Anwenden einer Aufbewahrungsbezeichnung auf ein Modell in Microsoft Syntex

Artikel
12/04/2023

^{Gilt für: ✓ Alle benutzerdefinierten Modelle | ✓ Alle vordefinierten Modelle}

Sie können auf einfache Weise eine Aufbewahrungsbezeichnung auf unstrukturierte, strukturierte und vordefinierte Modelle in Microsoft Syntex anwenden.

Hinweis

Aufbewahrungsbezeichnungen sind für Freihandform-Dokumentverarbeitungsmodelle noch nicht verfügbar.

Aufbewahrungsbezeichnungen ermöglichen es Ihnen, Aufbewahrungseinstellungen auf die Dokumente anzuwenden, die von Ihrem Modell identifiziert werden. Sie möchten beispielsweise, dass Ihr Modell nicht nur Alle Versicherungshinweisdokumente identifiziert, die in Ihre Dokumentbibliothek hochgeladen werden, sondern auch ein Aufbewahrungstag für Unternehmen auf sie anwenden, damit diese Dokumente nicht für den angegebenen Zeitraum (z. B. die nächsten fünf Monate) aus der Dokumentbibliothek gelöscht werden können.

Über die Modelleinstellungen auf der Startseite Ihres Modells können Sie eine bereits vorhandene Aufbewahrungsbezeichnung auf Ihr Modell anwenden.

Hinzufügen einer Aufbewahrungsbezeichnung zu einem unstrukturierten Dokumentverarbeitungsmodell oder einem vordefinierten Modell

Wichtig

Damit Aufbewahrungsbezeichnungen für Ihre unstrukturierten Dokumentverarbeitungs- oder vordefinierten Modelle verfügbar sind, müssen sie im Microsoft Purview-Complianceportal erstellt und veröffentlicht werden.

Wählen Sie auf der Modell-Startseite Modelleinstellungen aus.
Wählen Sie unter Modelleinstellungen im Abschnitt Sicherheit und Kompatibilität das Menü Aufbewahrungsbezeichnung aus, um eine Liste der Aufbewahrungsbezeichnungen anzuzeigen, die Für die Anwendung auf das Modell verfügbar sind.
Wählen Sie die Aufbewahrungsbezeichnung aus, die auf das Modell angewendet werden soll, und wählen Sie Speichern aus.

Nachdem Sie die Aufbewahrungsbezeichnung auf Ihr Modell angewendet haben, können Sie sie auf folgendes anwenden:

Neue Dokumentbibliothek
Dokumentbibliothek, auf die das Modell bereits angewendet wird

Anwenden der Aufbewahrungsbezeichnung auf eine Dokumentbibliothek, auf die das Modell bereits angewendet wird

Wenn Ihr unstrukturiertes Dokumentverarbeitungsmodell oder vordefiniertes Modell bereits auf eine Dokumentbibliothek angewendet wurde, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um die Aktualisierung der Aufbewahrungsbezeichnung zu synchronisieren, um sie auf die Dokumentbibliothek anzuwenden:

Wählen Sie auf der Startseite Ihres Modells im Abschnitt Bibliotheken mit diesem Modell die Dokumentbibliothek aus, auf die das Aufbewahrungsbezeichnungsupdate angewendet werden soll.
Wählen Sie Synchronisieren aus.

Nachdem Sie das Update angewendet und mit Ihrem Modell synchronisiert haben, können Sie bestätigen, dass es angewendet wurde, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie im Inhaltscenter im Abschnitt Bibliotheken mit diesem Modell die Bibliothek aus, auf die das aktualisierte Modell angewendet wurde.
Wählen Sie in der Dokumentbibliotheksansicht das Symbol "Informationen" aus, um die Modelleigenschaften zu überprüfen.
Wählen Sie in der Liste Aktive Modelle das aktualisierte Modell aus.
Im Abschnitt Aufbewahrungsbezeichnung wird der Name der angewendeten Aufbewahrungsbezeichnung angezeigt.

Auf der Ansichtsseite Ihres Modells in Ihrer Dokumentbibliothek wird eine neue Spalte Aufbewahrungsbezeichnung angezeigt. Wenn Ihr Modell Dateien klassifiziert, die als zu seinem Inhaltstyp gehören, und sie in der Bibliotheksansicht auflistet, zeigt die Spalte Aufbewahrungsbezeichnung auch den Namen der Aufbewahrungsbezeichnung an, die über das Modell darauf angewendet wurde.

So wird beispielsweise auf alle Versicherungsbestätigungen, die von Ihrem Modell identifiziert wurden, auch die Geschäftlich-Aufbewahrungsbezeichnung angewendet, wodurch sie für fünf Monate nicht aus der Dokumentbibliothek gelöscht werden können. Wenn versucht wird, die Datei aus der Dokumentbibliothek zu löschen, wird ein Fehler angezeigt, der besagt, dass dies aufgrund der angewendeten Aufbewahrungsbezeichnung nicht zulässig ist.

Hinzufügen einer Aufbewahrungsbezeichnung zu einem strukturierten oder Freihandform-Dokumentverarbeitungsmodell

Wichtig

Damit Aufbewahrungsbezeichnungen für Ihre strukturierten oder Freihanddokumentverarbeitungsmodelle verfügbar sind, müssen sie im Microsoft Purview-Complianceportal erstellt und veröffentlicht werden.

Sie können entweder eine Aufbewahrungsbezeichnung auf ein strukturiertes oder Freihanddokumentverarbeitungsmodell anwenden, wenn Sie ein Modell erstellen, oder sie auf ein vorhandenes Modell anwenden.

So fügen Sie beim Erstellen eines strukturierten oder Freihanddokumentverarbeitungsmodells eine Aufbewahrungsbezeichnung hinzu

Wenn Sie ein neues strukturiertes oder Freihanddokumentverarbeitungsmodell erstellen, wählen Sie Erweiterte Einstellungen aus.
Wählen Sie unter Erweiterte Einstellungen im Abschnitt Aufbewahrungsbezeichnung das Menü aus, und wählen Sie dann die Aufbewahrungsbezeichnung aus, die Sie auf das Modell anwenden möchten.
Nachdem Sie die verbleibenden Modelleinstellungen abgeschlossen haben, wählen Sie Erstellen aus, um Ihr Modell zu erstellen.

So fügen Sie einem vorhandenen strukturierten oder Freihanddokumentverarbeitungsmodell eine Aufbewahrungsbezeichnung hinzu

Sie können einem vorhandenen strukturierten oder Freihanddokumentverarbeitungsmodell auf unterschiedliche Weise eine Aufbewahrungsbezeichnung hinzufügen:

Über das Menü "Automatisieren" in der Dokumentbibliothek
Über die Einstellungen für aktives Modell in der Dokumentbibliothek

Sie können einem vorhandenen strukturierten oder Freihanddokumentverarbeitungsmodell, das Sie besitzen, über das Menü Automatisieren in der Dokumentbibliothek, in der das Modell angewendet wird, eine Aufbewahrungsbezeichnung hinzufügen.

Wählen Sie in Ihrer Dokumentbibliothek, auf die das Modell angewendet wird, die OptionAutomate AI BuilderView model details (Modelldetails für AI Builder >automatisieren>) aus.
Wählen Sie in den Modelldetails im Abschnitt Aufbewahrungsbezeichnung die Aufbewahrungsbezeichnung aus, die Sie anwenden möchten, und wählen Sie dann Speichern aus.

So fügen Sie einem vorhandenen strukturierten oder freihandform-Dokumentverarbeitungsmodell in den Aktiven Modelleinstellungen eine Aufbewahrungsbezeichnung hinzu

Sie können eine Aufbewahrungsbezeichnung zu einem vorhandenen strukturierten oder Freihanddokumentverarbeitungsmodell hinzufügen, das Sie besitzen, indem Sie die Einstellungen aktives Modell in der Dokumentbibliothek verwenden, in der das Modell angewendet wird.

Wählen Sie in der SharePoint-Dokumentbibliothek, auf die das Modell angewendet ist, das Symbol Aktive Modelle anzeigen und dann Aktive Modelle anzeigen.
Wählen Sie unter Aktive Modelle das Modell aus, auf das Sie die Aufbewahrungsbezeichnung anwenden möchten.
Wählen Sie in den Modelldetails im Abschnitt Aufbewahrungsbezeichnung die Aufbewahrungsbezeichnung aus, die Sie anwenden möchten, und wählen Sie dann Speichern aus.

Hinweis

Sie müssen der Modellbesitzer sein, damit der Bereich für Modelleinstellungen bearbeitet werden kann.