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Der Veeva Vault PromoMats Microsoft 365 Copilot-Connector ermöglicht Es Organisationen, Werbemarketingmaterialien aus Veeva Vault in Microsoft Graph zu indizieren, sodass sie über Microsoft 365-Umgebungen zugänglich sind, einschließlich Microsoft 365 Copilot.
Der Connector integriert das integrierte Berechtigungsmodell von Vault PromoMats, um sicherzustellen, dass Benutzer nur auf autorisierte Inhalte zugreifen, und unterstützt eine schnellere Generierung und Überprüfung von Inhalten durch Inhaltsanalyse und -vorbereitung. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der Markenkonsistenz bei, indem die Effizienz während des gesamten Inhaltslebenszyklus verbessert wird. Diese Funktionalität ist für Marketing-, Medizin- und Regulierungsteams von Vorteil und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und verkürzt die Markteinführungszeit für Werbematerialien.
Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile des Veeva Vault PromoMats Copilot-Connectors aufgeführt:
- Erweiterte Inhaltsverwaltung und -abruf: Der Connector schlägt Tags vor, um relevante Dokumente einfacher zu organisieren und darauf zuzugreifen.
- KI-gestützte Wiederverwendung und Lokalisierung von Inhalten: Erleichtert die Anpassung von Inhalten für verschiedene Märkte und spart Zeit, während gleichzeitig die Relevanz für verschiedene Zielgruppen sichergestellt wird.
- Umfassende Dokumentprüfung und -zusammenfassung: KI-Tools helfen bei Grammatik, Rechtschreibung, Semantik und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und stellen die Genauigkeit und aktuelle Werbematerialien sicher.
Darüber hinaus steigert der Connector die Produktivität, indem der Zeitaufwand für die Suche nach Informationen in mehreren Quellen minimiert wird. Durch die Integration von Microsoft 365 Copilot und Microsoft Search in PromoMats-Daten wird die Inhaltsvorbereitung und Feldverwendung optimiert. Es verbessert auch die Effizienz, indem auf vorhandene konforme Dokumente und Inhalte verwiesen wird, um neue Nachrichten zu generieren und Materialien effektiv vorzubereiten.
Dieser Leitfaden richtet sich an Microsoft 365-Administratoren oder alle Personen, die für die Konfiguration, Verwaltung und Überwachung des Veeva Vault PromoMats Copilot-Connectors verantwortlich sind.
Funktionen
Der Veeva Vault PromoMats Copilot-Connector ermöglicht die folgenden Funktionen:
- Generiert Zusammenfassungen, um basierend auf Werbematerialien und Schlüsseldokumenten Zu verstehen und Entscheidungen zu treffen.
- Verbessert die Durchsuchbarkeit von Werbedokumenten mithilfe der erweiterten Microsoft 365-Suchfunktionen.
- Gewinnen Sie Erkenntnisse und Empfehlungen aus indizierten Daten, um die Workfloweffizienz zu verbessern, einschließlich der Überprüfung der Verwendung bestimmter Ausdrücke in PromoMats-Dokumenten.
- Indiziert PromoMats-Inhalte, um eine einheitliche Sucherfahrung in Microsoft 365-Umgebungen zu schaffen.
- Sorgt für Datenschutz und Compliance, indem ACL-Berechtigungen und Berechtigungen auf Dokumentebene unterstützt werden, das Berechtigungsmodell vereinfacht und das Risiko von Fehlkonfigurationen verringert wird.
- Verwendet Abfragezeichenfolgenbedingungen, um die Synchronisierung von Artikeln präzise zu steuern und eine effiziente Indizierung sicherzustellen.
Die folgende Tabelle enthält Beispieleingabeaufforderungen, die zeigen, wie Microsoft 365 Copilot, die in den Veeva PromoMats Copilot-Connector integriert ist, die Produktivität erheblich steigern und Prozesse mithilfe von PromoMats-Daten optimieren kann.
| Szenario | Beispielprompt |
|---|---|
| Inhaltsgenerierung | Generieren Sie personalisierte Inhalte für Kundeninteraktionen basierend auf den neuesten Forschungsdokumenten, die in PromoMats gespeichert sind. |
| Inhaltsmarkierung | Schlagen Sie Tags vor, die mit den ausgewählten Werbeinhalten verwendet werden können, um die Verwaltung und den Abruf in Zukunft zu vereinfachen. |
| HTML-E-Mail-Generierung | Erstellen Sie HTML-E-Mails, die automatisch aus vorab bereitgestellten HTML-Vorlagen und dokumenten generiert werden, die in PromoMats gespeichert sind. |
| Pre-Call-Planung | Fassen Sie relevante Informationen zusammen, und bereiten Sie materialien für Vertriebsmitarbeiter vor Kundenbesprechungen vor. |
| KI-gestützte Wiederverwendung von Inhalten | Identifizieren Sie geeignete Tags, Übersetzungen und Lokalisierungen, um die Wiederverwendung von Inhalten zu verbessern. |
| Inhaltskonsistenz | Erstellen Sie neue Werbematerialien, um die Konsistenz mit vorhandenen Inhalten sicherzustellen. |
| Ki-gestützte Überprüfungen vor MLR | Überprüfen Sie Grammatik, Rechtschreibung und Semantik, und überprüfen Sie die folgenden Werbedokumente. |
| Dokumentzusammenfassung | Fassen Sie die wichtigsten Punkte aus regulatorischen Dokumenten zusammen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über die neuesten Complianceanforderungen informiert sind. |
| Besprechungsvorbereitung | Bereiten Sie ein Skript für eine bevorstehende Besprechung basierend auf aktuellen E-Mail-Threads und PromoMats-Dokumenten von Kunden vor. |
| Supportanspruchsprozess | Finden Sie Ansprüche, die wiederverwendet werden können, über die Wirksamkeit von Medikamenten, um sicherzustellen, dass sie medizinisch und rechtlich validiert und zugelassen sind. |
Begrenzungen
- Indiziert nur die neuesten Versionen von Dokumenten.
- Unterstützt nur Dateitypen wie Microsoft Office-Dokumente, PDFs und textbasierte Dateien. unterstützt keine PNG-, JPG- oder Videodateien.
- Indiziert Teilweise Dateien, die größer als 4 MB sind.
Voraussetzungen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Microsoft Entra ID OAuth 2.0/OpenID Connect für den Veeva Vault Copilot-Connector zu konfigurieren.
Registrieren einer Anwendung in Microsoft Entra ID
Wechseln Sie zu Microsoft Entra Admin Center>Anwendungen>App-Registrierungen>Neue Registrierung.
Geben Sie im Erstellungsformular den Gewünschten Namen ein.
Wählen Sie unter Unterstützte Kontotypen nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis aus.
Wählen Sie im Umleitungs-URI Web aus, und fügen Sie dem Feld Umleitungs-URI die folgenden Links hinzu:
- Kopieren Sie zum Microsoft 365 Enterprise, und fügen Sie sie ein:
https://gcs.office.com/v1.0/admin/oauth/callback - Kopieren Sie für Microsoft 365 Government, und fügen Sie sie ein:
https://gcsgcc.office.com/v1.0/admin/oauth/callback
- Kopieren Sie zum Microsoft 365 Enterprise, und fügen Sie sie ein:
Generieren Sie unter Zertifikate & Geheimnisse einen geheimen Clientschlüssel, und speichern Sie ihn sicher.
Konfigurieren von OAuth in Veeva Vault
Erstellen Sie ein neues Profil.
- Wechseln Sie zu Admin>Einstellungen>OAuth 2.0/OpenID Connect-Profile.
- Geben Sie die Bezeichnung, den Namen und die Beschreibung als Bevorzugtes aus.
- Legen Sie den Status als aktiv fest.
- Wählen Sie unter Autorisierungsserveranbieter die Option Azure AD aus.
- Klicken Sie auf AS-Metadaten hochladen , und wählen Sie Autorisierungsserver-Metadaten-URL bereitstellen aus.
- Verwenden Sie den folgenden Link, ersetzen Sie {tenant-id} durch Ihre Mandanten-ID, und fügen Sie sie in das Feld ein.
https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/v2.0/.well-known/openid-configuration - Wählen Sie Identität befindet sich in einem anderen Anspruch aus, und geben Sie "UPN" ein.
- Wählen Sie unter Benutzer-ID-Typ die Option Verbund-ID aus, und deaktivieren Sie die Option Strenge Überprüfung der Zielgruppeneinschränkung durchführen.
Hinweis
Stellen Sie sicher, dass Ihr UPN mit Ihrer Verbund-ID übereinstimmt.
Klicken Sie auf der neu erstellten Profilseite auf Clientanwendungen>hinzufügen. Verwenden Sie die Client-ID aus der neu erstellten Anwendung im Entra Admin Center für beide Felder: Anwendungsclient-ID und Autorisierungsserver-Client-ID. Geben Sie unter Anwendungsbezeichnung eine beliebige Bezeichnung Ihrer Wahl ein.
Hinweis
Um das Flag Strenge Überprüfung der Zielgruppeneinschränkung durchführen zu aktivieren, fügen Sie den Wert Client-ID in das Feld Zielgruppe ein.
Erstellen sie Sicherheitsrichtlinien.
- Wechseln Sie zu Admin>Einstellungen>Sicherheitsrichtlinien.
- Klicken Sieauf Einmaliges Anmeldenerstellen>.
- Geben Sie den Namen und die Beschreibung als Bevorzugtes aus.
- Wählen Sie status aktiv aus.
- Wählen Sie unter Authentifizierungstyp die Option Einmaliges Anmelden aus. (Basic-Authentifizierung wird nicht unterstützt)
- Wählen Sie unter Profil für einmaliges Anmelden ein Profil aus, das auf der Grundlage des einmaligen Anmeldens erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Veeva Vault.
- Wählen Sie unter eSignature Profile (eSignature-Profil) die Option None (Keine) aus.
- Wählen Sie im OAuth 2.0/OpenID Connect-Profil das neu erstellte OAuth 2.0-Profil aus.
Behalten Sie für die restlichen Einstellungen die Standardwerte bei.
Verknüpfen Sie den Benutzer mit der Sicherheitsrichtlinie.
- Wechseln Sie zu Admin>Benutzer und Gruppen.
- Wählen Sie einen Benutzer aus– idealerweise den Tresorbesitzer, aber andernfalls alle Benutzer mit der Berechtigung zum Ausführen von VQL-Abfragen, verwenden sie die RESTful-API, exportieren Sie Dokumente in das Datei staging, laden Sie sie aus dem Datei staging herunter und haben Zugriff auf alle Dateien in allen Phasen, auf die Details der Doclifecycle-Konfiguration und die DAC-Konfiguration.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Ändern Sie unter Details>Sicherheitsrichtlinie die Werte in die neu erstellte Richtlinie.
- Ändern Sie sie in Verbund-ID in den UPN (Benutzerprinzipalname) des Entra ID Kontos, das zum Einrichten des Connectors verwendet wird, z. B. das Administratorkonto.
Erste Schritte
Konfigurieren des Anzeigenamens
Geben Sie einen aussagekräftigen Anzeigenamen für Ihren Connector im Microsoft 365 Admin Center an. Dieser Name hilft ihnen, die Verbindung in Ihrem Arbeitsbereich zu identifizieren.
Hinzufügen der Veeva Vault-URL
Geben Sie die URL Ihres Veeva Vault-instance ein. Beispiel: https://<your-vault-domain>.veevavault.com.
Angeben von Authentifizierungsdetails
Um den Veeva Vault PromoMats Copilot-Connector zu konfigurieren, wählen Sie Azure Active Directory (OIDC) aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein:
- URL der Tresorsitzungs-ID: Sie finden die Sitzungs-ID-URL auf der Veeva Vault-Schnittstelle unter dem Pfad: Admin Bereich>Einstellungen>OAuth 2.0/ OpenID Connect Profile> das Profil, das für die Sitzungs-ID-URL des Verbindungstresors> erstellt wurde.
- Client-ID: Die Anwendungs-ID für Ihre Entra-Anwendung, die für Veeva Vault registriert ist.
- Geheimer Clientschlüssel: Der geheime Clientschlüssel, der der Entra-Anwendung zugeordnet ist. Stellen Sie sicher, dass es sicher gespeichert ist und nur für autorisiertes Personal zugänglich ist.
Wichtig
Konfigurieren Sie sowohl Microsoft Entra ID- als auch Veeva Vault-Administratoreinstellungen, um Microsoft Entra ID Authentifizierung zu aktivieren.
Einrichten der Identitätszuordnung
Kunden, die die Sicherheitseinstellungen ihrer Veeva PromoMats-instance benötigen, um berücksichtigt zu werden, klicken Sie auf Benutzerdefiniert einrichten>. Wählen Sie unter Identitäten zuordnen die Option Non-ME-ID als Identitätstyp für Ihre Inhaltsquelle aus.
Geben Sie die erforderlichen Informationen für die Identitätszuordnung ein. Wenn Sie beispielsweise Identitäten basierend auf E-Mail-Adressen zuordnen möchten, können Sie die folgenden Schritte ausführen.
- Wählen Sie Mail als Microsoft Entra Benutzereigenschaft aus.
- Wählen Sie unter nicht Microsoft Entra Benutzereigenschaftdie Option Identitätseigenschaft hinzufügen aus. Wählen Sie Email als Benutzeridentitätseigenschaft aus, und verwenden Sie einen Ausdruck wie ,
([^@]+)um eine Sequenz von einem oder mehreren Zeichen zu erfassen, die nicht das@Symbol sind. - Erstellen Sie eine Formel, um die Zuordnung abzuschließen, z
{0}@<your-domain>. B. .
Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzeridentitätszuordnungen ordnungsgemäß eingerichtet und Sicherheitsberechtigungen ordnungsgemäß erzwungen werden.
Rollout für eine begrenzte Zielgruppe
Stellen Sie diese Verbindung für eine begrenzte Gruppe von Benutzern bereit, um die Indizierungs- und Zugriffssteuerungsfunktionen vor einem vollständigen Rollout zu überprüfen.
Standardeinstellungen
In der folgenden Tabelle sind die Standardeinstellungen für den Veeva Vault PromoMats Copilot-Connector aufgeführt. Um diese Standardwerte zu ändern, wählen Sie während der Konfiguration Benutzerdefiniertes Setup aus.
| Abschnitt | Einstellung | Standardwert |
|---|---|---|
| Benutzer | Zugriffsberechtigungen | Respektiert Veeva Vault-Berechtigungen; nur auf anschaubare Dokumente kann zugegriffen werden. |
| Inhalt | Indexmetadaten | Indiziert Schlüsselmetadaten, z. B. Dokumentname, Besitzer und Lebenszyklusphase. |
| Inhalt | Eigenschaften verwalten | Aktiviert Metadaten wie titel, erstellt von und zuletzt geändert von. |
| Synchronisieren | Vollständige Durchforstungen | Täglich. |
| Synchronisieren | Vollständige Durchforstungshäufigkeit | Täglich. |
Benutzerdefinierte Einrichtung
Benutzer
Zugriffsberechtigungen
Der Connector entspricht den acLs, die in Veeva Vault definiert sind. Nur Benutzer mit Ansichtsberechtigungen in Veeva Vault können den indizierten Inhalt in Microsoft 365 sehen. Administratoren können optional allen Benutzern den Zugriff auf alle indizierten Inhalte erlauben, obwohl dies nicht empfohlen wird.
Synchronisieren
Anpassen von Synchronisierungszeitplänen
Sie können die Häufigkeit der vollständigen Durchforstungen an die Anforderungen Ihrer organization anpassen. Im Folgenden sind die Standarddurchforstungen aufgeführt:
- Inkrementelle Durchforstung – 15 Minuten.
- Vollständige Durchforstung – täglich.
Inhalt
Eigenschaften verwalten
Sie können Eigenschaften anzeigen, die von Ihren Veeva PromoMats durchforstet wurden.
| Eigenschaften | Semantische Bezeichnung | Beschreibung | Schema |
|---|---|---|---|
| Inhalt | Aus dem Dokument extrahierter Haupt- oder Haupttextinhalt | Suche | |
| Land | Land oder Region im Zusammenhang mit dem Dokument | Abfrage, Abrufen | |
| CreatedBy | CreatedBy | Benutzer, der das Dokument ursprünglich erstellt hat | Abfrage, Abrufen |
| CreatedByByUserId | Interner Benutzerbezeichner für Dokumentersteller | Abfrage, Abrufen | |
| DocumentCreationDate | createdDateTime | Datum und Uhrzeit der ursprünglichen Erstellung des Dokuments | Abfrage, Abrufen |
| Erweiterung | Dateityperweiterung wie PDF, DOCX, PPTX | Abfragen, Abrufen, Suchen | |
| FileName | fileName | Name oder Titel der Dokumentdatei | Abfragen, Abrufen, Suchen |
| Format | Dokumentformat oder Inhaltstyp | Abfrage, Abrufen | |
| Id | Eindeutiger Bezeichner des Dokuments im System | Abfrage, Abrufen | |
| LastModifiedBy | lastModifiedBy | Benutzer, der das Dokument zuletzt geändert hat | Abfrage, Abrufen |
| LastModifiedByUserId | Interner Benutzerbezeichner für den letzten Modifizierer | Abfrage, Abrufen | |
| Lebenszyklus | Lebenszyklus status des Dokuments (z. B. Entwurf, Genehmigt) | Abfrage, Abrufen | |
| MajorVersion | Hauptversionsnummer des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| MinorVersion | Nebenversion oder Revisionsnummer | Abfrage, Abrufen | |
| Produkt | Dem Dokumentinhalt zugeordnetes Produkt | Abfrage, Abrufen | |
| Size | Dateigröße des Dokuments | ||
| Status | Dokument status (z. B. Aktiv, Archiviert) | Abfrage, Abrufen | |
| Subtype | Spezifische Untertyp- oder Dokumentklassifizierung | Abfrage, Abrufen | |
| Typ | Allgemeiner Typ oder Kategorie des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| Url | url | Direkte URL für den Zugriff auf das Dokument oder eine Vorschau | Abfrage, Abrufen |
| VersionId | Eindeutiger Bezeichner für eine bestimmte Dokumentversion | Abfrage, Abrufen | |
| VersionModifiedDate | lastModifiedDateTime | Datum und Uhrzeit der letzten Änderung dieser Version | Abfrage, Abrufen |
Problembehandlung
Informationen zur Problembehandlung finden Sie unter Problembehandlung für den Veeva Vault Copilot-Connector.
Nächste Schritte
Nachdem Sie den Connector konfiguriert und veröffentlicht haben, überwachen Sie seine status in Datenquellen im Admin Center. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten Ihres Connectors.
Wenn Sie Probleme haben oder Feedback geben möchten, wenden Sie sich an den Microsoft Graph-Support.