Einführung in Informationsverwaltungsrichtlinien

Hinweis

Zum Verwalten von Inhalten in SharePoint empfehlen wir die Verwendung von Microsoft Purview-Risiko- und Compliancelösungen anstelle der älteren Informationsverwaltungsrichtlinien. Beispielsweise können Sie die Microsoft 365-Aufbewahrung verwenden, um Inhalte in SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange und anderen Onlinedienste automatisch aufzubewahren und zu löschen.

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie ist ein Satz von Regeln für einen Inhaltstyp. Mithilfe von Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen steuern und nachverfolgen, wie lange Inhalte aufbewahrt werden und welche Aktionen Benutzer mit diesen Inhalten ausführen können. Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen helfen, rechtliche oder gesetztliche Bestimmungen einzuhalten oder einfach interne Geschäftsprozesse erzwingen.

Beispielsweise kann eine Organisation, die staatliche Vorschriften befolgen muss, die vorschreibt, dass sie "angemessene Kontrollen" ihrer Finanzausweise nachweisen müssen, eine oder mehrere Informationsverwaltungsrichtlinien erstellen, die bestimmte Aktionen im Erstellungs- und Genehmigungsprozess für alle Dokumente im Zusammenhang mit Finanzunterlagen überprüfen.

Informationen zur Vorgehensweise finden Sie unter Erstellen und Anwenden von Informationsverwaltungsrichtlinien.

Features von Informationsverwaltungsrichtlinien

Es gibt vier grundlegende Kategorien vordefinierter Richtlinienfeatures, die Organisationen einzeln oder in Kombination verwenden können, um Inhalte und Prozesse zu verwalten.

Das Überwachungsrichtlinienfeature hilft Organisationen dabei, zu analysieren, wie ihre Content Management-Systeme verwendet werden, indem Ereignisse und Vorgänge protokolliert werden, die für Dokumente und Listenelemente ausgeführt werden. Sie können das Überwachungsrichtlinienfeature so konfigurieren, dass Ereignisse protokolliert werden, z. B. wenn ein Dokument oder Element bearbeitet, angezeigt, eingecheckt, ausgecheckt, gelöscht oder die Berechtigungen geändert wurden. Alle Überwachungsinformationen werden in einem einzigen Überwachungsprotokoll auf dem Server gespeichert, und Websiteadministratoren können Berichte darüber ausführen.

Das Ablaufrichtlinienfeature hilft Organisationen, veraltete Inhalte auf konsistente und nachverfolgbare Weise von ihren Websites zu löschen oder zu entfernen. Dies hilft Ihnen, sowohl die Kosten als auch das Risiko zu verwalten, die mit der Beibehaltung veralteter Inhalte verbunden sind. Sie können eine Ablaufrichtlinie konfigurieren, um anzugeben, dass bestimmte Inhaltstypen an einem bestimmten Datum oder innerhalb eines Zeitraums ablaufen, nachdem das Dokument erstellt oder zuletzt geändert wurde.

In Organisationen können auch benutzerdefinierte Richtlinienfeatures für spezielle Anforderungen erstellt und bereitgestellt werden. Beispielsweise kann eine Fertigungsorganisation eine Informationsverwaltungsrichtlinie für alle Entwürfe von Produktentwurfsspezifikationsdokumenten definieren, die Benutzern das Drucken von Kopien dieser Dokumente auf unsicheren Druckern untersagt. Um diese Art von Informationsverwaltungsrichtlinie zu definieren, können Sie ein Richtlinienfeature für Druckeinschränkung erstellen und bereitstellen, das der relevanten Informationsverwaltungsrichtlinie für den Inhaltstyp der Produktentwurfsspezifikation hinzugefügt werden kann.

Speicherorte für die Verwendung einer Informationsverwaltungsrichtlinie

Um eine Informationsverwaltungsrichtlinie zu implementieren, müssen Sie sie einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp auf einer Website hinzufügen. Der Speicherort, an dem Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie erstellen oder hinzufügen, wirkt sich darauf aus, wie umfassend die Richtlinie angewendet oder wie weit sie verwendet werden kann. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Erstellen einer Websitesammlungsrichtlinie und anschließendes Hinzufügen dieser Richtlinie zu einem Inhaltstyp, einer Liste oder bibliothek Sie können eine Websitesammlungsrichtlinie in der Liste Richtlinien auf der Website der obersten Ebene einer Websitesammlung erstellen. Nachdem Sie eine Websitesammlungsrichtlinie erstellt haben, können Sie sie exportieren, damit Administratoren anderer Websitesammlungen sie in ihre Richtlinienliste importieren können. Durch das Erstellen einer exportierbaren Websitesammlungsrichtlinie können Sie die Informationsverwaltungsrichtlinien für die Websites in Ihrer Organisation standardisieren.

Wenn Sie einem Websiteinhaltstyp eine Websitesammlungsrichtlinie hinzufügen und einer Liste oder Bibliothek eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps hinzugefügt wird, kann der Besitzer dieser Liste oder Bibliothek die Websitesammlungsrichtlinie für die Liste oder Bibliothek nicht ändern. Das Hinzufügen einer Websitesammlungsrichtlinie zu einem Websiteinhaltstyp ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Websitesammlungsrichtlinien auf jeder Ebene Ihrer Websitehierarchie erzwungen werden.

Erstellen Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie für einen Websiteinhaltstyp im Websiteinhaltstypkatalog der obersten Ebene, und fügen Sie diesen Inhaltstyp dann einer oder mehreren Listen oder Bibliotheken hinzu . Sie können auch direkt eine Informationsverwaltungsrichtlinie für einen Websiteinhaltstyp erstellen und dann eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps mehreren Listen oder Bibliotheken zuordnen. Wenn Sie auf diese Weise eine Informationsverwaltungsrichtlinie erstellen, verfügt jedes Element in der Websitesammlung dieses Inhaltstyps oder eines Inhaltstyps, der von diesem Inhaltstyp erbt, über die Richtlinie. Wenn Sie jedoch eine Informationsverwaltungsrichtlinie direkt für einen Websiteinhaltstyp erstellen, ist es schwieriger, diese Informationsverwaltungsrichtlinie in anderen Websitesammlungen wiederzuverwenden, da auf diese Weise erstellte Richtlinien nicht exportiert werden können.

Hinweis

Wenn sich der Inhaltstyp eines Elements ändert, kann sich dies auf die Erzwingung von Richtlinienaktionen für dieses Element auswirken. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen.

Hinweis

Um zu steuern, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können Websitesammlungsadministratoren die Möglichkeit deaktivieren, Richtlinienfeatures direkt für einen Inhaltstyp festzulegen. Wenn diese Einschränkung wirksam ist, sind Benutzer, die Inhaltstypen erstellen, auf die Auswahl von Richtlinien aus der Liste der Websitesammlungsrichtlinien beschränkt.

Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Liste oder Bibliothek Wenn Ihre Organisation eine bestimmte Informationsverwaltungsrichtlinie auf einen sehr begrenzten Satz von Inhalten anwenden muss, können Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie erstellen, die nur für eine einzelne Liste oder Bibliothek gilt. Diese Methode zum Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie ist am wenigsten flexibel, da die Richtlinie nur für einen Standort gilt und nicht exportiert oder für andere Standorte wiederverwendet werden kann. Manchmal müssen Sie jedoch möglicherweise eindeutige Informationsverwaltungsrichtlinien mit eingeschränkter Anwendbarkeit erstellen, um bestimmte Situationen zu bewältigen.

Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Liste oder Bibliothek nur erstellen, wenn diese Liste oder Bibliothek nicht mehrere Inhaltstypen unterstützt. Wenn eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen unterstützt, müssen Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie für jeden einzelnen Listeninhaltstyp definieren, der dieser Liste oder Bibliothek zugeordnet ist. (Instanzen eines Websiteinhaltstyps, die einer bestimmten Liste oder Bibliothek zugeordnet sind, werden als Listeninhaltstypen bezeichnet.)

Um zu steuern, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können Websitesammlungsadministratoren die Möglichkeit deaktivieren, Richtlinienfeatures direkt für eine Liste oder Bibliothek festzulegen. Wenn diese Einschränkung wirksam ist, sind Benutzer, die Listen oder Bibliotheken verwalten, auf die Auswahl von Richtlinien aus der Liste der Websitesammlungsrichtlinien beschränkt.