen, finden Sie unter Nutzungsrechte und Beschreibungen.

Optionen zum Auswählen bereits festgelegter oder benutzerdefinierter Berechtigungen.

Beachten Sie, dass dieselbe Bezeichnung verschiedenen Benutzern unterschiedliche Berechtigungen erteilen kann. Beispielsweise kann eine einzelne Bezeichnung einige Benutzer als Prüfer und einen anderen Benutzer als Mitautor zuweisen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Fügen Sie dazu Benutzer oder Gruppen hinzu, weisen Ihnen Berechtigungen zu, und speichern Sie diese Einstellungen. Wiederholen Sie dann diese Schritte, indem Sie Benutzer hinzufügen und ihnen Berechtigungen zuweisen, wobei die Einstellungen jedes Mal gespeichert werden. Sie können diese Konfiguration so oft wie nötig wiederholen, um unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Benutzer zu definieren.

Unterschiedliche Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen.

Rights Management-Aussteller (Benutzer, der die Vertraulichkeitsbezeichnung anwendet) hat immer Vollzugriff

Standardmäßig verwendet die Verschlüsselung für eine Vertraulichkeitsbezeichnung den Azure Rights Management-Dienst aus Azure Information Protection. Wenn ein Benutzer eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwendet, um ein Dokument oder eine E-Mail mithilfe von Verschlüsselung zu schützen, wird dieser Benutzer der Rights Management-Aussteller für diesen Inhalt.

Der Rights Management-Aussteller erhält immer Vollzugriff für das Dokument oder die E-Mail. Außerdem gilt:

  • Wenn die Verschlüsselungseinstellungen ein Ablaufdatum umfassen, kann der Rights Management-Aussteller das Dokument oder die E-Mail nach diesem Datum immer noch öffnen und bearbeiten.
  • Der Rights Management-Aussteller kann immer offline auf das Dokument oder die E-Mail zugreifen.
  • Der Rights Management-Aussteller kann ein Dokument weiterhin öffnen, nachdem es zurückgezogen wurde.

Weitere Informationen finden Sie unter Rights Management-Aussteller und Rights Management-Besitzer.

Verschlüsselung mit Doppelschlüssel

Hinweis

Dieses Feature wird derzeit nur vom Azure Information Protection Client für einheitliche Bezeichnungen unterstützt, und wenn Sie Ihren Mandanten nicht für die gemeinsame Dokumenterstellung und autoSpeichern für verschlüsselte Dokumente aktiviert haben.

Wählen Sie diese Option erst aus, nachdem Sie den Doppelschlüsselverschlüsselungsdienst konfiguriert haben und Sie diese Doppelschlüsselverschlüsselung für Dateien verwenden müssen, auf die diese Bezeichnung angewendet wird. Nachdem die Bezeichnung konfiguriert und gespeichert wurde, können Sie sie nicht mehr bearbeiten.

Weitere Informationen, Voraussetzungen und Konfigurationsanweisungen finden Sie unter Double Key Encryption (DKE).

Benutzern die Zuweisung von Berechtigungen überlassen

Wichtig

Nicht alle Bezeichnungs-Assistenten unterstützen alle Optionen, mit denen Benutzer ihre eigenen Berechtigungen zuweisen können. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um mehr zu erfahren.

Sie können die folgenden Optionen verwenden, um Benutzern zu erlauben, Berechtigungen zuweisen zu können, wenn sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung manuell auf Inhalte anwenden:

  • In Outlook kann ein Benutzer für seine ausgewählten Empfänger Einschränkungen auswählen, die der Option Nicht weiterleiten oder Nur verschlüsseln entsprechen.

    Die Option "Nicht weiterleiten" wird von allen E-Mail-Clients unterstützt, die Vertraulichkeitsbezeichnungen unterstützen. Die Anwendung der Option Nur verschlüsseln mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung ist jedoch eine neuere Version, die nur von der integrierten Kennzeichnung und nicht vom Azure Information Protection-Client für einheitliche Bezeichnungen unterstützt wird. Bei E-Mail-Clients, die diese Funktion nicht unterstützen, wird die Bezeichnung nicht sichtbar sein.

    Um die Mindestversionen für Outlook-Apps zu überprüfen, die integrierten Bezeichnungen verwenden, um die Anwendung der Option „Nur verschlüsseln“ mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung zu unterstützen, verwenden Sie die Funktionstabelle für Outlook und die Zeile Benutzern die Zuweisung von Berechtigungen überlassen: – Nur verschlüsseln.

  • In Word, PowerPoint und Excel wird ein Benutzer aufgefordert, ihre eigenen Berechtigungen für bestimmte Benutzer, Gruppen oder Organisationen auszuwählen.

    Diese Option wird vom Azure Information Protection-Client für einheitliche Bezeichnungen und von einigen Apps, die die integrierte Kennzeichnung verwenden, unterstützt. Bei Apps, die diese Funktion nicht unterstützen, ist die Bezeichnung entweder für die Benutzer nicht sichtbar, oder die Bezeichnung ist für die Konsistenz sichtbar, kann aber nicht mit einer Erklärungsmeldung für die Benutzer angewendet werden.

    Um zu prüfen, welche der die integrierte Bezeichnung verwendende Apps diese Option unterstützen, verwenden Sie die Funktionstabelle für Word, Excel und PowerPoint und die Zeile für Benutzer die Zuweisung von Berechtigungen erlauben.

Wenn die Optionen unterstützt werden, verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu ermitteln, wann Benutzer die Vertraulichkeitsbezeichnung sehen:

Einstellung Die Bezeichnung ist in Outlook sichtbar Die Bezeichnung ist in Word, Excel, PowerPoint sichtbar
Setzen Sie in Outlook Einschränkungen mit der Option "Nicht weiterleiten" oder "Nur verschlüsseln durch Ja Nein
In Word, PowerPoint und Excel die Benutzer auffordern, Berechtigungen anzugeben Nein Ja

Wenn beide Einstellungen ausgewählt sind, ist die Bezeichnung sowohl in Outlook als auch in Word, Excel und PowerPoint sichtbar.

Eine Vertraulichkeitsbezeichnung, bei der Benutzer Berechtigungen zuweisen können, kann nur manuell von Benutzern angewendet werden. Sie kann nicht automatisch angewendet oder als empfohlene Bezeichnung genutzt werden.

Konfigurieren der dem Benutzer zugewiesenen Berechtigungen:

Verschlüsselungseinstellungen für benutzerdefinierte Berechtigungen.

Einschränkungen in Outlook

Wenn ein Benutzer in Outlook eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwendet, die ihm das Zuweisen von Berechtigungen für eine Nachricht gestattet, entsprechen die Einschränkungen der Option Nicht weiterleiten oder Nur Verschlüsseln. Der Benutzer sieht oben in der Nachricht den Namen und die Beschreibung der Bezeichnung, die den Inhalt als geschützt ausweist. Anders als in Word, PowerPoint und Excel (mehr dazu im nächsten Abschnitt) werden die Benutzer hier nicht aufgefordert, bestimmte Berechtigungen auszuwählen.

Vertraulichkeitsbezeichnung, die auf die Nachricht in Outlook angewendet wird.

Wenn eine dieser beiden Optionen auf eine E-Mail angewendet wird, wird die E-Mail verschlüsselt und die Empfänger müssen authentifiziert werden. Die Empfänger haben dann automatisch eingeschränkte Nutzungsrechte:

  • Nicht weiterleiten: Die Empfänger können die E-Mail nicht weiterleiten, ausdrucken oder daraus kopieren. Wenn beispielsweise im Outlook-Client die Schaltfläche „Weiterleiten“ nicht verfügbar ist, sind die Menüoptionen „Speichern unter“ und „Drucken“ ebenfalls nicht verfügbar, und Sie können in den Feldern „An“, „CC“ oder „Bcc“ keine Empfänger hinzufügen oder ändern.

    Weitere Informationen zur Funktionsweise dieser Option finden Sie unter Option Nicht weiterleiten für E-Mails.

  • Nur verschlüsseln: Die Empfänger haben alle Nutzungsrechte außer Speichern unter, Exportieren und Vollzugriff. Diese Kombination von Nutzungsrechten bedeutet, dass die Empfänger keine Einschränkungen haben, außer dass sie den Schutz nicht entfernen können. Ein Empfänger kann z. B. eine Kopie der E-Mail erstellen, diese ausdrucken und weiterleiten.

    Weitere Informationen zur Funktionsweise dieser Option finden Sie unter Option Nur Verschlüsselung für E-Mails.

Unverschlüsselte Office-Dokumente, die an die E-Mail oder Besprechungseinladung angefügt sind, erben automatisch die gleichen Einschränkungen. Für "Nicht weiterleiten" gelten für diese Dokumente die Nutzungsrechte "Inhalt bearbeiten", "Bearbeiten", "Speichern", "Anzeigen", "Öffnen", "Lesen" und "Makros zulassen". Wenn der Benutzer unterschiedliche Nutzungsrechte für eine Anlage wünscht oder es sich bei der Anlage nicht um ein Office-Dokument handelt, das diesen geerbten Schutz unterstützt, muss der Benutzer die Datei verschlüsseln, bevor er sie an die E-Mail- oder Besprechungseinladung anfügt.

Berechtigungen in Word, PowerPoint und Excel

Wenn ein Benutzer in Word, PowerPoint oder Excel eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwendet, die ihm das Zuweisen von Berechtigungen für ein Dokument gestattet, wird der Benutzer aufgefordert, Benutzer und Berechtigungen für die Verschlüsselung auszuwählen.

Mit dem vereinheitlichten Bezeichnungs-Client von Azure Information Protection können Benutzer, sofern die gemeinsame Dokumenterstellung deaktiviert ist, Folgendes:

  • Er kann eine Berechtigungsstufe auswählen, z. B. "Betrachter" (dadurch wird nur die Berechtigung "Nur anzeigen" zugewiesen) oder "Mitautor" (mit Berechtigungen zum "Anzeigen", "Bearbeiten", "Kopieren" und "Drucken").
  • Er kann Benutzer, Gruppen oder Organisationen auswählen. Dies kann Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation umfassen.
  • Er kann ein Ablaufdatum festlegen, nach dem die ausgewählten Benutzer nicht mehr auf die betreffenden Inhalte zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie im vorstehenden Abschnitt Rights Management-Verwendungslizenz für den Offlinezugriff.

Optionen für Benutzer für den Schutz durch benutzerdefinierte Berechtigungen.

Für die integrierte Bezeichnung und für den einheitlichen Bezeichnungsclient von Azure Information Protection, werden die Benutzer dasselbe Dialogfeld sehen, wenn die gemeinsame Dokumenterstellung aktiviert ist, als hätten sie die folgenden Optionen ausgewählt:

  • Windows: Registerkarte "Datei" >Info>Dokument> schützenZugriffeinschränken Eingeschränkter Zugriff>

  • macOS: Überprüfen der Registerkarte >Schutzberechtigungen>>Eingeschränkter Zugriff

Tipp

Wenn Benutzer mit dem Konfigurieren von benutzerdefinierten Berechtigungen mit dem Azure Information Protection-Client für einheitliche Bezeichnungen vertraut waren, bevor die gemeinsame Dokumenterstellung aktiviert wurde, ist es möglicherweise hilfreich, die Zuordnung von Berechtigungsstufen zu einzelnen Nutzungsrechten zu überprüfen: In Berechtigungsstufen enthaltene Rechte.

Unterstützung für organisationsweite benutzerdefinierte Berechtigungen

Mit der Vorschauversion für integrierte Bezeichnungen in Windows, die jetzt eingeführt wird, können Benutzer einen Domänennamen angeben, der für alle Benutzer in einer Organisation gilt, welche die Domäne besitzt und die sich in Azure Active Directory befindet. Diese Funktion bietet Parität mit dem Azure Information Protection-Client für einheitliche Bezeichnungen:

Aktualisiertes Dialogfeld zur Unterstützung organisationsweiter benutzerdefinierter Berechtigungen.

Beispielsweise gibt ein Benutzer „@contoso.com“ (oder „contoso.com“) ein und gewährt Lesezugriff. Da das Contoso-Unternehmen die contoso.com-Domäne besitzt, wird allen Benutzern in dieser Domäne und in allen anderen Domänen, welche die Organisation in Azure Active Directory besitzt, der Lesezugriff gewährt.

Es ist wichtig, die Benutzer darüber zu informieren, dass der Zugriff nicht nur auf die Benutzer in der angegebenen Domäne beschränkt ist. Beispiel: „@sales.contoso.com“ würde den Zugriff nicht nur auf Benutzer in der Vertriebsunterdomäne beschränken, sondern auch Benutzern in der marketing.contoso.com-Domäne und sogar Benutzern mit einem disjunkten Namespace im selben Azure Active Directory-Mandanten Zugriff gewähren.

Beispielkonfigurationen für die Verschlüsselungseinstellungen

Führen Sie für jedes folgende Beispiel die Konfiguration auf der Seite Verschlüsselung aus, wenn Verschlüsselungseinstellungen konfigurieren ausgewählt ist:

Anwenden der Verschlüsselungsoption im Assistenten für Vertraulichkeitsbezeichnungen.

Beispiel 1: Bezeichnung, die "Nicht weiterleiten" beim Senden einer verschlüsselten E-Mail-Nachricht an ein Gmail-Konto anwendet

Diese Bezeichnung wird nur in Outlook und Outlook im Web angezeigt und Sie müssen Exchange Online verwenden. Weisen Sie Benutzer an, diese Bezeichnung auszuwählen, wenn sie eine verschlüsselte E-Mail an Personen senden müssen, die ein Gmail-Konto (oder ein anderes E-Mail-Konto außerhalb Ihrer Organisation) verwenden.

Ihre Benutzer geben die Gmail-Adresse in das Feld An ein. Dann wählen sie die Bezeichnung aus, und die Option "Nicht weiterleiten" wird der E-Mail automatisch hinzugefügt. Das hat zur Folge, dass Empfänger die E-Mail nicht weiterleiten, drucken oder daraus kopieren können und die E-Mail nicht über die Option Speichern unter außerhalb ihres Postfachs speichern können.

  1. Auf der Seite Verschlüsselung: Wählen Sie für Jetzt Berechtigungen zuweisen oder die Benutzer entscheiden lassen? die Option Benutzern die Zuweisung von Berechtigungen überlassen, wenn sie die Bezeichnung anwenden aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Outlook Einschränkungen durchsetzen, die der Option "Nicht weiterleiten" entsprechen.

  3. Wenn das Kontrollkästchen In Word, PowerPoint und Excel die Benutzer auffordern, Berechtigungen anzugeben aktiviert ist, deaktivieren Sie es.

  4. Wählen Sie Weiter aus, und schließen Sie die Konfiguration ab.

Beispiel 2: Bezeichnung, die die Nur-Lese-Berechtigung auf alle Benutzer in einer anderen Organisation beschränkt

Diese Bezeichnung eignet sich für die schreibgeschützte Freigabe streng vertraulicher Dokumente, wobei zum Anzeigen der Dokumente immer eine Internetverbindung benötigt wird.

Diese Bezeichnung eignet sich nicht für E-Mails.

  1. Auf der Seite Verschlüsselung: Wählen Sie für Jetzt Berechtigungen zuweisen oder die Benutzer entscheiden lassen? die Option Berechtigungen sofort zuweisen aus.

  2. Wählen Sie für Offlinezugriff zulassen die Option Nie aus.

  3. Wählen Sie Berechtigungen zuweisen aus.

  4. Wählen Sie im Bereich Berechtigungen zuweisen die Option Spezifische E-Mail-Adressen oder Domänen hinzufügen aus.

  5. Geben Sie in das Textfeld den Namen einer Domäne der anderen Organisation ein, z. B. fabrikam.com. Wählen Sie dann Hinzufügen aus.

  6. Klicken Sie auf Berechtigungen auswählen.

  7. Wählen Sie im Bereich Berechtigungen auswählen im Dropdownfeld Viewer aus und klicken Sie anschließend auf Speichern.

  8. Zurück im Bereich Berechtigungen zuweisen wählen Sie Speichern aus.

  9. Wählen Sie auf der Seite Verschlüsselung die Option Weiter aus, und schließen Sie die Konfiguration ab.

Beispiel 3: Hinzufügen externer Benutzer zu einer vorhandenen Bezeichnung, die Inhalt verschlüsselt

Die neuen Benutzer, die Sie hinzufügen, können Dokumente und E-Mails öffnen, die bereits mit dieser Bezeichnung geschützt sind. Die Berechtigungen, die Sie diesen Benutzern gewähren, können sich von den Berechtigungen der vorhandenen Benutzer unterscheiden.

  1. Auf der Seite Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass für Jetzt Berechtigungen zuweisen oder die Benutzer entscheiden lassen? die Option Berechtigungen sofort zuweisen ausgewählt ist.

  2. Wählen Sie Berechtigungen zuweisen aus.

  3. Wählen Sie im Bereich Berechtigungen zuweisen die Option Spezifische E-Mail-Adressen oder Domänen hinzufügen aus.

  4. Geben Sie in das Textfeld die E-Mail-Adresse des ersten hinzuzufügenden Benutzers (oder der ersten Gruppe) ein, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

  5. Klicken Sie auf Berechtigungen auswählen.

  6. Wählen Sie im Bereich Berechtigungen auswählen die Berechtigungen für diesen Benutzer (oder die Gruppe) aus und klicken Sie anschließend auf Speichern.

  7. Wiederholen Sie im Bereich Berechtigungen zuweisen die Schritte 3 bis 6 für jeden Benutzer (oder jede Gruppe), zu dem bzw. der Sie diese Bezeichnung hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf Speichern.

  8. Wählen Sie auf der Seite Verschlüsselung die Option Weiter aus, und schließen Sie die Konfiguration ab.

Beispiel 4: Bezeichnung, die Inhalte verschlüsselt, aber nicht einschränkt, wer darauf zugreifen kann

Diese Konfiguration hat den Vorteil, dass Sie zur Verschlüsselung einer E-Mail oder eines Dokuments keine Benutzer, Gruppen oder Domänen angeben müssen. Der Inhalt wird trotzdem verschlüsselt, und Sie können Nutzungsrechte, ein Ablaufdatum und Offlinezugriff festlegen.

Verwenden Sie diese Konfiguration nur, wenn Sie nicht einschränken müssen, wer das geschützte Dokument oder die E-Mail öffnen kann. Weitere Informationen zu dieser Einstellung.

  1. Auf der Seite Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass für Jetzt Berechtigungen zuweisen oder die Benutzer entscheiden lassen? die Option Berechtigungen sofort zuweisen ausgewählt ist.

  2. Konfigurieren Sie die Einstellungen für Benutzerzugriff auf Inhalte läuft ab und Offlinezugriff zulassen wie erforderlich.

  3. Wählen Sie Berechtigungen zuweisen aus.

  4. Wählen Sie im Bereich Berechtigungen zuweisendie Option Alle authentifizierten Benutzer hinzufügen aus.

    Benutzer und Gruppen werden Authentifizierte Benutzer automatisch hinzugefügt. Sie können diesen Wert nicht ändern, sondern nur löschen, wodurch die Auswahl Alle authentifizierten Benutzer hinzufügen aufgehoben wird.

  5. Klicken Sie auf Berechtigungen auswählen.

  6. Wählen Sie im Bereich Berechtigungen auswählen im Dropdownfeld die gewünschten Berechtigungen und klicken Sie anschließend auf Speichern.

  7. Zurück im Bereich Berechtigungen zuweisen wählen Sie Speichern aus.

  8. Wählen Sie auf der Seite Verschlüsselung die Option Weiter aus, und schließen Sie die Konfiguration ab.

Überlegungen zu verschlüsselten Inhalten

Durch die Verschlüsselung Ihrer sensibelsten Dokumente und E-Mails können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf diese Daten zugreifen können. Es müssen jedoch einige Überlegungen berücksichtigt werden:

  • Wenn Ihre OrganisationAktivieren von Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Dateien in SharePoint und OneDrive nicht gewählt hat:

    • Suche, eDiscovery und Delve werden für verschlüsselten Dateien nicht funktionieren.
    • funktionieren DLP-Richtlinien für die Metadaten dieser verschlüsselten Dateien (einschließlich Aufbewahrungsbezeichnungen), aber nicht für die Inhalte dieser Dateien (z. B. Kreditkartennummern innerhalb von Dateien).
    • können Benutzer verschlüsselte Dateien mit Office im Web nicht öffnen. Wenn Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Dateien in SharePoint und OneDrive aktiviert sind, können Benutzer Office im Web verwenden, um verschlüsselte Dateien zu öffnen, mit einigen Einschränkungen, darunter die Verschlüsselung, die mit einem firmeneigenen Schlüssel (bekannt als „Hold your own key“ oder HYOK) angewendet wurde, Verschlüsselung mit Doppelschlüssel und die Verschlüsselung, die unabhängig von einer Vertraulichkeitsbezeichnung angewendet wurde.
  • Wenn Sie verschlüsselte Dokumente für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, müssen Sie möglicherweise Gastkonten erstellen und Richtlinien für den bedingten Zugriff ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe verschlüsselter Dokumente für externe Benutzer.

  • Wenn autorisierte Benutzer verschlüsselte Dokumente in ihren Office-Apps öffnen, sehen sie den Bezeichnungsnamen und die Beschreibung in einer gelben Meldungsleiste oben in ihrer App. Wenn die Verschlüsselungsberechtigungen auf Personen außerhalb Ihrer Organisation erweitert werden, überprüfen Sie sorgfältig die Bezeichnungsnamen und Beschreibungen, die beim Öffnen des Dokuments in dieser Meldungsleiste angezeigt werden.

  • Damit mehrere Benutzer eine verschlüsselte Datei gleichzeitig bearbeiten können, müssen sie alle Office für das Web verwenden, oder Sie haben die gemeinsame Erstellung für Dateien aktiviert, die mit Vertraulichkeitsbezeichnungen verschlüsselt sind, und alle Benutzer verfügen über Office Apps, die dieses Feature unterstützen. Wenn dies nicht der Fall ist und die Datei bereits geöffnet ist:

    • In Office-Apps (Windows, Mac, Android und IOS) wird Benutzern eine „Datei wird verwendet“-Nachricht mit dem Namen der Person angezeigt, die die Datei ausgecheckt hat. Sie können dann eine schreibgeschützte Kopie anzeigen oder eine Kopie der Datei speichern und bearbeiten sowie benachrichtigt werden, wenn die Datei verfügbar ist.
    • In Office für Web wird Benutzern eine Fehlermeldung angezeigt, dass Sie das Dokument nicht zusammen mit anderen Personen bearbeiten können. Sie können dann In der Leseansicht öffnen auswählen.
  • Die Funktion zum automatischen Speichern in Office-Apps ist für verschlüsselte Dateien deaktiviert, wenn Sie die Gemeinsame Dokumenterstellung für Dateien, die mit Vertraulichkeitsbezeichnungen verschlüsselt sind, nicht aktiviert haben. Benutzern wird eine Meldung angezeigt, dass die Datei eingeschränkte Berechtigungen hat, die entfernt werden müssen, bevor das automatische Speichern aktiviert werden kann.

  • Office für Windows unterstützt Bezeichnungen, die Verschlüsselungen anwenden, wenn Benutzer nicht mit dem Internet verbunden sind. Für die anderen Plattformen (macOS, iOS, Android) müssen Benutzer jedoch online sein, damit diese Bezeichnungen in Office-Apps angewendet werden können. Der Azure Information Protection-Client für einheitliche Bezeichnungen muss ebenfalls online sein, um diese Bezeichnungen in Explorer und PowerShell anwenden zu können. Benutzer müssen nicht online sein, um verschlüsselte Inhalte zu öffnen. Weitere Informationen zum Offlinezugriff finde Sie im Abschnitt Rights Management-Verwendungslizenz für den Offlinezugriff.

  • Das Öffnen verschlüsselter Dateien in Office-Anwendungen (Windows, Mac, Android und iOS) kann länger dauern.

  • Wenn beim Auschecken des Dokuments in SharePoint mithilfe einer Office-App eine Bezeichnung hinzugefügt wird, die Verschlüsselung anwendet, und der Benutzer dann das Auschecken verwirft, bleibt das Dokument mit der Bezeichnung versehen und wird verschlüsselt.

  • Sofern Sie nicht die gemeinsame Dokumenterstellung für Dateien aktiviert haben, die mit Vertraulichkeitsbezeichnungen verschlüsselt wurden, werden die folgenden Aktionen für verschlüsselte Dateien von Office-Apps (Windows, Mac, Android und iOS) nicht unterstützt, und Benutzern wird eine Fehlermeldung angezeigt, dass ein Fehler aufgetreten ist. Allerdings kann die SharePoint-Funktionalität als Alternative verwendet werden:

Für eine optimale Zusammenarbeit bei Dateien, die mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung verschlüsselt sind, empfehlen wir die Verwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Dateien in SharePoint und OneDrive sowie Office im Web.

Nächste Schritte

Müssen Sie Ihre gekennzeichneten und verschlüsselten Dokumente mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen? Informationen hierzu finden Sie unter Teilen verschlüsselter Dokumente mit externen Benutzern.

Informationen zur Verwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen zum Verschlüsseln von Video- und Audiodatenströmen für Teams-Besprechungen finden Sie unter Verwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen zum Schützen von Kalenderelementen, Teams-Besprechungen und Chats.