Erstellen einer modernen Vorlage in Microsoft Syntex

Hochladen eines Dokuments zum Erstellen einer modernen Vorlage

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine moderne Vorlage zu erstellen.

1. Wählen Sie in einer SharePoint-Dokumentbibliothek Neu>Moderne Vorlage erstellen aus.

   

2. Wählen Sie ein Word-Dokument aus dem SharePoint oder OneDrive Ihrer Organisation oder aus Ihrem lokalen Speicher aus.

   

3. Nachdem Sie das Dokument hochgeladen haben, wird das Dokument im Vorlagenstudio angezeigt, wo Sie das Dokument durch Hinzufügen von Feldern in eine Vorlage konvertieren können.

   

4. Wählen Sie in der oberen linken Ecke des Vorlagenstudios den Namen für die Vorlage aus. Der Standardname ist der Name des Dokuments, das zum Erstellen der Vorlage verwendet wird. Wenn Sie die Vorlage umbenennen möchten, wählen Sie den Standardnamen oder das Stiftsymbol neben dem Namen aus, geben Sie den neuen Namen ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

   

Erstellen und Wiederverwenden von Feldern

Wenn Sie ein Dokument auswählen, um eine moderne Vorlage zu erstellen, können Sie ein neues Feld erstellen und es mehreren Vorkommen des Inhalts mit demselben Feld zuordnen.

Beispielsweise kann der Name eines Auftragnehmers mehrmals in einem Beratungsvertragsdokument vorkommen. Sie können ein Feld mit dem Namen "Name des Auftragnehmers" erstellen und es allen Vorkommen des Namens im gesamten Dokument zuordnen, wenn Sie eine moderne Vorlage generieren.

So erstellen Und wiederverwenden Sie ein Feld:

1. Wählen Sie einen Abschnitt des Inhalts aus, und wenn er im Feldbereich auf der rechten Seite angezeigt wird, wählen Sie Bestätigen aus. Sie können beliebig viele Vorkommen auswählen.

2. Wenn das Feld erstellt wird, wählen Sie Weiter aus, um das erstellte Feld verschiedenen Datenquellen zuzuordnen.

3. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Anzahl aller Auswahlen in der Feldkarte mit dem Feldnamen und der zugeordneten Datenquelle anzeigen.

   

Zuordnen von Feldern zu verschiedenen Datenquellen

Sie können Felder wie folgt zuordnen:

• Eingeben von Text oder Auswählen eines Datums

• Auswählen aus Auswahlmöglichkeiten in einer Spalte einer Liste oder Bibliothek

• Auswählen aus einem Ausdruckssatz oder Ausdruck für verwaltete Metadaten

• Zuordnen einer Tabelle zu einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek

• Hinzufügen eines Bildfelds

Zuordnen eines Felds durch Eingabe von Text oder Auswählen eines Datums

Gehen Sie im Bereich Neues Feld wie

1. Geben Sie im Feld Name einen relevanten Namen für das Feld ein.

2. Wählen Sie im Abschnitt Wie Autoren dieses Feld ausfüllen die Option Text eingeben aus, oder wählen Sie ein Datum aus.

   

3. Wählen Sie im Feld Infotyp den Datentyp aus, den Sie dem Feld zuordnen möchten. Derzeit stehen sechs Optionen zur Verfügung: Einzelne Textzeile, Mehrere Textzeilen, Anzahl, Datum und Uhrzeit, Email und Hyperlink.

4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

   Hinweis

   Sie können mehrere Datumsformatierer wie MM/TT/JJJJ, TT/MM/JJJJ, JJJJ/MM/TT und Monat TT konfigurieren, einschließlich der Einstellung der Zeit im 12-Stunden- und 24-Stunden-Format.

Zuordnen eines Felds durch Auswahl aus einer Spalte einer Liste oder Bibliothek

Gehen Sie im Bereich Neues Feld wie

1. Geben Sie im Feld Name einen relevanten Namen für das Feld ein.

2. Wählen Sie im Abschnitt Wie Autoren dieses Feld ausfüllen die Option Aus Auswahlmöglichkeiten in einer Spalte einer Liste oder Bibliothek auswählen und dann Auswählen aus.

   

3. Wählen Sie auf der Seite Liste zum Hinzufügen einer Quellspalte auswählen die liste aus, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann Weiter aus.

   

4. Wählen Sie auf der Seite Quellspalte aus der vorhandenen Liste auswählen den Spaltennamen aus, den Sie dem Feld zuordnen möchten, und wählen Sie dann Speichern aus.

   

   Wenn Sie die ursprüngliche Listenseite erneut anzeigen möchten, wählen Sie am ende der Liste den Link Gehe zu (Listenname) aus.

5. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie, dass das Listenfeld dem Feld zugeordnet wurde.

   

6. Wenn Sie möchten, dass Benutzer Eingaben manuell hinzufügen können, wählen Sie zusätzlich zur Auswahl aus einer Liste die Option Autoren das Hinzufügen neuer Optionen erlauben aus. In diesem Fall ist der Standardwert für den manuellen Eingabedatentyp Eine Textzeile. Außerdem werden die von den Autoren eingegebenen Werte nur zum Generieren des Dokuments verwendet. Sie werden der SharePoint-Liste nicht hinzugefügt.

Zuordnen eines Felds durch Auswahl aus einem verwalteten Metadatenausdruckssatz oder -ausdruck

Gehen Sie im Bereich Neues Feld wie

1. Geben Sie im Feld Name einen relevanten Namen für das Feld ein.

2. Wählen Sie im Abschnitt Wie Autoren dieses Feld ausfüllen die Option Aus einem Ausdruckssatz oder Ausdruck für verwaltete Metadaten auswählen aus, und wählen Sie dann Auswählen aus.

   

3. Suchen Sie auf der Seite Ausdruckssätze oder Begriffe auswählen nach dem Ausdruckssatz oder Ausdruck, der dem Feld zugeordnet werden soll, oder wählen Sie sie aus, und wählen Sie dann Speichern aus.

   

4. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie, dass der ausgewählte Ausdruckssatz oder Ausdruck dem Feld zugeordnet wurde.

   

5. Wenn Sie möchten, dass Benutzer mehrere Werte hinzufügen können, die dem Ausdruckssatz oder Ausdruck entsprechen, wählen Sie Mehrere Werte zulassen aus. Wenn der Ausdruckssatz als offener Ausdruckssatz konfiguriert ist, können Sie neue Werte zulassen auswählen. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Benutzer, die Dokumente aus der modernen Vorlage generieren, dem Ausdruckssatz neue Begriffe hinzufügen und diese Begriffe als Feldwerte hinzufügen.

   Tipp

   Wenn Sie die Option Neue Werte zulassen aktivieren (nur für offene Ausdruckssätze zulässig), fügen Benutzer dem Ausdrucksspeicher mit höherer Wahrscheinlichkeit redundante Begriffe hinzu. Redundante Begriffe können administratoren die Verwaltung eines Ausdruckssatzes erschweren.

Zuordnen einer Tabelle zu einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek

Gehen Sie im Bereich Neues Feld wie

1. Geben Sie im Feld Name einen relevanten Namen für das Feld ein.

   

2. Wählen Sie den Tabellenabschnitt in dem Dokument aus, für das Sie ein Feld erstellen möchten. Sie können die Tabellenauswahl im Abschnitt Felder anzeigen.

3. Bestätigen Sie die Auswahl, und wählen Sie dann Weiter aus.

4. Ordnen Sie auf der Seite Liste zum Hinzufügen einer Quellspalte auswählen der Tabelle eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek zu.

   

5. Sobald die Liste ausgewählt ist, ordnen Sie die Listenspalten den Tabellenspalten zu.

   

   Die zugeordneten Listenspaltennamen, die mit den Tabellenkopfspalten übereinstimmen, werden automatisch ausgefüllt und können dann geändert werden.

6. Ordnen Sie als Nächstes alle Tabellenspalten den Listenspalten zu.

   

7. Wenn alle Tabellenspalten zugeordnet sind, wird die Tabellenauswahl im Abschnitt Felder angezeigt.

   

Wenn Benutzer Dokumente aus der Vorlage generieren, können sie relevante Listeneinträge auswählen, die ausgefüllt werden sollen, und die Tabellenzeilen werden basierend auf der Anzahl der getroffenen Zeilenauswahlen vergrößert oder verringert.

Hinzufügen eines Bildfelds

Gehen Sie im Bereich Neues Feld wie

1. Geben Sie im Feld Name einen relevanten Namen für das Feld ein.

   

2. Wählen Sie den Bildabschnitt in dem Dokument aus, für das Sie ein Feld erstellen möchten. Sie können den Bildnamen und den Alternativtext (eine Beschreibung des Bilds) für das ausgewählte Bild im Abschnitt Felder anzeigen.

3. Bestätigen Sie die Auswahl, und wählen Sie dann Weiter aus.

4. Sie können Autoren, die das Feld ausfüllen, entweder Bilder aus einer beliebigen Quelle – OneDrive oder SharePoint oder aus lokalem Speicher – hochladen oder die Einträge einschränken, indem Sie sie einer Bildspalte in einer SharePoint-Liste zuordnen.

5. Sie können festlegen, wie das vom Autor ausgewählte Bild im Dokument ausgefüllt wird. Wenn Sie das Kontrollkästchen Größe ändern aktivieren, wird das hochgeladene Bild auf die Dimensionen des für die Vorlagenisierung ausgewählten Bilds skaliert. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird die Bilddimension des vom Autor hochgeladenen Bilds beibehalten.

   Tipp

   Wenn Sie die Option Größe ändern aktivieren, erhalten Benutzer mit größerer Wahrscheinlichkeit günstige Ergebnisse der Bilddimensionen in der Vorlage.

Speichern einer modernen Vorlage als Entwurf

Sie können so viele Felder erstellen, wie Sie für notwendig halten. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Vorlage als Entwurf speichern.

1. Wählen Sie Entwurf speichern aus, um die Vorlage als Entwurf zu speichern. Sie können später darauf zugreifen.

2. Wählen Sie zum Anzeigen, Bearbeiten oder Veröffentlichen gespeicherter Entwürfe aus dem Dropdownmenü Entwurfsvorlagen im Modernen Vorlagen-MenüNeu>bearbeiten aus der Dokumentbibliothek aus.

Veröffentlichen einer modernen Vorlage

Wenn Sie der Vorlage alle relevanten Felder hinzugefügt haben und sie für die Verwendung durch andere Benutzer in der Dokumentbibliothek verfügbar machen möchten, können Sie die Vorlage veröffentlichen.

1. Wählen Sie Veröffentlichen aus, um die Vorlage zu veröffentlichen, die von anderen Benutzern in der Organisation zum Erstellen von Dokumenten verwendet werden soll.

2. Um veröffentlichte Vorlagen im Dropdownmenü Veröffentlichte Vorlagen im Abschnitt Moderne Vorlagen anzuzeigen, zu bearbeiten oder die Veröffentlichung aufzuheben, wählen Sie in der Dokumentbibliothek das Menü Neu>bearbeiten aus.

Siehe auch

Zuordnen von Feldern einer modernen Vorlage zu Bibliotheksspalten

Bearbeiten einer modernen Vorlage

Erstellen eines Dokuments aus einer modernen Vorlage