Exportieren der Daten, die zum Erstellen einer Visualisierung verwendet wurden

GILT FÜR: ✔️ Power BI Desktop ✔️ Power BI-Dienst

Wenn Sie die Daten anzeigen möchten, auf deren Grundlage ein Visual erstellt wurde, können Sie die Daten in Power BI anzeigen oder in Excel exportieren. In diesem Artikel wird das Exportieren nach Excel erläutert. Daten können aus Power BI-Dashboardkacheln und Berichtsvisuals nach Excel exportiert werden.

Power BI-Dienst mit Dropdown für „Mehr Aktionen“ (...).

Wichtig

Nicht alle Daten können von allen Benutzern angezeigt oder exportiert werden. Es gibt Sicherheitsvorrichtungen, über die Designer und Administratoren eine Meldung erhalten, wenn Dashboards und Berichte erstellt werden. Einige Daten sind eingeschränkt, vertraulich oder werden ausgeblendet und können ohne Sonderberechtigungen nicht abgerufen oder exportiert werden. Wenn Sie Designer oder Administrator sind, wählen Sie die Registerkarte unten für Administrator- und Designersteuerelemente zum Exportieren aus.

Wer kann Daten exportieren?

Wenn Sie über die nötigen Berechtigungen für die Daten verfügen, können Sie die Daten abrufen und exportieren, die Power BI verwendet, um Visualisierungen zu erstellen.

Wenn Sie keine Berechtigungen für die Daten haben, können Sie nicht nach Excel exportieren oder in Excel öffnen. Häufig sind Daten vertraulich oder auf bestimmte Benutzer beschränkt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Überlegungen und Einschränkungen am Ende dieses Dokuments. Wenn Sie im Power BI-Dienst arbeiten, können Sie sich an Ihren Power BI-Administrator wenden oder die Kontaktinformationen für den Dashboardbesitzer nachschlagen, um Exportberechtigungen anzufordern. Um den Besitzer oder die Besitzerin zu suchen, klicken Sie auf die Dropdownliste neben dem Berichtstitel.

Dashboard mit Kontaktinformationen.

Video: Anzeigen und Exportieren von Daten

Sehen Sie Will dabei zu, wie er die Daten aus einer der Visualisierungen in einem Bericht exportiert, sie als XLSX-Datei speichert und dann in Excel öffnet. Befolgen Sie dann die schrittweisen Anleitungen unter dem Video, um es selbst ausprobieren.

Hinweis

In diesem Video werden möglicherweise frühere Versionen von Power BI Desktop oder des Power BI-Diensts verwendet.

Daten werden geschützt, wenn sie aus Power BI exportiert werden.

Berichtsbesitzer können Berichte mithilfe von Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview Information Protection klassifizieren und bezeichnen. Wenn die Vertraulichkeitsbezeichnung Schutzeinstellungen aufweist, wendet Power BI diese Schutzeinstellungen beim Exportieren von Berichtsdaten in Excel-, PowerPoint- oder PDF-Dateien an. Nur autorisierte Benutzer können geschützte Dateien öffnen.

Sicherheitsadministratoren und Power BI-Administratoren können Microsoft Defender for Cloud Apps verwenden, um den Zugriff und die Aktivitäten der Benutzer zu überwachen, Risikoanalysen in Echtzeit durchzuführen und bezeichnungsspezifische Steuerelemente festzulegen. Organisationen können Microsoft Defender for Cloud Apps beispielsweise für die Konfiguration einer Richtlinie verwenden, die Benutzer*innen vom Herunterladen vertraulicher Daten aus Power BI auf nicht verwaltete Geräte hindert.

Exportieren von Daten aus einem Power BI-Dashboard

  1. Öffnen Sie ein Dashboard im Power BI-Dienst, und wählen Sie eine Kachel mit einem visuellen Element aus.

  2. Öffnen Sie in der oberen rechten Ecke der Kachel die Dropdownliste Weitere Optionen (...), und wählen Sie In CSV exportieren aus.

    Screenshot: Eine Visualisierung, in der die Schaltfläche mit Auslassungspunkten hervorgehoben ist

  3. Wenn die Kachel aus einem Bericht mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung angeheftet wurde, wird diese Warnung angezeigt. Berücksichtigen Sie die Vertraulichkeit Ihrer Inhalte, bevor Sie entscheiden, ob Sie exportieren oder nicht.

    Screenshot der Vetraulichkeitswarnung.

  4. Power BI exportiert die Daten in eine CSV-Datei. Wenn Sie einen Filter auf die Visualisierung angewendet haben, enthält auch die Exportdatei im CSV-Format Filter. Sie werden im Browser zum Speichern oder Öffnen der Datei aufgefordert. Standardmäßig wird der Export in Ihrem lokalen Ordner „Downloads“ gespeichert.

  5. Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel.

    Screenshot der CSV-Datei mit Anzeige eines Teils der exportierten Daten.

Exportieren von Daten aus einem Bericht

Das Exportieren von Daten aus einem visuellen Berichtelement in Power BI Desktop ist unkompliziert. Wenn Sie die Daten exportieren, erstellt Power BI eine CSV-Datei mit den Daten.

  1. Wählen Sie das visuelle Element aus, wählen Sie Weitere Optionen (...)>Daten exportieren aus.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Speicherort für die CSV-Datei aus, und bearbeiten Sie den Dateinamen, wenn Sie möchten.
  3. Wählen Sie Speichern aus.

Administrator- und Designersteuerelemente zum Exportieren

Power BI-Bericht-Designer kontrollieren die Typen der Datenexportoptionen, die für ihre Benutzer verfügbar sind. Die Optionen sind:

  • Endbenutzern das Exportieren zusammengefasster Daten aus dem Power BI-Dienst oder Power BI-Berichtsserver gestatten

  • Endbenutzern das Exportieren sowohl zusammengefasster als auch zugrunde liegender Daten aus dem Dienst oder Berichtsserver gestatten

  • Benutzer das Exportieren von Daten aus dem Dienst oder Berichtsserver nicht gestatten

    Wichtig

    Es wird empfohlen, dass die Designer von Berichten ältere Berichte erneut überprüfen und die Exportoption bei Bedarf manuell zurücksetzen.

So legen Sie diese Optionen fest:

  1. Starten Sie in Power BI Desktop.

  2. Wählen Sie in der oberen linken Ecke Datei>Optionen und Einstellungen>Optionen aus.

  3. Wählen Sie unter AKTUELLE DATEI die Option Berichtseinstellungen aus.

    Screenshot: Einstellungen des Desktopberichts

  4. Treffen Sie Ihre Auswahl im Abschnitt Daten exportieren.

Sie können diese Einstellung auch im Power BI-Dienst aktualisieren.

Es ist wichtig, zu beachten, dass die Administratoreinstellungen die Datenexporteinstellungen außer Kraft setzen, wenn die Einstellungen im Power BI-Administratorportal mit den Berichtseinstellungen für den Export von Daten in Konflikt stehen.

Überlegungen und Einschränkungen

Diese Überlegungen und Einschränkungen gelten für Power BI Desktop und den Power BI-Dienst, einschließlich Power BI Pro und Premium.

Es gibt viele Überlegungen in Bezug auf das Exportieren nach Excel. Dies ist eines der Features, das Berichts-Designer und Power BI-Administratoren für Einzelpersonen oder sogar für eine gesamte Organisation deaktivieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass private Daten nicht für die falsche Zielgruppe veröffentlicht werden.

Wenn Sie feststellen, dass Sie dieses Feature nicht verwenden können, wenden Sie sich an den Besitzer des Berichts und Ihren Administrator, um herauszufinden, warum Daten aus einem bestimmten Visual oder aus allen Visuals nicht exportiert werden können. Möglicherweise wurde dieses Feature absichtlich deaktiviert, und es kann bei Bedarf für Sie aktiviert werden. In anderen Fällen kann es bestimmte Gründe dafür geben, weshalb ein Export nicht funktioniert. Dies kann beispielsweise mit Berechtigungen, Dateninhalten, Datentypen, Visualtypen oder der Benennung der Felder durch den Designer zusammenhängen. Wenn Sie sich an den Besitzer des Berichts oder den Administrator wenden, verweisen Sie ihn auf diese Artikel: Leitfaden zu Mandanteneinstellungen, Sicherheit auf Zeilenebene (row-level security; RLS) mit Power BI und Datenschutz in Power BI.

  • Wenn Sie Daten nach Excel exportieren, kann die Downloadgeschwindigkeit der generierten Arbeitsmappe je nach Netzwerkbandbreite variieren.

  • Die maximale Anzahl von Zeilen, die Power BI Desktop und Power BI-Dienst in das CSV-Format exportieren können, ist 30.000.

  • Die maximale Anzahl von Zeilen, die die Anwendungen in eine XLSX-Datei exportieren können, ist 150.000. Die tatsächliche Zahl kann je nach Abfragebeschränkungen und visuellen Typen niedriger als 150.000 sein.

    Beim Export aus visuellen Matrixelementen mithilfe von Daten mit aktuellem Layout beträgt das Exportlimit 150.000 Datenüberschneidungen. Bei einem visuellen Tabellenelement weist jede Zeile 1 Datenüberschneidung auf. Bei einem visuellen Matrixelement kann jede Zeile 1 oder mehrDatenüberschneidungen aufweisen, sodass die Anzahl der exportierten Zeilen kleiner als 150.000 sein kann. (Wenn z. B. ein visuelles Matrixelement über 3 Datenüberschneidungen pro Zeile verfügt, beträgt die maximale Zeilenanzahl 150.000 / 3 = 50.000 Zeilen.) Die Meldung „Exportierte Daten haben das zulässige Volumen überschritten. Einige Daten wurden möglicherweise weggelassen.“ wird in der Fußzeile der Excel-Datei hinzugefügt, wenn der Grenzwert erreicht wird. Erwägen Sie, die Dimensionen zu beschränken, oder filtern Sie die Daten, um dieses Szenario zu vermeiden.

  • Das Exportieren mit zugrunde liegenden Daten funktioniert nicht, wenn:

    • Die Version älter als 2016 ist.

    • Die Tabellen im Modell keinen eindeutigen Schlüssel aufweisen.

    • Ein Administrator oder Berichts-Designer dieses Feature deaktiviert hat.

    • Sie für die Visualisierung, die Power BI exportiert, die Option Elemente ohne Daten anzeigen aktivieren.

  • Ziehen Sie für den Export aus visuellen Matrixelementen mithilfe von Daten mit aktuellem Layout Folgendes in Betracht:

    • Matrizen mit Spalten und/oder Werten, aber ohne Zeilen, werden exportiert, als ob sie Zeilen und/oder Werte, aber keine Spalten hätten.

    • Matrizen mit nur einer Zeile und/oder Werten, aber ohne Spalten, werden als Tabelle exportiert (kein rechtes Rahmentrennzeichen).

    • Wenn die Formatierungsoption in Power BI Werte in Zeilen ändern für ein visuelles Tabellen- oder Matrixelement auf „Ein“ festgelegt ist, wird das Visualformat beim Exportieren von Daten in Excel nicht beibehalten.

    • Wenn die Umschaltfläche Zeilenzwischensummen in Power BI Desktop für ein visuelles Matrixelement auf „Aus“ festgelegt ist, im visuellen Matrixelement aber erweiterte und reduzierte Abschnitte vorhanden sind, enthalten die exportierten Zwischensummen für Zeilen. Verwenden Sie zum Umgehen dieses Problems den Befehl Erweitern | Alle im Kontextmenü des visuellen Elements.

  • Wenn Sie DirectQuery verwenden, beträgt die maximale Datenmenge, die Power BI exportieren kann, 16 MB unkomprimierte Daten. Ein unbeabsichtigtes Ergebnis kann sein, dass Sie weniger als die maximale Anzahl von 150.000 Zeilen exportieren. Dies ist wahrscheinlich, wenn:

    • es zu viele Spalten gibt. Reduzieren Sie die Anzahl der Spalten, und starten Sie den Export noch einmal.

    • Die Daten schwierig zu komprimieren sind.

    • Andere Faktoren sind im Spiel, die die Dateigröße erhöhen und die Anzahl der Zeilen verringern, die Power BI exportieren kann.

  • Wenn die Visualisierung Daten aus mehreren Datentabellen verwendet und keine aktive Beziehung zwischen diesen Tabellen im Datenmodell besteht, exportiert Power BI nur Daten für die erste Tabelle.

  • Die Granularität der Daten, die mithilfe der Optionen Daten mit aktuellem Layout und Zusammengefasste Daten nach Excel exportiert wurden, sind identisch. Der einzige Unterschied zwischen den Optionen ist die Form der Daten in Excel. Beispielsweise wird mit der Option Daten mit aktuellem Layout in einer Matrixansicht die Form des Visuals wie in Power BI dargestellt beibehalten, wenn die Daten nach Excel exportiert werden, während bei der Option Zusammengefasste Daten dieselben Daten exportiert werden, aber als flache Tabelle von Zeilen und Spalten.

  • Benutzerdefinierte Visuals und R-Visuals in Power BI werden derzeit nicht unterstützt.

  • Ein Feld (eine Spalte) können Sie in Power BI umbenennen, indem Sie doppelt auf das Feld klicken und einen neuen Namen eingeben. Power BI behandelt den neuen Namen wie einen Alias. Es ist möglich, dass im Power BI-Bericht doppelte Feldnamen vorhanden sind. Excel erlaubt jedoch keine Duplikate. Wenn Power BI die Daten also in Excel importiert, werden die Feldaliase auf ihre ursprünglichen Feld- bzw. Spaltennamen zurückgesetzt.

  • Wenn Unicode-Zeichen in der CSV-Datei vorhanden sind, wird der Text in Excel möglicherweise nicht korrekt angezeigt. Beispiele für Unicode-Zeichen sind Währungssymbole und Fremdwörter. Sie können die Datei im Editor öffnen, und die Unicode-Zeichen werden richtig angezeigt. Wenn Sie die Datei in Excel öffnen möchten, importieren Sie die CSV-Datei zur Problemumgehung. So importieren Sie die Datei in Excel:

    1. Öffnen Sie Excel.

    2. Wechseln Sie zur Registerkarte Daten.

    3. Wählen Sie Externe Daten abrufen>Aus Text aus.

    4. Wechseln Sie zu dem lokalen Ordner, in dem die Datei gespeichert ist, und wählen Sie die CSV-Datei aus.

  • Beim Exportieren in das CSV-Format werden bestimmte Zeichen vorne mit einem ' versehen, um die Skriptausführung zu verhindern, wenn die Datei in Excel geöffnet wird. Dies kann in folgenden Fällen erforderlich sein:

    • Die Spalte ist im Datenmodell als „Text“-Typ definiert, und
    • das erste Zeichen des Texts ist eines der folgenden: =, @, +, -
  • Power BI-Administratoren können das Exportieren von Daten deaktivieren.

  • Wenn eine dynamische Formatzeichenfolge auf ein Measure angewendet wird, behalten die exportierten Daten diese Formatierung in Excel nicht bei. Darüber hinaus wird die Visual-spezifische Formatierung, z. B. Prozentsatz der Gesamtsumme eines Measures, in Excel nicht beibehalten.

Weitere Fragen? Stellen Sie Ihre Frage in der Power BI-Community.